Punti chiave
- Finalità distinte: i backup servono per il disaster recovery a breve e medio termine, mentre l’archiviazione garantisce la conservazione delle e-mail a lungo termine, a prova di manomissione, per esigenze di conformità e legali.
- Conservazione e formato: i backup conservano più versioni crittografate/compresse per giorni o mesi, mentre gli archivi utilizzano una memoria WORM indicizzata e immutabile per anni o indefinitamente.
- Recupero e ricerca: i backup ripristinano i dati rapidamente ma con una ricerca limitata, mentre gli archivi supportano una ricerca avanzata, un recupero più lento e solide funzionalità di conservazione legale.
- Mandati di conformità: gli standard normativi spesso richiedono l’archiviazione, non solo il backup; affidandosi esclusivamente ai backup si rischia la non conformità e una potenziale esposizione legale.
- Raccomandazioni operative: implementa entrambe le soluzioni: backup per la continuità aziendale e archiviazione per la conformità, l’accesso storico, la riduzione delle dimensioni delle caselle di posta elettronica e le esigenze di eDiscovery.
- Soluzioni unificate: considera le piattaforme (come il backup SaaS di NinjaOne) che rispondono a entrambe le esigenze, ma verifica sempre che soddisfino i tuoi requisiti operativi e di conformità.
Archiviazione delle e-mail vs backup delle e-mail è una guida che ne spiega le differenze e il motivo per cui sono necessari entrambi. Archiviazione e backup delle e-mail sono concetti comunemente confusi, ma distinguerli è importante. Gli amministratori IT e i fornitori di servizi gestiti (MSP) devono comprendere e implementare correttamente ciascuno di essi per garantire la protezione dei dati e il rispetto degli standard di conformità legale.
Perché gli amministratori IT e gli MSP devono capire la differenza tra l’archiviazione delle e-mail e il backup delle stesse
Sebbene i termini backup e archivio siano spesso usati come sinonimi, non sono la stessa cosa e confonderli può portare a risultati negativi per le aziende e per i team IT e gli MSP che gestiscono la loro infrastruttura.
I backup sono destinati al ripristino di emergenza: copie dei dati vitali conservate a breve e medio termine che possono essere ripristinate in caso di danneggiamento o perdita dei dati originali. La mancanza di un solido processo di backup può portare a perdite di dati inaspettate e dannose per l’azienda. Alcune leggi sulla protezione dei dati impongono l’uso di backup.
Gli archivi sono destinati a conservare i dati per renderli disponibili a lungo termine. Di solito si tratta di rendere disponibili i dati storici per motivi legali e di conformità, ma le comunicazioni archiviate possono anche essere una risorsa preziosa per prendere decisioni aziendali future informate e garantire la responsabilità.
Sia i backup che gli archivi delle e-mail sono fondamentali per l’affidabilità e la conformità delle operazioni aziendali e dovrebbero essere implementati a un certo livello da tutti gli amministratori IT e MSP. È fondamentale essere in grado di garantire che i requisiti unici di ciascuno di essi siano soddisfatti, in modo che possano raggiungere pienamente lo scopo prefissato: un’implementazione inadeguata o incompleta di uno dei due può portare a perdite di dati, costi inutili o esposizioni normative.
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Che cos’è il backup delle e-mail?
I backup hanno lo scopo di proteggere dalla perdita di dati creando copie point-in-time dei dati, conservate a breve e medio termine (da giorni a mesi). In caso di perdita di dati dovuta a guasto, smarrimento o danneggiamento del dispositivo, ransomware o se le informazioni importanti vengono accidentalmente cancellate o manomesse, potrai recuperarle da un backup recente.
Dovresti avere backup multipli in luoghi fisici diversi per garantire che un evento grave non possa mettere fuori uso tutti i tuoi dati in una sola volta. Ad esempio, è prassi comune archiviare i backup nel cloud per un rapido ripristino, oltre ad avere almeno un backup locale archiviato in un luogo sicuro fuori sede per garantire che i dati non vadano persi nel caso in cui si perda l’accesso all’ambiente cloud.
