Le contexte informatique devenant toujours plus vaste et plus complexe, une quantité croissante d’informations est nécessaire tant pour le fonctionnement que pour la sécurité des appareils informatiques. Il est pratiquement impossible pour les fournisseurs de services géré (MSP) et les professionnels de l’informatique de se souvenir de tout sans l’écrire quelque part, mais ce « quelque part » doit être à la fois sécurisé et facilement consultable. Heureusement, les logiciels de documentation informatique et les bonnes pratiques en matière de documentation informatique ont été créés pour être les deux à la fois.
Qu’est-ce que la documentation informatique ?
La documentation informatique consiste à enregistrer des descriptions détaillées des tâches, des méthodes, des procédures et de toute connaissance essentielle au fonctionnement d’un environnement informatique. Elle peut également inclure une documentation sur les informations d’identification ou les configurations nécessaires pour gérer correctement les appareils. Le logiciel de documentation informatique offre un emplacement unique pour stocker de façon fiable ces informations importantes.
Pourquoi la documentation informatique est-elle utile à votre entreprise ?
Nous avons énuméré quelques bonnes pratiques en matière de documentation informatique, mais comment peut-elle vous aider dans vos activités commerciales ? En fin de compte, tout se résume à ce que l’on appelle la gestion des connaissances. La gestion des connaissances est la préservation des connaissances et des informations de l’entreprise à l’usage des employés actuels et futurs.
Le logiciel de documentation informatique est utilisé comme un outil de gestion des connaissances pour les professionnels de l’informatique. Il peut aider votre entreprise de multiples façons, via notamment :
Une intégration plus rapide
Toute entreprise connaît le défi que représente le fait d’apprendre aux nouveaux employés quels sont leurs rôles et comment remplir les fonctions clés de leur poste. Heureusement, grâce à la documentation informatique, l’onboarding peut être mené à bien beaucoup plus rapidement, car toutes les informations nécessaires sont disponibles dans un endroit facilement accessible et organisé. Cela est particulièrement utile lorsque les techniciens doivent apprendre ou avoir accès à des informations sur les environnements informatiques de clients individuels.
Une plus grande efficacité
La documentation informatique est un moyen efficace de centraliser et de standardiser les connaissances de l’entreprise. Lorsque des informations telles que les informations d’identification, les processus et les configurations sont enregistrées, les techniciens disposent d’un endroit où ils savent qu’ils peuvent facilement accéder aux informations dont ils ont besoin. Cela permet d’éviter de perdre du temps à chercher dans d’autres endroits des informations claires sur les environnements informatiques. Une base de connaissances centralisée permet également de s’assurer facilement de sa mise à jour.
Des risques minimisés
Il peut être difficile d’assurer la continuité lorsqu’un technicien quitte l’entreprise et emporte avec lui les connaissances institutionnelles. Avec une documentation informatique appropriée et cohérente, c’est un risque qui peut être facilement évité. Grâce à l’utilisation de la documentation informatique, les connaissances professionnelles essentielles peuvent être écrites et enregistrées pour une utilisation présente et future. La documentation informatique peut également fournir toutes les informations dont les techniciens ont besoin pour remédier aux problèmes informatiques fréquents qu’ils peuvent rencontrer, par exemple ce qu’il faut faire si une sauvegarde échoue ou ce qu’il faut faire s’ils soupçonnent qu’un malware a infiltré les systèmes informatiques. Le fait de disposer d’une documentation indiquant la marche à suivre en cas d’urgence aidera les entreprises à surmonter ces difficultés plus rapidement et à limiter les dommages potentiels.
Une sécurité améliorée
La sécurisation des informations d’identification et des autres informations d’autorisation est l’un des nombreux casse-tête auxquels sont confrontés les professionnels de l’informatique et les fournisseurs de services de gérés (MSP). La documentation informatique peut aider à stocker et à partager les informations d’identification de façon sécurisée, afin que seules les personnes ayant besoin de ces informations y aient accès. Cette mesure de sécurité supplémentaire vous permettra d’avoir l’esprit tranquille tout en continuant à fournir des services informatiques à vos clients.
5 bonnes pratiques de documentation informatique
La documentation informatique n’est pas une mince affaire. Elle exige un engagement important en termes de temps et le respect de certains principes clés. Lorsqu’elle est bien faite, elle constitue une ressource vitale pour les entreprises et les équipes informatiques. Voici cinq bonnes pratiques à suivre en matière de documentation informatique pour vous assurer de tirer parti de cette ressource inestimable :
1) Créer un plan
Parce qu’il est essentiel de documenter le savoir-faire technique de votre entreprise, il est judicieux d’établir un plan d’action pour l’exécution de la documentation. Avant de commencer le processus, décidez quelles informations vous allez enregistrer, comment vous allez les enregistrer et comment vous comptez organiser les détails. Si vous vous lancez en suivant un plan, un processus de documentation efficace n’en sera que plus simple.
2) Rédiger avec clarté
Comme il s’agit d’une ressource à laquelle on se référera souvent, rédigez-la de façon à pouvoir comprendre facilement les informations. Veillez à ce que les instructions soient claires et concises. Il n’est pas nécessaire d’en rajouter, il suffit d’écrire les références ou d’énoncer les procédures simplement. Assurez-vous également que les informations que vous rédigez sont exactes. Une documentation claire aidera également les employés nouvellement arrivés à s’orienter dans leur rôle et à apprendre les informations.
3) Organiser les données et utiliser les ressources multimédia
En organisant les informations dès que vous commencez à vous documenter, il sera beaucoup plus facile de les rechercher et de les trouver par la suite. En ajoutant des éléments multimédias tels que des couleurs, des tableaux et des graphiques pour afficher clairement les points de données clés, la documentation sera plus attrayante visuellement et plus facile à comprendre. Grâce à une documentation informatique riche, les techniciens et le personnel d’assistance peuvent se consacrer à la résolution des problèmes et passer moins de temps à chercher la réponse.
4) Standardiser la documentation
Mettez en place un processus d’enregistrement des informations afin qu’elles soient toutes enregistrées de la même façon. Certains logiciels de documentation informatique proposent différents modèles qui peuvent faciliter et simplifier le processus de normalisation. La normalisation de votre documentation informatique facilitera à la fois l’enregistrement et la recherche des informations dans la documentation.
5) Faire de la documentation une activité commune et régulière
La documentation informatique doit être un document vivant, avec des mises à jour régulières dans le cadre de votre travail quotidien. La documentation étant nécessaire tant pour la sécurité que pour la facilité des opérations commerciales, il est important d’en faire une pratique quotidienne. La documentation informatique doit également faire l’objet d’une collaboration entre les autres départements de l’organisation afin de garantir que la documentation est utilisée et qu’elle est exacte.
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Conclusion
Une documentation informatique efficace est à la fois bénéfique et nécessaire pour tout environnement informatique, et le temps passé à enregistrer toutes les informations informatiques importantes en vaut la peine. De plus, elle est également essentielle pour une bonne gestion des opérations informatiques. La mise en place d’une documentation appropriée se traduit par un fonctionnement harmonieux et un sentiment d’assurance, sachant que toutes les informations relatives à vos environnements informatiques sont sécurisées.
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