Comment créer un système de production de QBR évolutif pour les MSP

Standardisés et automatisés, les rapports trimestriels d’activité (QBR) deviennent de véritables outils stratégiques : ils permettent de communiquer les performances informatiques, de repérer les risques et d’appuyer la planification de la croissance. Cet article explique comment créer un modèle de QBR pour fournisseurs de services gérés (MSP) qui soit évolutif et qui standardise à la fois la structure du contenu et la génération des rapports en arrière-plan.

Vous préférez un guide visuel ? Regardez la vidéo « How to Build a Scalable QBR Delivery System for MSP » pour une explication détaillée.

Créer un système de production de QBR évolutif pour les MSP

La création d’un système de production de QBR évolutif repose sur trois grands volets : mettre en place un système et un workflow, automatiser et collecter les données, puis livrer les analyses. Chaque volet comprend deux sections.

📌 Stratégies de déploiement recommandées :

Cliquez pour choisir une méthode	💻 Idéal pour les utilisateurs individuels	💻💻💻 Idéal pour les grandes entreprises
Mettre en place un système et un workflow, méthode 1 : système de modèles de QBR		✓
Mettre en place un système et un workflow, méthode 2 : cadre de processus interne pour la réalisation des QBR		✓
Automatiser et collecter les données 1 : collecte de données via PowerShell		✓
Automatiser et collecter les données 2 : reporting des politiques basé sur les GPO et le registre		✓
Livrer les analyses 1 : présentation visuelle		✓
Livrer les analyses 2 : bonnes pratiques et usage stratégique		✓

Mettre en place un système et un workflow, méthode 1 : système de modèles de QBR

Cette étape consiste à établir un système de modèles cohérent et souple, afin que les QBR soient faciles à produire, à assimiler et à adapter.

📌 Cas d’utilisation : MSP souhaitant créer un système de production de QBR évolutif

1. Définir un modèle de QBR maître : créez une structure de présentation standard que tous les QBR suivront, afin de garantir la cohérence pour les clients. Un modèle facilite la préparation des QBR tout en gardant les présentations centrées sur les résultats.
2. Standardiser la conception des diapositives, le vocabulaire et les visuels : toutes les présentations de QBR doivent avoir une apparence homogène, pour que les clients reconnaissent rapidement le format et assimilent plus facilement l’information. Un design professionnel renforce aussi la crédibilité du MSP.
3. Rédiger une documentation interne sur les POP (procédure opérationnelle permanente) de création des QBR : élaborez une POP détaillée, étape par étape, pour la création des QBR afin que n’importe qui puisse les préparer. La documentation interne rend également le processus évolutif et reproductible.

Mettre en place un système et un workflow, méthode 2 : cadre de processus interne pour la réalisation des QBR

Cette étape transforme la préparation des QBR en un processus reproductible et sans erreur.

📌 Cas d’utilisation : MSP qui souhaitent simplifier la préparation des QBR en définissant des rôles et en utilisant une check-list

Tâche n° 1 : attribuer les rôles internes liés au QBR

Définir les rôles simplifie la préparation des QBR en évitant toute confusion et en garantissant la responsabilisation. Voici quelques exemples de rôles :

• Responsable de compte : pilote le processus de QBR et veille au respect des délais.
• Chargé de la collecte de données : exécute les scripts, extrait les rapports et compile les données.
• Présentateur : prépare les points de discussion et anime la réunion de QBR.

Tâche n° 2 : utiliser une check-list préalable au QBR

Une check-list garantit que chaque QBR reste centré sur des analyses actionnables. Une check-list type doit comporter les éléments suivants :

• Tendances des tickets
• Sauvegardes
• Conformité des correctifs
• Intégrité de l’appareil

Tâche n° 3 : planifier une relecture interne avant la présentation au client

Les relectures internes évitent les erreurs et permettent aux MSP de les détecter et de les corriger. Le processus de relecture varie selon les équipes, mais il comprend généralement une revue complète en interne et un contrôle de cohérence.

Automatiser et collecter les données 1 : collecte de données via PowerShell

Cette étape automatise la collecte des données avec PowerShell afin que les QBR soient précis, reproductibles et évolutifs.

