Come valutare se la tua strategia MDM necessiti di strumenti di comunicazione operativa integrati

La gestione dei dispositivi mobili (MDM) è da tempo uno strumento fondamentale per le organizzazioni, incentrato sulla gestione e sulla sicurezza dei dispositivi. Con l’aumentare della complessità degli ambienti IT, soprattutto a causa della presenza di dispositivi dedicati utilizzati sul campo o in prima linea, alcuni fornitori stanno proponendo le funzionalità di comunicazione integrate come una capacità aggiuntiva.

In questo contesto, il termine “comunicazione” si riferisce alla messaggistica operativa legata ai dispositivi gestiti, come gli avvisi in prima linea, le istruzioni dei supervisori e il coordinamento tra i turni.

Questa guida si propone di aiutarti a valutare se gli strumenti di comunicazione MDM siano effettivamente necessari nel tuo ambiente.

A cosa serve la gestione dei dispositivi mobili

Le piattaforme MDM sono state sviluppate per supportare la governance operativa. Grazie all’MDM, i team IT dispongono di un controllo centralizzato sugli endpoint, garantendo che ciascuno di essi mantenga uno stato ottimale e rispetti gli standard di sicurezza e conformità. Una piattaforma MDM si occupa in genere delle seguenti funzioni:

Registrazione e provisioning dei dispositivi

Quando viene assegnato un nuovo dispositivo a un dipendente, la soluzione MDM lo integra in un ambiente gestito, in modo che i criteri aziendali possano essere applicati automaticamente e il dispositivo sia configurato per l’uso operativo.

Applicazione dei criteri e configurazione della sicurezza

Invia ai dispositivi i profili di configurazione , con i requisiti relativi alle password, gli standard di crittografia, le restrizioni e i controlli di accesso, in modo che i dispositivi rispettino automaticamente i criteri di sicurezza aziendali.

Distribuzione e controllo delle applicazioni

Consenti ai team IT di installare, distribuire, aggiornare e rimuovere le app sui dispositivi da remoto.

Gestione delle patch e degli aggiornamenti

Applica gli ultimi aggiornamenti del sistema operativo e delle app, e le patch di sicurezza, per ridurre l’esposizione alle vulnerabilità note.

Monitoraggio e reportistica in materia di conformità

Verifica che i dispositivi rispettino i requisiti minimi di sicurezza definiti e individuare le violazioni dei criteri che potrebbero richiedere un intervento correttivo.

Funzionalità di blocco, cancellazione dei dati e ripristino da remoto

Consenti ai team IT di intervenire immediatamente in caso di smarrimento, furto o compromissione di un dispositivo.

Queste funzioni collocano l’MDM come livello di controllo anziché come livello di collaborazione, dove il suo successo si misura in termini di coerenza operativa.

Perché i fornitori sostengono l’importanza di strumenti di comunicazione integrati

Il problema delle configurazioni dei dispositivi moderni è che non rispecchiano più un ambiente aziendale standard. Le organizzazioni operano oggi in una vasta gamma di scenari (dispositivi condivisi, endpoint per un singolo tipo di utilizzo, implementazioni soggette a rigide restrizioni) che creano un divario comunicativo a livello operativo. Ecco perché molti fornitori promuovono suite di comunicazione integrate come parte della piattaforma MDM.

E no, non parliamo né di Slack né di uno strumento di collaborazione generico. I fornitori sostengono l’integrazione della comunicazione direttamente nell’MDM per i seguenti utilizzi:

Messaggistica tra supervisore e dipendente

Consenti ai supervisori di inviare messaggi ai lavoratori in prima linea senza dover ricorrere a dispositivi personali o app del mercato consumer che esulano dal controllo del reparto IT.

Avvisi operativi in tempo reale

Trasmetti avvisi operativi in tempo reale a un gruppo di dispositivi gestito.

Passaggi di consegne basati sui turni

Coordina gli aggiornamenti basati sui turni in cui i lavoratori si alternano su dispositivi condivisi ed è necessario il passaggio di consegne tra una sessione e l’altra.

Sostituzione delle app sui dispositivi in modalità “locked-down”

Fornisci funzionalità di messaggistica integrate su dispositivi in modalità chiosco (o locked-down), nei quali l’installazione di software di terze parti è limitata da criteri aziendali o dalla segmentazione della rete.

Controllo delle comunicazioni incentrato sui dispositivi

Mantieni il controllo delle comunicazioni sugli endpoint per un singolo tipo di utilizzo, in cui l’identità del dispositivo costituisce l’unità di gestione primaria, anziché i singoli account utente.

E, come forse hai già notato, questi scenari sono particolarmente diffusi nei settori della vendita al dettaglio, della logistica, della sanità e delle operazioni di magazzino, dove i dispositivi vengono spesso condivisi tra più utenti e sono soggetti a rigide regole di gestione.

Il ruolo tradizionale della comunicazione nell’IT enterprise

Prima di valutare se l’MDM debba includere uno strumento di comunicazione, è utile individuare dove la comunicazione si colloca all’interno di un tipico stack IT enterprise. Nella maggior parte degli ambienti centralizzati, le responsabilità sono distribuite su livelli distinti e, nella maggior parte dei casi, la messaggistica ha già una propria collocazione.

La separazione standard è la seguente:

Questa separazione garantisce una chiara definizione dei confini di governance e semplifica l’attività di auditing. Inoltre, evita la sovrapposizione delle funzionalità e consente a ciascun sistema di rimanere ottimizzato per la propria funzione principale. Detto questo, non tutte le organizzazioni hanno automaticamente bisogno di un MDM con un livello di comunicazione integrato.

