Belangrijkste punten
- Niet alleen de leeftijd van hardware, maar vooral de EoS-datums van software bepalen wanneer u moet vervangen.
- Een afstemmingsmatrix voor hardware en software zet de leeftijd van devices af tegen de EoS-datums van leveranciers en maakt zo het werkelijke risico zichtbaar.
- Door de matrix in QBR’s te gebruiken, wordt een vervangingsadvies een onderbouwde businesscase.
- Automatisering en tagging in RMM/PSA maken lifecycle-tracking herhaalbaar, ook bij grote aantallen devices.
De meeste hardware refresh cycles worden gepland op basis van leeftijd, garantiestatus of prestatiebenchmarks. De EoS-datums (End of Support) van software blijven daarbij vaak buiten beeld. Zodra Microsoft de ondersteuning van een besturingssysteem stopt of de kernapplicatie van een klant zijn laatste update krijgt, kan zelfs nieuwe hardware snel een risico worden.
Door vervangingscycli af te stemmen op de EoS van software, blijven devices veilig, compliant en compatibel met bedrijfsapplicaties en workflows. Zo voorkomt u dat klanten met niet-ondersteunde systemen werken, beperkt u de blootstelling aan kwetsbaarheden en helpt u managed service providers (MSP’s) om vervangingskosten op het laatste moment te vermijden.
Deze gids beschrijft een gestructureerd en overzichtelijk proces om software-lifecycle-momenten op te nemen in uw hardwareplanning. Met het juiste kader en de juiste tools, zoals NinjaOne, worden vervangingscycli proactieve instrumenten voor risicobeperking, budgettering en klantbetrokkenheid.
Wilt u snel een visueel overzicht? Bekijk dan onze videogids Zo stemt u hardware refresh cycles af op de EoS-datums van software
Stappen om hardware refresh cycles af te stemmen op de EoS-datums van software
Door hardware refresh cycles af te stemmen op de EoS van software, kunnen MSP’s proactief plannen en tijdig alternatieven zoeken in plaats van achteraf op problemen te reageren.
📌 Vereisten:
- U hebt toegang nodig tot de inventaris van de klant met gegevens over de leeftijd van de hardware en de softwareversies.
- Hiervoor is een concrete lijst nodig van aankomende EoS-datums die leveranciers publiceren. Windows 10 verliest bijvoorbeeld de ondersteuning op 14 oktober 2025.
- U hebt een spreadsheettool of -app nodig, zoals Google Sheets of Microsoft Excel, om afstemmingstabellen op te bouwen.
💡 Opmerking: u hebt tags nodig in RMM (Monitoring en beheer op afstand) of Professional Services Automation (PSA) om systemen te markeren die op EoS afstevenen.
Stap 1: bepaal de belangrijkste EoS-datums van software
De eerste stap bij het afstemmen van vervangingscycli is weten wanneer cruciale software het einde van de ondersteuning bereikt. Die datums bepalen wanneer hardware een risico kan worden, omdat niet-ondersteunde systemen geen patches of leveranciersondersteuning meer krijgen.
📌 Toepassingen:
- Met deze stap ziet u aankomen wanneer hardware vervangen moet worden vanwege de EoS van software en niet alleen vanwege de leeftijd.
- U kunt risicovolle omgevingen markeren voordat ze beveiligings- of complianceproblemen worden.
- Deze stap levert concrete tijdlijnen op voor budgettering en klantcommunicatie.
📌 Vereisten:
- Voordat u deze stap uitvoert, hebt u een lijst nodig van besturingssystemen en applicaties die cruciaal zijn voor klanten.
- U moet op de hoogte zijn van de lifecycle-documentatie die de leverancier voor elk product publiceert.
- U hebt een inventarisrapport nodig dat geïnstalleerde software koppelt aan specifieke endpoints.
