Punti chiave
- La proliferazione incontrollata delle applicazioni SaaS genera sprechi di budget, falle di sicurezza e punti ciechi nella conformità: le revisioni ricorrenti offrono agli MSP un metodo strutturato per affrontare tutti e tre i problemi.
- La frequenza delle revisioni deve seguire il ritmo del cliente: trimestrale per gli ambienti in forte crescita, semestrale per quelli stabili, con audit attivati da eventi specifici dopo fusioni, tagli del personale o rinnovi importanti.
- Le revisioni efficaci si concentrano su quattro aree: utilizzo e adozione, costi e licenze, sicurezza e conformità, valore per il business.
- Automatizzare la discovery tramite gli IdP (Microsoft Entra ID, Okta) e un RMM come NinjaOne elimina il lavoro manuale e porta alla luce lo shadow IT.
- Ogni sessione di revisione deve concludersi con un registro delle decisioni documentato che indichi cosa è stato mantenuto, consolidato o dismesso.
L’adozione del SaaS sta crescendo a ritmo vertiginoso nelle organizzazioni di ogni dimensione. Se da un lato questo dà più autonomia ai singoli team, dall’altro porta spesso a una proliferazione incontrollata: shadow IT, abbonamenti ridondanti, punti ciechi nella conformità e notevoli sprechi di budget.
In questa guida scoprirai un framework snello per implementare un processo ricorrente di revisione del SaaS che risolve esattamente questi problemi per i tuoi clienti, senza appesantire il lavoro del tuo team.
Per una panoramica visiva rapida, guarda la nostra video guida Come creare cicli ricorrenti di revisione del SaaS
I passaggi per costruire un piano di revisione SaaS affidabile
Un ciclo formale di revisione del SaaS trasforma il caos delle applicazioni in una governance controllata: offre visibilità, riduce gli sprechi, rafforza la conformità e aggiunge valore.
📌 Situazione d’uso: svolgi le revisioni 60–90 giorni prima dei rinnovi, dopo fusioni o tagli del personale, durante le business review trimestrali (QBR) oppure subito dopo l’onboarding di un nuovo cliente. In questo modo le decisioni su rinnovi, ottimizzazioni e verifiche di conformità arrivano sempre al momento giusto.
📌 Prerequisiti: raccogli i dati di utilizzo del SaaS dagli IdP come Microsoft Entra ID o Okta. Integra i dettagli su utenti e reparti da Active Directory, dai sistemi HR o dal tuo strumento PSA. Usa Excel, Power BI o le slide delle QBR per presentare i risultati: un passaggio essenziale per una gestione chiara del SaaS.
Puoi anche affidarti a piattaforme di gestione del SaaS come Torii, BetterCloud o Auvik per ridurre il lavoro manuale. Questi strumenti automatizzano la discovery, monitorano accessi e spesa e segnalano i rinnovi.
Segui i passaggi qui sotto per iniziare a costruire il tuo ciclo di revisione del SaaS.
Definisci la frequenza delle revisioni SaaS
Un ritmo di revisione regolare è essenziale per una gestione del SaaS snella. Ecco come stabilire una frequenza adatta alle esigenze del tuo cliente, senza appesantire il lavoro.
Revisioni trimestrali per i clienti più dinamici
Perfetta per le organizzazioni dinamiche con cambiamenti frequenti nel parco SaaS, la cadenza trimestrale bilancia velocità e profondità di analisi. Si allinea alla perfezione con le QBR e ti permette di inserire senza attriti le informazioni sul SaaS in discussioni di business più ampie.
Revisioni semestrali per gli ambienti stabili
Per i clienti più piccoli o con un ricambio minimo di applicazioni SaaS, due revisioni l’anno sono spesso sufficienti. Questo approccio mantiene il controllo e individua app ridondanti o licenze inutilizzate, risparmiando al tempo stesso risorse.
Baseline annuale e audit attivati da eventi
Fissa una revisione annuale di riferimento, poi automatizza controlli aggiuntivi in corrispondenza degli eventi chiave. Attiva una revisione prima di un rinnovo SaaS importante, dopo gli audit di conformità o in seguito a cambiamenti organizzativi come fusioni o tagli del personale. Questo modello ibrido garantisce un controllo continuo.
