Backup-Preise für kleine Unternehmen und Start-ups

Moderne Unternehmen setzen auf remote arbeitende und verteilte Teams, die eine Mischung aus firmeneigenen und privaten Smartphones, Tablets, Laptops und Workstations nutzen. Ohne Backups gehen wertvolle Daten unwiederbringlich verloren, sobald ein Gerät verloren geht, gestohlen wird, kaputtgeht oder einem Sicherheitsvorfall zum Opfer fällt. Die Folgen sind Kosten für die Behebung, verlorene Zeit durch doppelte Arbeit und womöglich der Verlust von Informationen, die sich nicht wiederherstellen lassen.

Günstige Backups sind für kleine Unternehmen deshalb ein Muss. Backups von Endpunkten und mobilen Geräten müssen praktisch und zuverlässig sein und vor allem ins Budget passen. Dieser Artikel wirft einen Blick auf die Backup-Preise für kleine Unternehmen und zeigt, wie Sie bewerten, welchen Nutzen und Schutz verschiedene Produkte Ihrem Unternehmen tatsächlich bieten.

Darum lassen sich Backup-Preise für kleine Unternehmen und Start-ups so schwer einschätzen

Verschiedene Backup-Produkte zielen auf unterschiedliche Anwendungsfälle ab, mit Funktionen, die nicht für alle notwendig sind. Auch unterschiedliche Backup-Strategien führen zu schwankenden Kosten, je nachdem, wie viele Daten und Geräte vorhanden sind, wie häufig sich Ihre Daten ändern und welche Ziele Sie sich bei RTO und RPO setzen.

Geschäftskritische Daten liegen längst nicht mehr nur auf zentralen Dateiservern und in Sync-Diensten wie OneDrive. Zwar sollten zentrale Unternehmensdaten konsolidiert und nach einem 3-2-1-Backup-Plan gesichert werden, doch unweigerlich entstehen Daten auch auf Endbenutzer:innen-Geräten. Auch diese sollten gesichert werden, um Produktivdaten zu erfassen und eine schnelle Wiederherstellung sowie die Rückkehr zur Produktivität sicherzustellen.

Wegen dieser stark variierenden Faktoren lassen sich Backup-Preise nur schwer direkt vergleichen. IT-Teams müssen gemeinsam mit den Stakeholdern einen Backup-Plan entwickeln, der die Anforderungen erfüllt und die Daten in einem angemessenen Rhythmus ausreichend schützt. Anschließend gilt es, eine passende, Compliance-konforme Lösung zu wählen, die genau das ermöglicht.

So sind Backup-Preise aufgebaut

Die Backup-Lösung, für die Sie sich entscheiden, muss zu Ihren langfristigen Zielen und Ihrem Budget passen. Eine Lösung, die zu teuer ist und nicht vorhersehbar skaliert, wird schnell untragbar und führt zu Schutzlücken. Ein späterer Wechsel der Backup-Lösung kann den Betrieb stören und zu uneinheitlichen Systemen führen, die die Wiederherstellung erschweren.

Es gibt mehrere typische Modelle, nach denen Backup-Preise strukturiert sind. Diese sollten Sie kennen.

Preis pro Benutzer:in

Die Abrechnung pro Benutzer:in ist ein einfaches Abo-Modell, das mehrere Geräte je Mitarbeiter:in abdeckt. Das vereinfacht die Abrechnung, allerdings gibt es meist ein Speicherlimit pro Benutzer:in. Das kann einschränkend wirken, wenn Benutzer:innen mehr als nur ein paar Geräte sichern müssen.

Preis pro Gerät

Abos pro Gerät werden je Smartphone, Tablet, Laptop, Desktop oder sonstigem Gerät abgerechnet. Für kleine Teams ist das gut kalkulierbar, und da das Speicherlimit pro Gerät gilt, skaliert dieses Modell gut.

