Punti chiave
- Archiviazione delle e-mail e backup: l’archiviazione conserva le e-mail in uno spazio di archiviazione immutabile e ricercabile per la conformità e l’individuazione; i backup si concentrano sul ripristino a breve termine e non sono ricercabili in modo granulare o ottimizzati per le esigenze legali/operative.
- Conformità e driver di governance: l’archiviazione supporta i mandati normativi (GDPR, HIPAA, SEC, FINRA), le richieste legali, l’eDiscovery e centralizza la governance dei dati, scaricando l’archiviazione delle mailbox e riducendo il rischio legale.
- Caratteristiche principali della soluzione: le funzionalità essenziali includono il supporto di più caselle di posta elettronica, l’ingestione in tempo reale (journaling, API o sincronizzazione), l’archiviazione conforme a WORM, la ricerca full-text e di metadati, il blocco legale, il controllo degli accessi basato sui ruoli e i registri di audit.
- Implementazione strategica: pianifica le politiche di conservazione in base alla giurisdizione, al reparto o al cliente; utilizza il privilegio minimo per l’accesso; fai controlli regolari e allineati ai requisiti in evoluzione; garantisci che gli strumenti di archiviazione siano compatibili con l’infrastruttura di posta elettronica in cloud o on-premise tramite journaling SMTP, sincronizzazione delle caselle di posta o API.
- Integrazione del backup e SaaS: abbina l’archiviazione a un solido backup delle e-mail per il ripristino d’emergenza, soprattutto in ambienti cloud (Microsoft 365, Google Workspace), utilizzando piattaforme unificate come NinjaOne SaaS Backup per semplificare la conformità, le funzionalità di ripristino e ridurre le spese IT.
- Considerazioni avanzate per gli MSP: per i fornitori di servizi gestiti, il supporto multi-tenant e l’archiviazione su piattaforme aggiuntive (Teams, Slack, Zoom) consentono una gestione centralizzata ed efficiente delle risorse, garantendo al contempo la separazione e la sicurezza dei dati dei clienti.
Setaccia i backup di settimane, mesi o addirittura anni fa per trovare una specifica conversazione e-mail è un’operazione manuale che richiede molto tempo e che potrebbe anche non portare a trovare ciò che stai cercando. L’archiviazione della posta elettronica correttamente implementata risolve questo problema creando archivi ricercabili della corrispondenza che possono essere utilizzati per la conformità e la responsabilità, e garantisce che la tua azienda possa trovare informazioni storiche importanti quando sono necessarie.
Questa guida fornisce un quadro di riferimento per gli amministratori IT e i provider di servizi gestiti (MSP) per pianificare e implementare un processo efficace di archiviazione delle e-mail. Include strategie, strumenti e suggerimenti per l ‘archiviazione delle e-mail e alcuni dei modi migliori per garantire un’archiviazione affidabile e sicura dei messaggi.
Che cos’è l’archiviazione delle e-mail?
L’archiviazione delle e-mail è il processo di conservazione delle e-mail per riferimenti futuri. Ciò significa un’archiviazione immutabile e a lungo termine che mantiene l’integrità delle e-mail, rendendole al contempo facilmente disponibili e ricercabili.
Le organizzazioni possono archiviare le proprie e-mail per motivi di conformità alle normative, per assistere i contenziosi, per la responsabilità interna e, sempre più spesso, per garantire che l’intero valore di tutti i dati generati da un’azienda sia pienamente realizzato prima di essere scartato. Le strategie di archiviazione delle e-mail variano a seconda di questi obiettivi, ma tutte coinvolgono le stesse tecnologie e gli stessi processi di base.
Archiviazione delle e-mail e backup delle e-mail
L’archiviazione delle e-mail non è la stessa cosa del backup delle e-mail. I backup sono destinati al ripristino di emergenza e non sono intrinsecamente ricercabili. I backup vengono conservati per periodi di tempo più brevi, con l’obiettivo di poter ripristinare il backup valido più recente in caso di incidente.
