Les exigences HIPAA en matière de sauvegarde des données, expliquées

La loi Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) impose des protocoles et des règles pour la conservation et la protection des données sensibles des utilisateurs dans le secteur de la santé. La conformité est obligatoire et toute violation délibérée des règles HIPAA (y compris la divulgation d’informations de santé concernant des personnes) peut entraîner de lourdes amendes, voire des peines de prison. Il est essentiel que vos pratiques en matière de données, votre infrastructure et les tiers auxquels vous confiez le stockage et la protection d’informations sensibles connaissent et respectent la réglementation HIPAA.

Cet article vous aidera à mieux comprendre les exigences HIPAA en matière de sauvegarde des données, qu’il s’agisse d’archivage ou de sauvegardes (chiffrement et sauvegardes hors site compris). Il explique également la règle de sécurité HIPAA afin que vous connaissiez vos responsabilités et sachiez comment rester en conformité avec les exigences réglementaires.

L’importance de la sauvegarde des données dans le secteur de la santé

La sauvegarde des données est vitale pour le fonctionnement continu de toute entreprise, et plus encore dans le secteur de la santé : les informations doivent être conservées pour assurer le suivi de la santé des patients (par exemple, en consultant leurs antécédents médicaux) et pour répondre à d’éventuelles obligations légales (comme l’examen d’échanges internes passés).

Les informations de santé sont également très personnelles et sensibles. Il vous revient de protéger la vie privée de ceux qui vous les ont confiées et de les traiter avec soin, en exerçant une surveillance adéquate pour éviter qu’elles ne soient exposées ou partagées sans consentement.

Vous devez donc mettre en œuvre des politiques et une infrastructure de sauvegarde à la fois robustes et pleinement conformes à la HIPAA.

Comprendre les exigences HIPAA en matière de sauvegarde des données et la règle de sécurité HIPAA

Avant de pouvoir cerner vos obligations HIPAA, vous devez déterminer si vous êtes une entité couverte ou un partenaire commercial traitant des ePHI, selon les définitions ci-dessous :

• ePHI (informations de santé protégées sous forme électronique) : toute information stockée ou transmise sous forme numérique concernant la santé d’une personne ou les soins qu’elle a reçus, y compris les notes, les résultats d’analyses, ainsi que les informations de facturation et d’assurance.
• Entités couvertes : toute partie qui traite des ePHI et doit se conformer à la réglementation HIPAA. Cela va des structures telles que les hôpitaux, les pharmacies et les maisons de retraite médicalisées aux médecins, chiropracteurs et psychologues.
• Partenaires commerciaux : les parties qui fournissent, à des entités couvertes ou à d’autres partenaires commerciaux, des services impliquant le traitement d’ePHI, comme les fournisseurs de services informatiques, les plateformes cloud et les cabinets de conseil.

Les données de santé que vous êtes tenu de conserver et de protéger dépendent des activités de votre entreprise : registres des politiques et procédures, formation du personnel, réclamations, incidents de sécurité, journaux d’accès et d’audit, évaluations des risques et communications électroniques.

De plus, les accords et les documents relatifs aux relations entre entités couvertes et partenaires commerciaux doivent être conservés. La HIPAA prévoit une conservation de 6 ans ; toutefois, diverses lois locales ou d’État peuvent imposer des durées plus longues pour les données liées à la santé, parfois jusqu’à 10 ans.

Si vous êtes une entité couverte ou un partenaire commercial traitant des ePHI, vous devez respecter la réglementation HIPAA applicable. En vertu de la règle de sécurité HIPAA, vos responsabilités concernant les données que vous conservez et sauvegardez sont les suivantes :

• Garantir la confidentialité de toutes les ePHI créées, conservées, reçues ou transmises.
• Préserver l’intégrité de toutes les ePHI contre toute altération, corruption ou suppression.
• Assurer une protection raisonnable contre les menaces prévisibles pesant sur la sécurité des ePHI.
• Protéger les données contre les accès non autorisés et les usages abusifs.
• Veiller à ce que le personnel et les autres parties disposant d’un accès aux ePHI soient eux-mêmes en conformité.

Outre la règle de sécurité HIPAA, si vous stockez ou sauvegardez des ePHI via des services fournis par des tiers, vous devez connaître la règle de confidentialité associée au partage des informations de santé.

La règle de confidentialité HIPAA définit le droit d’un patient à accéder à ses ePHI et à les rectifier. Elle fixe également les obligations des entités couvertes et des partenaires commerciaux quant à la communication de l’utilisation et du partage des données, ainsi qu’en cas de divulgation involontaire ou de violation.

Une fois vos pratiques, votre matériel et vos services de sauvegarde planifiés, examinez attentivement les documents officiels de la HIPAA ainsi que toute autre exigence réglementaire régionale relative à la santé et à la confidentialité des utilisateurs.

Règles du plan d’urgence HIPAA : mettre en œuvre des procédures de sauvegarde conformes

En plus de préciser quelles données doivent être conservées, la HIPAA impose aux entreprises de documenter, de maintenir et de tester régulièrement des mesures d’urgence leur permettant de rétablir rapidement et fidèlement l’accès aux ePHI en cas d’interruption des systèmes. Les plans d’urgence HIPAA exigent des normes et exigences de stockage et de sauvegarde des données garantissant l’intégrité et la disponibilité des ePHI.

