Punti chiave
- Ambito operativo > caratteristiche degli strumenti: per capire meglio come operano gli strumenti all’interno di un sistema e singolarmente, classificali per ambito operativo anziché per caratteristiche che si sovrappongono.
- Sovrapposizione delle funzionalità: la duplicazione funzionale si individua meglio associando gli strumenti alle fasi del ciclo di vita, invece che confrontando elenchi di caratteristiche.
- Punti ciechi nell’integrazione: spesso gli strumenti sembrano indispensabili solo perché manca visibilità sulle integrazioni, non perché servano davvero.
- Punteggio strutturato della ridondanza: valuta l’uso di criteri strutturati che includano unicità funzionale, impatto sul business, costi e altri fattori, per decidere se mantenere, integrare o eliminare uno strumento IT.
Gli ambienti enterprise di grandi dimensioni hanno spesso bisogno di ampliare i propri strumenti di gestione IT man mano che crescono, acquisiscono nuove società, decentralizzano gli acquisti e vedono evolvere le proprie esigenze operative. Con il tempo, questo può portare a una ridondanza degli strumenti tecnologici, con ripercussioni sui flussi di lavoro.
In questo articolo vediamo come le aziende possono individuare in modo sistematico le ridondanze grazie a un approccio di valutazione strutturato, così da prendere decisioni di consolidamento davvero consapevoli.
Come pianificare la strategia di consolidamento degli strumenti IT
Il consolidamento degli strumenti IT non consiste solo nell’individuare gli strumenti duplicati: significa anche capire come ciascuno di essi interagisce all’interno dei flussi di lavoro operativi. Prima di eliminare qualsiasi strumento, è fondamentale sapere di quali strumenti disponi e per cosa li usi. È questa la base di una strategia di consolidamento.
Ecco come le aziende possono rendere più efficiente l’individuazione degli strumenti ridondanti:
Fase 1: associa gli strumenti agli ambiti operativi, non alle caratteristiche
Confrontare le caratteristiche dei vari strumenti è un buon inizio, ma non basta per escludere del tutto la ridondanza. Associa invece gli strumenti agli ambiti operativi (ad esempio, le condizioni specifiche in cui ciascuno strumento o sistema dovrebbe funzionare).
Questi ambiti operativi possono includere:
- Gestione degli endpoint
- Monitoraggio dell’infrastruttura
- IAM (gestione delle identità e degli accessi)
- Gestione dei servizi
- Automazione e orchestrazione
- Sicurezza e conformità
Questa fase permette alle aziende di capire come funziona ogni strumento e dove possono esserci potenziali sovrapposizioni.
Fase 2: analizza le sovrapposizioni di funzionalità per fase del ciclo di vita
All’interno di ogni ambito, individua che cosa può fare ciascuno strumento in base alla fase del ciclo di vita. In questo modo ottieni un quadro più chiaro dei casi d’uso di ogni singolo strumento.
Le fasi principali del ciclo di vita sono:
- Raccolta dei dati o acquisizione della telemetria
- Rilevamento degli eventi e generazione degli avvisi
- Triage e analisi
- Risoluzione o esecuzione
- Reporting e analitiche
Verifica se ogni strumento svolge funzioni diverse in ciascuna fase. Se dall’analisi emerge che più strumenti svolgono la stessa funzione nella stessa fase, è molto probabile che ci sia ridondanza.
Fase 3: individua le ridondanze nascoste dovute a integrazioni carenti
Un’integrazione carente porta spesso a un utilizzo non ottimizzato degli strumenti. A volte alcuni strumenti sembrano indispensabili solo perché i sistemi non sono ben integrati. Presta attenzione ai segnali più comuni di un’integrazione carente, ad esempio:
- Avvisi duplicati su più piattaforme
- Correlazione manuale dei dati tra i sistemi
- Dashboard separate per operazioni collegate tra loro
- Pipeline di acquisizione dati ripetute
- Risultati di reporting incoerenti
Fase 4: valuta la titolarità operativa e le modalità di utilizzo
Uno strumento senza una titolarità chiara tende a radicarsi e a restare in azienda anche quando non porta alcun valore. Questo può diventare il punto di partenza della frammentazione degli strumenti o del software sprawl. Quando le aziende assegnano una titolarità chiara a ogni strumento, il consolidamento diventa più semplice.
