Schlüsselpunkte
So vereinfachen Sie den Erfolg von Backup-Jobs und Aufbewahrungsrichtlinien für Ihre Kund:innen:
- Erfolg von Backup-Jobs über alle Mandanten hinweg zusammenführen: Exportieren und standardisieren Sie die Backup-Daten jedes Mandanten und fassen Sie sie in einem einzigen Dashboard zusammen (z. B. in Excel oder Power BI), um Erfolgsquoten zu verfolgen und Mandanten zu kennzeichnen, die definierte Schwellenwerte unterschreiten.
- Statusprüfungen von Backup-Jobs automatisieren: Nutzen Sie Anbieter-APIs oder Skripte, um fehlgeschlagene oder aktuelle Jobs je Mandant automatisiert abzufragen, und planen Sie tägliche Prüfungen, deren Ergebnisse direkt in Ihr RMM- oder PSA-Tool fließen.
- Aufbewahrungsrichtlinien pro Mandant validieren: Exportieren Sie die Aufbewahrungsrichtlinien und vergleichen Sie sie mit den SLAs Ihrer Kund:innen, um Lücken aufzudecken. Dokumentieren Sie die Compliance anschließend in einer einfachen Matrix, um fehlende oder abweichende Abdeckung schnell sichtbar zu machen.
- Umgang mit Ausnahmen und Alarmierungen einbinden: Verfolgen Sie wiederkehrende Backup-Fehler, indem Sie Ursachen und Behebungsschritte in einem Ausnahmeregister festhalten, und automatisieren Sie Alarmierungen oder die Ticket-Erstellung für fehlgeschlagene Jobs über PSA-Integrationen.
- Ergebnisse berichten und mit Kund:innen teilen: Erstellen Sie regelmäßige Berichte, die Backup-Erfolg, Einhaltung der Aufbewahrungsrichtlinien und Wiederherstellungstests zusammenfassen, mit klaren Visualisierungen und konkreten Empfehlungen, die den Wert Ihres Service belegen.
Backup-Jobs über mehrere Software-as-a-Service-Mandanten hinweg zu überwachen, ist für MSPs alles andere als trivial. Sie müssen sicherstellen, dass die Backups ihrer Kund:innen reibungslos laufen, und gleichzeitig prüfen, ob die Aufbewahrungsrichtlinien den Branchenstandards entsprechen.
Die meisten Backup-Plattformen bieten zwar Dashboards auf Mandantenebene, aber nur wenige liefern den mandantenübergreifenden Überblick, den MSPs brauchen, um fehlgeschlagene Jobs frühzeitig zu erkennen und die konsistente Anwendung ihrer Richtlinien zu prüfen.
Dieser Leitfaden zeigt verschiedene Techniken, mit denen Sie das Backup-Monitoring zusammenführen und Prüfungen der Aufbewahrung über alle Mandanten hinweg standardisieren. Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über Backup-Monitoring.
Einen schnellen visuellen Überblick bietet unser Video-Leitfaden: So überwachen Sie den Erfolg von Backup-Jobs und Aufbewahrungsrichtlinien in mandantenfähigen SaaS-Umgebungen
Vereinen Sie Transparenz über Backups mit Workflows für Endpunkte, Patches und Ticketing.
Backup-Monitoring in mandantenfähigen SaaS-Umgebungen vereinfachen
Stellen Sie zunächst sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind.
📌 Voraussetzungen:
- Zugriff auf SaaS-Backup-Plattformen mit Mehrmandantenfähigkeit (z. B. Dropsuite, Datto, SaaS Protection, Barracuda, Acronis, Veeam, SysCloud)
- Administrative Rechte zum Export von Job-Protokollen und Details zu Aufbewahrungsrichtlinien
- Definierte Zeitvorgabe für Wiederherstellungszeit (RTO) und Ziel des Wiederherstellungspunktes (RPO) für jede Kundenumgebung
- Dokumentationssysteme wie SharePoint, IT Glue und NinjaOne Docs, um Kundenberichte zu zentralisieren
Optional, aber empfehlenswert: Skripting-Kenntnisse wie PowerShell oder Python, um API-Abfragen durchzuführen.
