Come eseguire una revisione manuale dello stack tecnologico senza software di audit dedicati

Man mano che le aziende crescono, crescono anche i loro ambienti tecnologici. Questi ambienti però possono sfuggire facilmente di mano, perché nuovi strumenti, servizi e soluzioni si sovrappongono ai sistemi legacy, generando software ridondante, costi in aumento e diversi rischi per la sicurezza. Le piattaforme dedicate agli audit possono aiutare a gestire questi ambienti, ma molti MSP e organizzazioni di piccole dimensioni non dispongono di strumenti di questo tipo.

Se rientri in questa categoria, puoi comunque realizzare una revisione manuale dello stack tecnologico per ottenere informazioni chiare e raccomandazioni concrete. Continua a leggere per scoprire un framework pratico che ti aiuterà a eseguire una revisione manuale e approfondita degli stack tecnologici dei tuoi clienti.

Come revisionare manualmente lo stack tecnologico di un cliente senza software specializzati

Un audit dello stack tecnologico senza software di auditing specializzati può risultare complesso, ma con la struttura giusta diventa pratico e molto efficace. L’obiettivo finale è categorizzare con chiarezza insiemi disordinati di strumenti, licenze e sistemi e applicare un processo di valutazione coerente, così da individuare ridondanze, evidenziare rischi e consolidare o migliorare ciò che serve. Segui i passaggi descritti di seguito.

📌 Prerequisiti:

• Esportazioni dagli strumenti RMM o PSA già in uso, inclusi i report su hardware, software, licenze e conformità delle patch
• Accesso ai portali dei fornitori per il conteggio delle licenze SaaS e gli estratti di fatturazione
• Informazioni dal cliente sui flussi di lavoro e sulle dipendenze critiche per il business
• Un modello di revisione standardizzato in Excel, Fogli Google o NinjaOne Docs

Passaggio 1: definisci le categorie di revisione

Il primo passaggio consiste nello stabilire un framework di categorizzazione chiaro, per individuare più facilmente voci duplicate e rischi. In questo modo potrai analizzare l’intero ambiente tecnologico nel tuo audit IT. Suddividi lo stack del cliente nelle seguenti categorie principali:

Risultato: un modello di revisione standardizzato con categorie predefinite che raccoglie ogni elemento dello stack tecnologico del cliente, così da non tralasciare nessun ambito

Passaggio 2: raccogli i dati dalle fonti esistenti

Successivamente, raccogli le informazioni grezze che andranno a popolare il tuo inventario. Combinerai esportazioni, report dei fornitori e il contributo degli stakeholder per ottenere una valutazione più accurata.

Ecco alcune fonti di dati fondamentali da sfruttare:

• Esportazioni da RMM o PSA
  • Esporta gli inventari di hardware e software, l’utilizzo delle licenze e i dati sulla conformità delle patch dalla tua piattaforma RMM o PSA.
  • Verifica il numero di dispositivi, le applicazioni installate, le versioni degli OS e lo stato degli aggiornamenti per definire una base di riferimento di ciò che esiste nell’ambiente.

• Portali dei fornitori
  • Accedi alle dashboard dei provider SaaS (ad esempio Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce o app di settore).
  • Per individuare abbonamenti sottoutilizzati e costi legati ad account inutilizzati, estrai report su:
    • Licenze attive rispetto a quelle assegnate
    • Metriche di utilizzo (ad esempio quanti dipendenti usano effettivamente lo strumento)
    • Cicli di fatturazione e rinnovo

• Fatture e registri degli abbonamenti
  • Raccogli gli estratti di fatturazione del cliente relativi a strumenti di terze parti e servizi gestiti.
  • Usa questi dati economici per confrontare la spesa con l’adozione e l’utilizzo reali: è particolarmente utile per scoprire costi nascosti legati a strumenti non tracciati dagli RMM.

• Interviste agli stakeholder
  • Parla con i responsabili di reparto, i team leader e gli utenti finali per individuare strumenti non registrati nei sistemi ufficiali (shadow IT).
  • Chiedi quali strumenti sono essenziali per i loro flussi di lavoro e quali vengono usati raramente.
  • Le interviste rivelano il contesto dietro l’adozione (ad esempio: “Paghiamo per Slack, ma la maggior parte dei team usa Teams”).