Un’altra differenza fondamentale è la disponibilità: il ripristino di un intero backup per accedere a un’e-mail storica richiederebbe l’accesso come amministratore ai backup e a un ambiente in cui eseguire il ripristino, il che sarebbe inefficiente e potrebbe anche non produrre i risultati previsti. Le soluzioni per l’archiviazione delle e-mail consentono agli utenti finali di cercare la corrispondenza con le autorizzazioni richieste, anziché dover ottenere l’accesso completo a tutti i dati.
| Funzionalità | Archiviazione | Backup |
|---|---|---|
| Scopo | Archiviazione a lungo termine, conformità e ricerca | Ridondanza, ripristino in caso di perdita di dati, interruzioni dell’infrastruttura e corruzione |
| Periodo di conservazione | Per tutto il tempo necessario | A breve termine (di solito 30-180 giorni) |
| Formato di archiviazione | Indicizzato, immutabile | Compresso, crittografato |
| Assistenza legale | Sì | No |
| Capacità di ricerca | Granulare e basato sui metadati | Limitato o non disponibile |
| Accesso utente | Basato sui ruoli | In genere solo per gli amministratori |
Sebbene i backup e l’archiviazione siano concetti distinti, esistono soluzioni unificate che coprono entrambi, garantendo l’efficienza e assicurando al contempo che i requisiti specifici di ciascuno siano pienamente soddisfatti.
Perché è necessaria l’archiviazione delle e-mail? Quali sono i vantaggi?
L’archiviazione delle e-mail viene implementata dalle organizzazioni per motivi di conformità, per assistere le controversie in corso e per migliorare la governance dei dati interna e i processi.
Ad esempio, le leggi sulla privacy come il GDPR impongono alle organizzazioni di conservare alcuni tipi di dati per un certo periodo di tempo e le azioni legali in corso possono richiedere la conservazione delle comunicazioni rilevanti per l’eDiscovery in modo che non possano essere modificate (possibilmente per anni), con accesso controllato. Mentre il blocco legale delle comunicazioni è una caratteristica di molti servizi di posta elettronica, gli archivi di posta elettronica possono essere archiviati al di fuori dei server di posta elettronica, dove non possono essere manomessi o utilizzare lo spazio limitato delle caselle di posta. Possono anche essere protetti e crittografati in linea con i requisiti normativi e di protezione dei dati.
| Caso d’uso dell’archiviazione delle e-mail | Descrizione |
|---|---|
| Conformità normativa | Conservare le comunicazioni per la conformità alle normative (ad es. SEC, FINRA, GDPR, HIPAA, ecc.) |
| Reperimento legale (eDiscovery) | Ricerca, esportazione e conservazione rapida dei documenti durante le cause legali |
| Efficienza operativa | Scaricare l’archiviazione dai server di posta e ridurre le dimensioni delle caselle postali |
| Governance dei dati | Centralizzare la conservazione e garantire l’applicazione coerente dei criteri |
L’archiviazione centralizzata delle e-mail è utile anche per gli obiettivi aziendali a lungo termine: le conversazioni storiche con i clienti possono fornire informazioni preziose. Ad esempio, gli archivi di posta elettronica potrebbero essere elaborati utilizzando nuovi strumenti di intelligenza artificiale per trovare tendenze e modelli che possano identificare nuove opportunità. Le vecchie e-mail possono anche essere un riferimento semplice ma utile, per rispondere a domande come “Chi abbiamo assunto per riparare la stampante dell’ufficio due anni fa?”.
Qual è il modo migliore per archiviare le e-mail? Caratteristiche principali di una soluzione di archiviazione completa
Una soluzione completa per l’archiviazione delle e-mail deve soddisfare l’ambiente operativo e normativo unico della tua azienda, comprese le caratteristiche di conformità, conservazione, sicurezza e reperibilità, e deve includere le seguenti funzionalità:
- Supporto per più caselle di posta elettronica, con la possibilità di archiviare i messaggi tra utenti, gruppi e alias
- Ingestione in tempo reale tramite journaling, API o sincronizzazione per garantire l’acquisizione di tutti i dati al momento della creazione
- Archiviazione immutabile conforme a WORM, con conservazione forzata e nessuna modifica a livello dell’utente
- Indicizzazione full-text e ricerca di metadati per parola chiave, mittente, data, tipo di allegato e metadati
- Funzionalità di conservazione legale e di eDiscovery per impedire l’eliminazione durante le controversie e per etichettare ed esportare i dati delle e-mail con una catena di custodia completa
- Controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC) e registri di audit
Le soluzioni per l’archiviazione unificata delle e-mail possono fornire questa funzionalità in modo immediato; tuttavia, è anche possibile assemblare una propria soluzione e ospitarla autonomamente sulla propria infrastruttura.
Altre funzionalità avanzate da considerare in base al tuo caso d’uso e alle tue risorse possono includere l’automazione (compresa l’automazione dei piani di conservazione per reparto, soggetto o tipo di contenuto) e la possibilità di esportare in formati specifici (ad esempio, alcune normative prevedono che tutti i documenti siano forniti in un formato standard come il PDF), con informazioni di audit incluse.
Se sei un MSP che gestisce l’infrastruttura di posta elettronica di più organizzazioni, potresti anche aver bisogno di una piattaforma di archiviazione e-mail con supporto multi-tenant, che ti permetta di gestire in modo efficiente la posta elettronica di tutti i tuoi clienti, mantenendo i loro dati separati.
