Punti chiave
- Parti da uno schema di campi principale: costo, titolare, data di rinnovo, garanzia e tag di conformità per licenze, hardware e dispositivi.
- Consolida questi dati in un unico tracker: un foglio di calcolo per gli ambienti più piccoli oppure una dashboard BI alimentata da RMM, MDM e API dei fornitori per quelli più grandi.
- Definisci una cadenza di governance con revisioni mensili, trimestrali e annuali, e usala per far emergere risultati pronti per la business review trimestrale, come licenze recuperate e budget di rinnovo.
- Automatizza la manutenzione con una piattaforma come NinjaOne: esporta l’inventario hardware, recupera l’utilizzo delle licenze dalle API dei fornitori e segnala rinnovi o scadenze di garanzia.
Il monitoraggio delle risorse e degli altri elementi è un’attività fondamentale per gli MSP e la loro infrastruttura, soprattutto quando si tratta di gestire e mantenere licenze, hardware e dispositivi di un’organizzazione. Molti MSP gestiscono le risorse con strumenti scollegati tra loro: portali dei fornitori o fogli di calcolo per monitorare le licenze, sistemi di gestione delle risorse o elenchi di approvvigionamento per le risorse hardware e piattaforme RMM/MDM per i dispositivi.
Questo approccio crea silos e porta a licenze ridondanti o poco utilizzate, lacune nella pianificazione del ciclo di vita dell’hardware, difficoltà nel produrre documentazione pronta per gli audit e scarsa visibilità durante le business review trimestrali o la pianificazione del budget. Per ridurre questi problemi, gli MSP dovrebbero consolidare i record creando un tracker unificato delle risorse IT per licenze, hardware e dispositivi.
In questa guida ti mostriamo come creare un tracker delle risorse unificato da sfruttare per l’efficienza operativa, le prove di conformità e la governance condivisa con i clienti.
In sintesi
| Pratica | Valore ottenuto |
| Attività 1: definire i campi dati principali per tutti i tipi di risorsa | Aiuta a creare uno schema di campi principale per il tracker delle risorse. |
| Attività 2: consolidare i dati delle risorse in un tracker unificato | Raccoglie i dati per il tracker unificato delle risorse, con tutte le risorse visibili in un’unica dashboard. |
| Attività 3: implementare governance e cicli di revisione | Produce un calendario di governance integrato nella preparazione della business review trimestrale. |
| Attività 4: collegare le informazioni del tracker ai risultati di business | Crea visualizzazioni pronte per la business review trimestrale che traducono i dati del tracker in risultati comprensibili per il cliente. |
| Attività 5: automatizzare la manutenzione del tracker dove possibile | Automatizza il flusso di lavoro di aggiornamento con reporting delle eccezioni. |
Prerequisiti
Prima di creare un tracker delle risorse, considera questi prerequisiti:
- Uno strumento di documentazione o BI centralizzato: piattaforme come NinjaOne Documentation, IT Glue, Confluence ed Excel/Power BI possono fungere da inventario centralizzato degli strumenti.
- Esportazioni dell’inventario: i dati estratti per licenze, hardware e dispositivi.
- Responsabilità definite: sono essenziali per aggiornare e rivedere le voci del tracker.
- Campi concordati per ogni categoria: alcuni esempi sono costo, titolare, rinnovo, garanzia, tag di conformità o qualsiasi altro metadato rilevante da monitorare.
Attività 1: definire i campi dati principali per tutti i tipi di risorsa
Creare un tracker delle risorse richiede coerenza. Inizia garantendo uniformità tra licenze, hardware e dispositivi. In questo modo ottieni una struttura standardizzata e uno schema di campi principale per il tuo tracker unificato delle risorse, con maggiore affidabilità e precisione. Ecco i parametri che puoi includere:
- Licenze:
- Fornitore, prodotto
- Numero di postazioni
- Data di rinnovo
- Costo per utente
- Utenti assegnati
- Hardware:
- Tag della risorsa
- Modello
- Scadenza della garanzia
- Data di acquisto
- Titolare/reparto
- Dispositivi:
- Nome host
- OS
- Conformità delle patch
- Registrazione MDM
- Utente assegnato
Attività 2: consolidare i dati delle risorse in un tracker unificato
Dopo aver definito i campi critici, crea un tracker che unifichi tutti i dati delle varie categorie. Gli MSP avranno così una fonte di informazioni organizzata, in cui tutte le risorse sono visibili in un’unica dashboard. Segui questa struttura:
- Per gli ambienti piccoli puoi usare fogli di calcolo (come Excel o Google Sheets) con filtri, tabelle pivot e regole di convalida dei dati.
- Per gli ambienti MSP più grandi, usa le dashboard di Business Intelligence (BI) di Power BI o Google Data Studio.
- Automatizza i flussi di dati in entrata che puoi recuperare direttamente da RMM, MDM e API dei fornitori.