I backup delle e-mail sono fondamentali per la continuità aziendale, in quanto consentono di ripristinare singoli messaggi o di tornare rapidamente operativi in caso di guasto completo del sistema. Il backup delle e-mail acquisisce le caselle di posta elettronica a intervalli specifici e i criteri di conservazione si concentrano sul ripristino dei dati più recenti possibili. La versione “buona” più recente dei dati potrebbe non essere l’ultima di cui è stato eseguito il backup, motivo per cui vengono conservate più istantanee che coprono settimane o mesi.
A causa della natura completa dei backup e del fatto che vengono conservate più versioni di ogni file, la gestione dell’archiviazione è un aspetto fondamentale. I backup devono essere aggiornati automaticamente in base a una pianificazione o quando cambiano i dati importanti, e devono essere tagliati in base ai criteri di conservazione per gestire l’archiviazione. Questo è uno dei motivi per cui i backup in genere non soddisfano gli standard di conformità come soluzione di archiviazione, poiché i dati destinati alla conservazione possono essere alterati o rimossi nel corso del tempo.
È sempre più essenziale eseguire il backup delle caselle di posta elettronica: molte aziende si affidano a piattaforme di produttività e di posta elettronica ospitate nel cloud, come Microsoft 365 e Google Workspace, che funzionano secondo un modello di responsabilità condivisa. Secondo questo modello, il provider è responsabile della disponibilità del servizio, ma l’utente è responsabile del backup dei dati. Se qualcosa va storto, spetta all’utente ripristinare i dati dai propri backup.
Che cos’è l’archiviazione delle e-mail?
Gli archivi non sono backup. Gli archivi sono destinati alla conservazione e alla disponibilità a lungo termine di informazioni storiche in un formato a prova di manomissione. Di solito ciò avviene per ottemperare alle normative o a causa di un’azione legale. Molte normative di settore (come i requisiti di conservazione delle comunicazioni elettroniche della FINRA e della SEC) richiedono che le comunicazioni coperte siano conservate per periodi di anni, mentre le azioni legali in corso possono richiedere che i messaggi delle parti coinvolte siano conservati a tempo indeterminato in un formato immutabile per scopi di eDiscovery.
L’archiviazione delle e-mail, pianificata con cura, offre anche vantaggi aziendali a lungo termine. Le informazioni ricavate dalle comunicazioni storiche potrebbero far emergere opportunità non realizzate per i clienti, o semplicemente fornire informazioni utili (ad esempio, chi ha impostato il CRM aziendale tanti anni fa).
L’archiviazione delle e-mail deve rendere le e-mail ricercabili e supportare criteri di conservazione configurabili (ad esempio, conservare le e-mail di alcuni reparti per periodi di tempo diversi in base ai diversi requisiti di conformità). L’accesso e gli aggiornamenti agli archivi di posta elettronica devono essere registrati e verificabili.
La conformità alle normative interessa un numero sempre maggiore di aziende, rendendo l’archiviazione delle e-mail una necessità sempre più diffusa: le leggi globali sui dati e un numero crescente di standard di protezione dei dati specifici del settore richiedono la conservazione di determinate comunicazioni. C’è anche un aspetto pratico: l’archiviazione di grandi quantità di dati nei sistemi di posta elettronica può comportare un aumento dei costi del cloud, che possono essere ridotti scaricando le e-mail in archivi dove sono ancora disponibili, ma più economici da ospitare.