Methode 1: Erfolg von Backup-Jobs über alle Mandanten hinweg zusammenführen
📌 Anwendungsfall: Sie möchten die Backup-Daten all Ihrer Kund:innen in einem einzigen Dashboard bündeln.
- Exportieren Sie die Job-Protokolle jedes Mandanten aus der SaaS-Backup-Plattform.
- Standardisieren Sie das Format Ihrer Backup-Daten mit Feldern wie Datum, Job-Typ, Status (Erfolg/Fehlschlag), Dauer und Fehlern.
- Erstellen Sie ein konsolidiertes Dashboard mit Google Sheets, Excel oder Power BI, um die Erfolgsquoten Ihrer Kund:innen zu verfolgen.
- Legen Sie Schwellenwerte für die Prüfung fest. Beispielsweise werden Mandanten mit einer Erfolgsquote von < 95 % gekennzeichnet.
Methode 2: Statusprüfungen von Backup-Jobs automatisieren
📌 Anwendungsfall: Sie möchten nicht länger jeden Mandanten manuell auf fehlgeschlagene Jobs prüfen.
- Nutzen Sie Anbieter-APIs oder Skripte, um Jobs nach Status, Mandant oder Zeitraum abzufragen. Hier ein Beispielskript, mit dem Sie fehlgeschlagene Jobs abrufen können:
$uri = "https://api.vendor.com/v1/backup/jobs?status=failed"
$headers = @{ Authorization = "Bearer $AccessToken" }
$response = Invoke-RestMethod -Uri $uri -Headers $headers -Method Get
- Planen Sie tägliche Prüfungen und leiten Sie die Ergebnisse in Ihr RMM- oder PSA-Tool.
Methode 3: Aufbewahrungsrichtlinien pro Mandant validieren
📌 Anwendungsfall: Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Aufbewahrungsrichtlinien für Backups zu den verschiedenen RPO- und RTO-Anforderungen passen.
- Exportieren Sie die aktuellen Aufbewahrungsrichtlinien aus der SaaS-Backup-Plattform.
- Vergleichen Sie sie mit den SLAs Ihrer Kund:innen, um sicherzustellen, dass die Abdeckung den Erwartungen entspricht.
- Kennzeichnen Sie Abweichungen wie zu kurze Aufbewahrungsfristen oder fehlende Workloads.
- Erstellen Sie eine Compliance-Matrix. Zum Beispiel:
Mandant → Workload → Aufbewahrung → Compliance-Status
Methode 4: Umgang mit Ausnahmen und Alarmierungen einbinden
📌 Anwendungsfall: Sie möchten wiederkehrende Backup-Fehler im Blick behalten.
- Identifizieren Sie häufige Fehlerursachen (z. B. abgelaufene Tokens, Drosselung und API-Fehler).
- Legen Sie ein Ausnahmeregister an, das Fehler je Mandant und die ergriffenen Behebungsmaßnahmen protokolliert.
- Automatisieren Sie Alarmierungen über PSA-Integrationen, damit bei fehlgeschlagenen Jobs Tickets erstellt werden.
Methode 5: Ergebnisse berichten und mit Kund:innen teilen
📌 Anwendungsfall: Sie möchten den Wert Ihres Backup-Service belegen.
- Erstellen Sie monatliche oder vierteljährliche Berichte mit folgenden Inhalten:
- Erfolgs- und Fehlerquoten der Backups
- Einhaltung der Aufbewahrungsrichtlinien
- Ergebnisse der Wiederherstellungstests
- Empfehlungen zur Verbesserung (z. B. längere Aufbewahrungsfristen oder häufigere Backups).
- Nutzen Sie visuelle Indikatoren wie Grün, Gelb und Rot, damit die Ergebnisse leicht zu erfassen sind.