Per valutare la titolarità operativa e le modalità di utilizzo, poniti queste domande:
- Chi è responsabile della manutenzione dello strumento?
- Quali team lo utilizzano attivamente?
- Con quale frequenza viene utilizzato?
- Supporta flussi di lavoro critici o solo casi limite?
- Esistono già altri strumenti che svolgono la stessa funzione?
Fase 5: applica un modello strutturato di punteggio della ridondanza
A questo punto hai probabilmente capito quali strumenti sono ridondanti. La domanda successiva è: quale mantenere? Un modello strutturato di punteggio della ridondanza offre alle aziende una base oggettiva per decidere quali strumenti conservare, integrare o dismettere.
I criteri di un modello di punteggio della ridondanza dovrebbero includere:
- Unicità funzionale: altri strumenti possono svolgere questa funzione?
- Capacità di integrazione: questo strumento è ben integrato? È compatibile con tutta l’infrastruttura esistente?
- Frequenza di utilizzo operativo: quanto spesso viene utilizzato questo strumento?
- Affidabilità del fornitore: il fornitore garantisce il supporto necessario per questo strumento?
- Facilità d’uso: lo strumento è semplice da utilizzare?
- Impatto su sicurezza e conformità: lo strumento rispetta gli standard di sicurezza e conformità?
- Impatto sul business: quanto è determinante lo strumento per le operations? Quali rischi comporterebbe la sua indisponibilità?
- Costo: quanto costa questo strumento?
Le aziende possono aggiungere criteri specifici in base alle proprie esigenze di business per affinare ulteriormente il modello. Una volta definiti, assegna un punteggio ponderato a ciascun fattore per stabilire quali strumenti mantenere.
Fase 6: documenta i risultati prima di decidere il consolidamento
L’ultimo passaggio, prima di eliminare gli strumenti, è la documentazione. Come regola generale, tutti i dati raccolti nelle fasi 1-4 dovrebbero essere registrati e conservati in un inventario centralizzato, in un CMDB o in un sistema di gestione delle risorse IT, con titolari, relazioni, cadenza di aggiornamento e controlli di audit ben definiti. In questo modo le decisioni di consolidamento restano tracciabili e giustificabili.
Idee sbagliate più diffuse sulla ridondanza e sul consolidamento degli strumenti IT
Ridondanza e resilienza non sono la stessa cosa
Avere ridondanze in un ambiente enterprise non è sempre un male. A volte sono volute. Ci sono motivi validi per mantenere più strumenti, tra cui:
- Requisiti di alta disponibilità
- Separazione per motivi normativi o di audit
- Casi d’uso specialistici non coperti dalle piattaforme principali
- Segmentazione geografica o organizzativa
In questi casi la ridondanza non è una svista: è una duplicazione necessaria che preserva la resilienza operativa.
L’integrazione elimina la necessità del consolidamento
Integrare gli strumenti IT rende più fluido il flusso di lavoro operativo, così le aziende non devono utilizzare più strumenti in parallelo. Detto questo, anche se l’integrazione aiuta a individuare le ridondanze, non elimina gli strumenti duplicati. In presenza di più strumenti ridondanti, il consolidamento resta necessario.
Gli strumenti legacy vanno sempre eliminati
L’utilizzo di strumenti legacy non indica necessariamente una ridondanza. A volte questi strumenti supportano processi critici. Prima di decidere se eliminare uno strumento legacy, verifica sempre se il processo che supporta è critico e se strumenti più recenti possono svolgere la stessa funzione.
Evita la frammentazione degli strumenti negli ambienti enterprise individuando in modo sistematico le ridondanze software
Per individuare gli strumenti di gestione IT ridondanti non basta confrontare elenchi di caratteristiche. Associando gli strumenti agli ambiti operativi, analizzando le sovrapposizioni lungo il ciclo di vita, valutando le lacune di integrazione e applicando modelli di punteggio strutturati, le organizzazioni possono decidere con cognizione di causa quali strumenti mantenere, integrare o dismettere. Questo approccio riduce la complessità mantenendo stabili le operations.
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