Allerdings sollten Sie überlegen, welche Geräte überhaupt gesichert werden müssen. Die Abrechnung pro Gerät wirkt auf den ersten Blick ähnlich wie die pro Benutzer:in, skaliert aber anders. Je mehr Geräte die einzelnen Benutzer:innen haben, desto weniger wirtschaftlich kann es sein, sie alle abzudecken.

Speicherbasierte Preisgestaltung

Bei der speicherbasierten Preisgestaltung spielt die Anzahl der Geräte keine Rolle. Abgerechnet wird ausschließlich der Speicherplatz, den Ihre Backups beim Backup-Dienst belegen, gemessen pro Gigabyte oder pro Terabyte.

Manche Backup-Lösungen berechnen eine niedrigere Abo-Gebühr pro Benutzer:in oder pro Gerät mit einem Grundkontingent an Speicher und stellen zusätzlichen Speicher darüber hinaus extra in Rechnung. Andere handhaben es genauso, erlauben Ihnen aber, eigenen Speicher mitzubringen, indem Sie eigene Server oder cloudbasierte Lösungen wie Object Storage anbinden.

Diese Faktoren beeinflussen die Backup-Kosten kleiner Teams

Jedes Unternehmen möchte wachsen. Das wirkt sich in zweierlei Hinsicht deutlich auf die Wahl der Backup-Lösung aus.

• Wachstum wird ausgebremst, wenn Datenverlust zu betrieblichen, finanziellen, rechtlichen oder Compliance-bezogenen Störungen führt.
• Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens ändern sich die Backup-Anforderungen. Deshalb sind Flexibilität und Skalierbarkeit gefragt.

Um dem gerecht zu werden, müssen Sie folgende Anforderungen festlegen:

• Anzahl der Geräte und Benutzer:innen: Mehr Endpunkte erhöhen die Gesamtkosten.
• Datenvolumen: Größere Datenbestände treiben die Speicherkosten in die Höhe.
• Backup-Häufigkeit: Häufigere Backups benötigen mehr Ressourcen.
• Aufbewahrungsrichtlinien: Längere Aufbewahrungsfristen erhöhen den Speicherverbrauch.
• Sicherheitsfunktionen: Erweiterte Funktionen wie Verschlüsselung, Ransomware-Schutz (Unveränderlichkeit) und Überwachung können den Preis erhöhen.

Für ein kosteneffizientes Backup müssen Sie genau wissen, was Sie eigentlich sichern.

So planen Sie Ihr Backup-Budget

Auch wenn die Faktoren, die die Backup-Kosten beeinflussen, individuell und vielfältig sind: Die meisten kleinen Teams verfolgen ähnliche Strategien, wenn sie Backup-Produkte auswählen. Diese haben jeweils ihre Vor- und Nachteile:

• Der Einstieg mit einfachen Basis-Backups: Niedrige Einstiegskosten, aber unflexibel und funktional begrenzt für den langfristigen Einsatz. Möglicherweise ist später ein Plattformwechsel nötig.
• Backup-Tools der Mittelklasse für kleine Unternehmen: Funktionsreiche Cloud-Backup-Tools mit skalierbarer Preisgestaltung, Automatisierung und Überwachung sorgen für zuverlässigere Backups. Wer früh darauf setzt, hat zunächst höhere Kosten, profitiert aber von besserem Schutz und langfristigen Vorteilen.
• Fortgeschrittene Backup-Plattformen: Tools auf Enterprise-Niveau bieten erweiterte Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen. Für kleine Unternehmen sind sie jedoch oft überdimensioniert, außer es bestehen spezielle Compliance-Anforderungen, die Tools für kleine Unternehmen nicht abdecken.

