Che cos’è l’efficienza operativa?

L’efficienza operativa misura l’ottimizzazione dei processi e delle risorse aziendali per ridurre i costi operativi e mantenere o migliorare la produttività. È una metrica fondamentale per tutti i settori: Maggiore è l’efficienza operativa, maggiore è la probabilità che la tua azienda sia redditizia.

Puoi ottimizzare i processi in molti modi, dalla razionalizzazione degli operatori di base all’eliminazione dei processi ridondanti. Indipendentemente dalle modalità, l’obiettivo principale di qualsiasi strategia di ottimizzazione è quello di eliminare gli sprechi nella tua organizzazione in queste aree:

• Risorse. In quest’era sempre più digitale, devi imparare a pianificare, programmare e allocare le tue risorse in modo da non avere mai meno o più di quanto ti serve in un dato momento.
• Produzione. Si riferisce all’ambiente di produzione attuale. Assicurati che i membri del tuo team (e le attrezzature che utilizzano) funzionino al meglio.
• Distribuzione. Assicurati di poter fornire i tuoi servizi in modo efficace e puntuale agli utenti finali.

Come puoi notare, l’efficienza operativa richiede un approccio più generale e interconnesso alla gestione e lo sviluppo di una serie di strategie per fare in modo che la tua azienda continui a lavorare senza problemi.

L’importanza dell’efficienza operativa

Oggi l’efficienza operativa si misura non solo in base alla qualità e al livello di competenza dei servizi offerti, ma anche in base alla capacità di fornire risultati eccezionali nel minor tempo possibile. Al giorno d’oggi, il consumatore moderno vuole che le cose siano fatte il più rapidamente possibile e non perdona le aziende che impiegano più tempo del solito per realizzare qualsiasi tipo di risultato.

Ma qui si apre una zona grigia. Molti dirigenti di alto livello confondono l’efficienza operativa con la riduzione dei costi; dopotutto, è possibile migliorare la situazione relativa ai costi spendendo meno.

Tuttavia, ciò dipende da dove viene effettuata la riduzione dei costi. Se inavvertitamente riduci le spese in un’area che potrebbe migliorare l’efficienza in futuro, potresti perdere più denaro nel lungo periodo di quanto tu ne stia risparmiando nell’immediato. Tieni presente che l’efficienza operativa non è una metrica specifica, ma una combinazione di misurazioni che definiscono il buon funzionamento dell’azienda.

Ecco perché l’efficienza operativa è così importante. Un’azienda efficiente è più snella, flessibile e in grado di realizzare profitti migliori.

Efficienza e produttività a confronto

Efficienza e produttività vengono spesso confuse tra loro, ma sono due concetti diversi. L’efficienza si riferisce al modo in cui il team utilizza le risorse e produce scarti minimi per raggiungere un risultato specifico. La produttività, invece, si concentra sulla produzione o su quanto i membri del team sono in grado di produrre.

In parole povere, la produttività rappresenta la quantità di lavoro svolto, mentre l’efficienza rappresenta la sua qualità. Idealmente, il tuo team dovrebbe averle entrambe per ottenere risultati aziendali migliori.

Tendenze IT che influenzano l’efficienza operativa

Le tecnologie digitali hanno influenzato pesantemente il modo in cui le organizzazioni approcciano e misurano l’efficienza operativa. Questo aspetto è particolarmente importante per le aziende del settore IT, in quanto queste tecnologie svolgono un ruolo anche in altri aspetti delle loro operazioni aziendali. Vediamone alcuni.

Intelligenza artificiale

Sempre più aziende sfruttano l’AI generativa per ottimizzare i processi, ridurre la ridondanza e migliorare la produttività. A tal proposito, il 65% dei dirigenti aziendali afferma che le loro organizzazioni utilizzano regolarmente l’intelligenza artificiale per almeno una funzione aziendale (McKinsey, 2024), con sempre più aziende in tutto il mondo che stanno prendendo in considerazione la possibilità di utilizzare l’automazione per diventare più efficienti.

Automazione

L’automazione può ridurre gli errori umani eliminando le attività ripetitive che richiedono tempo, consentendo ai tuoi tecnici di concentrarsi su progetti più strategici. L’automazione può contribuire a rendere la tua azienda IT più efficiente e produttiva, soprattutto se collabori con un fornitore di software affidabile. Per esempio, il 95% dei clienti che usano la soluzione RMM di NinjaOne dichiara di aver aumentato l’efficienza IT grazie all’automazione.

Analisi aziendale

È importante che i tecnici IT siano in grado di interpretare e analizzare i dati. In combinazione con l’AI generativa e l’automazione, gli esperti prevedono che la business analytics sarà un motore di crescita strategico per molte organizzazioni (Gartner, 2024). L’analisi dei dati può fornire approfondimenti unici sulla tua organizzazione, consentendoti di prendere decisioni migliori e più appropriate. Uno strumento da valutare è Power BI.