💡 Suggerimento: sfrutta le integrazioni con strumenti come Microsoft Entra ID (in precedenza Azure AD) per automatizzare la raccolta dei dati.
Attiva discovery e reporting del SaaS
Ottenere piena visibilità sull’ecosistema SaaS del tuo cliente è il primo passo verso una gestione del SaaS efficace.
Procedura passo passo:
- Automatizza la discovery con strumenti integrati.
- Inizia estraendo dati di utilizzo completi direttamente dalle fonti integrate.
- Collega la tua piattaforma di gestione del SaaS all’IdP del cliente, ad esempio Microsoft Entra ID o Okta, per inventariare automaticamente tutte le applicazioni a cui si accede con le credenziali aziendali.
- Distribuisci agenti di discovery leggeri, che funzionano senza problemi su Windows e sugli altri endpoint.
- Analizza le metriche chiave per ottenere informazioni utili.
- Trasforma i dati grezzi in report pronti per le decisioni concentrandoti su quattro aree critiche:
- Inventario delle applicazioni: crea un elenco categorizzato di tutte le app, indicando reparti e finalità d’uso.
- Attività degli utenti: distingui gli utenti attivi da quelli inattivi per individuare licenze inutilizzate e rischi di sicurezza.
- Utilizzo delle licenze: monitora quante licenze sono realmente in uso per eliminare gli sprechi e dimensionare correttamente gli abbonamenti.
- Livello di sicurezza: verifica l’adozione dell’MFA, le policy di accesso e le impostazioni di conformità di ogni app.
- Trasforma i dati grezzi in report pronti per le decisioni concentrandoti su quattro aree critiche:
- Integra i risultati nei cicli di revisione.
- Porta queste informazioni direttamente nel tuo processo di revisione del SaaS, soprattutto prima delle QBR.
- Presenta dati chiari su costi, rischi e tendenze di utilizzo per definire insieme gli obiettivi, pianificare i rinnovi e rafforzare la governance.
Le aree da mettere al centro quando strutturi i temi della revisione SaaS
Mantieni le revisioni con i clienti efficienti e incisive valutando con costanza queste quattro aree critiche.
Utilizzo e adozione: chi usa davvero l’app?
Distingui gli utenti attivi da quelli inattivi per recuperare licenze e ridurre i rischi di sicurezza. Verifica se le funzionalità principali vengono utilizzate e presta attenzione ai segnali che indicano che i dipendenti stanno usando al loro posto app “shadow IT” non autorizzate.
Costi e licenze: stai sprecando denaro?
Individua gli abbonamenti inutilizzati o sottoutilizzati per recuperare licenze e tagliare i costi. Trova ed elimina le app duplicate che svolgono la stessa funzione. Questa verifica è indispensabile prima di qualsiasi rinnovo SaaS per ottimizzare la spesa.
Sicurezza e conformità: è tutto protetto?
Assicurati che le app approvate abbiano attivi i controlli di sicurezza fondamentali come MFA e SSO. Individua e affronta le app non autorizzate che potrebbero creare lacune di conformità o vulnerabilità di sicurezza.
Valore per il business: l’app ha ancora senso?
Valuta se l’applicazione sostiene ancora gli obiettivi di business attuali del tuo cliente. Misura il ritorno sull’investimento (ROI) per giustificarne il costo e stabilisci se vada rinnovata, sostituita o dismessa nell’ambito di una strategia intelligente di gestione del ciclo di vita del SaaS.
Verificando sistematicamente questi quattro punti, trasformi una semplice revisione in un potente strumento di gestione del SaaS che dimostra un valore concreto e mantiene gli ecosistemi dei tuoi clienti efficienti e sicuri.
Automatizza la raccolta dei dati sul SaaS (facoltativo)
Automatizzare la raccolta dei dati trasforma un’attività manuale in un processo scalabile e fornisce i dati coerenti e accurati necessari per revisioni di valore con i clienti.
📌 Situazione d’uso: usa questo script rapido per controlli estemporanei tra una revisione formale e l’altra, oppure per i clienti dove una piattaforma completa di gestione del SaaS non è ancora giustificata. Standardizza il reporting e riduce drasticamente i tempi di preparazione manuale.