Hier volgt software met EoS-datums die al zijn verstreken of eraan komen:
| Software | EoS-datum | Opmerkingen |
| Windows 10 | 14 oktober 2025 | Microsoft brengt geen beveiligingsupdates meer uit. |
| Office 2016, Office 2019 | 14 oktober 2025 | MS Office krijgt geen ondersteuning meer. |
| Adobe Acrobat 2017 | juni 2022 (al EoS) | Als Adobe Acrobat nog deel uitmaakt van uw workflows, vermeld dan in uw rapportages duidelijk dat het nog in gebruik is. |
Welke risico’s brengt software zonder ondersteuning met zich mee?
Devices met niet-ondersteunde software kunnen niet worden beveiligd of bijgewerkt, ook al werkt de hardware nog prima.
Stap 2: bouw een afstemmingsmatrix voor hardware en software
Zodra u de belangrijkste EoS-datums van software kent, koppelt u die rechtstreeks aan de hardware van de klant. Een afstemmingsmatrix voor hardware en software laat in één oogopslag zien welke devices vanwege hun leeftijd vervangen moeten worden en welke vastzitten aan cruciale software die het einde van de ondersteuning nadert.
📌 Toepassingen:
- Met deze stap maakt u een visueel overzicht voor klanten dat lifecycle-planning vereenvoudigt.
- U kunt vervangingsschema’s prioriteren op basis van het werkelijke risico en niet alleen op garantiestatus.
- Het levert onderbouwing voor reguliere rapportages, Quarterly Business Reviews (QBR’s) en gesprekken over budget.
📌 Vereiste:
- Om deze stap af te ronden, hebt u een accurate hardware-inventaris nodig met de leeftijd van de devices en de datums van uitrol.
| Naam device | Leeftijd device | Geïnstalleerd OS/app | EoS-datum | Voorgestelde vervanging |
| Laptop A | 4,5 jaar | Windows 10 | oktober 2025 | Q3 2025 |
| Desktop 1 | 3 jaar | Office 2016 | oktober 2025 | Q2 2025 |
| Laptop B | 6 jaar | Windows 11 | N.v.t. | Q1 2026 (op basis van leeftijd) |
Deze matrix geeft u een helder overzicht dat de planning van hardwarevervanging koppelt aan de eisen van de software-lifecycle. Dat beperkt verrassingen en houdt systemen compliant.
Stap 3: neem de matrix op in QBR’s en budgetplanning
De afstemmingsmatrix uit stap 2 werkt pas echt als die onderdeel is van doorlopende gesprekken met de klant. Door de matrix op te nemen in QBR’s en budgetplanning, laat u zien hoe belangrijk proactief lifecycle-beheer is en verkleint u de kans op vervangingen op het laatste moment.
📌 Toepassingen:
- Deze stap maakt lifecycle-risico’s zichtbaar in een helder, visueel format dat klanten begrijpen.
- MSP’s kunnen vervangingsplannen rechtstreeks koppelen aan fiscale cycli en budgetcycli.
- U kunt verouderde hardware en software aanwijzen die complianceproblemen kan veroorzaken.
📌 Vereiste:
- U hebt per klant een afgeronde afstemmingsmatrix voor hardware en software nodig (zie stap 2).
Tijdens QBR’s gebruikt u de matrix vervolgens om:
- Klanten te laten zien welke systemen aan vervanging toe zijn op basis van de tijdlijnen en vereisten van de software-lifecycle.
- Problemen met verouderde software aan te wijzen die onnodige risico’s opleveren voor de bedrijfsvoering van een klant. Het is ook verstandig om noodzakelijke hardware-upgrades te benoemen, zeker wanneer oudere systemen een risico vormen.
- Adviezen over software- en hardwarevervanging te koppelen aan de komende fiscale cycli.
Dat ondersteunt proactieve planning, versterkt het vertrouwen van klanten en voorkomt dure verrassingen wanneer hardware of software ineens niet meer wordt ondersteund.
Stap 4: automatiseer het verzamelen van endpointgegevens (optioneel)
Beheert uw MSP grote aantallen computers, dan kost het handmatig bijhouden van leeftijd en EoS-datums veel tijd. U kunt dit proces met scripts automatiseren: dat gaat sneller zonder handwerk, beperkt fouten en markeert risicovolle devices eerder.
