Vereinfachung der MSP-Arbeitsabläufe mit Power Automate

Managed Service Provider (MSPs) und IT-Experten suchen stets nach Möglichkeiten, manuelle Arbeiten zu reduzieren und die Effizienz zu steigern, um ihre Aufgaben zu vereinfachen. Um diesen Bedarf zu decken, hat Microsoft Power Automate entwickelt. Dieser Cloud-basierte Dienst ist eine leistungsstarke Lösung, mit der Benutzer Routineaufgaben automatisieren, Arbeitsabläufe rationalisieren und verschiedene Tools und Dienste miteinander verbinden können, ohne komplexe Kodierung zu benötigen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie mit einem Microsoft Power Automate-Workflow intelligenter und schneller arbeiten können.

Möglichkeiten zur Verwendung von Power Automate für die MSP-Workflow-Automatisierung

Microsoft Power Automate bietet mehrere Methoden zur Automatisierung verschiedener Aufgaben, abhängig von Ihrer Umgebung, den verfügbaren Tools und Ihren Anforderungen. Hier sind sechs Möglichkeiten mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

📌 Voraussetzungen:

• Microsoft 365 Business Premium oder Microsoft Power Platform-Lizenz
• Administratorzugriff auf Microsoft Power Automate (Web und Desktop)
• Vertrautheit mit Office 365, SharePoint, Exchange und Skripting-Tools
• Optional Zugriff auf Vor-Ort-Geräte für hybride Workflows

💡 Tipp: Prüfen Sie Dinge, auf die Sie achten sollten bevor Sie fortfahren.

📌 Empfohlene Einsatzstrategien:

Methode 1: Verwendung von Power Automate Cloud-Flows (GUI)

Mit dieser Methode können Benutzer Cloud-Flows erstellen, d. h. Online-Workflows, die durch Ereignisse, Zeitpläne oder Auslöser von anderen Diensten initiiert werden.

📌 Anwendungsfälle:

• Posting an Microsoft Teams, wenn ein neues Ticket in ConnectWise erstellt wird
• Automatisches Schließen von Tickets in PSA, wenn diese in NinjaOne gelöst wurden
• Versenden von E-Mail-Warnungen, wenn wichtige SharePoint-Listen aktualisiert werden
• Eskalation von Helpdesk-E-Mails mit hoher Priorität auf Slack

📌 Voraussetzung: Zugang zu Power Automate online

Schritte:

1. Besuchen Sie https://make.powerautomate.com.
2. Klicken Sie im linken Fensterbereich auf Erstellen.
3. Klicken Sie im rechten Fensterbereich unter Start from blank auf Automated cloud flow.
4. Geben Sie Ihrem Ablauf einen Namen und wählen Sie einen Auslöser (z. B. „Wenn eine neue E-Mail eingeht“ oder „Wenn eine Datei erstellt wird“).
5. Klicken Sie auf der neuen Seite auf das Plus-Symbol(+) unter dem von Ihnen erstellten Auslöser.
6. Durchsuchen Sie die Optionen und fügen Sie die gewünschte bedingte Logik, Genehmigungen oder Aktionen hinzu.
7. Klicken Sie auf  Speichern.
8. Klicken Sie auf Test , um den Fluss zu testen.
9. Veröffentlichen Sie es und teilen Sie es mit Ihrem Team.

Methode 2: Power Automate Desktop verwenden

Mit dieser Methode können Sie Aktionen auf Ihrem Windows-Computer automatisieren, z. B. das Klicken auf Schaltflächen, das Kopieren von Text und die Interaktion mit Software. Es verwendet Power Automate Desktop (PAD), das Robotic Process Automation (RPA) auf Windows-Endpunkten ermöglicht. Das ist besonders hilfreich für Anwendungen, die keine Online-Integration unterstützen.

