Pour les entreprises MSP, les entreprises d’infogérance et les professionnels de l’informatique, la documentation informatique est un outil inestimable utilisé pour enregistrer, organiser et stocker les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail efficacement. Grâce au logiciel de documentation informatique, les utilisateurs peuvent commencer à construire une base solide de connaissances contenant des informations essentielles et accessibles pour un environnement informatique moderne et sécurisé. En raison de sa polyvalence, les responsables informatiques cherchent continuellement à utiliser ce logiciel dans leurs activités quotidiennes.
Qu’est-ce que la documentation informatique ?
La documentation informatique est l’enregistrement et le stockage d’informations clés pour un environnement informatique. Les détails inclus dans la documentation informatique peuvent aller des mots de passe et des informations d’identification, aux configurations, aux procédures opérationnelles standard, etc. Un logiciel de documentation informatique permet d’accomplir la documentation informatique de façon rapide et efficace, essayez NinjaOne ou profitez d’une démonstration personnalisée et gratuite !
Pourquoi la documentation informatique est importante
L’importance de la documentation informatique est difficile à surestimer en raison de l’ampleur des connaissances nécessaires pour superviser les environnements informatiques. Chaque détail, petit ou grand, peut avoir un impact important sur le fonctionnement d’un réseau. Par exemple, un mot de passe oublié pour un compte Active Directory qui n’a pas été enregistré peut entraîner une perte de temps et une vulnérabilité potentielle en matière de sécurité, alors que si le mot de passe était disponible dans un endroit centralisé et facile d’accès, le problème pourrait être facilement résolu.
Les informations enregistrées peuvent également fournir des procédures opérationnelles permanentes (POP) de base de l’entreprise ou des instructions pertinentes pour le fonctionnement de chaque appareil et des réseaux entiers. C’est important car ces informations sont au cœur des responsabilités des fournisseurs informatiques. Ceux qui tirent parti de la documentation informatique profitent également de son utilisation en raison de sa simplicité et de son accessibilité.
Types de documentation informatique
En matière de documentation informatique, il existe différents types d’informations que les professionnels de l’informatique peuvent souhaiter documenter et qui contribueront au succès de leur entreprise. Ces informations peuvent inclure de la documentation sur les appareils, les environnements, les processus, les informations d’identification et les plans de réponse aux incidents.
Documentation de l’appareil
L’enregistrement des détails d’un appareil donné permet aux techniciens d’avoir un aperçu rapide de ses composants. Ces détails comprennent généralement l’adresse IP externe, le système d’exploitation et le logiciel de l’appareil.
Documentation environnementale
La supervision de nombreux environnements informatiques est un défi, et il peut être difficile de se rappeler comment les différents appareils d’un réseau donné se connectent les uns aux autres. La documentation environnementale peut inclure une référence telle que des cartes de réseau, avec des informations sur la façon dont les différents dispositifs interagissent et des liens entre eux.
Documentation des procédures
La documentation des procédures est essentielle pour garantir que les procédures opérationnelles normalisées sont exécutées correctement et efficacement. Pour un objectif ou un résultat final donné, il indique généralement à qui s’adresser, quelles sont les étapes à suivre pour y parvenir et qui doit donner son accord. Ce type de documentation est également utile pour expliquer comment acquérir une licence.
Documentation des identifiants
La documentation informatique peut également être utilisée pour stocker des informations sécurisées. Les informations d’identification tels que les noms d’utilisateur et les mots de passe ainsi que les informations d’AMF sont essentiels au fonctionnement des environnements informatiques, il est donc important de les conserver dans un endroit accessible mais sûr. La documentation informatique permet aux entreprises de disposer d’un outil qui offre les deux.
Documentation sur la réponse aux incidents
Les cyberattaques sont une triste réalité du travail dans le secteur informatique. La documentation de la réponse aux incidents peut fournir des étapes enregistrées pour identifier comment une faille s’est produite, ce qui a été affecté par la faille et comment réagir. La mise en place d’un plan de réponse aux incidents permet aux professionnels de l’informatique de se sentir préparés aux cyberattaques qui ne manqueront pas de se produire.