📌 Toepassingen:
- Deze stap ondersteunt uw lifecycle-tracking over tientallen of honderden endpoints.
- Het beperkt handmatig controlewerk doordat devices die aan de vervangingscriteria voldoen automatisch worden getagd.
- Het geeft u een herhaalbaar proces voor maandelijkse of kwartaalcontroles op vervanging.
📌 Vereisten:
- U hebt toegang nodig tot een actuele device-inventaris (handmatig verzameld of geëxporteerd uit RMM- of PSA-tools).
- Het inventarisbestand moet accurate uitroldatums en OS-informatie bevatten.
Hier volgt een voorbeeld van een PowerShell-script:
Import-Csv device_inventory.csv |
ForEach-Object {
$age = (Get-Date) - [datetime]$_.DeploymentDate
if ($age.Days -gt 1460 -or $_.OS -eq " Windows 10" ) {
$_ | Add-Member -NotePropertyName “RefreshNeeded” -NotePropertyValue " Yes"
}
} | Export-Csv aligned_output.csv -NoTypeInformation
Dit script controleert per device de uitroldatum en het OS, markeert devices die ouder zijn dan vier jaar of nog Windows 10 draaien en exporteert de resultaten naar een nieuwe CSV. De output helpt MSP’s bovendien om snel devices te herkennen en te taggen die een geplande EoS-overgang naderen. Daardoor zijn vervangingsadviezen eenvoudiger te volgen en te communiceren.
⚠️ Waar u op moet letten
| Risico’s | Mogelijke gevolgen | Oplossingen |
| EoS-datums van software over het hoofd zien | Devices blijven mogelijk in gebruik nadat de ondersteuning is gestopt. Dat stelt klanten bloot aan beveiligings- en compliancerisico’s. | Volg de lifecycle-aankondigingen van leveranciers en houd een actuele EoS-kalender bij. |
| Alleen afgaan op de leeftijd van de hardware | Hardware werkt misschien nog, maar draait niet-ondersteunde of onveilige software. | Stem de vervangingsplanning af op zowel de leeftijd van het device als de momenten in de software-lifecycle. |
| Inconsistente inventarisgegevens | Ontbrekende of onjuiste uitroldatums en softwareversies leiden tot een slechte vervangingsplanning. | Gebruik exports uit RMM/PSA en controleer de juistheid voordat u een matrix opbouwt. |
| Gebrekkige communicatie richting de klant | Klanten kunnen vervangingsadviezen zien als willekeurige kosten. | Presenteer de afstemmingsmatrix tijdens QBR’s, maar gebruik gewone taal en koppel die aan bedrijfsresultaten zodat klanten de zakelijke waarde begrijpen. |
| Niet automatiseren op schaal | Handmatige controles van hardware en software worden onbeheersbaar. | Zet scripts of RMM-automatisering in om risicovolle devices te markeren en consequent rapportages te genereren. |
Beste praktijken voor het afstemmen van hardware refresh cycles
| Onderdeel | Doel en waarde |
| Tijdlijn van EoS-datums van software in kaart brengen | Vervangingscycli verankeren in het risico en de ondersteuningsstatus bij de leverancier; voorkomen dat devices met niet-ondersteunde software blijven draaien |
| Afstemmingsmatrix | De adviezen visueel presenteren, zodat ze eenvoudig met klanten te bespreken zijn in reviews en overleggen |
| Integratie in QBR’s | Urgentie overbrengen en vervangingsplanning koppelen aan een bredere IT-roadmap |
| Optionele scripting | Handmatig controlewerk beperken en tracking opschalen in grote omgevingen |
| Aansluiting op de fiscale planning | Soepeler budgetteren en gefaseerd uitrollen van devicevervangingen ondersteunen |
Voorbeeld van een automatiseringsmoment bij het afstemmen van hardware refresh cycles
Automatisering vereenvoudigt het koppelen van hardware refresh cycles aan de EoS-tijdlijnen van software. U kunt exports en lifecycle-gegevens omzetten in een herhaalbare workflow, waarmee u snel risicovolle devices herkent en vervangingsplannen presenteert in klantgesprekken.
