Points clés
- L’archivage conserve les e-mails dans un stockage immuable et interrogeable à des fins de conformité et de découverte de preuves ; les sauvegardes, elles, visent la restauration à court terme.
- Les stratégies d’archivage peuvent être optimisées pour des besoins juridiques ou opérationnels, comme la recherche granulaire.
- Les fonctions essentielles à rechercher dans une solution d’archivage sont la prise en charge de plusieurs boîtes aux lettres, l’ingestion en temps réel, le stockage conforme au principe WORM et la recherche granulaire.
Fouiller dans des sauvegardes vieilles de plusieurs semaines, mois ou même années pour retrouver un échange précis est une tâche manuelle chronophage, qui ne donne pas toujours les résultats espérés. Un archivage des e-mails correctement déployé répond à ce problème : il crée des référentiels de correspondance interrogeables à des fins de conformité et de traçabilité, pour que vous puissiez retrouver les documents importants de l’entreprise au moment où vous en avez besoin.
Ce guide propose aux administrateurs informatiques et aux fournisseurs de services gérés (MSP) un cadre pour planifier et déployer un processus d’archivage des e-mails efficace. Il présente des stratégies d’archivage des e-mails, des outils et des conseils, ainsi que les meilleures approches pour stocker les messages de façon fiable et sécurisée.
Qu’est-ce que l’archivage des e-mails ?
L’archivage des e-mails consiste à conserver les e-mails afin de pouvoir les consulter ultérieurement. Cela suppose un stockage immuable et à long terme, qui préserve l’intégrité des messages tout en les gardant facilement accessibles et interrogeables.
Les entreprises archivent leurs e-mails pour des raisons de conformité réglementaire, pour appuyer une procédure judiciaire ou pour des besoins de traçabilité interne, et de plus en plus, pour tirer pleinement parti de toutes les données générées par l’activité avant de les supprimer. Les stratégies d’archivage des e-mails varient selon ces objectifs, mais elles reposent toutes sur les mêmes technologies et les mêmes processus fondamentaux.
Archivage des e-mails et sauvegarde des e-mails : quelles différences ?
L’archivage des e-mails n’est pas la même chose que la sauvegarde des e-mails. Les sauvegardes servent à la reprise d’activité après incident et ne sont pas interrogeables par nature. Elles sont conservées sur des périodes plus courtes, afin de permettre la restauration de la dernière sauvegarde valide en cas d’incident.
Autre différence majeure : la disponibilité. Restaurer une sauvegarde complète pour accéder à un e-mail ancien suppose un accès administrateur aux sauvegardes et un environnement de restauration, ce qui est inefficace et ne garantit même pas le résultat attendu. Les solutions d’archivage des e-mails permettent aux utilisateurs finaux de rechercher dans la correspondance avec les autorisations nécessaires, sans exiger un accès complet à l’ensemble des données.
| Fonction | Archivage | Sauvegarde |
|---|---|---|
| Objectif | Stockage à long terme, conformité et recherche | Redondance, récupération après une perte de données, une panne d’infrastructure ou une corruption |
| Durée de conservation | Aussi longtemps que nécessaire | Court terme (généralement 30 à 180 jours) |
| Format de stockage | Indexé, immuable | Compressé, chiffré |
| Prise en charge de la mise en suspens juridique | Oui | Non |
| Capacités de recherche | Granulaire et fondée sur les métadonnées | Limitées ou inexistantes |
| Accès utilisateur | Basé sur les rôles | Généralement réservé aux administrateurs |
Bien que la sauvegarde et l’archivage soient deux notions distinctes, il existe des solutions unifiées qui couvrent les deux, ce qui garantit l’efficacité tout en répondant pleinement aux exigences propres à chacune.
Pourquoi l’archivage des e-mails est-il nécessaire ? Quels en sont les avantages ?