Risultato: un set di dati consolidato sugli asset tecnologici del cliente, che unisce esportazioni da RMM o PSA, dati dei fornitori, documenti economici e informazioni raccolte dagli stakeholder

Passaggio 3: normalizza e organizza i dati

Una volta raccolti i dati necessari, puoi dare un senso a tutto strutturando le informazioni per facilitarne l’analisi. La normalizzazione consiste nel ripulire dati provenienti da fonti diverse, con formati incoerenti, nomi di fornitori non allineati, voci duplicate e note d’uso poco chiare.

Per farlo, considera di svolgere le attività seguenti:

• Standardizza nomi dei fornitori e categorie:
  • Uniforma le convenzioni di denominazione tra le varie fonti (ad esempio “MS Office 365”, “Microsoft 365” e “O365” devono essere tutti indicati come Microsoft 365).
  • Applica a ciascuno strumento le categorie di revisione definite nel Passaggio 1, in modo che tutte le voci rientrino in una struttura coerente.

• Consolida i record duplicati o frammentati:
  • Unisci le esportazioni sovrapposte (ad esempio, l’RMM mostra “Zoom” e la fatturazione mostra “Zoom Pro”: trattali come lo stesso strumento, combinando i dettagli di utilizzo e di licenza).
  • Elimina le voci duplicate generate da più fonti di dati che riportano lo stesso sistema.

• Definisci lo stato di utilizzo:
  • Contrassegna ogni strumento come:
    • Utilizzato attivamente: centrale per i flussi di lavoro aziendali
    • Utilizzato parzialmente: adozione limitata o solo da parte di team specifici
    • Inutilizzato o inattivo: pagato ma non usato in modo significativo
  • Usa le interviste agli stakeholder e i dati dei portali (come l’attività delle licenze) per verificare l’utilizzo.

• Registra i modelli di licenza:
  • Annota il tipo di licenza di ogni strumento: per utente, per dispositivo, mensile o perpetua.
  • Prendi nota dei cicli di rinnovo e dell’eventuale inclusione delle licenze in pacchetti con altri servizi.

• Documenta dipendenze e integrazioni:
  • Individua i sistemi che alimentano altri sistemi (ad esempio Salesforce > automazione del marketing).
  • Evidenzia se la rimozione o il consolidamento di uno strumento avrà impatto su altri flussi di lavoro.

Risultato: un foglio di calcolo master dello stack tecnologico, normalizzato, in cui tutti i sistemi del cliente sono categorizzati, standardizzati e associati a uno stato di utilizzo

Passaggio 4: valuta ridondanza, rischio e valore

Ora puoi valutare ogni strumento in base a necessità, sovrapposizioni e rischio potenziale. Stabilirai quali sistemi offrono un valore reale, quali duplicano funzionalità e quali possono esporre il cliente a costi o vulnerabilità superflui.

• Individua le ridondanze:
  • Cerca strumenti che svolgono la stessa funzione (ad esempio Slack, Teams e Zoom usati tutti per messaggistica o chiamate).
  • Evidenzia le opportunità di consolidare le piattaforme per ridurre complessità e costi.
  • Presta particolare attenzione agli strumenti utilizzati solo in parte, acquistati ma mai adottati pienamente.

• Valuta il rischio:
  • Sistemi legacy o non supportati: segnala gli strumenti a fine vita, fuori dal supporto del fornitore o che non ricevono più aggiornamenti.
  • Shadow IT: contrassegna tutte le applicazioni adottate senza la supervisione dell’IT, perché spesso prive di adeguati controlli di sicurezza o conformità.
  • Single point of failure: individua gli strumenti critici per i flussi di lavoro che non dispongono di soluzioni di backup.

• Valuta il valore per il business:
  • Collega ogni strumento ai flussi di lavoro critici per il business individuati durante le interviste agli stakeholder.
  • Stabilisci se lo strumento genera un ROI misurabile (aumento della produttività, conformità, risparmio sui costi) oppure se è solo un costo ridondante.
  • Classifica gli strumenti per priorità (critico, importante o facoltativo).

