Schlüsselpunkte
- Zentralisieren Sie Ihre Lizenzdaten, damit IT, Einkauf und Finanzabteilung auf derselben Datenbasis arbeiten.
- Weisen Sie jeder Anwendung eine:n namentlich benannte:n Verantwortliche:n zu, damit Verlängerungen und Anbieterbeziehungen klar zugeordnet bleiben.
- Prüfen Sie die Nutzung in festen Abständen, um ungenutzte Lizenzen, doppelte Abonnements und nicht genehmigte Software aufzuspüren.
- Automatisieren Sie Verlängerungshinweise und die Nachverfolgung des Lebenszyklus, um verpasste Verlängerungen und Compliance-Risiken zu reduzieren.
- Stimmen Sie IT, Einkauf, Finanzabteilung, Sicherheit und Compliance miteinander ab, damit Software-Entscheidungen zu Budget- und Audit-Anforderungen passen.
Um Softwarelizenzen im Unternehmen zu verwalten, führen Sie alle Lizenzen in einem zentralen Verzeichnis zusammen, benennen Sie für jede Anwendung eine:n Verantwortliche:n, prüfen Sie die Nutzung in festen Abständen und automatisieren Sie Verlängerungshinweise. Große Unternehmen verwalten oft Tausende von Softwarelizenzen, Software-as-a-Service-Abonnements, Endpunkt-Anwendungen und Verlängerungsverträge über viele Abteilungen und Geschäftsbereiche hinweg. Verstreute Aufzeichnungen führen deshalb schnell zu doppelten Ausgaben, verpassten Verlängerungen und Lücken bei Audits.
Darum ist Lizenztransparenz in Unternehmensumgebungen so schwierig
Softwareumgebungen auf Unternehmensebene sind vielschichtig und außerordentlich komplex. Unternehmen müssen eine große Bandbreite an Software-as-a-Service-Abonnements mit unterschiedlichen Lizenzen verwalten. Hinzu kommen verschiedene Arten von Unternehmensverträgen oder anbieterspezifische Lizenzmodelle.
Genau deshalb ist eine umfassende, zentrale Governance entscheidend. Fehlt sie, entstehen Ineffizienzen und sich überschneidende Abonnements. Ihrem IT-Team fällt es dann schwer, den Überblick zu behalten und Verlängerungstermine im Blick zu haben. Unterliegt Ihr Unternehmen regulatorischen Anforderungen, kann es außerdem Probleme bei der Einhaltung geben. Wenn Sie die Beschaffung zentralisieren und einheitliche Abläufe sowie eine saubere Dokumentation pflegen, schützen Sie Ihr Unternehmen und sorgen dafür, dass der Betrieb effizient weiterläuft.
Lizenztransparenz zentralisieren
Für eine wirksame Software-Governance brauchen Sie ein zentrales System. Diese Punkte gehören dazu:
Software-Verantwortlichkeiten standardisieren
Klare Zuständigkeiten verbessern die Governance und die Konditionen bei Verlängerungen. Ihr Unternehmen sollte dafür sorgen, dass folgende Aspekte jederzeit transparent sind:
- Verantwortung für die Anwendung
- Zuständigkeit der Abteilung
- Geschäftskritische Software
- Lizenzzuweisung
- Operative Zuständigkeit
- Anbieterbeziehungen
Lizenzdaten zentral pflegen
Eine klare Dokumentation und laufende Kontrolle sorgen für einheitliche Berichterstattung und operative Transparenz. Ihre zentralen Softwaredaten sollten folgende Informationen enthalten:
- Lizenzanzahl
- Verlängerungstermine
- Anbietervereinbarungen
- Zuweisungen an Benutzer:innen
- Abonnementstufen
- Status im Lebenszyklus
Softwarenutzung fortlaufend nachverfolgen
Wer die Nutzung im Blick behält, arbeitet effizienter und steuert die Softwarekosten besser. Unternehmen sollten die Nutzung ihrer Software deshalb konsequent erfassen. Was genau sinnvoll ist, hängt von der Software und ihrem Einsatz ab. Diese Informationen sollten Sie in jedem Fall im Auge behalten:
- Gesamtauslastung der Anwendungen
- Ungenutzte Lizenzen
- Doppelte Abonnements
- Nutzungstrends bei Software as a Service
- Eingesetzte, aber nicht genehmigte Software
Software-Abonnements und Verlängerungen steuern
Mit dem Wachstum eines Unternehmens und der zunehmenden Komplexität seiner Abläufe steigen auch die Anforderungen an Software as a Service. Das Software-Management sollte deshalb von vornherein skalierbar aufgebaut sein:
Verlängerungsmanagement standardisieren
Unternehmen sollten ihre Prozesse für das Software-Management vereinheitlichen. Dazu gehören etwa die Terminplanung für Verlängerungen, die Abstimmung mit Anbietern, die Budgetplanung, Überprüfungen der Softwarenutzung und die Vertragskontrolle.