Prima di dare per scontato che sia così, chiediti:

La messaggistica richiede tracce di audit e criteri di conservazione dei dati?

In tal caso, verifica se la tua piattaforma MDM li supporti effettivamente e se i tuoi attuali strumenti di collaborazione svolgano già bene questa funzione.

Deve integrarsi con i sistemi delle risorse umane o di pianificazione?

La comunicazione relativa ai turni e agli orari rientra in genere nell’ambito del flusso di lavoro e delle operazioni, non in quello della gestione dei dispositivi.

La risoluzione dei problemi in remoto in tempo reale è già stata trattata?

Gli strumenti di assistenza remota sono progettati per le sessioni in tempo reale e, se tale esigenza è già soddisfatta, è improbabile che la messaggistica MDM apporti funzionalità significative.

L’aggiunta di una funzione di messaggistica all’interno dell’MDM andrebbe a duplicare ciò che già fa la vostra piattaforma di collaborazione?

Se la risposta è sì per la maggior parte degli utenti, le ragioni a favore della comunicazione integrata diventano molto più limitate.

Quando la comunicazione integrata è giustificata

In alcuni contesti operativi, le funzionalità di comunicazione integrate nell’ambiente dei dispositivi gestiti possono rappresentare una soluzione pratica a specifici vincoli operativi. Di seguito sono riportati alcuni casi in cui la comunicazione integrata può rivelarsi utile:

• I dispositivi sono chioschi con una sola funzione che non consentono l’accesso ad app di messaggistica esterne né offrono la possibilità di installare software di terze parti.
• I dipendenti non dispongono di account di posta elettronica aziendali né di identità utente permanenti.
• I dispositivi vengono condivisi tra i turni e l’identità dell’utente cambia frequentemente o non viene mantenuta tra una sessione e l’altra.
• La comunicazione deve limitarsi rigorosamente ai messaggi operativi, lasciando poco spazio a discussioni aperte o informali.
• La segmentazione della rete o i controlli di sicurezza limitano l’accesso alle piattaforme di collaborazione di terze parti.

In questi contesti, semplici funzionalità di messaggistica collegate a dispositivi gestiti in condivisione possono contribuire a semplificare la comunicazione operativa tra i turni e i lavoratori.

Come valutare se la comunicazione MDM integrata è adatta al tuo ambiente

Piuttosto che chiederti se una piattaforma MDM debba includere funzionalità di comunicazione, la domanda più utile è se le esigenze di comunicazione della tua organizzazione siano già soddisfatte dai sistemi esistenti. In tal caso, l’aggiunta di funzionalità di messaggistica all’ambiente MDM potrebbe creare una sovrapposizione funzionale non necessaria.

Esamina le seguenti aree di valutazione per scoprire:

• Tipo di dispositivo e modalità di utilizzo

Verifica se i dispositivi sono di proprietà dell’azienda, condivisi tra gli utenti o configurati come chioschi, e in che modo ciò influisce sul modo in cui comunichi con gli utenti.

• Struttura di collaborazione esistente

Verifica quali strumenti vengono già utilizzati per la comunicazione (chat, e-mail o ticketing) e se gli utenti li utilizzano effettivamente in modo efficace.

• Contesto normativo e aspettative in materia di audit

Verifica se la comunicazione debba soddisfare requisiti relativi alla conservazione dei messaggi, all’auditing o alla conformità normativa che la piattaforma MDM potrebbe non supportare pienamente.

• Dipendenze del flusso di lavoro sul campo

Comprendi in che modo gli utenti ricevono istruzioni e aggiornamenti, soprattutto in contesti caratterizzati da turni di lavoro o da una struttura distribuita.

• Percorsi di escalation dell’assistenza e documentazione

Verifica in che modo vengono segnalati, inoltrati ai livelli superiori e documentati i problemi, e se la comunicazione fa parte di tale processo.

Considerazioni relative al rischio e alla governance

L’aggiunta di funzionalità di messaggistica integrate a una piattaforma di gestione dei dispositivi comporta ulteriori responsabilità in materia di governance, conformità e gestione operativa, che dovrebbero essere chiaramente definite sin dall’inizio.

Devi verificare se i messaggi vengono conservati e se possono essere consultati all’occorrenza, in particolare in caso di audit o indagini. È inoltre importante capire come vengono gestiti i casi di uso improprio, nonché dove vengono archiviati i dati qualora si applichino requisiti normativi.

Esiste inoltre il rischio di sovrapposizioni e frammentazione. La messaggistica MDM può duplicare gli strumenti esistenti, il che comporterebbe la frammentazione dei record e renderebbe poco chiare le responsabilità. Per i fornitori di servizi gestiti, ciò incide sull’ambito dell’assistenza e sulla responsabilità in materia di audit, rendendo più difficile la gestione dell’erogazione dei servizi in assenza di confini chiari.

Quando le funzionalità di comunicazione integrate con gli ambienti MDM apportano effettivamente un valore aggiunto

Le piattaforme MDM sono progettate per gestire e proteggere i dispositivi. Non sono pensate per sostituire gli strumenti di collaborazione di cui i team già si avvalgono.

La messaggistica all’interno dell’MDM può funzionare in determinati contesti, come per i dispositivi condivisi o le configurazioni con restrizioni di sicurezza, ma nella maggior parte dei casi le organizzazioni dispongono già di sistemi di helpdesk o di collaborazione che gestiscono la comunicazione. Fai un passo indietro per valutare la tua configurazione, in modo da evitare di aggiungere un altro strumento che si sovrapponga a quelli che già possiedi.

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