Comment cartographier les applications SaaS par service pour gagner en visibilité

L’adoption du SaaS est souvent décentralisée dans une entreprise qui peine à rester organisée. Le marketing utilise un outil, les RH un autre et l’ingénierie un troisième, bien souvent sans aucune visibilité côté informatique. Résultat : confusion, risques liés à l’informatique fantôme, budgets mal maîtrisés et renouvellements gérés dans l’urgence.

La cartographie SaaS apporte une solution en rattachant chaque application à un service. Cela améliore l’alignement entre l’informatique, la finance et les responsables métier. Cet article présente une démarche concrète pour enrichir les données applicatives d’un contexte métier et renforcer ainsi la gouvernance.

Pour un aperçu visuel rapide, regardez notre guide vidéo Comment cartographier les applications SaaS par service pour gagner en visibilité.

Cartographie SaaS par service, étape par étape

Ces instructions détaillées vous montrent comment collecter les données SaaS, les rattacher aux services et les présenter lors des revues, afin de positionner votre MSP comme conseiller stratégique en matière de gouvernance SaaS.

📌 Prérequis généraux :

• Accès aux journaux de votre IdP (fournisseur d’identité) (par exemple Microsoft Entra ID, Okta, JumpCloud)
• Métadonnées de service issues des systèmes RH ou des groupes Active Directory
• Outils de reporting et de visualisation (par exemple Excel, Power BI ou des tableaux de bord intégrés au PSA)

En option : plateformes de gestion SaaS pour une automatisation avancée

Étape 1 : collecter les données d’usage SaaS auprès des fournisseurs d’identité

La première étape pour cartographier les applications SaaS par service consiste à déterminer quels outils sont utilisés dans l’entreprise. Vous collectez ici les données d’usage de votre fournisseur d’identité (IdP), tel que Microsoft Entra ID (anciennement Azure AD) ou Okta, afin de constituer un inventaire fiable de l’utilisation des applications.

📌 Cas d’usage : constituer un inventaire SaaS centralisé et détecter les usages non autorisés ou relevant de l’informatique fantôme.

📌 Prérequis : accès administrateur aux plateformes IdP (par exemple Microsoft Entra ID, Okta, JumpCloud)

Étapes :

1. Accédez au tableau de bord de votre IdP (par exemple la console d’administration Okta ou le centre d’administration Microsoft Entra).
2. Extrayez les journaux d’utilisation des applications depuis votre fournisseur SSO/IdP.
3. Rassemblez les données suivantes :
   • Nom de l’application
   • Identité de l’utilisateur (e-mail, rôle)
   • Fréquence de connexion
   • Statut de la licence ou activité
4. Exportez les données dans un format structuré (CSV, flux API ou connecteur direct) afin de créer un inventaire de base de l’usage SaaS dans les environnements de vos clients.

💡 Astuce : consultez les références associées sur l’utilisation d’Okta et d’Entra ID.

Étape 2 : rattacher les utilisateurs à leur service

Une fois les données brutes collectées, l’étape suivante consiste à ajouter du contexte en rattachant chaque utilisateur à son service. Vous voyez ainsi quelles équipes dépendent de quels outils et obtenez une vision claire de qui utilise quoi et de la place de chacun dans l’entreprise.

📌 Cas d’usage : repérer les outils redondants entre équipes et garantir que seuls les services autorisés accèdent aux applications sensibles.

📌 Prérequis :

• Accès aux journaux du fournisseur d’identité (IdP) (par exemple Microsoft Entra ID, Okta, JumpCloud).
• Métadonnées de service issues des systèmes RH ou des groupes Active Directory.

Étapes :

1. Extrayez les attributs de service depuis les systèmes RH, les outils de paie ou les étiquettes de groupes AD.
2. Associez ces attributs aux données de connexion SaaS à l’aide d’une clé commune, comme l’e-mail de l’utilisateur ou son nom d’utilisateur principal (UPN).
3. Enrichissez les enregistrements d’activité SaaS avec les métadonnées de service, afin que chaque journal porte un contexte au niveau du service.

Étape 3 : agréger l’usage par application et par service

Une fois les données d’usage SaaS enrichies, l’étape suivante consiste à les agréger dans des rapports structurés montrant comment les services interagissent avec chaque application. En regroupant les données par application, service, utilisateurs actifs et dernière connexion, vous obtenez un instantané (snapshot) clair de l’usage dans toute l’entreprise.

