Come gestire in modo proattivo gli audit delle licenze software (Adobe, Microsoft)

Un audit delle licenze software fa paura solo se ti coglie impreparato. Se non riesci a gestire in modo proattivo gli audit delle licenze software, possono emergere problemi come utilizzi non documentati, costi imprevisti o sanzioni quando la conformità non è dimostrabile. Per questo è fondamentale conoscere il processo e prevenire i problemi legati agli audit prima che si presentino. In questa guida ti illustriamo le best practice e le strategie per gestire gli audit delle licenze software.

In sintesi

Prerequisiti per la gestione degli audit delle licenze software

Prima di procedere con la gestione degli audit delle licenze software, assicurati che il tuo ambiente soddisfi i seguenti requisiti:

• Accesso all’Interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 e agli eventuali portali Volume Licensing per gestire abbonamenti e licenze Microsoft.
• Adobe Admin Console per gestire centralmente le licenze di Creative Cloud e Acrobat DC.
• PowerShell 7.6 LTS (consigliato) o Windows PowerShell 5.1, con privilegi amministrativi sulle tue postazioni di gestione. (Verifica la tua versione di PowerShell)
• Copertura degli endpoint tramite strumenti RMM o GPO per raggiungere tutti i dispositivi.
• Meccanismi per rilevare il software e raccogliere informazioni sugli endpoint, come controlli del Registro di sistema, inventari del software installato o scansioni del file system.

Attività 1: mantenere un inventario centralizzato delle licenze

Situazione d’uso:

Mantenere un inventario centralizzato delle licenze rafforza la posizione di conformità. Questa attività tiene traccia di ogni titolo software, tipo di licenza e modello di attivazione.

Di seguito trovi i passaggi consigliati per mantenere un inventario centralizzato delle licenze.

1. Tieni traccia di quanto segue:
   • Licenze per utente: comprendono le licenze associate a un singolo account utente. Alcuni esempi sono software come Microsoft 365, Adobe CC e altri.
   • Licenze per dispositivo: riguardano le licenze assegnate a un hardware specifico, incluse le licenze Volume, le licenze OEM (produttore di apparecchiature originali) e altri tipi di licenza.
   • Abbonamento o perpetua: questa attività distingue le licenze in abbonamento (pagate su base ricorrente) da quelle perpetue (pagate una sola volta per un uso illimitato nel tempo).
   • Assegnate dal cloud o installate localmente: tracciamento delle licenze per capire quale software viene fornito tramite un servizio cloud e quale è invece archiviato fisicamente sul dispositivo.
2. Archivia l’inventario utilizzando:
   • Piattaforme di archiviazione cloud: conserva i dati dell’inventario in piattaforme di archiviazione cloud come OneDrive o SharePoint.
   • Servizi di documentazione IT: anche una piattaforma di documentazione IT creata appositamente per gli MSP è ideale per questa attività. Alcune piattaforme complete di gestione degli endpoint, come NinjaOne, includono inoltre una gestione delle risorse IT integrata, utilizzabile anche per archiviare e gestire l’inventario delle licenze.
   • Report personalizzati generati con PowerShell: script specifici possono raccogliere automaticamente i dati disponibili su licenze e installazioni dagli endpoint, formattarli in report leggibili (CSV, HTML, ecc.) e salvarli in un repository centrale per essere sempre pronti agli audit.

Attività 2: usare PowerShell per individuare il software installato e le informazioni sulle licenze

Situazione d’uso:

Questa attività restituisce un elenco filtrato delle applicazioni installate e delle informazioni disponibili sulle licenze eseguendo manualmente comandi PowerShell.

Il rilevamento automatizzato è essenziale per mantenere accurato l’inventario delle licenze. Un modo per farlo è usare PowerShell per interrogare il software installato, controllare i dettagli di attivazione delle app in abbonamento Microsoft 365 e recuperare lo stato di attivazione di Microsoft Office. Ecco alcuni passaggi di esempio:

1. Apri PowerShell come amministratore. Premi il tasto Win, digita PowerShell, quindi fai clic con il pulsante destro su Windows PowerShell e seleziona Esegui come amministratore.
2. Esegui il comando seguente:

• Per elencare tutte le applicazioni Adobe e Microsoft Office registrate nella chiave Uninstall del Registro di sistema di Windows:

Get-ItemProperty HKLM:\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Uninstall\* |
Where-Object {
$_.DisplayName -like “*Adobe*” -or
$_.DisplayName -like “*Office*”
} |
Select-Object DisplayName, DisplayVersion, InstallDate

Questo comando recupera le applicazioni Adobe e Microsoft Office registrate nella chiave Uninstall del Registro di sistema di Windows, mostrandone nome, versione e data di installazione.