Modèles de documentation informatique
Grâce à la création de modèles de documentation informatique, vous ne devez pas réinventer la roue. Les modèles peuvent rendre les efforts de documentation plus efficaces en fournissant des zones de saisie de texte standardisées et prédéfinies dans lesquelles vous pouvez entrer des détails spécifiques. Ils facilitent également la création de dossiers, car ils sont reproductibles et efficaces. Les techniciens n’ont plus besoin de consacrer du temps ou des efforts supplémentaires à essayer de déterminer les détails qui doivent être enregistrés.
Une variété de modèles de documentation informatique est disponible pour accroître l’efficacité de l’entreprise. Essayez la plateforme NinjaOne et utilisez ces exemples de modèles de documentation informatique de l’outil de Documentation Informatique de NinjaOne qui seront utiles à votre entreprise :
Modèle d’Active Directory
Pour ceux qui gèrent des environnements informatiques sur site, les serveurs Active Directory (AD) sont une pièce essentielle de l’infrastructure avec laquelle vous interagissez régulièrement. Cette vaste base de données gère l’identité et l’accès. Il est donc essentiel de s’assurer que vous disposez des informations appropriées pour y accéder. Une documentation AD détaillée permet de garantir qu’en cas de problème, si des modifications doivent être apportées ou si vous devez interagir avec ce serveur, vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour le faire.
Modèle de facturation
Alors que les informations de facturation sont généralement gérées à l’aide de l’automatisation des services professionnels (PSA), la documentation des informations de facturation des clients dans le RMM peut être utile aux techniciens. Puisque les techniciens sont les personnes qui effectuent la remédiation, ils doivent seulement être dans le RMM et non dans le PSA. Cependant, si une situation se présente où un technicien a besoin de contacter le contact de facturation, de rechercher des accords de niveau de service (SLA), ou de savoir quels services particuliers fournir, vous pouvez documenter ces informations dans une section de facturation pour une organisation.
Modèle de contact clé
La documentation des contacts clés est très utile pour la gestion des environnements informatiques. Les modèles de contacts clés peuvent inclure les coordonnées des personnes responsables de l’approbation des nouveaux employés, de l’ajout de nouveaux services ou de l’achat de matériel ou de logiciels. Le fait de disposer de ces contacts clés permet de savoir à qui s’adresser pour obtenir l’approbation de certaines actions.
Outils de documentation informatique
La documentation informatique est évidemment essentielle, surtout dans le monde des pros de l’informatique et des MSP, mais comment documenter efficacement vos informations informatiques essentielles ? Il existe de nombreux outils de documentation, mais tous ne constituent pas un outil de documentation informatique efficace. Voici les différents niveaux d’outils de documentation informatique :
Pas de documentation
Le niveau le plus bas de documentation informatique est l’absence de documentation, ce qui signifie qu’aucun outil ou système n’est en place pour enregistrer les informations commerciales importantes. Lorsqu’une entreprise informatique ne documente pas les détails, elle court le risque de perdre des informations internes ou des informations clients essentielles. Les informations non organisées ou non documentées peuvent malheureusement conduire à des opérations commerciales inefficaces ou à la perte pure et simple de clients.
Documents et feuilles de calcul
La rédaction d’informations commerciales sur des documents et des feuilles de calcul constitue le niveau suivant de la documentation informatique. Heureusement, à ce niveau, les informations sont réellement enregistrées. Cependant, les documents individuels sont difficiles à partager à l’échelle de l’entreprise. Ce n’est pas très différent d’une situation où les employés notent des détails sur un papier mais où peu de personnes y ont accès.
Wiki interne
L’outil de documentation informatique suivant est un wiki interne ou intranet collaboratif, qui est un endroit où les documents commerciaux internes peuvent être stockés, consultés et traités par les employés de l’entreprise. Les wikis internes constituent un excellent outil permettant aux employés de collaborer pour trouver des informations, conserver des dossiers et du contenu, et améliorer la documentation. Lorsqu’il s’agit de documentation informatique, les logiciels wiki internes ne sont pas à la hauteur, car tout le monde peut y apporter des modifications et il est impossible de préserver la confidentialité des informations.
Outil de documentation informatique
Le meilleur outil de documentation pour enregistrer les informations informatiques est un outil de documentation informatique désigné. Les outils de documentation informatique vous permettent d’enregistrer facilement et simplement les informations importantes pour votre entreprise. La documentation NinjaOne est un outil de documentation informatique conçu spécialement pour les fournisseurs de services gérés (MSP) et les professionnels de l’informatique, bénéficiez d’une démonstration personnalisée et gratuite !
