Comment éviter le gaspillage de licences Microsoft 365 grâce à l’analyse de l’utilisation et à l’automatisation

Le gaspillage de licences est un problème courant dans les environnements Microsoft 365. Les PME (petites et moyennes entreprises), ainsi que les clients gérés par des MSP dont les effectifs évoluent rapidement, perdent chaque année des milliards de dollars en licences inutilisées ou sous-exploitées.

Bonne nouvelle : ce gaspillage est largement évitable. Microsoft 365 intègre des outils et des API qui permettent aux entreprises d’analyser et d’optimiser l’utilisation de leurs licences. Mais les véritables économies passent par l’optimisation.

Ce guide explique comment éviter le gaspillage de licences Microsoft 365 grâce à l’analyse de l’utilisation et à l’automatisation. Poursuivez votre lecture pour découvrir les causes les plus fréquentes de ce gaspillage.

Éviter le gaspillage de licences Microsoft 365 grâce à l’analyse de l’utilisation et à l’automatisation

📌 Prérequis :

• Accès au centre d’administration Microsoft 365 ou à Microsoft Entra ID : vous devez disposer d’un accès au centre d’administration Microsoft 365 ou au portail Microsoft Entra ID pour gérer les licences et consulter les rapports.
• Rôle Administrateur général ou Administrateur de licences : vous devez être Administrateur général ou Administrateur de licences, sans quoi vous ne pourrez pas configurer ni consulter les données de connexion.
• Module PowerShell : vous devez installer et configurer le Microsoft Graph SDK ainsi que le module Microsoft Graph PowerShell.
• Journaux de connexion et rapports d’utilisation Azure AD : assurez-vous que les journaux de connexion et le reporting d’utilisation sont activés dans Microsoft Entra ID.
• Intégration d’Intune ou de Microsoft Endpoint Manager : il est recommandé d’intégrer Microsoft Intune ou Microsoft Endpoint Manager pour suivre l’activité au niveau des appareils.

📌 Stratégies de déploiement recommandées :

🎥 Une version vidéo de Comment éviter le gaspillage de licences Microsoft 365 grâce à l’analyse de l’utilisation et à l’automatisation est disponible.

Méthode 1 : identifier les utilisateurs inactifs avec les rapports d’utilisation Microsoft 365

📌 Cas d’utilisation : vous souhaitez optimiser l’utilisation des licences de votre entreprise en repérant les utilisateurs qui n’ont eu recours à aucun service Microsoft 365 au cours des 90 derniers jours.

1. Connectez-vous au centre d’administration Microsoft 365.
2. Allez dans Rapports > Utilisation > Utilisateurs actifs – Services Microsoft 365.
3. Définissez la période sur 30 ou 90 derniers jours.
4. Filtrez par activité (par exemple Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams, Yammer).
5. Exportez les données au format CSV pour les analyser hors ligne.
6. Repérez les utilisateurs sans aucune activité enregistrée sur les services mentionnés ci-dessus.

💡 Astuce : vous pouvez planifier ces rapports et les intégrer à Power BI.

Méthode 2 : automatiser le nettoyage des licences avec Microsoft Graph

📌 Cas d’utilisation : vous souhaitez automatiser la suppression des licences inactives tous les 60 jours.

Étape 1 : se connecter à Microsoft Graph

Connect-MgGraph -Scopes "User.Read.All", "Directory.Read.All", "Reports.Read.All"

Étape 2 : collecter l’activité de connexion des utilisateurs

Get-MgUser -All | Where-Object {
$_.SignInActivity.LastSignInDateTime -lt (Get-Date).AddDays(-60)
}
⚠️ Important : vérifiez que vous disposez des autorisations et des rôles Microsoft Graph API nécessaires pour utiliser cette méthode.

Étape 3 : supprimer ou rétrograder la licence par script

Update-MgUserLicense -UserId [email protected] -RemoveLicenses @("tenantname:LICENSE_SKU")

Méthode 3 : utiliser les licences basées sur les groupes et les groupes dynamiques

📌 Cas d’utilisation : vous souhaitez automatiser la réattribution des licences chaque fois qu’un collaborateur change de fonction. Cette méthode réduit les erreurs humaines dans la gestion des licences et garantit que celles-ci correspondent aux bons rôles métier.

1. Dans le centre d’administration Entra > Groupes, créez un groupe Azure AD dynamique.
   1. Règle d’appartenance : user.accountEnabled -eq true and user.department -eq "Sales"
2. Attribuez les licences au niveau du groupe.
3. Supprimez les attributions manuelles de licences sur les comptes utilisateurs.

Méthode 4 : utiliser le registre pour désactiver les applications Office locales des utilisateurs sans licence

📌 Cas d’utilisation : cette méthode garantit que seuls les utilisateurs disposant d’une licence peuvent accéder aux applications Office, en bloquant l’accès lorsqu’aucune licence valide n’est détectée.

Chemin du registre :

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Common\Licensing
- BlockedProducts (String): "ProPlusRetail"
💡 Astuce : vous pouvez combiner les licences basées sur les groupes avec des outils de script afin de verrouiller automatiquement les applications lorsque la validation du statut de licence d’un utilisateur échoue.

Méthode 5 : s’appuyer sur la stratégie de groupe pour encadrer l’utilisation

📌 Cas d’utilisation : cette méthode empêche l’utilisation d’Office sur des machines partagées sans connexion valide. Elle facilite la conformité des licences sur les environnements RDS, VDI et autres environnements partagés.

1. Accédez à : Configuration utilisateur > Modèles d’administration > Microsoft Office 2016 > Paramètres de licence.
2. Activez Désactiver l’activation d’Office si aucune licence utilisateur n’est disponible.
3. Activez Ne pas afficher l’IU (interface utilisateur) de première exécution d’Office.

