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Migliorare il processo di onboarding e offboarding dei nuovi utenti

Active Directory management from a web-based interface

Nel corso dell’ultimo anno, il mercato del lavoro ha registrato fluttuazioni significative, con un numero maggiore di persone che entrano ed escono dalle aziende rispetto agli anni precedenti. Ci sono alcuni motivi per i quali potresti trovarti ad assistere a un maggior numero di nuove assunzioni e di onboarding, e a partecipare a più feste per salutare i dipendenti che se ne vanno, rispetto al solito.

  • Il mercato offre un maggior numero di posti di lavoro, inducendo i dipendenti a cercare migliori opportunità
  • Gli stipendi sono aumentati del 5,1% nel corso del 2022, generando nuove opportunità di guardagnare di più per i dipendenti
  • Un numero maggiore di aziende si è trovata ad affrontare dei licenziamenti, e di conseguenza la loro forza lavoro è diminuita ma sono aumentate le persone in cerca di un nuovo impiego

Perché un processo di onboarding e offboarding è fondamentale per l’IT

A causa di queste enormi fluttuazioni del mercato del lavoro, i team IT sono sottoposti a una maggiore pressione per supportare i continui processi di onboarding e offboarding. Se il tuo team non dispone di una adeguata pianificazione, potresti finire per sprecare tempo, denaro e risorse preziose che potrebbero essere utilizzate per progetti più importanti. Ecco alcuni motivi per cui è così importante creare un processo ben strutturato:

Onboarding

  • Rende l’inserimento dei nuovi dipendenti più semplice
    Il processo di onboarding è un momento importante per i nuovi assunti. Si tratta della prima occasione di contatto con la tua organizzazione, quindi è importante che queste fasi iniziali siano fluide. In questo modo il tuo team potrà instaurare fin da subito un buon rapporto con gli utenti finali, che sarà la base per costruire interazioni più proficue con il passare del tempo.
  • Permette di risparmiare tempo
    Creando un processo standardizzato, il tuo team passerà meno tempo a chiedere informazioni e a contattare uno per uno i vari reparti. Con una checklist, delle azioni automatizzate e i giusti template, il tuo team potrà dedicare più tempo a cose più importanti.
  • Aiuta a prevenire future richieste per questioni non di interesse generale
    Dotare i nuovi dipendenti delle risorse giuste e della possibilità di accedervi fin dall’inizio risparmierà al tuo team molti problemi in futuro.
  • Aiuta i team a tenere traccia dell’inventario
    Con una checklist completa per l’onboarding, è molto più facile sapere quali utenti ricevono determinati dispositivi, hanno accesso a una particolare licenza software, ecc. (Spoiler: questo semplifica anche il processo di offboarding, grazie alla possibilità di sapere quali dispositivi e licenze sono stati assegnati a ciascun utente, agevolando così il recupero delle risorse).
  • È un’opportunità per trasmettere agli utenti finali l’importanza dei protocolli di sicurezza
    Con un processo di onboarding adeguato, avrai la possibilità di spiegare ai nuovi assunti alcuni importanti protocolli di sicurezza. Potrai richiedere agli utenti di seguire una formazione dettagliata sulla sicurezza, fornire loro risorse utili e altro ancora durante questa opportunità iniziale di comunicazione.

Offboarding

  • Riduce al minimo i rischi per la sicurezza quando le persone lasciano un’organizzazione
    Quando le persone lasciano un’organizzazione, hanno ancora accesso a dati e strumenti importanti dell’organizzazione, e i diritti di accesso dovranno essere revocati nel momento in cui se ne andranno. Se i dipendenti hanno ancora i diritti di accesso dopo aver lasciato l’azienda, la rete sarà esposta a potenziali attacchi o violazioni dei dati.
  • Permette di risparmiare denaro recuperando le licenze inutilizzate
    Al momento dell’onboarding, o durante il periodo di permanenza nell’organizzazione, all’utente verrà data la possibilità di accedere a una serie di programmi. La maggior parte di questi richiede una licenza per funzionare. È importante riassegnare queste licenze in modo che il team non spenda denaro per licenze che non vengono utilizzate.
  • Aiuta a trasmettere le informazioni da chi se ne va a chi rimane
    I dipendenti accumuleranno molte conoscenze e risorse durante il periodo di permanenza nell’organizzazione, e vorrai essere certo che queste non vadano perse. Effettua sempre il backup dei dispositivi dei dipendenti in partenza e dai a chi rimane l’accesso a tutti i dati archiviati in cloud. 