Attività 3: implementare governance e cicli di revisione
Per mantenere la precisione serve un calendario di governance curato e sottoposto ad audit regolari. Pianifica revisioni ricorrenti per mantenere accurati i dati usati nella preparazione della business review trimestrale. Ecco le azioni da intraprendere:
- Ogni mese: aggiorna l’utilizzo delle licenze e la conformità delle patch
- Ogni trimestre: verifica le scadenze delle garanzie e la pianificazione del ciclo di vita
- Ogni anno: riconcilia i rinnovi delle licenze e la dismissione dell’hardware
Attività 4: collegare le informazioni del tracker ai risultati di business
Un tracker delle risorse non offre agli MSP solo dati tecnici preziosi: può anche fornire visualizzazioni pronte per la business review trimestrale che traducono i dati del tracker in risultati comprensibili per il cliente. Può essere presentato ai team operativi, alla direzione o agli stakeholder del cliente. Ecco alcuni aspetti su cui il tracker può fornire informazioni utili:
- Licenze inutilizzate che possono essere recuperate per ridurre i costi
- Dispositivi non supportati che possono essere rimossi per ridurre il rischio di sicurezza
- Previsioni di budget per il rinnovo, utili a dimostrare la maturità nella gestione del ciclo di vita
Attività 5: automatizzare la manutenzione del tracker dove possibile
Puoi sfruttare l’automazione per mantenere preciso il tracker ed evitare imprecisioni dovute a errori umani o al lavoro manuale. Ecco alcune azioni che puoi automatizzare:
- Recuperare l’utilizzo delle licenze direttamente dalle API dei fornitori SaaS
- Sincronizzare i dati di hardware e dispositivi dagli strumenti RMM e MDM
- Segnalare automaticamente le risorse vicine al rinnovo, alla scadenza della garanzia o al fine vita
Esempio di punto di contatto con l’automazione
Oltre alla manutenzione del tracker, puoi usare l’automazione per:
- NinjaOne esporta l’inventario hardware ogni settimana
- L’utilizzo delle licenze viene recuperato dalle API dei fornitori SaaS
- I dati vengono combinati in una dashboard Power BI
- La dashboard segnala le licenze poco utilizzate o le garanzie in scadenza
Integrazioni NinjaOne
NinjaOne e i suoi strumenti possono aiutare gli MSP a creare un tracker unificato delle risorse.
| Servizio NinjaOne | Di cosa si tratta | Come aiuta a creare un tracker unificato delle risorse |
| Esportazione dei dati di inventario di dispositivi e hardware | Una funzionalità integrata che recupera dalla piattaforma l’inventario aggiornato di dispositivi e hardware | Popola il tracker unificato con dati sulle risorse accurati e aggiornati |
| Archiviazione di modelli di tracker e SOP di governance in NinjaOne Documentation | Una caratteristica di documentazione usata per archiviare modelli, flussi di lavoro e materiale di riferimento | Centralizza le strutture del tracker e i processi di governance per garantire coerenza |
| Automazione del reporting su conformità delle patch e stato del ciclo di vita | Funzioni di reporting automatizzato che recuperano metriche di conformità e di ciclo di vita | Fornisce un flusso continuo di dati che mantiene i campi del tracker aggiornati e pronti per gli audit |
| Dashboard che evidenziano la copertura di licenze, dispositivi e hardware | Dashboard di visualizzazione che mostrano le metriche di risorse e copertura | Migliora la visibilità sullo stato delle risorse in tutte le categorie monitorate |
| Generazione di report per la business review trimestrale con i risultati del tracker | Strumenti di reporting che producono riepiloghi destinati ai clienti | Comunica la riduzione del rischio e i risparmi sui costi ottenuti grazie alle informazioni del tracker |
Guida rapida
Caratteristiche principali di NinjaOne ITAM per il monitoraggio unificato
1. Ruoli dispositivo personalizzati
– Crea tipi di dispositivo personalizzati (ad esempio stampanti, telecamere, telefoni) non gestiti nativamente da NinjaOne.
– Aggiungi campi personalizzati per monitorare i dettagli delle licenze, le informazioni sulla garanzia, le date di acquisto e altro ancora.
2. Gestione delle licenze
– Monitora le licenze software e hardware in tutto il tuo ambiente.
– Tieni sotto controllo date di scadenza e utilizzo per evitare licenze in eccesso o problemi di conformità.
3. Inventario hardware
– Raccogli automaticamente i dettagli hardware (CPU, RAM, storage) dei dispositivi gestiti.
– Aggiungi manualmente i dispositivi non gestiti (ad esempio dispositivi IoT, periferiche) con i campi personalizzati.
4. Sistema di tag
– Usa i tag per categorizzare i dispositivi (ad esempio “Con licenza”, “Scaduto”, “Legacy”).
– Filtra i dispositivi e crea report in base ai tag per audit delle licenze più semplici.
5. Reporting e dashboard
– Genera report su utilizzo delle licenze, stato dell’hardware e livello di conformità.
– Usa le dashboard per visualizzare l’andamento delle scadenze delle licenze e l’invecchiamento dell’hardware.
Creare un tracker unificato delle risorse per licenze, hardware e dispositivi
Un tracker unificato delle risorse trasforma dati frammentati e isolati in uno strumento di governance centralizzato. Gli MSP ottengono così un database centralizzato da cui estrarre dati critici su licenze, hardware e dispositivi. Inoltre, gli MSP possono presentare questo tracker a clienti e stakeholder per mettere in evidenza informazioni importanti per il business.
Con piattaforme come NinjaOne che forniscono dati affidabili, gli MSP possono mantenere una visione accurata e pronta per gli audit di ogni licenza, dispositivo e risorsa hardware.
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