Les entreprises déploient l’archivage des e-mails à des fins de conformité, pour appuyer une procédure judiciaire en cours et pour améliorer la gouvernance des données et les processus internes.
Par exemple, des lois sur la confidentialité comme le RGPD (règlement général sur la protection des données) imposent aux entreprises de conserver certains types de données pendant une durée déterminée, et une action en justice en cours peut exiger que les communications pertinentes soient préservées pour l’eDiscovery, sans possibilité de modification (parfois pendant des années) et avec un accès audité. Si la mise en suspens juridique des communications est une fonction proposée par de nombreux services de messagerie, les archives d’e-mails peuvent être stockées en dehors des serveurs de messagerie actifs, où elles ne risquent pas d’être altérées et ne consomment pas l’espace limité des boîtes aux lettres. Elles peuvent aussi être sécurisées et chiffrées conformément aux exigences réglementaires et de protection des données.
| Cas d’utilisation de l’archivage des e-mails | Description |
|---|---|
| Conformité réglementaire | Conserver les communications à des fins de conformité réglementaire (SEC, FINRA, RGPD, HIPAA, etc.) |
| Découverte de preuves électroniques (eDiscovery) | Rechercher, exporter et préserver rapidement des documents lors d’un litige |
| Efficacité opérationnelle | Décharger le stockage des serveurs de messagerie et réduire la taille des boîtes aux lettres |
| Gouvernance des données | Centraliser la conservation et garantir une application cohérente des politiques |
L’archivage centralisé des e-mails sert également des objectifs commerciaux à long terme : les échanges passés avec les clients recèlent des informations précieuses. Les archives d’e-mails peuvent par exemple être traitées avec de nouveaux outils d’IA afin d’identifier des tendances et des schémas révélant de nouvelles opportunités. Les anciens e-mails constituent aussi une référence simple mais utile, pour répondre à des questions du type : « À qui avons-nous fait appel pour réparer l’imprimante du bureau il y a deux ans ? »
Quelle est la meilleure façon d’archiver les e-mails ? Les fonctions clés d’une solution d’archivage complète
Une solution complète d’archivage des e-mails doit correspondre à l’environnement opérationnel et réglementaire propre à votre entreprise, avec des fonctions de conformité, de conservation, de sécurité et de recherche. Elle inclura notamment les capacités suivantes :
- prise en charge de plusieurs boîtes aux lettres, avec la possibilité d’archiver les messages des utilisateurs, des groupes et des alias
- journalisation en temps réel, ingestion via API ou par synchronisation, afin de capturer toutes les données au moment de leur création
- stockage immuable conforme au principe WORM, avec conservation imposée et aucune modification possible au niveau utilisateur
- indexation en texte intégral et recherche par mot-clé, expéditeur, date, type de pièce jointe et métadonnées
- fonctions de mise en suspens juridique et d’eDiscovery pour préserver les données d’e-mails dans le cadre d’affaires juridiques et permettre un export audité des documents
- contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC) et journaux d’audit
Les solutions unifiées d’archivage des e-mails offrent ces fonctionnalités clés en main. Il reste toutefois possible de construire votre propre solution et de l’héberger sur votre infrastructure.
Selon votre cas d’utilisation et vos ressources, d’autres fonctions avancées méritent d’être envisagées : l’automatisation (y compris l’automatisation des calendriers de conservation par service, sujet ou type de contenu) et la possibilité d’exporter vers des formats spécifiques (certaines réglementations imposent par exemple que tous les documents soient fournis dans un format standard comme le PDF), avec les informations d’audit associées.
Si vous êtes un MSP qui gère l’infrastructure de messagerie de plusieurs entreprises, vous aurez également intérêt à choisir une plateforme d’archivage des e-mails compatible multi-tenant, afin de gérer efficacement la messagerie de tous vos clients tout en cloisonnant leurs données.