Strategia di pianificazione e implementazione dell’archiviazione delle e-mail
L’archiviazione delle e-mail può essere eseguita su e-mail ospitate su servizi di posta elettronica on-premise o autogestiti (ad esempio, server Microsoft Exchange), oppure su servizi gestiti in cui l’hosting e la manutenzione sono affidati a un provider cloud.
Molte aziende si avvalgono dei servizi di posta elettronica gestita per la riduzione dell’infrastruttura e dei costi operativi. Questi servizi cloud (tra cui Microsoft 365 e Google Workspace) operano in base a un modello di responsabilità condivisa, che affida al fornitore il compito di mantenere disponibile e sicura la propria infrastruttura, lasciando all’utente la responsabilità di proteggere i dati in essa contenuti.
Questo è un fattore importante per l’archiviazione delle e-mail e significa che gli archivi e-mail ospitati nel cloud devono essere sottoposti a backup o far parte di una strategia ibrida di archiviazione/backup.
Quando pianifichi i tuoi criteri di archiviazione delle e-mail, considera attentamente le regole di conservazione dei documenti che possono essere applicate per regione/giurisdizione, reparto, cliente o altre categorie. Dovrai anche definire i ruoli degli utenti, idealmente seguendo il principio del minimo privilegio (PoLP), per stabilire chi può gestire, visualizzare ed esportare i dati archiviati. Questi criteri devono essere rivisti periodicamente per garantire che soddisfino i requisiti in evoluzione.
Le soluzioni per l’archiviazione delle e-mail devono accedere all’infrastruttura di posta elettronica per acquisire i messaggi. Esistono diverse opzioni principali per questo scopo:
- SMTP journaling: cattura tutto il traffico e-mail in tempo reale
- Sincronizzazione/collegamento delle caselle di posta: utile per le acquisizioni point-in-time o per i ripristini a livello utente
- Acquisizione basata su API: sempre più utilizzata con le API di Microsoft Graph e Google per la sua flessibilità
Una volta stabilite le capacità di connettività dell’host di posta elettronica e individuata una soluzione di archiviazione e-mail adeguata, potrai configurarla per soddisfare i requisiti dei criteri di conservazione e definire l’ambito dell’archiviazione. Quando deciderai dove archiviare gli archivi, potrai prendere in considerazione l’archiviazione basata su cloud, un ibrido di cloud e on-premise, o se preferisci archiviare gli archivi al 100% sulla tua infrastruttura locale.
Archiviazione e conformità delle e-mail
Ogni regione ha le proprie normative, ognuna con i propri requisiti. È tua responsabilità consultarti con esperti quando pianifichi la tua strategia di archiviazione delle e-mail, per garantire che i processi e le tecnologie siano conformi alle normative che riguardano sia la tua azienda sia le persone di cui tratterete i dati.
Ad esempio, il GDPR garantisce ai soggetti interessati alcuni diritti, tra cui quello di richiedere la rettifica o la cancellazione dei dati che li riguardano (anche se questo può essere annullato a causa di requisiti legali o normativi, ad esempio in caso di controversie), HIPAA richiede che tutti i dati siano crittografati in transito e a riposo, e le normative FINRA richiedono la conservazione di alcuni documenti per un periodo di 6 anni.
Consigli per un’archiviazione efficace delle e-mail
Ci sono anche fattori non tecnici da considerare nella tua strategia di archiviazione delle e-mail: potresti voler integrare l’archiviazione dei dati da altre piattaforme di comunicazione come Microsoft Teams, Slack e Zoom, e in ogni fase gli utenti finali devono essere informati su quali comunicazioni vengono conservate e per quale scopo.
L’archiviazione delle e-mail può essere un processo che richiede molte risorse, sia per la creazione e la manutenzione dei sistemi, sia per garantire la visibilità dell’efficacia operativa e della conformità. Questa complessità si aggrava quando è necessario aggiungere altre piattaforme di comunicazione e garantire che tutti i dati archiviati siano sottoposti a backup per scopi di disaster recovery.
La soluzioneNinjaOne SaaS Backup può far parte della tua strategia di backup e archiviazione di Microsoft 365 e Google Workspace, coprendo i dati che spesso non vengono catturati dalle funzionalità di backup native. NinjaOne si impegna per essere conforme alle principali leggi sulla protezione dei dati, riducendo ulteriormente l’onere per i team tecnici e gli MSP. Ripristina in modo sicuro una singola e-mail, un’intera casella di posta elettronica o l’intera infrastruttura e-mail attraverso le nostre dashboard unificate.