Sie können eine dieser Methoden einzeln oder mehrere kombiniert einsetzen, um ein umfassendes Framework für die Überwachung von Backup-Jobs und Wiederherstellungsrichtlinien in mandantenfähigen Umgebungen aufzubauen.
📌 Übersichtstabelle der Best Practices:
| Komponente | Nutzen |
| Konsolidierte Dashboards | Geben MSPs mandantenübergreifende Transparenz über Backup-Jobs und Wiederherstellungsrichtlinien |
| API-basierte Überwachung | Job-Verfolgung in Echtzeit und Automatisierung |
| Validierung der Aufbewahrung | Sichert Compliance und SLA-Konformität |
| Verfolgung von Ausnahmen | Verbessert Zuverlässigkeit und Fehlerbehebung |
| Berichte für Kund:innen | Schafft Vertrauen und Transparenz |
Täglicher Workflow für das Backup-Monitoring in mandantenfähigen SaaS-Umgebungen
Hier ein beispielhafter Überwachungs-Workflow, der zeigt, wie Sie tägliche Prüfungen von Backup-Jobs und Wiederherstellungsrichtlinien mit Automatisierung verschlanken:
- Fragen Sie die Backup-API für alle Mandanten ab.
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- Rufen Sie mit einem geplanten Skript die aktuellsten Backup-Job-Ergebnisse aller Kund:innen ab.
- Exportieren Sie fehlgeschlagene Jobs als CSV und erstellen Sie PSA-Tickets.
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- Protokollieren Sie alle fehlgeschlagenen Backup-Jobs in einer CSV-Datei und stoßen Sie über PSA-Tickets Workflows zur Fehlerbehebung an.
- Gleichen Sie die Wiederherstellungsrichtlinien mit der SLA-Matrix der Kund:innen ab.
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- Vergleichen Sie Ihre aktuellen Wiederherstellungsrichtlinien mit der zuvor definierten SLA-Matrix einer Kundin oder eines Kunden. Kennzeichnen Sie Abweichungen wie kürzere Aufbewahrungsfristen oder fehlende Workloads zur Prüfung.
- Erstellen und aktualisieren Sie das Übersichts-Dashboard.
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- Importieren Sie die Backup-Daten all Ihrer Kund:innen mit Tools wie Power BI oder Google Sheets in ein konsolidiertes Dashboard.
- Archivieren Sie die Tagesprotokolle für Auditzwecke.
-
- Bewahren Sie alle CSV-Exporte, API-Antworten und Ticket-Protokolle an einem sicheren Ort auf (z. B. Cloud-Speicher oder interner Dateiserver), um einen Audit-Trail zu schaffen.
So unterstützt NinjaOne mandantenfähiges Backup-Monitoring und die Validierung von Wiederherstellungsrichtlinien
NinjaOne stärkt das mandantenübergreifende Backup-Monitoring durch:
- geplante Skripte für API-basierte Prüfungen von Backup-Jobs
- automatisierte Ticket-Erstellung, sobald Backup-Fehler oder Lücken in der Aufbewahrung erkannt werden
- Speicherung konsolidierter Dashboards und Berichte in NinjaOne Documentation
- Kennzeichnung von Mandanten mit „Backup-Status: In Ordnung/Prüfung erforderlich“ zur QBR-Vorbereitung
- einen zentralisierten Überblick über den Backup-Status zusammen mit der Überwachung der Endpunkte
Quick-Start-Guide
NinjaOne bietet leistungsfähige Werkzeuge, um den Erfolg von Backup-Jobs zu überwachen und Aufbewahrungsrichtlinien in mandantenfähigen SaaS-Umgebungen zu verwalten. So behalten Sie diese kritischen Aspekte wirksam im Griff:
Wichtige Funktionen für Überwachung und Verwaltung
- Backup-Status in Echtzeit verfolgen
- Dashboard-Übersicht: Das NinjaOne-Dashboard zeigt den Backup-Status in Echtzeit, inklusive Erfolg, Fehlern und Fortschritt. So erkennen Sie schnell, welche Mandanten oder Konten betroffen sind.
