Comment les MSP peuvent auditer l’utilisation de leurs outils pour éliminer les doublons et la sous-utilisation

Il arrive que les fournisseurs de services gérés (MSP) accumulent trop d’outils sur des fonctions comme la gestion des tickets, la documentation, la collaboration ou l’automatisation. Lorsque l’adoption des outils varie d’une équipe à l’autre, ou lorsque plusieurs plateformes remplissent des fonctions similaires, cela génère des inefficacités, des dépenses inutiles et de la confusion chez les utilisateurs.

Pour éviter ces situations, réalisez régulièrement un audit de l’utilisation des logiciels. Vous identifierez ainsi ce qui est sous-utilisé, les plateformes qui peuvent être regroupées et la façon de réaligner votre stack sur les besoins quotidiens de votre MSP.

Ce guide propose un processus d’audit léger et reproductible, conçu pour rester simple et sans perturbation. Associé à la surveillance informatique de NinjaOne, aux données d’utilisation et à l’automatisation, il vous donne une méthode structurée pour optimiser vos dépenses et renforcer votre efficacité opérationnelle.

Pour un aperçu visuel rapide, regardez notre guide vidéo : comment les MSP peuvent auditer l’utilisation de leurs outils pour éliminer les doublons et la sous-utilisation.

Les étapes pour auditer l’utilisation des outils et éliminer les doublons et la sous-utilisation

Pour rationaliser leurs opérations, les MSP doivent d’abord déterminer quels outils sont pleinement exploités et lesquels ne servent qu’à remplir le décor. Un audit récurrent de l’utilisation des logiciels permet de repérer les outils inutilisés et les fonctions qui se chevauchent, afin d’économiser de l’argent et de fluidifier les workflows.

📌 Prérequis :

• Préparez un inventaire complet de tous les outils internes, y compris les applications SaaS (Software as a Solution) et sur site, avec leurs licences, leurs coûts et les responsables désignés.
• Vous devez avoir accès à des indicateurs d’utilisation : connexions, comptes actifs, utilisation des fonctions.
• Utilisez des outils d’audit adaptés pour collecter et gérer les données d’utilisation. PowerShell peut automatiser l’extraction des données depuis vos systèmes, tandis qu’Excel est idéal pour organiser et analyser les informations recueillies.
• Vous devrez solliciter les responsables d’équipe et les techniciens pour obtenir leurs retours.
• Il vous faut un cadre ou une matrice de classification simple (Conserver, Regrouper, Retirer).

Étape 1 : créez un inventaire de tous les outils déployés

La première tâche consiste à dresser la liste de chaque outil actuellement utilisé par votre MSP. Vous disposerez ainsi des informations nécessaires pour évaluer les coûts, le niveau d’utilisation et les éventuels chevauchements.

📌 Cas d’usage :

• Cette étape vous permet d’obtenir une liste consolidée de tous les outils en service.
• Elle offre une visibilité sur les coûts des outils par catégorie et aide à repérer où se concentrent les dépenses.
• Elle facilite une prise de décision transparente sur les outils à conserver, à regrouper ou à retirer.

📌 Prérequis :

• Vous aurez besoin d’un recueil des registres de licences ou des relevés de facturation pour confirmer quels outils sont effectivement utilisés.
• Cela suppose la contribution des techniciens ou de leurs responsables d’équipe pour confirmer la propriété et l’utilisation de chaque outil.

Voici un modèle d’inventaire :

Ce modèle facilite le repérage des outils redondants ainsi que la mesure de l’utilisation et des coûts.

Comment recueillir des informations sur les outils utilisés ?

• Consultez les registres de facturation et de licences pour savoir quels logiciels vous payez.
• Examinez les journaux de connexion ou de comptes pour confirmer quels outils sont réellement utilisés.
• Demandez aux responsables d’équipe d’expliquer la contribution de chaque outil à leurs workflows quotidiens et s’il apporte une réelle valeur à leurs opérations.

Étape 2 : collectez les indicateurs d’utilisation des outils

Une fois que vous savez quels outils sont utilisés, l’étape suivante de votre audit de stack technologique consiste à mesurer à quel point votre équipe s’appuie dessus. Vous pourrez ainsi distinguer les plateformes essentielles de celles qui coûtent sans rien apporter.

📌 Cas d’usage :

• Cette étape montre si les outils soutiennent réellement les opérations quotidiennes.
• Elle permet de comparer les dépenses de licence à l’adoption et à l’utilisation réelles.

📌 Prérequis :

• Vous devez avoir accès aux rapports d’utilisation de la console d’administration ou du tableau de bord de chaque outil.
• Cela nécessite les données de journalisation de votre authentification unique (SSO) ou de votre IdP (fournisseur d’identité) pour vérifier les connexions.