📌 Anwendungsfälle:

• Automatisches Öffnen und Extrahieren von Daten aus Altsoftware
• Kopieren von Daten zwischen entfernten Anwendungen und Excel
• Simulation von Helpdesk-Aufgaben durch Tastatur- oder Mausautomatisierung

📌 Voraussetzung: Power Automate Desktop heruntergeladen

Schritte:

1. Installieren Sie Power Automate Desktop aus dem Microsoft Store.
2. Starten Sie die Anwendung und klicken Sie auf die Schaltfläche New flow in der oberen rechten Ecke.
3. Benennen Sie den Fluss und wählen Sie die Schaltfläche Erstellen .
4. Verwenden Sie den visuellen Designer, um Schritte und Aktionen (z. B. Anwendung starten, auf eine Schaltfläche klicken, Bildschirmtext lesen und Daten an Excel senden) per Drag & Drop aus dem linken Bereich auf den Hauptbildschirm zu ziehen.
5. Klicken Sie auf  Speichern.
6. Wählen Sie Run , um den Ablauf innerhalb der App zu testen.
7. Optional Testen Sie erneut, indem Sie den Ablauf mit einem Cloud-Ereignis oder einem Zeitplan auslösen.

Methode 3: Verwendung von PowerShell mit Power Automate

Bei dieser Methode werden PowerShell-Skripte verwendet, um Abläufe über webhooks auszulösen. Dadurch wird Power Automate angewiesen, eine Aktion zu starten, was für hybride Automatisierungen hilfreich ist.

📌 Anwendungsfälle:

• Benachrichtigung von Teams bei Ausfall eines wichtigen Serverdienstes
• Auslösen von Warn-Workflows aus Skripten zur Überwachung des Speicherplatzes
• Übertragung von Daten aus geplanten Skripten in cloudbasierte Protokolle

📌 Voraussetzungen:

• Zugriff auf Webhook-URLs aus Power Automate oder Azure Logic Apps
• Microsoft 365 oder Azure-Konto

Schritte:

1. Kopieren Sie die Webhook-URL Ihres Ablaufs aus Power Automate oder Logic Apps.
2. Schreiben Sie ein PowerShell-Skript, um Webhooks auszulösen (Beispiel unten).
3. Speichern Sie das Skript und planen Sie es mit dem Windows Task Scheduler oder NinjaOne.

Beispielskript zum Auslösen eines Ablaufs, wenn ein Dienst ausfällt:

Dieses Skript sendet eine Echtzeit-Warnung, dass ein wichtiger Dienst auf „Server1“ ausgefallen ist, indem es strukturierte Daten an eine entfernte API oder einen Webhook sendet.

Methode 4: Verwendung des Registers für Auslösebedingungen (ereignisbasierte Logik)

Power Automate kann nicht direkt über die Windows-Registrierung ausgelöst werden. Sie können jedoch die Ereignisanzeige verwenden, um benutzerdefinierte Ereignisse auf der Grundlage von Änderungen der Registrierungswerte zu protokollieren, die Abläufe über Logic Apps auslösen können.

📌 Anwendungsfälle:

• Erkennen, wenn Onboarding-Software installiert ist
• Verfolgung von Registrierungsänderungen, die die Konformität des Geräts widerspiegeln
• Überwachung sicherheitskritischer Einstellungen

📌 Voraussetzungen:

• Zugriff auf die Registrierung und die Ereignisanzeige
• Ein Skript zur Überwachung von Änderungen in der Registrierung
• Power Automate mit Event Grid, oder Azure Monitor

Schritte:

1. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Skript, das bestimmte Registrierungswerte überwacht, z. B. die Einträge in diesem Registrierungspfad:

HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\MSP\Gerätestatus

Dies wird verwendet, um Onboarding- oder Compliance-Ereignisse von Software-Installationen zu reflektieren.

2. Es sollte einen eigenen Ereignisprotokolleintrag schreiben, wenn es eine Änderung feststellt.
3. Verwenden Sie Azure Monitor oder Power Automate mit einem Event Grid-Auslöser, um dieses Ereignis zu erkennen und darauf zu reagieren.