- Detaillierte Protokolle: Greifen Sie auf detaillierte Protokolle zu jedem Backup-Job zu, um Erfolge oder Fehler im Detail nachzuvollziehen. Dazu zählen Zeitstempel, Fehlermeldungen und Wiederherstellungspunkte.
- Verwaltung der Aufbewahrungsrichtlinien
- Anpassbare Aufbewahrungsfristen: Mit NinjaOne legen Sie maßgeschneiderte Aufbewahrungsrichtlinien für verschiedene SaaS-Dienste fest, etwa für E-Mail, SharePoint und OneDrive. Die Richtlinien reichen von 14 Monaten bis zu unbegrenzter Aufbewahrung.
- Automatisierte Durchsetzung: Einmal festgelegt, setzt NinjaOne die Richtlinien automatisiert durch und sorgt dafür, dass Daten gemäß den definierten Regeln aufbewahrt oder gelöscht werden. Das hilft, regulatorische Anforderungen einzuhalten.
- Transparenz über alle Mandanten hinweg
- Steuerung auf Organisationsebene: Verwalten Sie Backup- und Aufbewahrungseinstellungen auf Organisationsebene und sorgen Sie so für Konsistenz über alle Mandanten hinweg. Bei Bedarf können Sie die Einstellungen auch für einzelne Mandanten anpassen.
- Berichterstattung und Analytics: Erstellen Sie Berichte, um Erfolgsquoten der Backups und die Einhaltung der Aufbewahrungsrichtlinien über alle Mandanten hinweg zu überwachen. Das ergibt ein umfassendes Bild Ihrer SaaS-Backup-Umgebung.
Best Practices für eine wirksame Überwachung
- Regelmäßige Audits: Prüfen Sie Backup-Jobs und Aufbewahrungsrichtlinien regelmäßig daraufhin, ob sie zu Ihren geschäftlichen Anforderungen und Compliance-Vorgaben passen.
- Alarmierung und Benachrichtigungen: Richten Sie Alarmierungen für kritische Ereignisse ein, etwa für fehlgeschlagene Backups oder Änderungen an Aufbewahrungsrichtlinien, um Probleme umgehend anzugehen.
- Tests und Validierung: Testen Sie Wiederherstellungen in regelmäßigen Abständen, um die Integrität Ihrer Daten und die Wirksamkeit Ihrer Aufbewahrungsrichtlinien zu bestätigen.
Mit den umfassenden Werkzeugen von NinjaOne für Überwachung und Verwaltung stellen Sie sicher, dass Ihre mandantenfähigen SaaS-Backups zuverlässig und Compliance-konform sind und zu Ihren Geschäftszielen passen.
Backup-Monitoring kurz erklärt
Backup-Monitoring ist der fortlaufende Prozess, Richtlinien für Daten-Backups zu verfolgen, zu analysieren und zu überprüfen, damit sie wirksam und zeitgerecht greifen.
Das wichtigste Ziel des Backup-Monitorings besteht darin, Probleme zu erkennen und zu beheben, die die Datenintegrität, die Zuverlässigkeit der Wiederherstellung oder die Einhaltung von Service Level Agreements und Branchenanforderungen beeinträchtigen können.
Umfassendes Backup-Monitoring ermöglicht MSPs:
- Fehler zu erkennen, bevor sie den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen.
- den Überblick über Backups in mandantenfähigen Umgebungen zu behalten.
- Compliance bei Audits und QBRs nachzuweisen.
Ob Sie nun eine Handvoll Kund:innen oder Hunderte Mandanten betreuen: Eine umfassende Strategie für das Backup-Monitoring hilft Ihnen, Ihren Betrieb zu skalieren.
