Les plateformes SaaS comme Microsoft 365 et Google Workspace sont devenues les outils de référence des PME (petites et moyennes entreprises) pour gérer des activités critiques telles que la messagerie, le stockage de fichiers et la collaboration.
Ces plateformes intègrent généralement des fonctionnalités de conservation des données, mais elles répondent rarement aux exigences légales et réglementaires propres à chaque entreprise.
C’est pourquoi les PME doivent disposer d’une politique de conservation des données SaaS clairement définie et alignée sur leurs obligations de conformité.
Sans elle, elles s’exposent à une perte définitive de données, à des coûts SaaS plus élevés ou, pire encore, à des sanctions pour non-respect des normes réglementaires.
Ce guide vous montre comment aider vos clients PME à construire des politiques de conservation des données SaaS claires. Poursuivez votre lecture pour découvrir ce que doit contenir une politique de conservation des données efficace.
Vous souhaitez en savoir plus ? Regardez notre tutoriel vidéo : Comment élaborer une politique de conservation des données SaaS pour vos clients PME.
Élaborer des politiques de conservation SaaS conformes
Pour créer une politique de conservation des données SaaS bien définie et conforme, vous aurez besoin des éléments suivants :
📌Prérequis
- La liste des plateformes SaaS utilisées (par exemple Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Salesforce, Dropbox)
- Une bonne connaissance des cadres réglementaires applicables au client, comme HIPAA, PCI, DSS, RGPD (règlement général sur la protection des données) et CCPA
- Un RPO (recovery point objective) et un RTO (recovery time objective) définis
- L’accès aux consoles d’administration natives des solutions SaaS et/ou à des outils de sauvegarde tiers
- Un système de documentation (SharePoint, IT Glue ou NinjaOne Documentation) pour consigner et réviser les politiques
Étape 1 : identifier les besoins métier et les exigences de conformité
Commencez par identifier les réglementations sectorielles qui s’appliquent à vos catégories de données. Par exemple, les entreprises qui traitent des données de santé doivent respecter la norme HIPAA, tandis que celles qui manipulent des données de clients européens doivent se conformer au RGPD.
Échangez avec la direction de votre client PME afin d’aligner les objectifs de conservation sur les besoins de l’entreprise, par exemple une durée de conservation de 7 ans pour les documents financiers.
Vous devez également vérifier vos contrats afin d’y repérer les clauses spécifiques de conservation des données et de ne négliger aucune obligation légale.
Livrable : une check-list des exigences de conformité et des besoins métier
Étape 2 : auditer les capacités de conservation de vos plateformes SaaS actuelles
Examinez ensuite les paramètres de conservation par défaut de vos applications SaaS. Comparez ces fonctionnalités et repérez les éventuelles lacunes de couverture. Cette étape permet d’identifier plus facilement les points faibles de votre configuration actuelle.
Pour simplifier le processus, utilisez l’automatisation pour exporter les configurations de conservation en place :
(A) Exporter les paramètres de conservation de Google Workspace pour l’audit
gcloud vault matters list --query="name:RetentionPolicy"
(B) Exporter les politiques de conservation des boîtes aux lettres depuis Microsoft 365
Get-RetentionCompliancePolicy | Export-Csv "M365_RetentionPolicies.csv" -NoTypeInformation
Ces exports vous aideront à vérifier si votre dispositif actuel de conservation des données correspond bien à vos exigences réglementaires.
Livrable : une matrice des capacités de conservation SaaS
Étape 3 : définir les durées de conservation par catégorie de données
Créez des politiques de conservation par paliers, selon le type de données et les impératifs de l’entreprise :
- Court terme (30 à 90 jours) : récupération des éléments supprimés
- Moyen terme (1 à 3 ans) : données opérationnelles et collaboratives
- Long terme (7 ans et plus) : documents financiers, RH et critiques pour la conformité
Livrable : un calendrier de conservation standardisé et validé par la direction de la PME
Étape 4 : mettre en place et automatiser les politiques de conservation
Une fois le calendrier de conservation formalisé, configurez vos politiques de conservation à l’aide des fonctionnalités SaaS natives, comme les étiquettes de rétention de Microsoft 365 ou les règles Google Vault. En cas de lacunes, envisagez de recourir à des outils de sauvegarde tiers comme NinjaOne Backup.
Automatisez votre processus de sauvegarde SaaS dès que possible afin de réduire le risque d’erreurs manuelles et d’éviter toute dérive par rapport à vos politiques.
Livrable : un plan d’implémentation bien documenté, avec les journaux d’audit activés
Étape 5 : réviser, tester et mettre à jour régulièrement vos politiques de conservation des données
Enfin, vous devez réaliser des tests de récupération trimestriels pour vérifier que vos politiques respectent les objectifs de RPO (recovery point objective) et de RTO (recovery time objective) de votre client.
Planifiez des revues annuelles afin d’ajuster vos politiques de conservation à l’évolution des exigences réglementaires ou métier. Veillez à tenir une documentation complète de tous les tests et revues effectués, gage de préparation aux audits.
