Points clés
- L’archivage des e-mails vise la conservation à long terme et la conformité, tandis que la sauvegarde privilégie la restauration à court terme.
- Les obligations réglementaires et juridiques exigent un archivage offrant un stockage immuable et auditable, ce que les sauvegardes seules ne peuvent pas fournir.
- Les MSP ont besoin à la fois d’une stratégie d’archivage et d’une stratégie de sauvegarde pour protéger les données de messagerie, assurer la conformité et permettre une restauration rapide.
L’archivage des e-mails conserve les communications sur le long terme à des fins juridiques et de conformité, tandis que la sauvegarde des e-mails crée des copies à court terme destinées à la reprise d’activité après incident. La confusion entre archivage des e-mails et sauvegarde des e-mails est fréquente, mais la distinction est essentielle lorsque vous élaborez vos stratégies de protection des données et de conformité juridique.
Ce guide apporte aux administrateurs informatiques et aux fournisseurs de services gérés (MSP) des éclairages concrets : ce que sont l’archivage et la sauvegarde des e-mails, en quoi ils diffèrent et pourquoi les deux sont indispensables.
Ce que les administrateurs informatiques et les MSP doivent savoir sur l’archivage et la sauvegarde des e-mails
Les termes « sauvegarde » et « archive » sont souvent employés comme des synonymes, alors qu’ils ne désignent pas la même chose. Les confondre peut avoir des conséquences fâcheuses pour les entreprises, comme pour les équipes informatiques et les MSP qui gèrent leur infrastructure.
Les sauvegardes servent à la reprise d’activité après incident : il s’agit de copies de vos données vitales, conservées à court ou moyen terme, qui peuvent être restaurées si les données d’origine sont endommagées ou perdues. L’absence d’un processus de sauvegarde solide peut entraîner des pertes de données imprévues, préjudiciables à l’activité. Certaines lois sur la protection des données imposent également le recours aux sauvegardes.
Les archives, elles, servent à conserver les données et à les garder disponibles sur le long terme. Il s’agit généralement de rendre accessibles des données historiques pour des raisons juridiques et de conformité, mais les communications archivées peuvent aussi constituer une ressource précieuse pour éclairer les décisions futures et garantir la traçabilité des responsabilités.
Les sauvegardes et les archives d’e-mails sont toutes deux déterminantes pour la fiabilité et la conformité des activités de l’entreprise, et tous les administrateurs informatiques et MSP devraient les mettre en place à un certain niveau. L’essentiel est de répondre aux exigences propres à chacune afin qu’elles remplissent pleinement leur rôle : une implémentation médiocre ou incomplète de l’une ou de l’autre peut entraîner des pertes de données, des coûts inutiles ou une exposition réglementaire.
Réunir les deux capacités dans un seul outil est encore mieux : la solution de sauvegarde SaaS de NinjaOne peut ainsi être enrichie d’un module complémentaire d’archivage des e-mails intégré.
Qu’est-ce que la sauvegarde des e-mails ?
Les sauvegardes visent à protéger contre la perte de données en créant des copies des données à un instant donné, conservées pendant une durée limitée. En cas de perte de données due à la panne, à la perte ou à la détérioration d’un appareil, à un ransomware, ou encore à la suppression accidentelle ou à l’altération d’informations importantes, celles-ci peuvent être récupérées à partir d’une sauvegarde récente.
Vous devriez conserver plusieurs sauvegardes dans des emplacements physiques différents afin qu’un incident majeur ne puisse pas anéantir toutes vos données d’un coup. Il est par exemple courant de stocker les sauvegardes dans le cloud pour une restauration rapide, tout en conservant au moins une sauvegarde locale dans un lieu sécurisé hors site, pour éviter toute perte de données si vous perdez l’accès à votre environnement cloud.
Les sauvegardes d’e-mails sont déterminantes pour la continuité d’activité : elles vous permettent de restaurer des messages individuels ou de reprendre rapidement le travail en cas de défaillance totale du système. La sauvegarde des e-mails capture les boîtes aux lettres à intervalles définis, et les politiques de conservation visent à restaurer les données les plus récentes possible. La version « saine » la plus récente des données n’est pas forcément la dernière sauvegardée, d’où la conservation de plusieurs instantanés (snapshots) couvrant plusieurs semaines ou plusieurs mois.
Comme les sauvegardes sont exhaustives et que plusieurs versions de chaque fichier sont conservées, la gestion du stockage est un point clé. Les sauvegardes doivent être mises à jour automatiquement selon une planification ou lorsque des données importantes changent, puis élaguées conformément aux politiques de conservation afin de maîtriser le stockage. C’est l’une des raisons pour lesquelles les sauvegardes ne satisfont généralement pas aux normes de conformité en tant que solution d’archivage : les données censées être conservées risquent d’être modifiées ou supprimées au fil du temps.
Sauvegarder ses boîtes aux lettres devient de plus en plus indispensable. De nombreuses entreprises s’appuient désormais sur des plateformes de productivité et de messagerie hébergées dans le cloud, comme Microsoft 365 et Google Workspace, qui fonctionnent selon un modèle de responsabilité partagée. Dans ce modèle, le fournisseur est responsable de la disponibilité du service, mais c’est à vous de sauvegarder les données qu’il héberge : si un problème survient, c’est donc à vous de restaurer les données depuis vos propres sauvegardes.
Qu’est-ce que l’archivage des e-mails ?
Les archives ne sont pas des sauvegardes. Elles servent à conserver des informations historiques sur le long terme et à les garder disponibles dans un format inaltérable. Cette démarche répond généralement à des obligations réglementaires ou à une procédure judiciaire. De nombreuses réglementations sectorielles (comme les exigences de conservation des communications électroniques de la FINRA et de la SEC) imposent de conserver les communications concernées pendant plusieurs années, tandis qu’une procédure judiciaire en cours peut exiger que les messages des parties impliquées soient conservés indéfiniment dans un format immuable, à des fins d’eDiscovery.