📌 Cas d’utilisation : MSP qui veulent éviter d’extraire les données manuellement

1. Appuyez sur Win, tapez PowerShell, puis cliquez sur Exécuter en tant qu’administrateur.
2. Copiez et collez les scripts suivants dans l’invite, puis appuyez sur Entrée :

a. Audit de l’ancienneté des correctifs :

Get-HotFix | Sort-Object InstalledOn -Descending | Select-Object -First 1

b. Rapport d’utilisation des disques :

Get-PSDrive -PSProvider FileSystem | Select Name, Used, Free

Tâche n° 1 : automatiser les indicateurs de référence

Créez des points de comparaison cohérents pour chaque QBR en collectant automatiquement :

• l’état des correctifs
• l’utilisation des disques
• l’état de l’antivirus
• l’ancienneté des terminaux

Tâche n° 2 : utiliser des scripts exportables qui produisent du CSV ou du JSON à insérer dans les diapositives du QBR

Enregistrez les résultats des scripts au format CSV ou JSON pour éviter les erreurs de copier-coller et garantir que les données sont prêtes à l’emploi. Importez ensuite les résultats dans Excel ou directement dans les modèles de QBR.

Tâche n° 3 : consigner la date de la dernière extraction pour éviter un reporting obsolète

Pour cela, incluez un horodatage dans les résultats du script. Voici un exemple de script PowerShell :

Get-Date | Out-File "C:\QBR\LastDataPull.txt"

⚠️ Avertissement : veillez à copier le bon script. Un code incorrect entraînera un échec ou des données inexactes. (Pour plus d’informations, consultez : Points de vigilance)

Automatiser et collecter les données 2 : reporting des politiques basé sur les GPO et le registre

Cette étape combine les rapports GPO et les vérifications du registre.

📌 Cas d’utilisation : MSP souhaitant obtenir une vision claire du niveau de conformité de leurs clients

Extraire les résultats des GPO locales pour les intégrer aux diapositives de conformité

1. Appuyez sur Win, tapez cmd, puis cliquez sur Exécuter en tant qu’administrateur.
2. Copiez et collez le script suivant dans l’invite, puis appuyez sur Entrée :

gpresult /scope:computer /v > "C:\QBR\GPOReport.txt"

Cela génère un rapport de toutes les politiques appliquées à cet appareil.

Utiliser des requêtes de registre pour vérifier BitLocker, la politique de mots de passe, le verrouillage de l’écran, etc.

1. Appuyez sur Win, tapez PowerShell, puis cliquez sur Exécuter en tant qu’administrateur.
2. Copiez et collez les scripts suivants dans l’invite, puis appuyez sur Entrée :

a. Vérification du chiffrement BitLocker

Get-BitLockerVolume | Select MountPoint, ProtectionStatus

b. Politique de mots de passe

reg query HKLM\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Netlogon\Parameters /v MinimumPasswordLength

c. Délai de verrouillage de l’écran

reg query "HKCU\Control Panel\Desktop" /v ScreenSaveTimeOut

⚠️ Avertissement : veillez à copier le bon script. Un code incorrect entraînera un échec ou des données inexactes. (Pour plus d’informations, consultez : Points de vigilance)

Livrer les analyses 1 : présentation visuelle

Cette étape garantit que chaque QBR est cohérent, clair et stratégiquement utile

📌 Cas d’utilisation : MSP qui souhaitent une présentation de QBR bien structurée, claire et détaillée

La structure de vos diapositives doit rester identique d’un QBR à l’autre. Par exemple :

• Diapositive 1 : résumé pour la direction avec des indicateurs vert, jaune et rouge.
• Diapositives 2 à 5 : indicateurs, sécurité, état du parc et feuille de route produit.
• Diapositive 6 : retours, initiatives à venir et date du prochain QBR.

