Points clés
- Bien utilisé, un modèle de rapport trimestriel d’activité informatique simplifie le reporting destiné aux clients PME peu concernés par la conformité.
- Pour créer un modèle de rapport trimestriel d’activité concis :
- Identifiez les indicateurs clés pertinents.
- Élaborez un modèle de rapport simple.
- Traduisez les données techniques en résultats commerciaux.
- Standardisez l’usage du modèle auprès de tous vos clients PME.
- Intégrez le modèle à votre stratégie de croissance des comptes.
- Les MSP peuvent également utiliser NinjaOne pour fluidifier la création de leurs rapports trimestriels d’activité, en particulier pour la collecte des données pertinentes.
Les rapports trimestriels d’activité, ou QBR, sont un élément essentiel de toute relation entre un client et un MSP. Pourtant, aucun rapport trimestriel d’activité ne devrait être identique à un autre. C’est encore plus vrai lorsqu’on compare les rapports informatiques destinés aux grandes entreprises fortement soumises à la conformité et ceux destinés aux PME (petites et moyennes entreprises).
Dans cet article, nous vous guidons pas à pas dans la création d’un modèle de rapport trimestriel d’activité informatique souple, idéal pour les PME ayant peu d’obligations de conformité.
Structurer un rapport trimestriel d’activité pour les MSP dont les clients sont des PME
Pour construire un rapport trimestriel d’activité solide, vous devez connaître la valeur que vous apportez et les attentes de votre client. Avec ces deux éléments en tête, vous pourrez structurer un rapport à forte valeur ajoutée, sans noyer votre client dans le jargon technique ni dans des données inutiles.
Ce qui vous aidera à structurer votre modèle de rapport trimestriel d’activité MSP
Il est possible de structurer un rapport à partir de zéro, mais cela prend énormément de temps. Les éléments suivants rendent le processus plus simple et plus fluide :
- Des catégories définies correspondant aux priorités des dirigeants de PME (économies, disponibilité, productivité, réduction des risques)
- Un accès au reporting PSA/RMM pour les délais de résolution des tickets, les mises à jour, l’automatisation et l’état des terminaux
- Un modèle standardisé d’une page ou sous forme de diapositives pour les revues PME
- Une fréquence récurrente pour ces revues (trimestrielle ou semestrielle)
Étape 1 : identifier les indicateurs clés pertinents pour vos clients PME
Si votre client ne se concentre pas sur la conformité, connaître les indicateurs pertinents est indispensable pour que votre rapport lui apporte une réelle valeur. Au lieu de la conformité, vous pouvez vous concentrer sur les points suivants :
- Performance du service : résolution des tickets, taux de disponibilité
- Optimisation des coûts : réussite de l’automatisation, réduction des coûts liés aux interruptions
- Gestion des risques (version allégée) : couverture des mises à jour, taux de réussite des sauvegardes
- Accompagnement de l’activité : efficacité de l’onboarding et de l’offboarding, satisfaction des utilisateurs
Une fois vos indicateurs clés identifiés, vous devriez disposer d’une liste d’ICP (indicateurs clés de performance) alignés sur les besoins de votre client.
Étape 2 : concevoir un modèle simple
Vos indicateurs clés étant définis, il est temps de concevoir un modèle simple mais informatif. En règle générale, prévoyez les sections suivantes :
- Résumé exécutif : 1 à 2 phrases sur la valeur apportée
- Tableau de bord des indicateurs clés : 3 à 4 ICP visualisés
- Points marquants : incidents notables résolus, améliorations depuis le trimestre précédent
- Recommandations : mises à niveau faciles à mettre en place, pistes de gains d’efficacité
À l’issue de cette conception, vous devriez avoir un modèle client d’une page ou de 3 diapositives.
Étape 3 : traduire les données techniques en résultats commerciaux
Un rapport utile montre comment les données ont influencé les résultats de l’entreprise. Plutôt que d’afficher de simples chiffres, traduisez les données techniques en effets concrets de vos services sur l’activité de votre client.
Par exemple, inspirez-vous des formulations du tableau ci-dessous :
| Donnée technique (ce que vous dites habituellement) | Impact sur l’activité (ce que vous pourriez dire à la place) |
| 100 tickets résolus | Moins d’interruptions pour les collaborateurs |
| 100 % de sauvegardes réussies | Risque de perturbation réduit |
| Meilleure couverture des mises à jour | Meilleure résilience face aux ransomware |
Cela vous permet d’améliorer la communication avec vos clients et de leur faire percevoir votre valeur en tant que MSP.
💡 Conseil : il vous arrivera malgré tout d’avoir besoin de données techniques dans vos rapports pour appuyer un argument. Dans ce cas, disposer d’un glossaire de traductions « orientées métier » pour les indicateurs courants aide vos clients à saisir l’impact de votre service.
Étape 4 : standardiser vos rapports trimestriels d’activité pour tous vos clients PME
Maintenant que vous avez identifié vos indicateurs clés, créé un modèle et défini une manière de formuler vos rapports, l’étape suivante consiste à standardiser vos rapports trimestriels d’activité pour l’ensemble de vos clients PME.
Voici quelques pistes :
- Appliquer le même modèle à tous les comptes PME
- Autoriser une personnalisation légère selon les secteurs d’activité (commerce de détail, santé allégée, services)
- Garantir une livraison homogène, gage d’efficacité et de passage à l’échelle
À l’issue de cette étape, vous devriez disposer d’un cadre standardisé de revue trimestrielle pour les PME.
Étape 5 : intégrer le modèle à votre stratégie de croissance des comptes
Un rapport trimestriel d’activité bien construit est un atout puissant pour développer vos comptes. Vous pouvez utiliser ce document pour :
- Proposer des mises à niveau progressives (niveaux de sauvegarde supérieurs, remplacement de terminaux)
- Garder des échanges stratégiques et tournés vers l’avenir, sans jargon de conformité
- Affirmer le rôle du MSP comme partenaire métier, et non comme simple fournisseur de dépannage
Intégrer NinjaOne à vos modèles de rapport trimestriel d’activité MSP
NinjaOne peut soutenir ce processus de plusieurs façons :
- Exporter les données de disponibilité, de tickets et de réussite des automatisations
- Automatiser la génération de rapports d’ICP pour les comptes PME
- Héberger les modèles de revue trimestrielle dans NinjaOne Docs
- Intégrer des indicateurs adaptés aux PME dans les tableaux de bord
- Suivre les recommandations de mise à niveau d’un cycle de rapport trimestriel à l’autre
Guide de démarrage rapide
Étapes de mise en place :
- Utilisez les fonctionnalités de reporting de NinjaOne pour collecter les données ci-dessus
- Créez des tableaux de bord personnalisés pour chaque section
- Planifiez des exports trimestriels ou des rapports automatisés
- Ajoutez une section de notes pour les observations des techniciens
- Incluez une page de synthèse avec les principaux constats et recommandations
Créez un modèle de rapport trimestriel d’activité MSP compact et facile à comprendre pour les clients peu concernés par la conformité
Les clients PME sans exigences de conformité tirent eux aussi profit des revues trimestrielles, à condition que celles-ci restent simples, centrées sur l’activité et orientées vers la valeur. En supprimant le reporting axé sur la conformité, les MSP peuvent proposer des rapports trimestriels d’activité qui parlent vraiment aux dirigeants de PME, renforcent la relation, révèlent de nouvelles opportunités et mettent en avant leur valeur en tant que MSP.
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