Eine strukturierte und gut dokumentierte Governance für Softwareverlängerungen macht vieles einfacher. Sie verringert Zersplitterung und verhindert böse Überraschungen.
Wildwuchs bei Software-as-a-Service-Abonnements eindämmen
Je stärker Ihr Unternehmen wächst, desto mehr Software-as-a-Service-Abonnements sammeln sich an. Umso wichtiger ist es, alle Software-Abonnements regelmäßig auf ungenutzte Tools oder sich überschneidende Funktionen zu prüfen.
Ohne regelmäßige Lizenzprüfungen landen Sie schnell bei doppelten Lizenzen, nicht genehmigten Tools im laufenden Betrieb, Ausgaben über dem geplanten Budget oder Compliance-Lücken. Unterm Strich entsteht eine uneinheitliche Governance. Wenn Sie Ihre Abonnements zentral sichtbar machen und regelmäßig überprüfen, gewinnen Sie deutlich mehr operative Kontrolle.
Beschaffung und IT-Kontrolle aufeinander abstimmen
Abstimmung ist bei allem, was Ihr Unternehmen tut, entscheidend. Sie hält alle Beteiligten auf dem Laufenden und verbessert die Transparenz über den gesamten Lebenszyklus. Bei Softwarebeschaffung und -kontrolle sollte die Governance diese Stakeholder einbinden:
- Einkaufsteams
- IT-Teams
- Sicherheitsteams
- Compliance-Teams
- Finanzteams
Audit-taugliche Workflows standardisieren
Unternehmen brauchen einheitliche Workflows, um effizient zu arbeiten und jederzeit auditbereit zu sein. Dafür benötigen IT-Teams einen standardisierten, dokumentierten Workflow für das Software-Management, insbesondere bei Lizenzberichten, der Überprüfung der Nutzung, der Kategorisierung von Software, der Anbieterdokumentation und der Nachverfolgung des Lebenszyklus.
Diese operativen Workflows sollten Unternehmen automatisieren
Automatisierter Abgleich von Softwarelizenzen
Automatisierungen machen Abläufe einfacher, effizienter und verlässlicher. Beim Software-Management sollten Unternehmen diese Bereiche automatisieren:
- Lizenzverlängerungen
- Nutzungsberichte
- Abgleich von Abonnements
- Benachrichtigungen zu Verlängerungen
- Nachverfolgung des Lebenszyklus
Ein zentrales Tool für Lizenzverfolgung und Verlängerungshinweise wie NinjaOne IT Asset Management (ITAM) hält Zuständigkeiten, Nutzungs- und Verlängerungsdaten an einem Ort zusammen. So arbeiten alle Teams mit aktuellen Daten.