Les entreprises du secteur de l’informatique bénéficient d’une base de connaissances créée à l’aide d’outils de documentation informatique, car les créateurs de ces outils savent quel type d’information est nécessaire, et à quel point il est crucial de préserver les informations confidentielles et d’accroître l’efficacité de l’entreprise.
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Les avantages de la documentation informatique
Les avantages d’une documentation informatique l’emportent largement sur le coût de l’engagement initial requis. Voici quelques avantages clés d’une documentation informatique détaillée :
Protéger les informations clés
La documentation informatique garantit que les informations sécurisées, telles que les identifiants permettant d’accéder aux appareils, sont conservées en toute sécurité et confidentialité. Cela vous évite de devoir noter des informations essentielles sur un papier ou un post-it. En outre, la documentation informatique peut accorder l’accès aux employés qui ont besoin d’accéder à certaines informations et restreindre l’accès pour d’autres.
Rationaliser les procédures d’onboarding et de départ
Lorsque les employés quittent l’entreprise, les connaissances organisationnelles et les informations informatiques partent également avec eux et les nouvelles recrues doivent passer plus de temps à apprendre des procédures qui auraient pu être documentés. Grâce à la documentation informatique, les informations peuvent être enregistrées et organisées afin que les futurs employés disposent d’une ressource pour apprendre les informations nécessaires. De plus, lorsque les employés quittent l’entreprise, vous pouvez couper leur accès afin qu’ils ne puissent plus voir les informations.
Un travail efficace avec moins d’erreurs
La création d’un registre de toutes les informations nécessaires sur un environnement informatique, en plus de la description des méthodes et des procédures, peut constituer un guide central pour les professionnels de l’informatique. On peut s’y référer aussi souvent que nécessaire pour éviter les erreurs ou les fautes et rendre le travail plus efficace.
Standardisation
La documentation informatique vous aide à standardiser vos environnements informatiques en garantissant que les informations importantes pour votre entreprise sont documentées. La normalisation de vos environnements peut également rationaliser les opérations commerciales, car elle garantit que vous enregistrez les mêmes informations pour tout élément donné de vos environnements. Il est important de s’assurer que le logiciel ou les outils que vous utilisez sont faciles à utiliser, intuitifs et unifiés ou intégrés dans les outils et procédure essentiels, car ces caractéristiques faciliteront grandement la standardisation. La documentation informatique NinjaOne est un excellent outil de documentation qui présente ces caractéristiques.
Bonnes pratiques en matière de documentation informatique
Avant de vous lancer dans l’enregistrement de toutes les informations relatives aux appareils de l’environnement que vous supervisez, prenez en compte quelques bonnes pratiques en matière de documentation informatique. Tout d’abord, établissez un plan de documentation. Planifiez les informations que vous allez documenter et comment vous allez les documenter.
Veillez également à ce que la documentation fasse partie intégrante de votre emploi du temps. Plus vous enregistrerez ce type d’informations de façon régulière, plus cela deviendra rapide et facile. Pour plus de conseils et de bonnes pratiques, n’oubliez pas de consulter notre liste complète des bonnes pratiques en matière de documentation informatique et restez au courant des dernières actualités en vous abonnant à la newsletter NinjaOne.
Conclusion
Avec l’aide de la documentation informatique, les professionnels de l’informatique et les fournisseurs de services gérés (MSP) peuvent fournir des services plus fiables à leurs clients. Les exemples et les modèles de documentation informatique, en particulier, peuvent aider les fournisseurs de services informatiques à savoir quels détails il serait utile d’inclure dans leur documentation. Ces outils peuvent également faciliter le processus de mise à jour de la documentation. Il est nécessaire de maintenir les informations et les appareils à jour pour éviter la dette technique informatique.
NinjaOne est une plateforme basée sur le cloud et conçue pour la gestion informatique. Leur logiciel fournit des modèles prêts à l’emploi qui contiennent les bonnes pratiques pour les cas d’utilisation courants, ou vous avez toute la flexibilité pour modifier les modèles afin de standardiser votre documentation informatique personnelle. Ils fournissent également une documentation automatisée en récupérant les informations d’un agent. Visitez NinjaOne pour commencer votre essai gratuit dès aujourd’hui ou bénéficiez d’une démonstration personnalisée et gratuite !