Hier volgt een voorbeeld van een workflow voor vervangingsplanning:
- Exporteer de hardware- en software-inventaris uit NinjaOne of uw PSA-platform.
- Voeg EoS-datums van software toe op basis van de lifecycle-documentatie van de leverancier.
- Leg vervolgens de leeftijd van devices naast de EoS-mijlpalen om overlap te vinden.
- Gebruik voorwaardelijke opmaak in Excel of Google Sheets om prioritaire vervangingskandidaten te markeren.
- Presenteer de bevindingen in QBR’s en verwerk de adviezen in komende budgetvoorstellen.
Ideeën voor integratie met NinjaOne om vervangingscycli af te stemmen op de EoS van software
De functies van NinjaOne maken vervangingsplanning eenvoudig dankzij de inventaris- en rapportagetools, waarmee u devices kunt taggen, volgen en markeren voor vervangingsplanning.
| Functie | Wat het doet |
| Aangepaste velden om devices te taggen op OS en vervangingsdatum | Hiermee volgt u rechtstreeks in de inventarisgegevens of een device in aanmerking komt voor vervanging |
| Geplande rapportages voor software die EoS nadert | Genereert terugkerende overzichten van systemen met software die het einde van de ondersteuning nadert of al heeft bereikt |
| Notificaties of workflows aanmaken op basis van OS-versie of leeftijdsdrempels | Markeert devices die vervanging naderen op basis van lifecycle-triggers |
| Software-inventaris exporteren | Levert gegevens die u kunt koppelen aan de lifecycle-tijdlijnen van leveranciers om een afstemmingsmatrix op te bouwen. |
Quick-start guide
NinjaOne biedt verschillende functies voor het beheren van hardware-lifecycles en het einde van de softwareondersteuning:
1. Garantie bijhouden
- Automatisch garantie-informatie van devices bijhouden
- Kleurcodering voor de garantiestatus:
- Rood: garantie verlopen
- Geel: garantie verloopt binnen 90 dagen
- Groen: garantie langer dan 90 dagen geldig
2. Patchbeheer
- Uitgebreid dashboard voor patchbeheer
- Patch compliance en installatiestatus volgen
- OS-versies van devices monitoren
- Ring deployments instellen voor gefaseerde updates
3. Monitoring van de device-lifecycle
- Garantie bijhouden voor hardware van Dell, Toshiba, HP en Lenovo
- Automatische wekelijkse garantiesynchronisatie
- Handmatig garantiedatums invoeren voor servers en virtuele hosts
4. Rapportage en filtering
- Devices filteren op begin- en einddatum van de garantie
- Garantiekolommen toevoegen aan het zoekoverzicht van devices
- Rapportages genereren over apparaatgezondheid en patchstatus
Stem vervangingscycli af op de EoS van software voor betere beveiliging en compliance
Verouderde hardware vormt zelden een probleem, zeker niet als die de workflows van een omgeving nog prima aankan. Problemen ontstaan pas wanneer de software erop niet meer wordt ondersteund, waardoor systemen kwetsbaar worden.
Door EoS-datums naast de leeftijd van hardware bij te houden, kunnen MSP’s lifecycle-beheer omzetten in een proactieve strategie die risico’s beperkt en de beveiliging versterkt. Daarbij hoort het opstellen van een afstemmingsmatrix als leidraad voor vervanging en het maken van presentaties voor klanten voor QBR’s en budgetplanning. Automatisering beperkt verrassingen en zorgt dat vervangingscycli consequent goede resultaten opleveren.
Gerelateerde onderwerpen:
- Wat is end-of-life-software? Een gids
- Einde ondersteuning Windows 10: zo bereidt u zich voor
- Zo werkt u Windows 10-versies bij die EoS zijn
- Beste tools voor software-inventaris in 2026
- Zo presenteert u hardwarevervangingsplannen tijdens het budgetseizoen
- Zo presenteert u hardwarevervangingsplannen tijdens het budgetseizoen (video)