Voici les données d’utilisation à extraire :

• Nombre d’utilisateurs actifs (par jour, par semaine, par mois)
• Nombre de tâches ou de tickets créés dans l’outil
• Événements et fréquence de connexion
• Indicateurs d’utilisation des fonctions

Une fois ces données réunies, vous pouvez les comparer aux coûts des licences et à la finalité de chaque outil. Vous verrez clairement quelles plateformes apportent de la valeur et lesquelles sont sous-utilisées.

Comment extraire les données d’utilisation des logiciels ?

• Vous pouvez les récupérer directement dans le tableau de bord d’administration de chaque outil. Les plateformes SaaS affichent généralement les utilisateurs actifs, les connexions et l’activité par fonction.
• Consultez les journaux de votre SSO ou de votre fournisseur d’identité pour vérifier la fréquence de connexion des collaborateurs.
• Utilisez les options d’export intégrées pour télécharger les statistiques d’utilisation et faciliter l’analyse.
• Demandez aux responsables d’équipe ou aux utilisateurs identifiés comment ils se servent du logiciel : vous obtiendrez des éclairages que les chiffres bruts ne révèlent pas.
• Vous pouvez collecter des données à jour pour mieux décider si vous disposez d’un RMM doté de capacités de gestion des actifs informatiques (ITAM).

Étape 3 : analysez les doublons et la sous-utilisation

Une fois les données d’utilisation en main, l’étape suivante consiste à repérer les outils sous-utilisés ou les fonctionnalités en double. Vous pourrez rationaliser votre stack et réduire les coûts sans nuire à la productivité.

📌 Cas d’usage :

• Cette étape met en évidence les outils obsolètes et rarement utilisés, qui peuvent être retirés.
• Elle révèle les plateformes redondantes qui remplissent des fonctions similaires.
• Elle montre où des licences sont payées sans jamais avoir été déployées ni activées.

📌 Prérequis :

• Vous devez disposer de la liste d’inventaire de l’étape 1 pour comparer les catégories et les coûts.
• Cette étape nécessite les indicateurs d’utilisation de l’étape 2 pour déterminer les taux d’adoption.
• Vous aurez besoin de l’avis des managers pour confirmer si les outils peu utilisés restent une pièce maîtresse du workflow.

Voici ce qu’il faut chercher :

• Les outils peu utilisés. Par exemple, un logiciel comptant moins de 10 % d’utilisateurs actifs.
• Les chevauchements fonctionnels. C’est le cas si vous utilisez à la fois Asana et Trello pour les tâches, ou MS Teams et Slack pour la communication.
• Les licences encore inutilisées ou non déployées.

En identifiant les chevauchements et la sous-utilisation, vous posez une base claire pour regrouper vos logiciels tout en conservant les fonctionnalités dont vos équipes dépendent.

Étape 4 : automatisez la détection de la sous-utilisation avec PowerShell

À mesure que votre stack technologique s’étoffe, les vérifications manuelles deviennent fastidieuses. Vous pouvez toutefois recourir à des scripts et à des exports pour automatiser une partie du processus d’audit des outils informatiques. Il sera alors plus simple de détecter les plateformes devenues inutiles.

📌 Cas d’usage :

• Cette étape accélère les revues en signalant automatiquement les outils sous-utilisés.
• Elle réduit les erreurs humaines lors de l’analyse d’environnements comptant de nombreux terminaux.
• Elle facilite la planification d’audits de stack technologique sans surcharge de travail.

📌 Prérequis :

• Vous avez besoin de permissions élevées (accès administrateur) pour exécuter des scripts dans PowerShell.
• Cette étape nécessite les exports CSV ou les rapports de l’étape 2 détaillant la sous-utilisation.

Voici la démarche pour automatiser la détection de la sous-utilisation :

1. Vérifiez que le rapport CSV de l’étape 2 comporte des en-têtes correspondant à ceux attendus par le script. Ici, nous retiendrons ToolName, ActiveUsers, etc.
2. Enregistrez le fichier CSV de vos données d’utilisation sous un nom simple, par exemple ToolUsage.csv.
3. Placez le fichier dans un dossier facile à retrouver, comme Documents.
4. Mettez le script à jour : Import-Csv ToolUsage.csv | Where-Object { [int]$_.ActiveUsers -lt 2 } | Select-Object ToolName, ActiveUsers
   1. Modifiez le nom du fichier (ToolUsage.CSV) si nécessaire.
   2. Adaptez le script aux en-têtes de colonnes s’ils diffèrent.
   3. Vous pouvez changer la valeur dans ActiveUsers selon le seuil de sous-utilisation retenu dans votre environnement.
5. Exécutez ensuite le script. Il intègre l’emplacement du document, le nom du fichier et les en-têtes :
   cd C:\Users\YourName\Documents
Import-Csv toolUsage.csv | Where { $_.ActiveUsers -lt 2 } | Select ToolName, ActiveUsers
6. Lisez les résultats : PowerShell dresse la liste des outils comptant moins de deux utilisateurs actifs.