Sei consigli per ottimizzare i processi di onboarding e offboarding

Fortunatamente, esistono molti modi per automatizzare i processi di onboarding e offboarding senza spendere una fortuna. La preparazione richiederà un po’ di tempo, ma vi farà risparmiare moltissime ore durante ogni sessione. Di seguito sono riportate alcune idee su come implementare semplici metodi di automazione che avranno un grande impatto. 

  1. Richiedi tutte le informazioni alle risorse umane con largo anticipo rispetto all’onboarding
    Se non hai a disposizione tutte le informazioni in anticipo, dovrai impiegare molto tempo facendo avanti e indietro tra il tuo reparto e le risorse umane. È una buona idea collaborare con le risorse umane per progettare un processo standard di invio informazioni per la programmazione dell’onboarding di un nuovo dipendente.
  2. Prepara una lista di domande da porre ai team coinvolti
    Durante il processo di onboarding, è necessario conoscere l’hardware di cui l’utente avrà bisogno, i requisiti di accesso al software e ai sistemi, le liste di distribuzione, ecc. Per raccogliere rapidamente queste informazioni, prepara un template di domande frequenti. Così, la prossima volta che dovrai effettuare l’onboarding di un nuovo utente, potrai inviare l’elenco di domande agli interessati.
  3. Ordina in anticipo tutto il software e l’hardware necessario
    Disporre di tutto il software e l’hardware con largo anticipo rispetto alla data in cui il nuovo dipendente inizierà a lavorare ti permetterà di evitare spese extra per spedizioni rapide o un’esperienza di onboarding poco soddisfacenti.
  4. Prepara la tua lista checklist
    Ci saranno sempre eccezioni e requisiti specifici per ogni sessione di onboarding, ma un ottimo punto di partenza è una checklist standardizzata. Se ne avrai una, potrai essere sicuro di coprire tutte le necessità basilari di un onboarding, per poi prendere in considerazione quelle varie ed eventuali e aggiungerle di volta in volta alla checklist. Per esempio, se sai che il reparto finanziario ha sempre bisogno di accedere a uno specifico software cloud-based, potrai aggiungerlo a una checklist specifica per il settore finanziario.
  5. Utilizza dei template per qualsiasi comunicazione via e-mail
    Gran parte del tempo dedicato all’onboarding viene impiegato per la comunicazione tra i team. Puoi utilizzare dei template per le e-mail usate per i primi contatti, in modo da non perdere tempo a scrivere e-mail per ogni nuovo onboarding.
  6. Tieni traccia di tutte le licenze dall’onboarding all’offboarding
    L’assegnazione e la rimozione delle licenze può essere un processo complicato, quindi più tempo dedichi a tenere traccia delle licenze assegnate, più sarà facile recuperarle e riassegnarle quando qualcuno lascia l’azienda. Non vuoi certamente scoprire un giorno di aver pagato più licenze di quante ne fossero necessarie. Esistono anche strumenti di gestione delle licenze software che possono aiutare a semplificare il processo! Ma in fin dei conti, indipendentemente dal metodo, l’importante è iniziare a monitorarle.

Sappiamo che il processo di onboarding e offboarding può essere impegnativo, quindi abbiamo messo insieme un’accurata checklist per l’onboarding e l’offboarding dell’utente che potrai utilizzare quotidianamente! Questa lista include tutte le attività di base di onboarding e offboarding, come le esigenze legate ad hardware e software, la gestione delle identità, l’SSO, ecc.

Le soluzioni di gestione IT unificata, come NinjaOne, possono anche aiutare a semplificare l’onboarding grazie a un’unica dashboard per tutti gli endpoint, il sistema di ticketing, la documentazione IT e altro ancora. Per saperne di più su NinjaOne e iniziare la prova gratuita, clicca qui.

Passi successivi

La creazione di un team IT efficiente ed efficace richiede una soluzione centralizzata che funga da principale strumento di erogazione dei servizi. NinjaOne consente ai team IT di monitorare, gestire, proteggere e supportare tutti i dispositivi, ovunque essi si trovino, senza la necessità di una complessa infrastruttura locale.

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