Nota: l’ambito di questo comando è il dispositivo su cui viene eseguito. Se hai centinaia di computer, dovresti eseguirlo singolarmente su ciascuno. Per garantire la scalabilità, le organizzazioni usano spesso strumenti RMM come NinjaOne per automatizzare questo rilevamento distribuendo script in massa su tutti gli endpoint gestiti.

• Per visualizzare la configurazione dei prodotti Click-to-Run di Microsoft 365 installati localmente, esegui

Get-ItemProperty HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration |
Select-Object ProductReleaseIds
Nota: questo comando mostra solo le informazioni sui prodotti Click-to-Run installati localmente. Per verificare le licenze Microsoft 365 assegnate o lo stato dell’abbonamento, usa l’Interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 oppure Microsoft Graph.

• Per recuperare lo stato di attivazione, puoi:

cscript “C:\Program Files\Microsoft Office\Office16\ospp.vbs” /dstatus
Nota: lo script ospp.vbs potrebbe non essere disponibile in tutte le installazioni di Microsoft 365. La sua posizione e disponibilità dipendono dall’edizione di Office installata e dal tipo di installazione.

Attività 3: rilevare le installazioni Adobe con PowerShell

Situazione d’uso:

Questa attività identifica le applicazioni Adobe installate su un endpoint e le confronta con le licenze assegnate agli utenti nell’Adobe Admin Console per individuare installazioni non autorizzate o licenze scadute.

1. Apri PowerShell come amministratore. Premi il tasto Win, digita PowerShell, quindi fai clic con il pulsante destro su Windows PowerShell e seleziona Esegui come amministratore.
2. Esegui il comando seguente:

Get-ItemProperty HKLM:\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Uninstall\* |
Where-Object {
$_.DisplayName -like “*Adobe*” -or
$_.DisplayName -like “*Office*”
} |
Select-Object DisplayName, DisplayVersion, InstallDate

Questo comando recupera le applicazioni Adobe e Microsoft Office registrate nella chiave Uninstall del Registro di sistema di Windows, mostrandone nome, versione e data di installazione. I risultati possono essere confrontati con le licenze assegnate nell’Adobe Admin Console durante le verifiche di conformità.

Attività 4: usare le GPO per applicare il controllo delle applicazioni e supportare la conformità del software

Situazione d’uso:

Questa attività aiuta a impedire l’esecuzione di software non autorizzato sugli endpoint gestiti applicando restrizioni tramite Criteri di gruppo e controllando quali applicazioni possono essere eseguite all’interno della rete.

I Criteri di gruppo offrono un meccanismo efficace per il controllo delle applicazioni, limitando quali applicazioni possono essere eseguite sugli endpoint gestiti. Ecco come procedere:

• Apri l’Editor Criteri di gruppo locali.
  • Su un computer autonomo, premi Win + R, digita gpedit.msc e premi Invio.
  • In un ambiente di dominio, apri Gestione Criteri di gruppo (gpmc.msc), modifica la GPO appropriata e passa al percorso seguente.
• In Configurazione utente > Modelli amministrativi > Sistema:
  • Imposta su Abilitato Esegui solo applicazioni Windows specificate per limitare le installazioni di software.
  • Oppure usa Non eseguire applicazioni Windows specificate per bloccare app note prive di licenza o piratate.
• Per un controllo più avanzato, usa i Criteri di restrizione software oppure AppLocker per impedire l’esecuzione di applicazioni Adobe o Microsoft Office non autorizzate.
  • Vai a:
    • Configurazione del computer > Impostazioni di Windows > Impostazioni di sicurezza > Criteri di restrizione software
    • Configurazione del computer > Impostazioni di Windows > Impostazioni di sicurezza > Criteri di controllo delle applicazioni > AppLocker
  • Oppure, per esempio, crea regole di percorso per bloccare programmi di installazione come setup.exe usati dal software piratato, o regole hash per versioni crackate note.

Attività 5: verificare con CMD e gli strumenti di licenza di Windows

Situazione d’uso:

Questa attività punta a confermare lo stato di attivazione di Windows e Microsoft Office per evitare interruzioni del servizio e garantire che i dispositivi rispettino i requisiti di licenza.

1. Apri il Prompt dei comandi come amministratore. Premi il tasto Win, digita cmd, fai clic con il pulsante destro su Prompt dei comandi nei risultati della ricerca e seleziona Esegui come amministratore.
2. Per visualizzare i dettagli su licenza e attivazione di Windows, esegui:

slmgr.vbs /dli oppure slmgr.vbs /xpr

Questi comandi mostrano lo stato di attivazione di Windows, il tipo di licenza e se il sistema è attivato in modo permanente.