Lorsque vous déployez des solutions de données traitant des informations de santé, veillez à inclure les éléments suivants :

• Plan de sauvegarde des données : un plan de sauvegarde conforme à la HIPAA suppose de conserver des copies exactes et récupérables des ePHI : dossiers médicaux, imagerie diagnostique, résultats d’analyses et systèmes administratifs. Les entreprises doivent aussi tester régulièrement leurs sauvegardes, vérifier l’intégrité des données et valider les processus de restauration afin de s’assurer que les ePHI peuvent être récupérées le moment venu.
• Plan de reprise d’activité après incident : les entreprises doivent établir un plan documenté décrivant le processus de restauration des ePHI à partir des sauvegardes après une attaque par ransomware, une panne matérielle, une catastrophe naturelle ou une interruption de service cloud. Ce plan d’urgence HIPAA doit être facilement accessible, stocké de façon sécurisée à plusieurs endroits et testé régulièrement pour garantir que les données et les systèmes pourront être restaurés en cas de besoin.
• Plan de fonctionnement en mode d’urgence : les ePHI doivent rester disponibles même en situation d’urgence (catastrophe naturelle, incident de sécurité ou vol), grâce à des sauvegardes hors site et à des systèmes redondants qui assurent un accès continu aux données de santé.
• Procédures de test et de révision : au-delà des tests réguliers de vos systèmes de données et de l’intégrité des données elles-mêmes, vous devez régulièrement exécuter et évaluer l’efficacité de vos plans de sauvegarde et de reprise d’activité après incident, puis les réviser pour tenir compte des nouvelles exigences ou des changements.
• Analyse de la criticité des applications et des données : donnez la priorité à la sauvegarde des systèmes essentiels et testez régulièrement l’efficacité des processus de restauration.

Vos politiques et plans relatifs aux données, ainsi que leurs journaux d’audit, doivent eux aussi figurer dans vos sauvegardes conformes à la HIPAA, afin de garantir la conformité et la traçabilité des responsabilités.

Bonnes pratiques de sauvegarde et mesures de sécurité complémentaires

Lorsque vous déployez votre infrastructure de sauvegarde pour des usages liés à la santé aux États-Unis, appliquez les bonnes pratiques en matière de redondance, de sécurité et de chiffrement :

• Sauvegardes planifiées et régulières : assurez-vous que les sauvegardes s’exécutent automatiquement selon un calendrier et à une fréquence suffisante pour capter les modifications des ePHI. Des calendriers distincts peuvent être nécessaires pour les données qui évoluent fréquemment.
• Sauvegardes manuelles : vous devez pouvoir lancer facilement une sauvegarde manuelle sur demande ou avant une modification majeure d’un système ou une mise à jour logicielle.
• Plusieurs sauvegardes hors site : veillez à conserver des sauvegardes à jour hors site au cas où les copies locales seraient détruites lors d’un sinistre. Cela doit être conforme à votre plan de sauvegarde et de reprise d’activité après incident, et inclure des sauvegardes dans le cloud ainsi que des sauvegardes sur support physique dont vous gardez le contrôle total. Trois copies des données au minimum sont recommandées.
• Chiffrement des données : toutes les ePHI sauvegardées doivent être chiffrées en transit et au repos pour garantir la conformité HIPAA.
• Contrôle des accès : limitez l’accès aux données et aux sauvegardes aux seuls utilisateurs autorisés. Le contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC) est un modèle efficace pour gérer l’accès aux ressources sensibles. L’authentification à deux facteurs doit également être activée afin de protéger l’infrastructure de données contre les accès non autorisés.
• Sécurité physique : l’accès physique aux appareils contenant des données de santé sensibles doit lui aussi être restreint.
• Pare-feu et protection des terminaux : protégez votre réseau avec des règles de pare-feu strictes et déployez une protection des terminaux sur vos appareils pour aider à prévenir les cyberattaques et les malwares.
• Formation et communication : les membres de l’équipe doivent connaître leurs responsabilités en matière de confidentialité et de sécurité des données, et se sentir à l’aise pour alerter les parties prenantes d’une perte ou d’un usage abusif potentiel, afin que les mesures de mitigation et de récupération appropriées soient prises.

Vous devez aussi documenter en détail et réaliser régulièrement des audits de sécurité sur l’ensemble de votre parc informatique (personnel et sous-traitants compris), infrastructure de sauvegarde incluse, afin de recenser tous les appareils et services hébergeant des ePHI et de garantir le maintien de leur sécurité.

Il est impératif de vous assurer que votre fournisseur de sauvegarde est conforme à la HIPAA. Il vous incombe de vérifier que toutes les ePHI continuent d’être traitées correctement, même après les avoir transmises à un tiers.

Comment alléger les responsabilités et la charge liées à la conformité HIPAA pour vos équipes techniques

Une fois vos stratégies de conservation et de sauvegarde conformes à la HIPAA en place, avec des sauvegardes hors site chiffrées ainsi que des audits et des tests réguliers, réexaminez régulièrement vos responsabilités en matière de données. Ce réexamen doit porter sur les données que vous détenez, sur le maintien de votre conformité aux règles de sécurité et de confidentialité HIPAA, et sur les nouvelles actions à engager.

Bien entendu, pour avoir une vision complète et détaillée de la législation et vous assurer d’une conformité totale, vous devez lire et comprendre l’intégralité du texte de la HIPAA : un exercice loin d’être anodin, surtout pour des équipes techniques déjà très sollicitées.

De plus, la HIPAA et les autres exigences réglementaires en matière de données sont constamment actualisées et modifiées. Les cadres réglementaires comme la HIPAA peuvent aussi évoluer et prêter à interprétation. C’est pourquoi il est essentiel de faire appel à des MSP et de s’appuyer sur des plateformes qui suivent ces évolutions réglementaires et vous déchargent du travail nécessaire pour rester conforme.

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