📌 Cas d’usage : repérer les outils qui se recoupent entre services et détecter les licences inutilisées ou sous-exploitées.

📌 Prérequis : outils de reporting ou de visualisation (par exemple Excel, Power BI, tableaux de bord intégrés au PSA ou plateformes de gestion SaaS).

Étapes :

1. Regroupez les données d’usage SaaS par application et par service.
2. Calculez les indicateurs d’activité, notamment :
   • Nombre d’utilisateurs actifs
   • Horodatage de la dernière connexion
   • Nombre de licences
3. Construisez des rapports structurés sous forme de tableaux ou de tableau de bord. Par exemple :

4. Repérez les applications redondantes (par exemple plusieurs applications remplissant la même fonction dans différents services).
5. Identifiez les licences inutilisées ou sous-exploitées à optimiser.

💡 Remarque : voici une référence utile, JumpCloud : guide de gestion SaaS.

Étape 4 : visualiser et partager les résultats

L’étape suivante consiste à transformer des rapports bruts en enseignements que les parties prenantes peuvent comprendre et exploiter. Transmettre de simples feuilles de calcul sème souvent la confusion, en particulier auprès d’un public non technique. La visualisation rend les données digestes : elle montre comment les équipes utilisent les logiciels et où des améliorations sont possibles.

📌 Cas d’usage : animer des rapports trimestriels d’activité (QBR) mettant en avant l’adoption du SaaS, les coûts et les pistes d’optimisation.

📌 Prérequis : outils de reporting ou de visualisation (par exemple Excel, Power BI, tableaux de bord intégrés au PSA ou plateformes de gestion SaaS).

Étapes :

1. Sélectionnez les KPI qui comptent pour les parties prenantes.
2. Créez des tableaux de bord ou des rapports pour afficher :
   • L’usage des applications par service
   • L’attribution des coûts par équipe
   • Les applications redondantes ou inutilisées
   • La fréquence de connexion et le taux d’utilisation des licences
   • Les tendances d’adoption dans le temps
3. Partagez ces enseignements lors de revues régulières, comme les rapports trimestriels d’activité avec vos clients ou le reporting mensuel avec la direction.

Étape 5 : identifier l’informatique fantôme et les applications à risque

Vérifiez ensuite que les outils sont sûrs, conformes et approuvés. Cela suppose d’identifier l’informatique fantôme, c’est-à-dire les applications utilisées à l’insu du service informatique ou sans son accord, et de signaler celles qui peuvent créer des risques de sécurité ou de conformité.

📌 Cas d’usage : détecter les usages SaaS non autorisés ou risqués et limiter l’exposition aux fuites de données ou aux manquements réglementaires.

📌 Prérequis :

• Une liste définie des applications SaaS approuvées.
• Des données d’usage SaaS agrégées (issues des étapes 1 à 3)

Étapes :

1. Comparez les données d’usage SaaS au catalogue d’applications approuvées.
2. Mettez en évidence les applications SaaS absentes de ce catalogue.
3. Signalez les applications non approuvées qui affichent pourtant un usage élevé.
4. Transmettez les constats aux équipes sécurité ou conformité pour une évaluation plus poussée.
5. Élaborez des plans de remédiation :
   • Adoption officielle (par exemple en négociant une licence d’entreprise)
   • Restriction ou blocage de l’accès (par exemple via un pare-feu ou un CASB)
   • Sensibilisation des utilisateurs aux alternatives approuvées

Étape 6 : automatiser la mise à jour de la cartographie

Les environnements SaaS évoluent en permanence. Les utilisateurs changent de service, de nouvelles applications apparaissent et les usages se déplacent. Pour que la correspondance entre applications SaaS et services reste juste, vous devez automatiser le processus. Des scripts ou workflows planifiés peuvent actualiser les données de connexion, réattribuer les utilisateurs à leur service et régénérer les rapports avec un minimum d’effort manuel.

📌 Cas d’usage : actualiser les rapports d’usage SaaS et réduire la charge manuelle des équipes informatiques et opérationnelles.