Procedura passo passo:
- Esporta i dati di accesso dal tuo IdP (ad esempio Microsoft Entra ID) in sso_logs.csv o nel file CSV in cui salvi questi dati.
- Esegui questo script in PowerShell (come amministratore):
Import-Csv sso_logs.csv | Group-Object AppName | Select Name, @{Name="UserCount";Expression={$_.Count}} |
L’output è una tabella pulita con ogni app e il relativo numero di utenti attivi, ideale per standardizzare i report. Per i clienti con più reparti che usano la stessa app, estendi il comando per evitare conteggi errati.
Metodo scalabile: piattaforma di gestione del SaaS
Per un’automazione completa, usa una piattaforma di gestione del SaaS (ad esempio Torii, NinjaOne). Questi strumenti svolgono automaticamente queste attività:
- Rilevano tutte le applicazioni in uso.
- Monitorano accessi, utilizzo delle licenze e impostazioni di sicurezza (MFA/SSO).
- Si integrano con gli endpoint Windows, macOS e Linux, oltre che con il tuo IdP, per centralizzare i dati.
Avrai dati affidabili su richiesta, riducendo i tempi di preparazione e permettendo discussioni mirate su ottimizzazione e strategia di rinnovo del SaaS durante le revisioni.
Conduci sessioni di revisione SaaS strutturate
Trasforma i dati in azioni attraverso incontri mirati e collaborativi con i clienti.
Presenta i dati
Parti da una dashboard chiara che mostri utilizzo delle app, costi delle licenze e tendenze. Questa base fattuale mette subito in evidenza sprechi e rischi.
Stabilite insieme le priorità
Guida il cliente nel dare un ordine ai problemi: licenze inutilizzate (costi), app duplicate (inefficienza) e shadow IT (sicurezza). Concentrati su ciò che incide di più sui suoi obiettivi.
Decidi come agire
Per ogni app, scegliete insieme se mantenerla, accorparla, rimuoverla o pianificarne il rinnovo. Condividere le decisioni garantisce allineamento e responsabilità.
Assegna passaggi successivi chiari
Chiudi con azioni precise, responsabili e scadenze. Così le parole diventano risultati e la tua gestione del SaaS continua a generare valore.
Documenta le decisioni della revisione SaaS con appositi registri
Mantieni responsabilità e chiarezza registrando formalmente ogni decisione presa durante la revisione.
Crea un semplice registro delle decisioni
Usa una tabella essenziale per tenere traccia degli esiti di ciascuna applicazione. Questo registro diventa la tua unica fonte di verità su cosa è stato deciso e perché, un elemento cruciale per la gestione del ciclo di vita del SaaS.
Adotta un formato chiaro per la responsabilità
Un formato standardizzato fa sì che tutti comprendano le azioni e le motivazioni. Ad esempio:
| App | Decisioni | Note |
| App A | Mantenere | Utilizzo ridotto ma essenziale per la conformità |
| App B | Consolidare | Ridondante rispetto all’App D; migrare gli utenti |
| Shadow App C | Dismettere | App non approvata; bloccare l’accesso e trovare un’alternativa |
Archivia i registri per consultarli e verificarli facilmente
Conserva questo registro in una posizione centralizzata e accessibile, come un sito SharePoint condiviso o un’unità cloud. Questa pratica fornisce una traccia di audit chiara per le future trattative di rinnovo del SaaS e per gli audit di sicurezza, e rafforza la governance molto dopo la fine dell’incontro.
Automatizza avvisi e promemoria
Automatizza le notifiche per mantenere il ciclo di revisione del SaaS sempre in carreggiata senza lavoro manuale.
Procedura passo passo:
- Configura avvisi automatici.
- Imposta promemoria nel tuo strumento PSA o nel calendario per le date di rinnovo del SaaS e per le revisioni in arrivo.
- Usa PowerShell (come amministratore) per promemoria più semplici.