Differenze chiave: Archiviazione delle e-mail e backup delle e-mail
| Funzionalità | Archiviazione delle e-mail | Backup delle e-mail |
| Scopo | Conformità alle normative, conservazione per scopi legali e accesso a lungo termine | Disaster recovery per la continuità aziendale |
| Periodo di conservazione | A lungo termine (da anni a indefinito) | A breve 3 medio termine (da giorni a mesi) |
| Formato di archiviazione | Archivio indicizzato e immutabile WORM (write once, read many) | Backup di file criptati o compressi |
| Capacità di ricerca | Avanzato (ricerca per contenuti e metadati) | Limitato al ripristino di istantanee o cartelle |
| Supporto per la presa in carico legale | Sì | No |
| Velocità di recupero | Più lento (basato sul recupero) | Più veloce (basato su snapshot) |
| Uso conforme | Forte adattabilità | Non conforme da solo |
Sebbene l’archiviazione e il backup delle e-mail siano concetti correlati e sia possibile utilizzare tecnologie simili per implementarli, dovrai assicurarti che la soluzione adottata risponda ai requisiti specifici di ciascuno. Altrimenti, rischierai di avere un sistema di backup inefficace o una soluzione di archiviazione delle e-mail non conforme.
Poiché un archivio non sostituisce un backup, dovrai comunque sottoporre a backup sia i sistemi di posta elettronica che gli archivi di posta elettronica.
Backup e archiviazione delle e-mail: quando gli MSP dovrebbero utilizzare ciascuno di essi
I backup sono una necessità per qualsiasi azienda, ma a causa dei diversi casi d’uso, hanno dei limiti per l’archiviazione e non devono essere utilizzati come tali. Le aziende che necessitano di archiviazione oltre che di backup dovrebbero cercare una piattaforma progettata per questo compito.
Gli amministratori IT e gli MSP dovrebbero implementare i backup delle e-mail:
- per garantire il recupero dei dati in caso di disastro, malfunzionamento, malware o cancellazione accidentale
- Dove il mantenimento a breve e medio termine è sufficiente
- Quando i dati siano immutabili e l’accesso non devono essere controllati per motivi di conformità
Le soluzioni di archiviazione delle e-mail devono essere implementate per:
- Ridurre la quantità di dati nelle caselle di posta elettronica, evitando di raggiungere le quote di archiviazione sugli host di posta elettronica in cloud
- Centralizzare i record delle comunicazioni ed eliminare la dipendenza dai file PST ed EML per l’archiviazione dei vecchi messaggi offline
- Conformità agli standard legali e di settore
- Soddisfare i requisiti per l’eDiscovery o per le riserve legali
- Accesso storico a lungo termine alle e-mail
- Ogni messaggio deve essere catturato e memorizzato al momento della creazione in un formato immutabile
Esistono soluzioni di backup e archiviazione unificata delle e-mail all’indirizzo che soddisfano pienamente le esigenze di entrambi; tuttavia, dovrai valutare a fondo qualsiasi soluzione per assicurarti che soddisfi i requisiti aziendali unici e qualsiasi requisito legale o specifico del settore.
Cosa serve per un backup e un’archiviazione efficaci delle e-mail
Prima di progettare la soluzione di backup, pianifica la copertura completa di tutti i dati vitali e assicurati che la frequenza di backup catturi i dati a un ritmo adeguato. Ciò significa che è sempre disponibile una versione recente da ripristinare e che la produttività è minimamente influenzata da eventi di perdita di dati. Quando pianifichi la tua soluzione di archiviazione delle e-mail, assicurati di consultarti con esperti legali o del settore per assicurarti di soddisfare tutti i requisiti legali e di conformità.
Da lì, si tratta di scegliere gli strumenti e l’implementazione. Il backup delle comunicazioni ospitate nel cloud da Microsoft 365 e Google Workspace può essere particolarmente impegnativo, soprattutto se devono essere coperte anche altre comunicazioni provenienti da strumenti di chat come Teams o piattaforme di collaborazione come SharePoint. Il backup SaaS di NinjaOne ti offre gli strumenti per eseguire il backup del tuo tenant di Microsoft 365 o Google Workspace, con ripristino granulare e conservazione automatica.