Cloud computing

Il cloud computing consente di memorizzare e accedere a dati e programmi su server remoti. I fornitori che offrono Software-as-a-Service (SaaS), Infrastructure-as-a-Service (IaaS) e Platform-as-a-Service (PaaS) sono quelli che possono trarre i maggiori vantaggi dal cloud computing, in quanto la tecnologia può ridurre in modo significativo i costi e aumentare la capacità di un’azienda di gestire vari dati. Questo può aver contribuito a far sì che gli analisti prevedano che il mercato globale del cloud computing raggiungerà 1,4 trilioni di dollari entro il 2027 (Yahoo! Finanza, 2024).

Sicurezza di Internet of Things (IoT)

Gli esperti stimano che entro il 2030 ci saranno 29 miliardi di dispositivi IoT (Statista), rendendo necessaria una strategia di cybersecurity per proteggere i dispositivi IoT. La sicurezza IoT svolge un ruolo cruciale nell’efficienza operativa, in quanto determina la capacità del team di prevenire e risolvere le vulnerabilità tecniche che possono essere sfruttate dagli attori delle minacce.

Vantaggi dell’efficienza operativa

I leader aziendali hanno indicato l’efficienza operativa come una delle tre principali priorità organizzative (McKinsey, The State of Organisations 2023). Questo perché l’efficienza operativa può portare a quanto segue:

• Riduzione dei costi. L’ottimizzazione dei processi porta a una riduzione delle spese in tutti i reparti dell’organizzazione.
• Attività semplificate. Puoi sfruttare l’automazione per ridurre le attività manuali. Questo porta a processi più rapidi e affidabili e riduce il rischio di errori umani.
• Dipendenti più felici. L’efficienza operativa può migliorare l’equilibrio tra lavoro e vita privata e consentire ai membri del team di concentrarsi sulle attività che amano svolgere.
• Clienti più felici. L’efficienza operativa migliora la qualità del servizio e del prodotto, con conseguente maggiore soddisfazione dei clienti. Un altro aspetto da considerare quando stai progettando una strategia di ottimizzazione è il supporto IT proattivo.
• Maggiore agilità e resilienza. La giusta strategia di ottimizzazione consente al tuo team di analizzare i dati e prendere rapidamente decisioni al fine di ottenere una crescita sostenuta.
• Vantaggio competitivo. Operare in modo efficiente può migliorare il tuo valore di mercato e differenziare la tua azienda da quelle concorrenti. Nei tuoi contenuti di marketing MSP, per esempio, puoi descrivere in dettaglio come la tua azienda offra prodotti economicamente vantaggiosi con un ROI comprovato.

Come migliorare l’efficienza operativa

Ottimizza le risorse

L’utilizzo delle risorse è un aspetto fondamentale dell’efficienza operativa. Si tratta di allocare e gestire le risorse disponibili per massimizzare la produttività e ridurre i costi. Nell’ambito del settore IT, questo aspetto è più evidente nel software di monitoraggio e gestione remota.

Una soluzione RMM è un software all-in-one che aiuta a diventare più efficienti fornendo un’ampia gamma di opzioni e funzionalità per ottimizzare diversi processi aziendali.

Migliora la collaborazione tra i team

I dirty data possono influire sull’efficienza operativa, quindi è importante adottare misure supplementari per migliorare la collaborazione tra i team e garantire che le informazioni rilevanti rimangano trasparenti e condivise con tutti gli stakeholder.

Ricorda: L’efficienza della tua azienda dipende dalla capacità dei team di lavorare insieme, anche condividendo le informazioni in modo tempestivo.

Verifica i processi

Valuta i processi attuali e identifica le aree da migliorare, come le attività ripetitive, l’allocazione delle risorse e i colli di bottiglia nella produzione. Uno dei modi migliori per farlo è la mappatura dei processi, che consente di visualizzare tutti i flussi di lavoro. Potresti anche chiedere un feedback a tutti i tuoi team e agli utenti finali.

Investi nella formazione dei dipendenti

Come già detto, l’efficienza operativa non è una riduzione dei costi. Si tratta invece di migliorare i processi aziendali, investendo anche nella formazione dei dipendenti. Prendi in considerazione l’idea di organizzare regolarmente dei workshop per i tuoi dipendenti, in modo che possano acquisire nuove abilità o migliorare quelle che già possiedono. Questo non solo migliorerà la produttività, ma potrebbe anche aumentare la soddisfazione dei dipendenti e ridurre il turnover.

NinjaOne supporta l’efficienza operativa

NinjaOne si impegna ad aiutarti a migliorare l’efficienza operativa con il suo potente RMM, costantemente classificato al primo posto nella sua categoria su G2. In particolare, NinjaOne ha una sana ossessione per aiutare gli oltre 17.000 MSP che hanno scelto la piattaforma a raggiungere i loro obiettivi aziendali molto più velocemente, grazie alla sua soluzione software all-in-one.

Il software di gestione IT di NinjaOne non prevede impegni vincolanti e non ha costi nascosti. Se sei pronto, richiedi un preventivo gratuito, iscriviti a una prova gratuita di 14 giorni o guarda una demo.