Punti chiave
- Coordina la pulizia delle licenze con l’offboarding centralizzando i dati sulle licenze, automatizzando il rilevamento e verificando la conformità a ogni uscita di un dipendente.
- Crea un registro centrale delle licenze che riporti la piattaforma SaaS, il tipo di licenza, l’utente assegnato e i dati di rinnovo per ogni licenza, quindi collegalo all’account di ciascun dipendente.
- Automatizza il rilevamento e la riassegnazione delle licenze con script o API e indirizza gli avvisi sulle licenze inutilizzate nella checklist di offboarding.
- Registra le licenze recuperate, le date di rimozione e i risparmi mensili o annuali per dimostrare l’impatto sui costi e supportare le revisioni di spesa.
- Verifica che ogni licenza recuperata sia stata deprovisionata e documentata, in linea con framework come ISO 27001 e SOC 2.
La pulizia delle licenze è una parte piccola ma importante dell’offboarding dei dipendenti. Senza un approccio coordinato, MSP e team IT rischiano di incorrere in problemi come costi aggiuntivi per licenze inutilizzate e lacune nella conformità.
Questa guida spiega come integrare senza difficoltà la pulizia delle licenze nel processo di offboarding dei dipendenti.
Consigli per integrare la pulizia delle licenze nei processi di offboarding
Oltre alla disattivazione degli account e al recupero dei dispositivi, un processo di offboarding completo comprende la pulizia delle licenze. Ecco alcuni modi in cui gli MSP possono rendere più efficienti la gestione e la pulizia delle licenze:
Crea una documentazione centralizzata di tutti i tipi di licenza in uso
Un registro centrale delle licenze offre agli MSP una visibilità immediata. Nel crearlo, includi i dettagli rilevanti, ad esempio:
- Piattaforma SaaS (come Microsoft 365, Zoom, Salesforce) oppure applicazioni e strumenti (Microsoft 365, Google Workspace, CRM, ERP, strumenti di sicurezza, app di collaborazione)
- Tipo di licenza (standard, premium, enterprise)
- Utenti assegnati
- Dettagli su rinnovi e costi
Suggerimento: collega ogni account dipendente alle licenze assegnate per semplificare il monitoraggio durante l’offboarding.
Semplifica il processo di offboarding
Se stai creando o perfezionando la tua SOP di offboarding, valuta di aggiungere la gestione delle licenze SaaS e applicative. Il risultato è una checklist di offboarding IT in cui la rimozione o la riassegnazione delle licenze è un passaggio integrato.
Poiché la gestione delle licenze entra a far parte della checklist di offboarding, puoi coordinarti facilmente con le risorse umane e con gli acquisti per avviare la pulizia non appena l’uscita di un dipendente viene confermata. In questo modo eviti anche che le approvazioni per la riassegnazione o la disattivazione delle licenze vengano trascurate.
Automatizza il rilevamento e la riassegnazione delle licenze
Gestire le licenze manualmente può essere noioso: automatizzare il rilevamento e la riassegnazione dove possibile permette agli MSP di concentrarsi su attività più importanti. Le opportunità di automazione variano da un’organizzazione all’altra, ma ecco qualche idea:
- Usa script o API per generare report sulle licenze attive e inattive.
- Automatizza la riassegnazione delle licenze a nuovi utenti quando opportuno.
- Configura avvisi per le licenze inutilizzate o inattive che restano assegnate dopo l’offboarding.
- Pianifica processi PowerShell o API settimanali che segnalino le licenze attive e inattive.
- Integra i report nei ticket PSA per sollecitare la pulizia delle licenze durante l’offboarding.
- Aggiorna automaticamente un registro centrale delle licenze archiviato in NinjaOne Docs.
Suggerimento: trattandosi di una delle piattaforme di produttività più diffuse, automatizzare la gestione delle licenze Microsoft 365 è un ottimo modo per aumentare l’efficienza. Lo script qui sotto elenca tutti gli utenti Microsoft 365, mostra i loro nomi visualizzati e le licenze corrispondenti.
Get-MgUser -All -Property DisplayName,AssignedLicenses | Select DisplayName, Licenses
Monitora e documenta i risparmi
Per garantire trasparenza e facilità di revisione, assicurati che il registro centrale delle licenze (o una documentazione IT equivalente) riporti:
- Nome del dipendente
- Licenze recuperate
- Data di rimozione
- Risparmi mensili/annuali
Puoi usare questi dati nelle business review trimestrali per dimostrare l’efficienza operativa e il ROI.
Allinea la gestione delle licenze ai requisiti di conformità
La gestione delle licenze implica anche garantire la conformità in tutta l’organizzazione. Ecco alcuni modi per farlo:
- Assicurati che tutte le licenze recuperate siano correttamente deprovisionate, per evitare accessi non autorizzati.
- Conserva i log delle attività di pulizia come prova per gli audit.
- Verifica l’allineamento con framework come ISO 27001 o SOC 2, che richiedono un monitoraggio rigoroso di utenti e licenze.
Integrare NinjaOne nella gestione delle licenze e nei processi di offboarding
NinjaOne può supportare il coordinamento della pulizia delle licenze in questi modi:
- Automatizzando i flussi di lavoro di offboarding con attività di riassegnazione delle licenze
- Archiviando i registri delle licenze e la documentazione di pulizia in NinjaOne Docs
- Generando report per le business review trimestrali destinati ai clienti, che evidenziano le licenze recuperate e i risparmi
- Creando ticket o avvisi quando restano licenze inutilizzate e non assegnate
- Consentendo l’integrazione con le API di gestione SaaS per il monitoraggio delle licenze
- Monitorando le licenze software per utente, dispositivo o sede con NinjaOne IT Asset Management, con avvisi prima che le licenze scadano o si esauriscano
Mantieni operazioni aziendali fluide con un processo di offboarding snello e la pulizia delle licenze
Coordinare la pulizia delle licenze dopo l’offboarding riduce gli sprechi, migliora la conformità e genera risparmi misurabili per i clienti. Inserendo il recupero delle licenze nelle SOP di offboarding, automatizzando il rilevamento e monitorando i risparmi, gli MSP possono offrire più valore e una governance migliore negli ambienti dei clienti.
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