- Crea un’attività pianificata in Utilità di pianificazione o in uno strumento RMM come NinjaOne. Se il tuo cliente usa Exchange Online, puoi inviare notifiche tramite Microsoft Graph PowerShell SDK (Send-MgUserMail):
Connect-MgGraph -Scopes "Mail.Send"$message = @{ subject = “SaaS Review Reminder” body = @{ contentType = “Text” content = “Your quarterly SaaS review is scheduled for next week.” } toRecipients = @( @{ emailAddress = @{ address = “[email protected]” } } ) } Send-MgUserMail -UserId “[email protected]” -BodyParameter @{ message = $message } |
💡NOTA: questo richiede Microsoft Graph PowerShell SDK e la registrazione di un’app in Entra ID con le autorizzazioni Mail.Send. Per la maggior parte degli MSP, configurare gli avvisi direttamente dallo strumento PSA (vedi il passaggio 3 qui sotto) è la strada più semplice e consigliata.
- Integra gli strumenti PSA.
- Per un’automazione completa, configura il tuo sistema PSA in modo che:
- attivi gli avvisi di rinnovo con 30 giorni di anticipo
- crei automaticamente i ticket per la preparazione della revisione
- pianifichi gli incontri con i clienti
- Per un’automazione completa, configura il tuo sistema PSA in modo che:
Gli avvisi automatici garantiscono revisioni puntuali e riducono il carico amministrativo, rendendo la gestione del SaaS più efficiente.
Errori comuni nelle revisioni SaaS che gli MSP dovrebbero evitare
Mantieni i tuoi cicli di revisione del SaaS chiari ed efficaci evitando questi errori.
Affidarsi a un’unica fonte di dati
Usare solo i log dell’IdP o dell’SSO per la discovery può lasciare fuori le app “shadow IT” non autorizzate. Verifica sempre i dati con un metodo secondario, come una scansione di rete o un’estensione del browser, per garantire una visibilità completa.
Usare script di automazione non testati
Eseguire script PowerShell o di altro tipo senza validarli può portare ad avvisi mancati o all’esposizione di dati. Testa prima tutti i comandi in un ambiente sandbox e, dove possibile, preferisci i flussi di lavoro integrati nel PSA.
Escludere i decisori del cliente
Rivedere le app senza coinvolgere gli stakeholder del cliente può portare a scarsa adozione e resistenze. Includi sempre referenti sia tecnici sia di business durante le sessioni di revisione.
Trascurare la documentazione centralizzata
Conservare le decisioni in email o appunti sparsi fa perdere il filo delle responsabilità. Mantieni un unico registro delle decisioni su una piattaforma condivisa come SharePoint, per consultarlo e verificarlo facilmente.
Monitorare i rinnovi manualmente
Affidarsi a calendari o fogli di calcolo per i rinnovi espone al rischio di scadenze mancate e rinnovi automatici. Usa strumenti PSA o di gestione del SaaS automatizzati per monitorare le date chiave e ricevere avvisi.
Sfrutta l’RMM per le revisioni SaaS
Il tuo strumento RMM, come NinjaOne, può semplificare e automatizzare l’intero processo di revisione del SaaS.
- Automatizza la discovery: NinjaOne analizza automaticamente tutti gli endpoint per inventariare il software installato, portando alla luce lo shadow IT e offrendo una visione completa di ciò che viene utilizzato.
- Esporta i dati per le revisioni: esporta con facilità l’inventario software e i report di utilizzo per arricchire le discussioni sulla gestione del SaaS con dati concreti sull’adozione reale delle applicazioni.
- Documenta le decisioni in un unico posto: usa le note e i campi personalizzati di NinjaOne per registrare le decisioni direttamente nelle schede dei clienti, creando una traccia di audit chiara per la gestione del ciclo di vita del SaaS.
- Automatizza il reporting: pianifica e genera report pronti per il cliente allineati ai cicli delle QBR, con i dati necessari per conversazioni produttive sul rinnovo del SaaS.
Rendi i rinnovi SaaS guidati dai dati con un RMM che rileva automaticamente le app, esporta i dati di utilizzo e semplifica il reporting per le QBR.
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Semplifica la governance del SaaS dei clienti con revisioni proattive
Implementare un ciclo ricorrente di revisione del SaaS trasforma la gestione delle emergenze in governance proattiva, eliminando in modo sistematico sprechi e rischi.
Stabilendo cadenze prevedibili, automatizzando la discovery e concentrando le sessioni su utilizzo, costi, sicurezza e valore, garantisci conformità e ottimizzazione continue. Questo approccio disciplinato permette finalmente di tenere a bada la proliferazione del SaaS e trasforma il tuo MSP in un partner strategico capace di generare risultati di business misurabili.
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