📌 Prérequis :

• Accès aux journaux d’utilisation SSO (par exemple depuis Okta ou Entra ID)
• Accès aux attributs utilisateur via Active Directory ou un SIRH
• Un environnement d’exécution de scripts (par exemple PowerShell, Python ou Bash)
• Un outil de planification (par exemple le Planificateur de tâches Windows, cron)

Étapes :

1. Exécutez des scripts planifiés pour actualiser les données chaque semaine ou chaque mois.
2. Importez les journaux d’utilisation SSO :

$ssoLogs = Import-Csv sso_usage.csv

3. Rattachez les utilisateurs à leur service via Active Directory :

$results = $ssoLogs | ForEach-Object {
$dept = (Get-ADUser $_.User -Properties Department).Department
[PSCustomObject]@{
App = $_.App
Department = $dept
User = $_.User
LastLogin = $_.LastLogin
}
}

Ce script reprend vos journaux de connexion SSO ($ssoLogs), recherche chaque utilisateur dans Active Directory et lui associe son service. Il constitue ensuite un jeu de données consolidé ($results) indiquant qui utilise quoi, à quel service la personne appartient et quand elle s’est connectée pour la dernière fois.

Exemple de résultat :

4. Agrégez et affichez les résultats :

$results | Group-Object App, Department | Select Name, @{Name="Count";Expression={$_.Count}}

Ce script regroupe votre jeu de données ($results) par application et par service, puis compte le nombre d’utilisateurs dans chaque groupe. C’est un moyen rapide de voir quelles équipes utilisent quels outils et à quel point elles sont actives.

Exemple de résultat :

Étape 7 : intégrer les résultats aux revues clients

La dernière étape consiste à faire entrer les enseignements sur l’usage SaaS dans les discussions stratégiques. En intégrant les rapports SaaS aux rapports trimestriels d’activité ou aux points mensuels avec vos clients, vous maintenez la gouvernance SaaS active et visible au niveau métier.

📌 Cas d’usage : aider les équipes dirigeantes à prendre des décisions éclairées sur les renouvellements, les consolidations et la gestion des risques.

📌 Prérequis :

• Des rapports d’usage SaaS à jour, avec rattachement par service
• Un rythme régulier de revues d’activité (par exemple QBR, revues opérationnelles mensuelles)

Étapes :

1. Intégrez les rapports « applications SaaS par service » aux rapports trimestriels d’activité ou aux revues métier.
2. Mettez en avant :
   • Les principales applications par service
   • Les outils redondants ou qui se recoupent
   • L’informatique fantôme ou les applications à risque
   • Les risques de sécurité propres à chaque service
   • Les opportunités de renouvellement et les licences sous-utilisées
3. Ajoutez des visualisations pour rendre les enseignements faciles à assimiler.
4. Recommandez les prochaines étapes (par exemple consolider des outils, adopter officiellement une application, renégocier des contrats).

💡 Astuce : positionnez le MSP comme conseiller stratégique en matière de gouvernance SaaS.

Tableau récapitulatif des bonnes pratiques

Voici un tableau résumant les composantes clés de la cartographie SaaS et la valeur que chacune apporte au processus.

Intégration avec NinjaOne

NinjaOne offre une visibilité sur les appareils et les logiciels, mais ne ventile pas l’usage SaaS par service. Vous pouvez étendre la cartographie SaaS dans NinjaOne en reliant les données d’usage aux opérations informatiques :

• Combinez l’inventaire des terminaux de NinjaOne avec les journaux d’utilisation de l’IdP pour obtenir une vue complète des applications sur l’ensemble des appareils et des comptes.
• Utilisez le module de documentation de NinjaOne pour stocker les correspondances entre applications et services et les retrouver rapidement.
• Reliez vos constats aux workflows de gestion des tickets pour déclencher la désactivation ou le renouvellement d’un service SaaS sans intervention manuelle.

Points clés à retenir

Les étapes ci-dessus vous donnent une démarche claire pour cartographier les applications SaaS par service et garder des données exploitables. Voici l’essentiel à retenir :

• Utilisez les journaux SSO/IdP pour suivre l’usage SaaS.
• Enrichissez les enregistrements avec les métadonnées de service.
• Automatisez les mises à jour pour conserver une visibilité fraîche.
• Présentez vos conclusions dans des tableaux de bord ou lors des QBR.
• Signalez l’informatique fantôme pour protéger vos clients des risques non maîtrisés.

Cartographier le SaaS par service pour plus de visibilité et de contrôle

Cartographier les applications SaaS par service transforme des données de connexion brutes en intelligence stratégique. Les MSP peuvent ainsi montrer clairement à leurs clients qui utilise quoi, et les aider à optimiser leurs dépenses et leurs licences SaaS. Cela permet également de repérer l’informatique fantôme avant qu’elle ne devienne un risque et d’agir en conséquence. Votre rôle de conseiller de confiance s’en trouve renforcé, puisque la gouvernance SaaS s’intègre directement aux revues.

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