Un archivage des e-mails bien pensé présente aussi des avantages à long terme pour l’entreprise. L’analyse des communications passées peut révéler des opportunités clients inexploitées, ou simplement fournir des informations utiles (comme savoir qui a mis en place la gestion de la relation client (CRM) de l’entreprise il y a des années).
L’archivage des e-mails doit rendre les messages interrogeables et prendre en charge des politiques de conservation configurables (par exemple, conserver les e-mails de certains services pendant des durées différentes selon les exigences de conformité applicables). Les accès aux archives d’e-mails et les actions administratives doivent être journalisés et auditables.
La conformité réglementaire concerne un nombre croissant d’entreprises, ce qui fait de l’archivage des e-mails une nécessité de plus en plus répandue : les lois internationales sur les données et les normes sectorielles de protection des données, toujours plus nombreuses, imposent la conservation de certaines communications. Il y a aussi un aspect pratique : stocker de gros volumes de données dans les systèmes de messagerie actifs fait grimper les coûts du cloud, que l’on peut réduire en déchargeant les e-mails vers des archives où ils restent accessibles, mais moins coûteux à héberger.
Principales différences entre archivage et sauvegarde des e-mails
| Fonction | Archivage des e-mails | Sauvegarde des e-mails |
| Objectif | Conformité réglementaire, conservation à des fins juridiques et accès à long terme | Reprise d’activité après incident pour la continuité d’activité |
| Durée de conservation | Long terme (de plusieurs années à une durée indéfinie) | Court à moyen terme (de quelques jours à quelques mois) |
| Format de stockage | Archive indexée et immuable de type WORM (write once, read many) | Sauvegarde de fichiers chiffrée ou compressée |
| Capacités de recherche | Avancées (indexation du contenu, recherche sur les métadonnées) | Limitées à la restauration d’un instantané ou d’un dossier |
| Prise en charge de la mise en suspens juridique | Oui | Non |
| Rapidité de restauration | Plus lente (récupération à la demande) | Plus rapide (à partir d’un instantané) |
| Usage en matière de conformité | Parfaitement adapté | Non conforme à lui seul |
L’archivage et la sauvegarde des e-mails sont des notions voisines, et des technologies similaires peuvent servir à les mettre en place. Vous devez toutefois vous assurer que votre solution répond aux exigences spécifiques de chacun. Sinon, vous risquez de vous retrouver avec un système de sauvegarde inefficace ou une solution d’archivage des e-mails non conforme.
Une archive ne remplaçant pas une sauvegarde, vous devez toujours veiller à sauvegarder vos systèmes de messagerie, ainsi que vos archives d’e-mails.
Sauvegarde et archivage des e-mails : quand les MSP doivent recourir à l’un ou à l’autre
Les sauvegardes sont indispensables à toute entreprise, mais leurs cas d’usage étant différents, elles présentent des limites pour l’archivage et ne doivent pas être utilisées à cette fin. Les entreprises qui ont besoin d’archivage en plus des sauvegardes doivent se tourner vers une plateforme conçue pour cela.
Les administrateurs informatiques et les MSP devraient mettre en place des sauvegardes d’e-mails :
- pour permettre la récupération des données en cas d’incident, de dysfonctionnement, de malware ou de suppression accidentelle
- lorsqu’une conservation à court ou moyen terme suffit
- lorsque les données n’ont pas besoin d’être immuables et que les accès n’ont pas besoin d’être audités pour des raisons de conformité
Les solutions d’archivage des e-mails devraient être déployées pour :
- réduire le volume de données dans les boîtes aux lettres et éviter d’atteindre les quotas de stockage des services de messagerie cloud
- centraliser les enregistrements des communications et ne plus dépendre de fichiers PST et EML pour stocker hors ligne les anciens messages
- se conformer aux normes juridiques et sectorielles
- répondre aux exigences d’eDiscovery ou de mise en suspens juridique
- garantir un accès historique aux e-mails sur le long terme
- capturer et stocker chaque message dès sa création, dans un format immuable
Il existe des solutions unifiées de sauvegarde et d’archivage des e-mails qui répondent pleinement aux deux besoins. Vous devez néanmoins évaluer soigneusement toute solution pour vérifier qu’elle satisfait aux besoins propres à votre entreprise ainsi qu’aux exigences juridiques et sectorielles applicables.
Ce qu’il faut pour une sauvegarde et un archivage des e-mails efficaces
Avant de concevoir votre solution de sauvegarde, planifiez la couverture complète de toutes vos données vitales et vérifiez que la fréquence de sauvegarde capture les données à un rythme adapté. Vous disposerez ainsi toujours d’une version récente à restaurer, et la productivité sera très peu affectée en cas de perte de données. Lorsque vous concevez votre solution d’archivage des e-mails, consultez des experts juridiques ou sectoriels pour vous assurer de respecter pleinement l’ensemble des exigences légales et de conformité.
Ensuite, il ne reste plus qu’à choisir vos outils et votre implémentation. Sauvegarder les communications hébergées dans le cloud depuis Microsoft 365 et Google Workspace peut se révéler particulièrement délicat, surtout si d’autres communications issues d’outils de messagerie instantanée comme Teams ou de plateformes de collaboration comme SharePoint doivent également être couvertes. La sauvegarde SaaS de NinjaOne vous donne les outils nécessaires pour sauvegarder votre tenant Microsoft 365 ou Google Workspace, avec une restauration granulaire et une conservation automatisée.
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