Automatisieren Sie Überwachung und Alarmierung für Ihre Backups und verpassen Sie nie wieder kritische Ereignisse.
Mit mandantenfähigem Backup-Monitoring und Richtlinienvalidierung den operativen Überblick verbessern
Ein mandantenübergreifender Blick auf alle Backup-Jobs und Aufbewahrungsrichtlinien ist der Schlüssel zu verlässlichen, Compliance-konformen Managed Services.
Indem Sie die Backup-Protokolle all Ihrer Kund:innen zusammenführen, Wiederherstellungsrichtlinien validieren, Statusprüfungen automatisieren und RMM- bzw. PSA-Tools integrieren, verhindern Sie Backup-Fehler proaktiv und untermauern den Wert Ihrer Leistungen gegenüber Ihren Mandanten.
1. Wie überwachen MSPs den Erfolg von Backup-Jobs über mehrere SaaS-Mandanten hinweg?
MSPs überwachen den Erfolg von Backup-Jobs, indem sie die Backup-Protokolle der einzelnen Mandanten in einem einzigen Dashboard zusammenführen, Kennzahlen zu Erfolg und Fehlschlag standardisieren und mithilfe von Automatisierung oder APIs den Backup-Status in allen SaaS-Umgebungen kontinuierlich verfolgen.
2. Wie lässt sich Backup-Monitoring in mandantenfähigen SaaS-Umgebungen am besten automatisieren?
Am wirkungsvollsten ist die API-basierte Überwachung: Geplante Skripte fragen Backup-Plattformen automatisiert nach fehlgeschlagenen Jobs ab, protokollieren die Ergebnisse und lösen Alarmierungen oder PSA-Tickets aus. Damit entfällt die manuelle Prüfung Mandant für Mandant.
3. Warum ist die Validierung von Aufbewahrungsrichtlinien für MSPs so wichtig?
Die Validierung der Aufbewahrungsrichtlinien stellt sicher, dass Backups die SLAs, RPOs und Compliance-Anforderungen der Kund:innen erfüllen. Ohne regelmäßige Validierung riskieren MSPs Datenverluste, nicht bestandene Audits und Compliance-Verstöße durch falsch konfigurierte oder uneinheitliche Aufbewahrungseinstellungen.
4. Wie stellen MSPs sicher, dass Aufbewahrungsrichtlinien zu den RPO- und RTO-Anforderungen passen?
MSPs sollten die Aufbewahrungsrichtlinien regelmäßig pro Mandant exportieren, mit einer dokumentierten SLA-Matrix abgleichen und Lücken wie zu kurze Aufbewahrungsfristen oder fehlende Workloads zur Behebung kennzeichnen.
5. Was sind häufige Ursachen für wiederkehrende Backup-Fehler bei SaaS-Backups?
Häufige Ursachen sind abgelaufene Authentifizierungs-Tokens, API-Drosselung, geänderte Berechtigungen und Fehler auf Anbieterseite. Werden diese Probleme in einem Ausnahmeregister erfasst, lassen sich Muster erkennen und wiederholte Fehler vermeiden.
6. Wie verbessern konsolidierte Backup-Dashboards das mandantenübergreifende Backup-Management?
Konsolidierte Dashboards bieten einen zentralisierten Überblick über den Zustand der Backups aller Mandanten. So lassen sich Fehler leichter erkennen, Erfolgsquoten verfolgen und Behebungsmaßnahmen priorisieren, bevor die Backups die Wiederherstellung oder den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen.
7. Wie berichten MSPs Kund:innen wirksam über Backup-Zustand und Compliance?
MSPs können monatliche oder vierteljährliche Berichte liefern, die Erfolgsquoten der Backups, die Einhaltung der Aufbewahrungsrichtlinien und die Wiederherstellungsbereitschaft mit klaren visuellen Indikatoren zeigen. Das belegt den Wert der Leistungen, schafft Vertrauen und unterstützt QBR-Gespräche.
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