Steht das passende Backup-Tool fest, lässt sich ein Budgetplan für Backups so aufstellen:

• Wachstum abschätzen: Kalkulieren Sie mit steigendem Datenvolumen, damit Sie künftige Kosten nicht unterschätzen.
• Skalierbare Tarife wählen: Setzen Sie auf Backup-Lösungen, die mit Ihren Anforderungen mitwachsen, und vermeiden Sie feste Limits, die später eine Migration erzwingen.
• Regelmäßig überprüfen: Passen Sie Backup-Strategien und Tarife an, wenn sich Daten und Nutzung ändern. So vermeiden Sie unerwartet hohe Rechnungen.

Backup-Kosten gegen Datenverlustrisiken abwägen: Das sollten Unternehmen bedenken

Die Kosten für Ausfallzeiten samt Wiederherstellungszeit und -aufwand sowie die Auswirkungen von Datenverlust auf Ihr Unternehmen und dessen Fortbestand machen Backups unverzichtbar. Sie sind heute schlicht ein Kostenfaktor des Geschäftsbetriebs, den kein Unternehmen vernünftigerweise umgehen kann. Allerdings hat nicht jedes Unternehmen die Mittel für eine vollständige, kontinuierliche Backup-Abdeckung, die jede verfügbare Zusatzfunktion ausreizt. Sie müssen das Risiko, bestimmte Datenbestände zu verlieren, gegen die Kosten ihrer Sicherung abwägen.

Selbst günstige Backups können teure Betriebsunterbrechungen verhindern. Zusätzlich lassen sich die Backup-Kosten mit weiteren Maßnahmen senken, etwa indem Sie Daten kategorisieren und kurzlebige, unwichtige oder leicht wiederherstellbare Daten aus den Backups ausklammern und Daten auf weniger Geräten konsolidieren.

Was sollte Ihr Backup-Plan abdecken?

Ihr Backup-Plan sollte Endbenutzer:innen-Geräte, Server und Cloud-Ressourcen umfassen und die Kostenfrage ganzheitlich berücksichtigen. Für kleine Unternehmen ohne eigene zentrale Infrastruktur kann ein Geräte-Backup in Kombination mit dem Backup der genutzten Software-as-a-Service-Plattformen ausreichen. Für mittlere bis große Unternehmen sind Server-Backup und Überwachung entscheidend, ergänzt um Offsite-Backups und automatisierte Cloud-Backups.

Ohne klare Kontrolle und Verantwortlichkeiten sind Geräte-Backups wirkungslos und verschenktes Geld

Für Managed Service Provider (MSPs), die für den Schutz der Daten mehrerer Unternehmen verantwortlich sind, ist die Kontrolle über die Backups entscheidend. Fehlt sie, geraten Geräte aus dem Takt und kritische Daten werden übersehen und gehen bei einem Vorfall verloren. Eine vereinheitlichte IT-Toolchain schließt diese Lücken. NinjaOne vereint Cloud-Backup für Endpunkte und Server, Mobile Device Management (MDM), Fernwartung und -Verwaltung (RMM), Helpdesk und Tools für die Endpunkt-Sicherheit. So können Sie Daten proaktiv schützen und im Ernstfall auf relevante, zuverlässige Backups zurückgreifen.

NinjaOne bietet außerdem Vorteile für kleine Unternehmen und Start-ups, die zunehmend auf remote arbeitende Teams und BYOD in Verbindung mit Software-as-a-Service-Plattformen wie Microsoft 365 und Google Workspace setzen. Die IT-Tool-Suite von NinjaOne ist vollständig verwaltet und die schlanke Einarbeitung ermöglicht es Ihnen, Geräte schnell zu registrieren und mit dem Backup zu beginnen: Smartphones und Tablets von Apple und Android, Laptops und Workstations mit Windows und macOS, Server sowie in Google Drive und OneDrive gespeicherte Dateien.

Die Preisgestaltung ist kalkulierbar, mit monatlichen Abos pro Gerät für einzelne Funktionen. So skaliert sie mit Ihrem kleinen Unternehmen und dessen wachsenden Anforderungen.