• Allineamento economico:
  • Confronta la spesa per le licenze con l’utilizzo effettivo.
  • Individua le licenze inutilizzate che possono essere cancellate.
  • Evidenzia i casi in cui il consolidamento di più strumenti potrebbe ridurre i costi di abbonamento o di supporto.

Risultato: un’analisi strutturata di rischi e ridondanze che mette in evidenza strumenti sovrapposti, rischi legati ai sistemi legacy, inefficienze di costo e lacune nella copertura, ordinati per impatto sul business

Passaggio 5: prepara un report di revisione per il cliente

Infine, devi trasformare i risultati tecnici in un report chiaro e comprensibile per i clienti. Questo passaggio è fondamentale per generare un impatto reale sul business: i decisori possono finalmente agire sulle criticità emerse e avviare subito l’ottimizzazione.

Assicurati di fare quanto segue:

• Riassumi i risultati principali in termini di business. Usa un linguaggio semplice incentrato su costi, produttività e conformità. Ad esempio:
  • “X dollari al mese sprecati in licenze inutilizzate”.
  • “Tre strumenti di collaborazione che svolgono la stessa funzione”.
  • “Due sistemi non supportati che creano un rischio per la sicurezza”.

• Fornisci raccomandazioni per la risoluzione. Per ogni problema individuato, indica un’azione consigliata:
  • Consolidamento: dismetti gli strumenti ridondanti a favore di un’unica piattaforma.
  • Aggiornamenti o migrazioni: sostituisci i sistemi non supportati o legacy.
  • Nuovi strumenti: colma le lacune individuate (ad esempio MFA, backup SaaS, applicazione delle policy di conformità).
• Visualizza i risultati. Usa grafici, tabelle riepilogative o scorecard per rendere rischi e costi facili da comprendere.
• Integra il report nel dialogo con il cliente. Presentalo durante le business review trimestrali (QBR) o le sessioni di pianificazione strategica per orientare budget, roadmap e rinnovi contrattuali.

Risultato: un report curato di revisione dello stack tecnologico destinato al cliente, che riassume ridondanze, rischi e costi offrendo al tempo stesso raccomandazioni concrete

Riepilogo dei passaggi

Ecco una rapida panoramica di tutti i passaggi con il relativo scopo e valore.

Esempio di punto di contatto con l’automazione

Anche quando esegui la revisione manualmente, puoi comunque automatizzare piccole parti del processo per risparmiare tempo e ridurre gli errori umani, usando semplici script o comandi. Ecco uno script PowerShell di esempio che automatizza l’esportazione delle applicazioni installate su un dispositivo Windows:

Get-Package |

Select-Object Name, Version, ProviderName |

Export-Csv "InstalledApps.csv" -NoTypeInformation

⚠️ Importante: questo script viene eseguito su sistemi Windows tramite PowerShell. Non richiede privilegi di amministratore, ma autorizzazioni elevate possono restituire un elenco più completo del software installato.

Il comando recupera le informazioni sui pacchetti installati utilizzando i provider di gestione pacchetti di PowerShell ed esporta i dettagli principali (ad esempio nome del pacchetto, versione, provider) in un file CSV denominato “InstalledApps.csv”. Il file risultante può essere aperto in Excel o importato in altri strumenti per creare un inventario di riferimento del software installato. Questo script è utile nella fase di raccolta dati, perché fornisce rapidamente una base di riferimento delle applicazioni installate su un sistema senza bisogno di software di audit specializzati.

Integrazione con NinjaOne

NinjaOne si inserisce perfettamente in un processo di revisione IT manuale, con funzionalità che supportano la raccolta, l’organizzazione e la presentazione dei dati.

Ottimizzare gli stack tecnologici senza strumenti aggiuntivi

Una revisione manuale dello stack tecnologico potrebbe non essere rapida ed efficiente quanto un software di audit dedicato, ma se strutturata correttamente può offrire risultati altrettanto preziosi. Seguendo i passaggi elencati, gli MSP possono scoprire inefficienze nascoste e apportare le modifiche necessarie per allineare le risorse IT agli obiettivi di business.

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