Methode 5: Verwendung der Eingabeaufforderung (Aufrufen von Power Automate-Webhooks)

Bei dieser Methode werden Abläufe über Command Prompt oder eine .bat-Datei ausgelöst. Obwohl die Eingabeaufforderung keine Automatisierungslogik unterstützt, kann sie Tools wie curl oder PowerShell verwenden, um einen Ablauf auszulösen. Diese Methode ist auch für Altsysteme und Batchdateien geeignet und kann in ältere IT-Prozesse integriert werden.

📌 Anwendungsfälle:

• Aufnahme von Befehlen in Anmeldeskripte zur Meldung des Gerätestatus
• Auslösen von Cloud-Workflows aus alten Skripten

📌 Voraussetzung: Webhook-URL für Ihren Power Automate-Ablauf

Schritte:

1. Rufen Sie die Webhook-URL Ihres Flusses von Power Automate oder Azure Logic Apps ab.
2. Öffnen Sie Notepad, erstellen Sie ein Skript mit curl (Beispiel unten), und speichern Sie es mit der Erweiterung . bat .
3. Führen Sie die Batch-Datei in der Eingabeaufforderung aus oder fügen Sie sie zu einem bestehenden Anmelde-/Startskript hinzu.
4. Wenn es ausgeführt wird, sendet das Skript eine einfache Nachricht an Ihren Power Automate-Ablauf.

Beispiel für ein Curl-Skript:

curl -X POST https://prod-123.westus.logic.azure.com/… -H „Content-Type: application/json“ -d „{\“event\“:\“AgentDown\“}“

Methode 6: Verwendung von Gruppenrichtlinien (Startskripte oder PAD-Flows)

Schließlich können Administratoren mithilfe von Gruppenrichtlinien Power Automate Desktop-Flows oder Skripte starten, die Cloud-Flows auslösen.

📌 Anwendungsfälle:

• Starten von Onboarding-Tools nach dem Imaging eines Geräts
• Durchführung von Gesundheitsprüfungen beim Starten
• Automatisierte Lizenzaktivierung oder Compliance-Erinnerungen

📌 Voraussetzung:

• Zugriff auf Gruppenrichtlinien-Verwaltungskonsole (GPMC)
• Ein gespeicherter PAD-Ablauf oder ein PowerShell-Skript
• Administratorzugriff auf das Gerät oder die Domäne

Schritte:

1. Öffnen Sie die Gruppenrichtlinien-Verwaltungskonsole (GPMC). Drücken Sie Windows-Taste + R, geben Sie„gpmc.msc ein, und drücken Sie Enter.
2. Navigieren Sie im linken Fensterbereich zu: Computerkonfiguration > Windows-Einstellungen > Skripte (Starten/Herunterfahren)
3. Fügen Sie ein Skript hinzu, das einen PAD-Fluss oder ein Webhook-auslösendes Skript ausführt, z. B.: Start-Process „C:\Benutzer\Öffentlichkeit\Dokumente\PAD\MyFlow.exe“
4. Wenden Sie das GPO auf die gewünschte Gruppe von Geräten an.

⚠️ Wichtige Hinweise

Wofür wird Power Automate verwendet?

Microsoft Power Automate (ehemals Microsoft Flow) ist ein Tool, das Einzelpersonen und Unternehmen dabei hilft, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und Systeme effizienter zu verbinden, ohne dass tiefgreifende Programmierkenntnisse erforderlich sind. Sie ermöglicht den Benutzern Folgendes:

• Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben wie das Versenden von E-Mails, wenn ein Formular eingereicht wird, das Verschieben von Dateien zwischen Ordnern oder Cloud-Speicherdiensten wie SharePoint zu OneDrive und das Versenden von Benachrichtigungen in Microsoft Teams, wenn neue Dokumente hochgeladen werden.
• Verbinden Sie mehrere Apps, darunter Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams), Drittanbieter-Apps (Slack, Dropbox) und andere benutzerdefinierte Systeme.
• Erstellen Sie einen auslöserbasierten Workflow, bei dem ein Auslöser die Automatisierung startet (z. B. Empfang einer E-Mail), um Aktionen auszuführen (z. B. Speichern des Anhangs oder Weiterleiten der Nachricht).
• Nutzen Sie die Vorteile der Desktop-Automatisierung für Bildschirmaktivitäten, für die es keine integrierten Integrationsoptionen gibt, wie z. B. das Klicken durch ältere Anwendungen, das Ausfüllen von Formularen und das Kopieren und Einfügen von Daten zwischen verschiedenen Programmen.
• Unterstützen Sie IT- und MSP-Workflows durch die Vereinfachung von Aufgaben wie die automatische Lösung oder Eskalation von Support-Tickets, die Überwachung der Gerätekonformität, den Start von Skripten, wenn Systeme offline gehen, und die Planung von Routinewartungen.

Zusätzliche Überlegungen bei der Verwendung von Power Automate

Um Probleme zu vermeiden, müssen Sie einige bewährte Verfahren und Einschränkungen beachten, bevor Sie Workflows in Microsoft Power Automate erstellen und bereitstellen.

Sicherheit

Automatisierte Arbeitsabläufe greifen häufig auf sensible Daten wie Tickets, E-Mails, Dateien oder den Gerätestatus zu, weshalb der Sicherheit Vorrang eingeräumt werden sollte. Verwenden Sie für den API- oder Webhook-Zugriff immer Dienstkonten und sichere Verbindungen.

Lizenzvergabe

Power Automate wird mit verschiedenen Lizenzstufen angeboten, und nicht alle Funktionen sind im kostenlosen Plan verfügbar. Power Automate Cloud-Funktionen, wie grundlegende Abläufe, sind in den meisten Microsoft 365 Business-Abonnements enthalten. PAD ist unter Windows 10 und 11 kostenlos, für erweiterte Funktionen sind jedoch möglicherweise Premium-Tarife erforderlich.

Fehlerbehandlung

Selbst gut konzipierte Abläufe können aufgrund von Netzwerkfehlern, fehlenden Daten, abgelaufenen Anmeldeinformationen oder Serviceausfällen fehlschlagen. Um fehlgeschlagene Auslöser zu vermeiden, sollten Sie immer Fehlerverzweigungen und Fallback-Aktionen in Arbeitsabläufe einbauen.

Skalierbarkeit

Was für einen Benutzer oder ein Gerät funktioniert, lässt sich nicht unbedingt für Dutzende oder Hunderte von Benutzern skalieren. Verwenden Sie also Umgebungsvariablen, Schleifensteuerungen und Konnektoren für eine Skalierbarkeit auf Unternehmensebene.

Überprüfung

Es ist wichtig, die Aktionen Ihrer Automatisierungen für das IT-Service-Management (ITSM ) und die Einhaltung von Vorschriften aufzuzeichnen. Ziehen Sie in Erwägung, die Protokollierung in Ihren Abläufen zu aktivieren, die in Power Automate integrierte Funktion „Laufprotokoll“ zu verwenden und Audit-Trail-Einträge hinzuzufügen.

NinjaOne-Dienste, die sich gut mit Power Automate integrieren lassen

Die NinjaOne-Integration bietet einen hybriden Ansatz, der den Overhead reduziert, manuelle Fehler minimiert und MSPs dabei hilft, den Betrieb mit weniger Aufwand zu skalieren. Hier finden Sie spezielle Funktionen, von denen Power Automate-Benutzer profitieren können:

Das volle Potenzial der Automatisierung ausschöpfen

Microsoft Power Automate bietet MSPs und IT-Profis ein Toolset, mit dem sie sich wiederholende, zeitraubende Prozesse in intelligente, skalierbare Workflows umwandeln können. Mit Hilfe von Cloud-basierten Abläufen, Desktop-Automatisierung und Scripting-Integrationen können Dienstleister ihren Kunden konsistentere Ergebnisse liefern. Achten Sie nur darauf, dass Sie angemessene Sicherheitspraktiken einrichten und Fehler sorgfältig behandeln, um häufige Automatisierungsprobleme zu vermeiden.

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