Microsoft Teams occupe une place centrale dans les activités quotidiennes d’innombrables entreprises : l’outil permet aux membres d’une équipe de communiquer et de collaborer, où qu’ils se trouvent dans le monde. Les données générées par Microsoft Teams, qu’il s’agisse des historiques de conversation, des fichiers partagés ou des applications tierces développées sur Teams, ont donc une très grande valeur. Pourtant, Microsoft Teams ne propose aucune solution native et unifiée pour sauvegarder l’ensemble de ces données.
Cela pose un vrai problème aux services informatiques : les données de Microsoft Teams sont réparties entre plusieurs emplacements, et une grande partie des informations critiques échangées sur Teams renvoie à des services externes (par exemple des liens vers d’autres plateformes de productivité ou des fichiers hébergés sur d’autres services cloud). Dans certains cas, sauvegarder ces données n’est pas seulement essentiel à la continuité d’activité : c’est aussi une obligation de conformité réglementaire. Ce guide explique les avantages de la centralisation des sauvegardes Microsoft Teams entre les différents emplacements et formats, et comment sécuriser efficacement vos informations.
Pour une explication en images, regardez Centraliser les sauvegardes Microsoft Teams entre les emplacements et les formats.
Ce qu’il faut pour sauvegarder les données Microsoft Teams (historiques de conversation et fichiers partagés compris)
La façon dont vous sauvegardez vos données Microsoft Teams dépend des fonctionnalités que vous utilisez et de la manière dont vous les utilisez. Pour certaines entreprises, Teams se limite à une messagerie professionnelle servant à coordonner les équipes : seuls les historiques de conversation doivent alors être sauvegardés. Pour d’autres, Teams est la pierre angulaire d’une collaboration complexe qui mobilise de nombreux outils, à l’intérieur comme à l’extérieur de l’écosystème Microsoft 365.
Les prérequis suivants valent pour la plupart des déploiements Microsoft Teams :
- un accès administrateur à Microsoft Teams (en tant qu’administrateur général Microsoft 365 ou utilisateur disposant du rôle d’administrateur Teams) ;
- un accès et des privilèges sur les autres environnements Microsoft 365 concernés où vos utilisateurs stockent des données (Sharepoint, OneDrive, etc.) ;
- un accès (idéalement via une API) et des privilèges sur les outils tiers susceptibles d’héberger des données ;
- un accès à des outils et plateformes de sauvegarde capables d’atteindre et de stocker les données concernées.
Vous devrez également déterminer :
- à quelle fréquence sauvegarder les données Microsoft Teams ;
- combien de temps ces données seront conservées (rétention des données) ;
- où ces sauvegardes seront stockées.
Une fois ces éléments réunis, vous pouvez définir votre politique de sauvegarde Microsoft Teams, puis choisir et configurer les composants qui la mettront en place.
Où sont stockées les données Microsoft Teams ?
Les données créées par Microsoft Teams sont stockées aux emplacements suivants :
| Composant Teams | Service sous-jacent | Emplacement de stockage |
|---|---|---|
| Conversations individuelles et de groupe | Exchange Online | Boîtes aux lettres des utilisateurs |
| Messages de canal | Groupes Microsoft 365/Teams | Boîtes aux lettres de groupe |
| Fichiers partagés (canal) | SharePoint Online | Site SharePoint associé à l’équipe |
| Fichiers partagés (conversation) | OneDrive for Business | Dossier OneDrive de l’expéditeur |
| Calendrier | Exchange Online | Calendrier d’utilisateur ou de groupe |
| Applications, onglets, wikis | Variable selon l’intégration tierce | Souvent stockés en externe ou dans M365 |
Comme ces données sont réparties, aucune interface de sauvegarde native ne peut couvrir en une seule fois tous les types de contenu Teams. Le problème s’accentue à mesure que vos utilisateurs partagent via Teams des données issues d’outils externes.
Les limites de la sauvegarde native de Microsoft
Comme les autres fournisseurs cloud, Microsoft applique un modèle de responsabilité partagée : la responsabilité des données qu’il héberge pour votre compte est répartie entre vous et le fournisseur de services cloud. Dans ce cadre, Microsoft répond de la disponibilité de son service et de la protection de son infrastructure, mais c’est vous qui êtes responsable de la protection et de la restauration de vos propres données.
