Punti chiave
- L’ottimizzazione SaaS per gli MSP non riguarda solo la riduzione dei costi: comprende la gestione dell’utilizzo, degli accessi, della titolarità e dei rischi negli ambienti dei clienti.
- La visibilità sull’utilizzo è il punto di partenza: prima di apportare modifiche, gli MSP devono sapere quali strumenti vengono usati, da chi e con quale frequenza.
- Accessi e licenze devono corrispondere ai ruoli reali: gli utenti dovrebbero avere solo gli strumenti e le autorizzazioni di cui hanno bisogno, mentre gli accessi inutilizzati o in eccesso vanno rimossi.
- La governance SaaS richiede una titolarità chiara e revisioni periodiche: ogni applicazione ha bisogno di un responsabile, di un processo di onboarding definito e di controlli continui per evitare la frammentazione degli strumenti.
- L’ottimizzazione SaaS deve essere continua: utenti, strumenti ed esigenze di business cambiano di continuo, quindi le revisioni una tantum non bastano.
Le applicazioni SaaS (software as a service) sono una componente essenziale del modo in cui le organizzazioni lavorano. Comprendono servizi email, strumenti di collaborazione e gestione dei progetti, backup dei dati e sistemi di identità e sicurezza. Di norma queste applicazioni vengono erogate in modalità SaaS anziché tramite sistemi on-premises e software installato internamente.
L’ottimizzazione SaaS per gli MSP è fondamentale e va ben oltre il taglio delle licenze e la riduzione della spesa. Ridurre i costi può aiutare, ma non risolve il problema degli account inutilizzati, degli strumenti che si sovrappongono e della titolarità poco chiara. Una strategia efficace di ottimizzazione SaaS richiede un controllo costante su utilizzo, accessi e governance negli ambienti dei clienti.
Come gli MSP possono affrontare l’ottimizzazione SaaS andando oltre il controllo dei costi
Per gli MSP, l’ottimizzazione SaaS non si limita a ridurre i costi degli abbonamenti. Comprende la gestione dell’utilizzo, degli accessi, della titolarità e un monitoraggio costante. Le sezioni seguenti illustrano gli ambiti su cui gli MSP devono intervenire per costruire un approccio coerente e ripetibile.
Che cosa significa davvero ottimizzazione SaaS per un MSP
Oltre alla riduzione dei costi, l’ottimizzazione SaaS richiede di valutare se gli strumenti supportano i flussi di lavoro quotidiani, aiutano i dipendenti a svolgere le loro mansioni e si adattano al modo in cui l’organizzazione opera.
In pratica, comprende:
- Verificare che le applicazioni siano effettivamente utilizzate dai dipendenti e che supportino il lavoro reale, invece di restare inutilizzate.
- Allineare licenze e accessi ai ruoli degli utenti, assicurando al personale le applicazioni necessarie per lavorare in modo efficace.
- Ridurre gli strumenti ridondanti e sovrapposti, che possono interrompere i flussi di lavoro, far crescere i costi e confondere gli utenti.
- Gestire i rischi derivanti da integrazioni applicative non gestite, soprattutto quando gli utenti le attivano senza controllo né autorizzazione.
- Mantenere chiarezza operativa man mano che gli ambienti SaaS evolvono, così che i team sappiano quali strumenti sono in uso e chi ne è responsabile.
L’ottimizzazione SaaS per gli MSP significa anche mantenere una titolarità chiara, accessi appropriati e un controllo costante sugli ambienti SaaS, non soltanto tagliare i costi.
Perché un’ottimizzazione SaaS incentrata solo sui costi non basta
Quando la strategia di ottimizzazione SaaS di un’organizzazione si concentra sui costi, ruota attorno alla revisione delle licenze, alla rimozione degli account non utilizzati e alla negoziazione di tariffe migliori con i fornitori. Queste azioni possono contribuire a ridurre la spesa, ma lasciano irrisolti problemi più profondi.
Ne sono un esempio le applicazioni assegnate a dipendenti che non ne hanno bisogno, i livelli di accesso eccessivi e l’attivazione di strumenti senza approvazione. A questo si aggiungono la titolarità poco chiara delle applicazioni e quelle che aprono la porta a rischi di sicurezza. Se questi problemi non vengono affrontati, i risparmi non durano e le criticità restano.
I pilastri di un’ottimizzazione SaaS efficace per gli MSP
L’ottimizzazione SaaS funziona meglio quando si concentra su elementi chiari e ripetibili, che mantengono gli ambienti ordinati e gestibili. Detto questo, un modello di strategia SaaS sostenibile ed efficace per un MSP comprende:
Visibilità sull’utilizzo
- Capire chi usa quali applicazioni e con quale frequenza, così gli MSP possono osservare l’attività reale e valutare quanto questi strumenti siano essenziali.
- Individuare gli strumenti sottoutilizzati o abbandonati e valutare se vadano riassegnati, declassati di livello o rimossi.
Allineamento tra accessi e identità
- Fare in modo che gli utenti mantengano solo gli accessi necessari al loro ruolo, in particolare dopo un cambio di mansione.
- Rimuovere gli account orfani o abbandonati appartenenti a ex dipendenti.
- Ridurre le autorizzazioni superflue che aumentano i rischi di sicurezza.
Governance del ciclo di vita
- Definire come gli strumenti SaaS vengono approvati, attivati, revisionati e dismessi.
- Stabilire una titolarità chiara (il responsabile interno) per ogni applicazione.
- Rivedere regolarmente gli strumenti per decidere se mantenerli, sostituirli o dismetterli.