Planification et stratégie d’implémentation de l’archivage des e-mails
L’archivage des e-mails peut porter sur des messages hébergés sur vos propres services de messagerie on-premise ou autogérés (par exemple des serveurs Microsoft Exchange), ou sur des services gérés dont l’hébergement et la maintenance sont entièrement assurés par un fournisseur cloud.
De nombreuses entreprises font appel à des services de messagerie gérés pour réduire les coûts d’infrastructure et la charge opérationnelle. Ces services cloud (notamment Microsoft 365 et Google Workspace) fonctionnent selon un modèle de responsabilité partagée : le fournisseur est chargé de maintenir son infrastructure disponible et sécurisée, tandis que la protection des données qui s’y trouvent vous incombe.
C’est un point essentiel pour l’archivage des e-mails : les entreprises doivent déterminer si les archives d’e-mails hébergées dans le cloud nécessitent des sauvegardes distinctes ou si elles doivent s’intégrer à une stratégie d’archivage et de sauvegarde plus large.
Lorsque vous élaborez votre politique d’archivage des e-mails, examinez attentivement les règles de conservation des documents applicables par région ou juridiction, par service, par client ou selon toute autre catégorie. Vous devez aussi définir les rôles utilisateurs, idéalement selon le PMP (principe de moindre privilège), afin d’encadrer qui peut gérer, consulter et exporter les données archivées. Ces politiques doivent être revues régulièrement pour rester conformes à des exigences en constante évolution.
Les solutions d’archivage des e-mails ont besoin d’accéder à votre infrastructure de messagerie pour capturer les messages. Plusieurs options principales existent :
- journalisation SMTP : capture l’ensemble du trafic e-mail en temps réel
- synchronisation ou connecteurs de boîtes aux lettres : utile pour des captures à un instant donné ou des restaurations au niveau utilisateur
- capture via API : de plus en plus utilisée avec Microsoft Graph et les API Google pour plus de souplesse
Une fois les capacités de connectivité de votre hébergeur de messagerie établies et une solution d’archivage des e-mails adaptée identifiée, vous pouvez la configurer selon les exigences de votre politique de conservation et définir le périmètre de votre archivage. Pour le choix du lieu de stockage des archives, vous pouvez envisager le stockage cloud, une approche hybride entre cloud et on-premise, ou un stockage à 100 % sur votre propre infrastructure locale.
Archivage des e-mails et conformité
Chaque région applique ses propres réglementations, assorties d’exigences spécifiques. Il vous revient de consulter des experts lors de l’élaboration de votre stratégie d’archivage des e-mails, afin de garantir que les processus et les technologies respectent les réglementations qui s’appliquent à votre entreprise comme aux personnes dont vous traiterez les données.
Par exemple, le RGPD accorde aux personnes concernées certains droits, dont celui de demander la rectification ou la suppression des données les concernant (ce droit peut toutefois être écarté pour des raisons légales ou réglementaires, notamment lors d’un litige), HIPAA impose le chiffrement de toutes les données en transit et au repos, et la réglementation FINRA exige la conservation de certains documents pendant six ans.
Conseils pour un archivage des e-mails efficace
L’archivage des e-mails peut mobiliser beaucoup de ressources, aussi bien pour configurer et maintenir les systèmes que pour garantir la visibilité sur leur efficacité opérationnelle et leur conformité. Cette complexité s’accentue lorsqu’il faut intégrer d’autres plateformes de communication et s’assurer que toutes les données archivées sont également sauvegardées à des fins de reprise d’activité après incident.
NinjaOne Archiver, un module complémentaire de la solution de sauvegarde SaaS de NinjaOne, offre la conservation immuable, la mise en suspens juridique et la recherche en texte intégral décrites dans ce guide pour la messagerie Microsoft 365 et Google Workspace. Associé à la sauvegarde SaaS, il permet de piloter la restauration et l’archivage de conformité à long terme depuis une même console, ce qui allège la charge d’outillage des équipes informatiques et des MSP.
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