Microsoft Teams ne propose pas de snapshots natifs des fichiers, des historiques de conversation ou des configurations Teams, et ces éléments peuvent être définitivement supprimés une fois les périodes de rétention définies dans le Centre de conformité arrivées à échéance. De plus, la restauration d’un canal supprimé ne rétablit pas nécessairement l’intégralité des fils de discussion.
Microsoft l’indique clairement : l’éditeur ne fournit ni cette fonctionnalité ni aucun mécanisme de sauvegarde et de restauration inter-équipes ou interplateformes pour Teams. Si vous en avez besoin, cela relève de votre responsabilité.
Stratégie de sauvegarde centralisée : comment sauvegarder les fichiers Microsoft Teams
Voici un cadre à suivre pour définir les politiques et les outils qui serviront à sauvegarder les historiques de conversation, les fichiers et les autres données Microsoft Teams :
- Identifiez les données à sauvegarder : repérez où les données clés sont générées dans votre chaîne d’outils et vos flux de travail Microsoft Teams : historiques de conversation, fichiers partagés, intégrations et liens vers des outils tiers.
- Choisissez votre outil de sauvegarde : optez pour une solution de sauvegarde capable de se connecter à ces données et de les sauvegarder par programmation, qu’elles proviennent de SharePoint, OneDrive ou Exchange, ou qu’elles soient stockées dans des plateformes SaaS tierces.
- Automatisez les sauvegardes : automatisez vos sauvegardes selon votre calendrier et appliquez votre politique de rétention des données.
- Préparez la restauration : testez et validez régulièrement vos sauvegardes pour vérifier qu’elles sont accessibles et lisibles, et que les données nécessaires sont bien capturées dans un format restaurable, que ce soit pour une utilisation locale ou une restauration vers un nouveau tenant (si cette option est prise en charge). Intégrez les sauvegardes Teams à votre plan de continuité d’activité global.
- Mettez en place la surveillance et le reporting : reliez votre solution de sauvegarde Microsoft Teams à vos outils de surveillance et de reporting afin d’être alerté en cas d’échec de sauvegarde ou d’incident, et de conserver des traces exploitables lors des audits.
NinjaOne Microsoft 365 Backup assure une sauvegarde automatisée et cloud-native des environnements Microsoft 365, y compris les emplacements où Teams stocke nativement ses données, comme Exchange, SharePoint et OneDrive. La solution intègre également des utilitaires de script et d’automatisation permettant de se connecter aux API de services tiers (par exemple des logiciels de productivité web non-Microsoft) où sont stockées des données utilisateur, afin de sauvegarder les données hébergées sur d’autres services cloud.
Bonnes pratiques de sauvegarde Microsoft Teams : sécurité et conformité
La sauvegarde des données devient déterminante en cas d’incident, lorsque vous perdez l’accès aux données dans le cloud et devez vous rabattre sur des sauvegardes locales. Il existe aussi des enjeux juridiques : les lois sur la confidentialité comme le RGPD et le CCPA imposent de protéger les données sensibles, donc de les sauvegarder, tout en garantissant la sécurité de toutes les copies. Les personnes concernées par des données à caractère personnel (DCP) ont par ailleurs le droit de demander la suppression ou la rectification de leurs données : toutes les copies doivent donc être localisées et mises à jour, qu’elles se trouvent dans des systèmes actifs ou, dans certains cas, dans une sauvegarde ancienne.
Les données de sauvegarde doivent également être chiffrées au repos et en transit, et un contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC) doit être mis en place pour garantir que seuls les utilisateurs et services autorisés peuvent accéder aux informations sensibles.
NinjaOne Backup vous aide à garder la maîtrise de vos sauvegardes cloud et SaaS : nous suivons pour vous l’évolution des plateformes cloud/SaaS et de leurs API afin de vous offrir une plateforme de sauvegarde fluide, intégrée à la plateforme unifiée d’administration informatique et de gestion MSP de NinjaOne. Notre plateforme comprend aussi la surveillance et gestion à distance (RMM), la gestion des appareils mobiles (MDM) ainsi que des portails de support et de gestion des tickets, le tout piloté de façon centralisée depuis une interface unique et très lisible, qui vous aide à respecter les lois internationales sur la confidentialité.