💡 Conseils :

• Limitez-vous à 3 analyses par diapositive
• Intégrez les « belles réussites » du trimestre (par exemple, menaces bloquées, interruptions évitées)
• Exportez un PDF et, si besoin, un tableur contenant une annexe détaillée des indicateurs

⚠️ Avertissement : évitez de surcharger les diapositives de données pour conserver l’attention du client. (Pour plus d’informations, consultez : Points de vigilance)

Livrer les analyses 2 : bonnes pratiques et usage stratégique

Cette étape fait du QBR un véritable outil d’engagement stratégique : les bonnes personnes sont présentes, les suivis pertinents sont consignés et le MSP crée de la valeur en continu.

📌 Cas d’utilisation : MSP préparant un QBR pour un client

Envoyer la présentation du QBR 48 heures à l’avance

Envoyez la présentation et l’annexe détaillée pour laisser au client le temps de les examiner et de préparer ses questions.

Confirmer la disponibilité des parties prenantes côté client

Assurez-vous que les décideurs techniques et métiers sont présents. Cela inclut le responsable informatique et les dirigeants, puisque ce sont eux qui valident les budgets et les projets.

Utiliser les QBR pour préparer le terrain aux projets, ventes additionnelles et renouvellements

Le QBR passe ainsi du simple bilan des performances passées à la présentation des projets à venir.

Consigner les retours du client et les prochaines étapes validées dans le PSA pour assurer le suivi

Consigner les retours permet de documenter les engagements et les actions à mener afin de ne manquer aucune opportunité. Vous pouvez le faire en créant des tickets pour les actions de suivi.

⚠️ Points de vigilance

Risques	Conséquences possibles	Solutions
Les scripts échouent ou ne sont pas maintenus	Données incomplètes ou inexactes dans les QBR	Versionner les scripts, les tester avant utilisation, désigner un responsable pour chaque script
Les requêtes GPO ou de registre renvoient des données incomplètes	Les diapositives de conformité du QBR deviennent trompeuses	Recouper les résultats à l’aide de plusieurs sources.
Surcharge des diapositives en données	Les clients perdent le fil et passent à côté des analyses	Limiter les diapositives à 3 analyses et déplacer les détails en annexe.

Les services NinjaOne qui aident à créer des systèmes de production de QBR évolutifs

NinjaOne peut faciliter la préparation des QBR en automatisant la collecte des données, les contrôles de conformité et le reporting. Avec NinjaOne, les MSP peuvent consacrer les réunions de QBR à la stratégie et aux résultats obtenus pour leurs clients.

Scripter et planifier les audits de mise à jour et d’utilisation des disques

Vous pouvez utiliser le moteur de scripts de NinjaOne pour exécuter des scripts PowerShell selon une planification. Les indicateurs à jour sont ainsi collectés automatiquement, sans effort manuel. Vous pouvez également enregistrer les résultats au format CSV ou JSON et les importer dans les diapositives de vos QBR.

Automatiser l’export des tendances de tickets par client à partir des étiquettes

Avec NinjaOne, vous pouvez étiqueter les tickets par client, type de problème ou priorité, puis exploiter les résultats pour mettre en évidence les problèmes récurrents. Cette fonction permet aux QBR d’afficher l’évolution du volume de tickets et de repérer les gains de productivité ou les points à améliorer.

Déclencher des contrôles de conformité basés sur le registre pour BitLocker ou la politique de mots de passe

NinjaOne exécute des scripts de conformité sur les appareils pour vérifier les clés de registre ou utiliser des modules intégrés. Cela fournit au client des preuves de conformité aux normes de sécurité et permet d’identifier les terminaux à risque.

Utiliser les tableaux de bord de reporting pour créer les visuels du QBR directement à partir de données en temps réel

Les tableaux de bord de reporting de NinjaOne agrègent les données en direct et vous permettent d’exporter des rapports en PDF et en CSV ou de les intégrer à des tableaux de bord personnalisés, ce qui supprime la création manuelle de diapositives.

Faire du QBR une offre de services gérés grâce à un système de production évolutif

En standardisant les modèles, en automatisant la collecte des données et en formalisant le processus de production, les MSP transforment les QBR en services évolutifs et à fort impact pour l’ensemble de leurs clients. Cette approche supprime aussi la création manuelle des QBR tout en établissant des points de comparaison de reporting d’un client à l’autre.

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