3. Per visualizzare le informazioni di attivazione di Microsoft Office devi eseguire lo script ospp.vbs. Microsoft installa questo script integrato con ogni installazione di Office con licenza Volume per fornire informazioni su licenza e attivazione. Non serve scaricarlo: è già presente sul sistema.

Per eseguirlo, individualo prima. Lo script ospp.vbs si trova in genere nella cartella di installazione di Office:

• C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16 (per Office a 64 bit su Windows a 64 bit)
• C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16 (per Office a 32 bit su Windows a 64 bit)

Devi spostarti nella directory in cui è archiviato lo script ospp.vbs. Usa uno dei comandi seguenti, a seconda della versione di Office e dell’architettura del sistema:

• Per Office a 64 bit su un OS a 64 bit, esegui:

cd "C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16"

• Per Office a 32 bit su un OS a 64 bit:

cd "C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16"v
NOTA: la cartella “Office16” riguarda Office 2016 e 2019. Questo numero cambia in base alla versione (ad esempio “Office15” per Office 2013, “Office14” per Office 2010).

Apri il Prompt dei comandi (aperto come amministratore). Esegui lo script seguente con il comando cscript:

cscript ospp.vbs /dstatus

L’esecuzione di questo script mostra lo stato di attivazione, il tipo di licenza e l’eventuale periodo di tolleranza residuo.

4. Per verificare l’applicazione desktop Creative Cloud di Adobe, apri Windows PowerShell come amministratore ed esegui i comandi seguenti:

Get-Process "Creative Cloud"

5. Per ottenere un elenco completo dei prodotti installati e fare ulteriori verifiche incrociate:

Get-ItemProperty HKLM:\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Uninstall\* |
Select-Object DisplayName, DisplayVersion, Publisher, InstallDate

Attività 6: automatizzare gli avvisi di non conformità e la pulizia

Situazione d’uso:

Puoi svolgere questa attività per rilevare, segnalare e rimuovere automaticamente il software privo di licenza o vietato. Aiuta a mantenere la conformità senza affidarsi unicamente a verifiche manuali.

L’automazione favorisce la scalabilità dei controlli di conformità. Ecco alcuni consigli:

• Pianifica script per rilevare il software non autorizzato confrontando gli elenchi delle installazioni con l’inventario delle licenze.
• Usa strumenti di distribuzione supportati, come Microsoft Intune, l’Office Deployment Tool (ODT) o la tua piattaforma RMM, per disinstallare automaticamente il software non autorizzato o deprecato su tutti i dispositivi gestiti.
• Registra tutte le azioni, come rimozioni di software, avvisi e attività di automazione. In questo modo avrai prove a supporto degli audit delle licenze software.

Aspetti a cui prestare attenzione

Altre considerazioni per la gestione degli audit delle licenze software

• Dispositivi BYOD e remoti: tieni traccia dell’uso del software e delle licenze assegnate tramite i portali di amministrazione di Microsoft 365 e Adobe.
• Account inattivi: disattiva o riassegna le licenze degli utenti inattivi in base alla policy della tua organizzazione.
• Criteri di conservazione: conserva i documenti di acquisto e di licenza in base ai criteri di conservazione della tua organizzazione e ai requisiti di conformità applicabili.
• Richieste di audit: preparati a produrre su richiesta report che mostrino il numero di licenze, le assegnazioni, lo storico di utilizzo e i registri degli acquisti.

Come NinjaOne supporta la gestione degli audit delle licenze software

NinjaOne e i suoi strumenti aiutano gli MSP a mantenere una gestione ordinata e continua delle licenze e a generare con sicurezza report pronti per gli audit.

Gestire gli audit delle licenze software in modo proattivo

Gestire le licenze software può sembrare un’attività noiosa. Seguire questi consigli, però, può evitarti problemi imprevisti e spesso dirompenti dovuti a errori negli audit delle licenze software. In sintesi, abbiamo visto:

• Come individuare e tenere traccia delle installazioni di software Microsoft e Adobe
• I metodi basati su PowerShell, CMD, Registro di sistema e GPO per supportare la conformità delle licenze software
• Strategie di documentazione centralizzata e automazione
• Come NinjaOne aiuta le organizzazioni a prepararsi agli audit delle licenze software.

Tutte queste strategie ti aiutano a prepararti in modo proattivo e con sicurezza a un audit delle licenze software.

Argomenti correlati:

• Visualizzare l’inventario software
• Report sull’inventario software
• Conformità IT: definizione, standard e rischi
• Come eseguire una revisione rapida delle risorse di Microsoft 365
• Come eseguire una revisione rapida delle risorse di Microsoft 365 (video guida)