Alarmierungen zu Verlängerungen
Für diese Punkte sollten Sie automatisierte Alarmierungen einrichten:
- Anstehende Verlängerungen
- Ungenutzte Lizenzen
- Vertragliche Meilensteine
- Änderungen an Abonnements
- Compliance-Risiken
Best Practices für das Management von Softwarelizenzen
| Praxis | Vorgehen | Ergebnis |
| Software-Verantwortlichkeiten zentralisieren | Für jede Softwareanwendung eine:n namentlich benannte:n Ansprechpartner:in festlegen | Klare Zuständigkeit für die Anwendung und die Beziehung zum Anbieter |
| Software-Kategorisierung standardisieren | Anwendungen nach einem einheitlichen Schema klassifizieren | Einheitliche Berichterstattung und Transparenz in der Governance |
| Nutzung regelmäßig überprüfen | Zugewiesene Lizenzen in festen Abständen mit der tatsächlichen Nutzung abgleichen | Ungenutzte und zu wenig genutzte Abonnements werden erkannt |
| Software-Governance mit dem Einkauf verzahnen | Einkauf und Finanzabteilung in die Planung von Verlängerungen einbeziehen | Verlängerungen und Kostenkontrolle werden gemeinsam geplant |
| Dauerhafte Auditbereitschaft sicherstellen | Lizenzdaten und Nutzungsnachweise aktuell halten | Audit-Nachweise sind auf Anfrage verfügbar |
Häufige Fehler in der Software-Governance
- Verlängerungen manuell verwalten: Manuelle Nachverfolgung erzeugt blinde Flecken und operative Risiken. Besser ist es, Verlängerungen zu automatisieren und so Fehler zu minimieren.
- Dezentrale Softwarebeschaffung zulassen: Unkontrollierte Beschaffung führt zu Softwarewildwuchs und doppelten Lizenzen. Sie brauchen ein zentrales, abgestimmtes System für die Softwarebeschaffung.
- Ungenutzte Abonnements übersehen: Ungenutzte Abonnements verursachen unnötige Kosten. Prüfen Sie Ihre Abonnements regelmäßig darauf, ob sie tatsächlich sinnvoll genutzt werden.
- Getrennte Inventarsysteme einsetzen: Ein zersplittertes System verringert die Einheitlichkeit der Berichterstattung und die Transparenz in der Governance. Am besten setzen Sie ausschließlich Software ein, die über ein zentrales System verwaltet wird.
- Audits als Einzelereignisse behandeln: Reaktive Audit-Vorbereitungen belasten den Betrieb zusätzlich. Compliance-Planung sollte von Anfang an in Ihre Workflows eingebaut sein.
Quick-Start-Guide
NinjaOne unterstützt Sie dabei, Softwarelizenzen im gesamten Unternehmen zu verwalten. Für das Management von Softwarelizenzen in Unternehmen bietet NinjaOne:
IT Asset Management (ITAM)
- NinjaOne enthält ITAM-Funktionen, mit denen Sie Software und Assets über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg nachverfolgen, vom Kauf bis zur Außerbetriebnahme
- Verfolgen Sie zentrale Asset-Informationen, benutzerdefinierte Felder und Asset-bezogene Aktivitäten über die gesamte Lebensdauer der Geräte hinweg
- Importieren Sie Geräte per CSV für die Verwaltung in großen Mengen und legen Sie Geräte über die Public API an
Softwareverteilung und Patching
- WinGet-Integration: Stellen Sie über 6.000 Softwareprodukte auf Geräten mit Windows 10 und höher bereit und verwalten Sie sie
- Richten Sie automatisiertes Patch-Management für Softwareanwendungen ein
- Suchen Sie nach Software-Updates und verteilen Sie Patches im gesamten Unternehmen
- Richten Sie automatisierte Updates für alle von WinGet unterstützten Anwendungen ein
Geräte- und Asset-Nachverfolgung
- Verfolgen Sie Geräte schon, bevor sie verwaltet werden (Provisionierungsphase)
- Verknüpfen Sie Geräte automatisiert und wechseln Sie zwischen verwaltetem und nicht verwaltetem Status
- Pflegen Sie Asset-Informationen wie Zuständigkeit, Zuweisungsstatus und benutzerdefinierte Felder
- Unterstützung für Geräte mit Windows, Mac und Linux
Langfristige Software-Governance für ein wachsendes Unternehmen aufbauen
Wer Softwarelizenzen, Abonnements, Verlängerungen und Nutzung dauerhaft im Blick behalten will, kommt mit vereinzelten Audits oder getrennten Inventarsystemen nicht weit. Große Unternehmen müssen ihre Software-Governance zentralisieren und ihre operativen Workflows standardisieren. Damit sind sie deutlich besser aufgestellt, um ihre Auditbereitschaft zu verbessern, Softwareverschwendung zu reduzieren und langfristig den Überblick über den Betrieb zu behalten.
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