Livrable : des journaux d’audit de conservation stockés dans NinjaOne Documentation ou dans un système de documentation équivalent
Résumé du processus
| Composant | Objectif et intérêt | Livrable |
| Check-list des exigences | Garantit l’alignement avec la conformité et les besoins métier | Check-list des exigences de conformité et des besoins métier |
| Matrice des capacités de conservation | Identifie les écarts entre les besoins et les paramètres de conservation SaaS par défaut | Matrice des capacités de conservation SaaS |
| Calendrier standardisé | Apporte clarté et cohérence pour tous les types de données | Calendrier de conservation standardisé |
| Application automatisée | Réduit les erreurs humaines et garantit la fiabilité | Plan d’implémentation documenté avec journaux d’audit activés |
| Révision/tests réguliers | Maintient la conformité et la préparation aux audits | Journaux d’audit de conservation |
À quoi sert une politique de conservation des données SaaS ?
Une politique de conservation des données SaaS claire permet aux PME de :
- Aligner leurs politiques de conservation sur leurs obligations réglementaires et contractuelles : une politique de conservation des données SaaS bien définie garantit que les PME respectent les réglementations sur la confidentialité des données et les SLA conclus avec leurs clients.
- Gagner en clarté lors des audits et des examens juridiques : en créant une politique de conservation des données SaaS, les PME restent prêtes pour les audits. Elles peuvent démontrer rapidement comment elles gèrent leurs données, où elles les stockent et pendant combien de temps elles les conservent.
- Réduire les coûts de stockage tout en restant prêtes à restaurer : conserver des données indéfiniment peut vite coûter cher, surtout à mesure que les PME se développent et accumulent davantage de données. Définir des durées de conservation les aide à concilier maîtrise des coûts et besoins opérationnels, en déterminant à quel moment supprimer ou archiver les données.
- Démontrer une gouvernance informatique proactive à leurs clients : mettre en place une politique de conservation montre qu’une entreprise protège activement les informations sensibles de ses clients et respecte les normes du secteur.
Que doit contenir une politique de conservation des données SaaS ?
Une politique de conservation des données bien rédigée décrit la façon dont une entreprise traite ses données, de leur création à leur suppression. Elle doit inclure :
- Objectif et périmètre : le pourquoi de la politique et la catégorie de données qu’elle couvre
- Catégories de données : les différents types de données que l’entreprise collecte et stocke
- Durées de conservation : les durées de conservation propres à chaque type de données collectées
- Procédures de suppression et d’élimination : le processus de suppression ou d’élimination sécurisée des données une fois la durée de conservation écoulée
- Rôles et responsabilités : l’identification des personnes chargées de faire appliquer la politique
- Conformité légale et réglementaire : les lois ou réglementations auxquelles la politique doit se conformer
- Contrôles de stockage et d’accès : les détails sur le lieu de stockage des données, leur sécurisation et les personnes autorisées à y accéder ou à les gérer
- Procédures de sauvegarde : la fréquence des sauvegardes, leur lieu de stockage et leur durée de conservation selon les catégories de données
Comment NinjaOne vous aide à faire appliquer vos politiques de conservation des données SaaS
NinjaOne simplifie l’application des politiques de conservation des données SaaS grâce à :
- L’hébergement et la gestion des versions de la documentation de conservation dans NinjaOne Documentation
- L’automatisation des rappels pour les tests de récupérabilité trimestriels
- Le suivi des tickets ou des tâches liés à la conformité et rattachés aux revues de conservation
- L’intégration de points de contrôle de conservation dans les QBR, afin de démontrer la gouvernance à vos clients PME
Guide de démarrage rapide
Comment élaborer une politique de conservation des données SaaS pour vos clients PME
Étape 1 : identifier les besoins métier et les exigences de conformité
, Déterminer les obligations légales (RGPD, HIPAA, etc.)
, Comprendre les réglementations propres au secteur
, Évaluer les besoins internes de l’entreprise et les objectifs de conservation
Étape 2 : auditer votre usage actuel du SaaS
, Inventorier toutes les applications SaaS utilisées
, Documenter les types de données stockées dans chaque application
, Évaluer les pratiques actuelles de traitement des données
Étape 3 : définir des durées de conservation claires
, Fixer des délais précis pour chaque type de données
, Tenir compte d’éléments comme les obligations de conservation légale, les exigences d’audit et les besoins opérationnels
, Mettre en place des politiques de conservation par paliers lorsque c’est pertinent
Étape 4 : mettre en place des contrôles techniques
, Configurer des calendriers de suppression automatisés
, Paramétrer des alertes à l’approche des échéances de conservation
, Mettre en place des contrôles d’accès et le chiffrement
Étape 5 : créer la documentation et former les équipes
, Rédiger une documentation claire de votre politique de conservation
, Former le personnel à l’implémentation de la politique et à la conformité
, Définir des procédures pour les exceptions et les cas particuliers
Étape 6 : surveiller et réviser
, Auditer régulièrement le respect des politiques de conservation
, Mettre à jour les politiques en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise ou des réglementations
, Conserver des journaux détaillés de toutes les activités de conservation
L’article souligne que des politiques de conservation des données SaaS efficaces aident non seulement les PME à respecter les réglementations, mais améliorent aussi leur efficacité opérationnelle et réduisent leurs coûts de stockage. Il recommande de recourir à des solutions automatisées dès que possible afin de garantir une application cohérente de la politique sur l’ensemble des applications SaaS.
Renforcer la relation client grâce à des politiques de conservation des données SaaS bien définies
Une politique de conservation des données SaaS peut tout changer pour une PME. Elle élimine les approximations dans la gestion des données et y substitue de la clarté.
En aidant vos clients PME à aligner leurs pratiques de conservation sur les exigences de leur secteur et sur les capacités natives de leurs outils SaaS, vous renforcez leur confiance et bâtissez des relations plus solides.
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