- Impedire la crescita incontrollata del parco strumenti dell’organizzazione, imponendo un onboarding formale e una revisione.
Allineamento tra costi e licenze
- Far corrispondere i livelli di licenza all’utilizzo reale. Per esempio, un abbonamento enterprise di fascia alta non è la scelta ideale per realtà che non hanno bisogno di un inventario SaaS esteso.
- Eliminare gli abbonamenti ridondanti o sovrapposti, in particolare le applicazioni che servono allo stesso scopo o offrono funzionalità simili.
- Valutare i rinnovi sulla base dei dati di utilizzo, non delle supposizioni.
Prestazioni ed esperienza dell’utente
- Monitorare se gli strumenti SaaS vengono effettivamente usati e se supportano il lavoro quotidiano.
- Individuare gli strumenti che i dipendenti evitano o faticano a utilizzare.
- Colmare le lacune di adozione prima che si traducano in spesa sprecata o in shadow IT.
Perché l’ottimizzazione SaaS deve essere continua
Negli ambienti IT e MSP il cambiamento è costante, e i clienti possono richiedere nuovi strumenti per via di esigenze in continua evoluzione. Va inoltre considerato che le applicazioni possono introdurre nuove caratteristiche, le condizioni di abbonamento possono cambiare e gli utenti possono cambiare ruolo.
Gli ambienti SaaS cambiano di continuo a causa di:
- Onboarding e offboarding degli utenti, che incidono su licenze, accessi e pulizia degli account.
- Aggiornamenti delle applicazioni ed espansione delle caratteristiche, che possono modificare il modo in cui gli strumenti vengono usati o il loro prezzo.
- Nuove integrazioni e nuovi flussi di lavoro, man mano che i team collegano strumenti o automatizzano processi.
- Cambiamenti nei processi di business, che possono modificare quali applicazioni servono e come vengono configurate.
Le revisioni una tantum non riescono a stare al passo con questo cambiamento. L’ottimizzazione SaaS deve funzionare come un processo ricorrente, con una titolarità chiara e revisioni periodiche.
Ottimizzazione SaaS per gli MSP: fattori da considerare
Per gli MSP l’ottimizzazione SaaS assume una forma diversa, perché gestiscono contemporaneamente più clienti, strumenti e ambienti. Ciò che funziona per un cliente può non funzionare per un altro.
Per gli MSP, l’ottimizzazione SaaS comporta le seguenti sfide:
- Gestire la visibilità SaaS su più tenant, così che i team vedano con chiarezza quali strumenti, utenti e licenze esistono in ciascun ambiente cliente.
- Standardizzare i processi di revisione rispettando al tempo stesso le differenze tra clienti, perché ogni organizzazione ha politiche e priorità proprie.
- Coordinare i team costi, sicurezza e operations affinché le attività di ottimizzazione non creino lacune né ostacolino altri obiettivi.
- Comunicare i risultati dell’ottimizzazione senza creare disservizi, in particolare quando le modifiche interferiscono con accessi o flussi di lavoro.
Framework chiari, documentazione scritta e flussi di lavoro ripetibili aiutano gli MSP ad applicare l’ottimizzazione SaaS in modo coerente su tutti i clienti.
Strategia di ottimizzazione SaaS: limiti e ambito di applicazione
L’ottimizzazione SaaS migliora controllo e visibilità, ma da sola non risolve ogni problema IT.
- Non elimina la necessità di backup o di pianificazione del ripristino, perché perdite di dati e interruzioni possono comunque verificarsi.
- Non sostituisce gli strumenti di sicurezza né la governance delle identità, necessari per gestire gli accessi e proteggere gli account.
- Richiede l’allineamento del cliente e il sostegno del management, soprattutto quando le modifiche riguardano strumenti, accessi o flussi di lavoro.
- Deve evolvere insieme al portfolio SaaS, perché nel tempo si aggiungono nuovi strumenti, utenti e processi.
È importante ricordare che la governance e l’ottimizzazione SaaS sono processi continuativi, non interventi una tantum.
Luoghi comuni sull’ottimizzazione SaaS per gli MSP
L’ottimizzazione SaaS viene spesso fraintesa, soprattutto quando viene ridotta a un taglio dei costi o a revisioni periodiche. Ecco alcuni luoghi comuni al riguardo:
- “L’ottimizzazione SaaS serve solo a risparmiare”: il risparmio può esserci, ma l’obiettivo principale è mantenere il controllo, ridurre i rischi e assicurarsi che gli strumenti vengano usati correttamente.
- “Gli audit trimestrali bastano”: gli ambienti SaaS cambiano durante tutto l’anno, man mano che utenti, strumenti e flussi di lavoro si modificano. Per starci dietro serve un controllo continuo.
- “Meno strumenti significa sempre risultati migliori”: rimuovere strumenti senza capire come lavorano i team può interrompere i processi e frustrare i dipendenti.
Per gli MSP l’ottimizzazione SaaS è una responsabilità operativa continua
L’ottimizzazione SaaS non è un esercizio di taglio dei costi. È una disciplina operativa che aiuta le organizzazioni a mantenere il controllo, ridurre i rischi e garantire che gli strumenti SaaS continuino a sostenere il lavoro quotidiano.
Gli MSP che considerano l’ottimizzazione SaaS una responsabilità continua vanno oltre gli audit reattivi. Affrontando insieme utilizzo, accessi e governance, aiutano i clienti a mantenere la stabilità, a evitare il ripresentarsi dei problemi di costo e a mantenere gli ambienti SaaS allineati alle reali esigenze di business.
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