Méthode 6 : vérifier les licences des utilisateurs locaux avec CMD

📌 Cas d’utilisation : vous souhaitez vérifier manuellement le statut de licence Office d’un appareil lors d’un dépannage à distance.

A. Vérifier la licence Office en ligne de commande :

Pour les utilisateurs d’Office 64 bits, exécutez :

cscript "C:\Program Files\Microsoft Office\Office16\ospp.vbs" /dstatus

Pour les utilisateurs d’Office 32 bits, exécutez :

cscript "C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office16\ospp.vbs" /dstatus
For Microsoft 365 apps that are Click-to-Run, enter the path:
cscript "C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\ospp.vbs" /dstatus

B. Interroger le registre pour connaître le statut d’activation :

reg query HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Registration
💡 Astuce : vous pouvez intégrer ces commandes à des scripts de connexion pour signaler ou arrêter les instances Office sans licence.

⚠️ Points de vigilance

Gardez ces écueils en tête lorsque vous appliquez ce guide :

Guide de dépannage pour la gestion des licences Microsoft 365

• La licence n’est pas supprimée : un nom de SKU Microsoft 365 incorrect dans vos scripts peut faire échouer la suppression de licence sans message d’erreur. Vérifiez que le nom du SKU est saisi exactement tel qu’il apparaît dans votre tenant.
• Délais dans les rapports d’utilisation : les délais dans les rapports de connexion et d’utilisation des services Microsoft 365 sont normaux. Ils durent généralement de 24 à 72 heures : assurez-vous donc que vos données ont au moins 3 jours avant d’apporter des modifications.
• Erreurs de l’API Graph : des autorisations ou des rôles manquants peuvent faire échouer les requêtes vers l’API Graph. Vérifiez que tous les scopes nécessaires ont été accordés et que l’utilisateur possède le rôle adéquat avant d’exécuter l’application.
• Sortie CMD non valide : exécuter des scripts CMD sans privilèges d’administrateur peut produire une sortie incomplète ou trompeuse. Pour l’éviter, exécutez toujours les scripts PowerShell ou CMD en tant qu’administrateur.

Autres conseils pour éviter le gaspillage de licences Microsoft 365

Voici quelques mesures supplémentaires à mettre en place pour limiter le gaspillage de licences dans votre entreprise.

Tirez parti des alertes de licence

Il est facile de perdre le compte du nombre de licences dont dispose votre entreprise. Nous vous conseillons donc de configurer des alertes qui vous avertissent lorsque l’utilisation des licences approche ou dépasse vos seuils.

Récupérez ou supprimez les boîtes aux lettres orphelines

Dans certains cas, la boîte aux lettres d’un utilisateur reste ouverte après son départ de l’entreprise. Ces boîtes orphelines peuvent consommer beaucoup d’espace et de ressources : il est donc important de les identifier au plus vite.

La commande PowerShell Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly permet de les localiser. Vous pouvez ensuite décider de les récupérer ou de les supprimer définitivement.

Comparez les types de licences à l’utilisation réelle

Comparer les types de licences aux usages réels est une autre excellente façon d’éviter le gaspillage. Tout le monde n’a pas besoin d’une licence premium : mieux vaut donc examiner qui a réellement besoin de fonctions avancées et qui n’en a pas besoin.

Des outils comme Power BI vous permettent d’identifier les profils à faible utilisation associés à des SKU coûteux, puis d’ajuster en conséquence.

Auditez les plans de service

Envisagez de désactiver les plans de service que votre entreprise utilise rarement.

Microsoft 365 inclut généralement des services comme Yammer, Stream ou Sway, qui sont peu utilisés. Si votre entreprise n’en a pas besoin, désactivez-les en masse.

Quelles sont les causes du gaspillage de licences ?

Plusieurs facteurs peuvent entraîner un gaspillage de licences, mais les plus fréquents sont les suivants :

Des utilisateurs inactifs conservent leur licence

Il s’agit d’utilisateurs n’ayant enregistré aucune activité au cours des 30 derniers jours, en raison d’un départ ou d’un changement de fonction. Les licences qui leur sont attribuées continuent de générer des coûts tant que vous ne les récupérez pas.

Des comptes en doublon ou désactivés conservent des licences

Ces comptes sont fréquents dans les environnements hybrides et résultent généralement de problèmes de migration.

Des licences coûteuses sont utilisées pour des usages basiques

Ces licences premium sont attribuées à des utilisateurs qui n’ont pas besoin de fonctions avancées. Par exemple, il n’est pas judicieux d’attribuer une licence E5 à un collaborateur qui n’utilise Outlook et Teams qu’occasionnellement.

Les services NinjaOne pour optimiser efficacement vos licences Microsoft 365

NinjaOne apporte une couche supplémentaire d’automatisation et de visibilité pour optimiser les licences Microsoft 365.

Ces services permettent aux MSP de transformer l’analyse des licences en stratégies concrètes et exploitables.

Réduisez vos dépenses de licences Microsoft 365 grâce à l’analyse de l’utilisation et à l’automatisation

L’analyse de l’utilisation et les automatisations sont les deux principaux leviers dont votre entreprise a besoin pour éviter efficacement le gaspillage de licences.

L’analyse vous fournit les informations nécessaires pour optimiser vos dépenses de licences. Elle donne à votre équipe une vision claire des licences actives, sous-utilisées ou purement et simplement gaspillées.

De son côté, l’automatisation simplifie la réaffectation, la suppression et le suivi de toutes les licences, sur l’ensemble de vos tenants.

Ensemble, ces deux leviers permettent à votre entreprise de supprimer les coûts inutiles et de rester flexible à mesure que vos tenants se développent.

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