Étape 5 : recueillez les retours qualitatifs de votre équipe

Les chiffres donnent une image claire, mais pas toujours complète. Lors d’un audit de stack technologique, échangez avec votre équipe pour comprendre pourquoi l’utilisation est ce qu’elle est et sur quels outils elle s’appuie vraiment.

📌 Cas d’usage :

• Cela révèle si des outils en double répondent à des besoins différents selon les équipes.
• Cela vous permet de recueillir les projets ou demandes à venir avant d’apporter des changements.

📌 Prérequis :

• Vous devez disposer des données d’utilisation de l’étape 2 pour orienter vos questions.
• Cela nécessite un outil d’enquête simple, comme Google Forms, pour collecter rapidement des retours plus larges.

Voici ce qu’il faut découvrir :

• Demandez pourquoi un outil est peu utilisé. Cela peut venir d’une inadéquation avec le workflow, d’un manque de connaissance ou d’un problème d’accessibilité.
• Vérifiez si les outils en double répondent à des besoins propres à chaque service.
• Demandez si les équipes envisagent d’adopter de nouveaux outils, en préfèrent d’autres ou souhaitent changer leur façon d’utiliser les outils existants.

Calquez vos questions sur ces axes pour éviter les perturbations lors de l’optimisation de vos outils. Vos décisions s’appuieront ainsi sur la façon dont les gens travaillent réellement.

Étape 6 : classez les outils en Conserver, Regrouper ou Retirer

Après avoir examiné les données d’utilisation et les retours des équipes, vous pouvez décider du sort de chaque outil de l’arsenal de votre MSP.

📌 Cas d’usage :

• Cette étape garantit que vous conservez les outils dont votre équipe a besoin, ce qui réduit le gaspillage et la confusion.
• Elle fournit des justifications pour renouveler ou résilier des licences.
• Elle vous permet de communiquer les changements aux collaborateurs en toute transparence.

📌 Prérequis :

• L’inventaire complet de l’étape 1, les données d’utilisation de l’étape 2 et l’analyse des chevauchements de l’étape 3.
• Vous devez disposer de l’avis des managers pour confirmer les besoins critiques pour l’activité.

Utilisez cette matrice de décision pour justifier les changements dans votre stack informatique :

• Conserver : les outils essentiels et activement utilisés par votre équipe.
• Regrouper : les outils aux fonctions qui se chevauchent. Choisissez celui qui correspond à vos workflows.
• Retirer : les outils sous-utilisés, redondants ou obsolètes.

Voici un exemple de fiche de décision fondée sur cette matrice :

⚠️ Les points de vigilance

Tableau récapitulatif des bonnes pratiques d’audit de l’utilisation des logiciels

Un audit informatique réussi repose sur des pratiques constantes, qui restent simples, reproductibles et alignées sur vos objectifs commerciaux. Le tableau ci-dessous présente les composantes clés sur lesquelles vous concentrer et les bénéfices qu’elles apportent.

Exemple de workflow pour auditer l’utilisation des outils

Les MSP peuvent s’appuyer sur le workflow reproductible ci-dessous pour mener des revues d’utilisation des outils cohérentes et fluides.

Voici une proposition de workflow d’audit trimestriel de l’utilisation des outils :

1. Exportez votre inventaire d’outils et vos indicateurs d’utilisation.
2. Exécutez des scripts pour signaler les outils peu utilisés et les doublons.
3. Sollicitez les équipes pour des retours rapides afin d’ajouter du contexte.
4. Répartissez chaque outil dans les catégories Conserver, Regrouper ou Retirer.
5. Documentez les décisions et attribuez les actions.
6. Refaites la revue au trimestre suivant pour suivre les progrès et confirmer les économies.

Rationalisez la boîte à outils de votre MSP grâce à des audits logiciels réguliers

Des audits réguliers de l’utilisation des logiciels aident les MSP à éviter les coûts inutiles, à améliorer leurs workflows et leur efficacité, et à conserver une boîte à outils réduite mais performante. Pour y parvenir, combinez données, témoignages des utilisateurs et décisions structurées : votre équipe gagne en efficacité opérationnelle et vos dépenses diminuent, sans perturber la prestation de services.

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