Punti chiave
- Il modello di responsabilità condivisa di Microsoft 365 definisce gli obblighi di protezione dei dati tra Microsoft e il cliente, precisando chi è responsabile di backup, conservazione e governance.
- Assegna ruoli RACI chiari (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) per i controlli operativi principali come MFA, conservazione e DLP, così da rafforzare la responsabilità.
- Applica il modello Zero Trust con MFA, accesso condizionale e Privileged Identity Management (PIM) per ridurre la perdita di dati accidentale o dolosa.
- Standardizza ambito, frequenza, conservazione dei backup e test di ripristino su OneDrive, SharePoint e gli altri strumenti.
- Applica il controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC), rimuovi i diritti di amministratore inutilizzati e usa Privileged Identity Management per l’accesso just-in-time.
Con la diffusione capillare del cloud computing, la gestione dei dati è diventata più importante che mai. Microsoft 365 offre funzionalità native di protezione dei dati e di backup, ma le organizzazioni devono comunque definire strategie di backup e ripristino adeguate per carichi di lavoro come OneDrive, SharePoint e Teams. Gli MSP possono aiutare a rendere operative le responsabilità del cliente previste dal modello di responsabilità condivisa di Microsoft 365 e a standardizzare la conservazione dei dati di lavoro su tutti i carichi di lavoro di Microsoft 365.
Questo permette di capire quali dati rientrano nelle funzionalità native di protezione e ripristino di Microsoft 365 e di costruire flussi di lavoro aggiuntivi in base ai requisiti di backup dell’organizzazione. Questa guida spiega, passo dopo passo, come rendere operativi i backup interni dei dati.
Come costruire un modello di responsabilità condivisa per Microsoft 365
Questa guida parte dal modello di responsabilità condivisa definito da Microsoft e vi aggiunge il contesto specifico del cliente, per alzare lo standard dei tuoi processi di backup e ripristino con una piattaforma di monitoraggio e gestione da remoto (RMM).
Prerequisiti:
- RTO (recovery time objective) e RPO (recovery point objective) concordati per ciascun carico di lavoro, con un responsabile business designato per ognuno
- Accesso amministrativo a Microsoft 365, ai ruoli di Microsoft Entra ID e agli strumenti di backup
- Uno spazio documentale per policy, matrici RACI e pacchetti di evidenze mensili
- Una finestra di manutenzione e un processo di gestione dei ticket per gli aggiornamenti di configurazione
Passaggio 1: crea la matrice RACI del tenant e la mappa dei controlli
Inizia elencando i controlli operativi da monitorare in ciascun ambiente di lavoro e associa ruoli e responsabilità. In questo modo rafforzi la governance fin dall’inizio e migliori la risposta agli incidenti. Per ogni controllo (ad esempio MFA, prevenzione della perdita di dati, criteri di conservazione) individua:
- Responsible: la persona o il team che si occupa dei controlli operativi
- Accountable: chi risponde dei rischi e dei risultati
- Consulted: le fonti di consulenza specialistica e di contributi essenziali
- Informed: chi deve ricevere aggiornamenti e risultati finali
Ad esempio, la tua mappa dei controlli di backup e ripristino dovrebbe assomigliare a questa:
| Attività | Responsible | Accountable | Consulted | Informed |
| Scegliere una soluzione di backup | Team operativo IT | Responsabile IT | Partner Microsoft | Direzione aziendale |
| Pianificare i backup | Team operativo IT | Responsabile IT | Supporto del fornitore | Unità di business interessate |
| Testare i flussi di lavoro di ripristino | Team operativo IT | Responsabile IT | Team sicurezza dei dati | Direzione aziendale |
Passaggio 2: proteggi prima di tutto identità e accessi
Applica i principi Zero Trust con controlli sugli accessi privilegiati e accesso condizionale, per limitare accessi e privilegi amministrativi in Microsoft 365. In questo modo riduci accessi non autorizzati, privilegi eccessivi e i rischi di perdita di dati che ne derivano.
Casi d’uso: adottare misure preventive (ad esempio diritti di amministratore a tempo e approvazioni aggiuntive) per ridurre i rischi legati agli accessi privilegiati.
Prerequisiti: Microsoft 365 Business Premium, privilegi amministrativi in Microsoft Entra.
- Accedi all’interfaccia di amministrazione di Microsoft Entra.
- Per configurare i metodi di autenticazione per l’MFA, vai su Entra ID > Metodi di autenticazione > Criteri.
- Abilita i metodi di autenticazione appropriati per gli utenti e i gruppi necessari.
- Per richiedere l’MFA, vai su Entra ID > Accesso condizionale > Criteri > Nuovo criterio.
- Seleziona gli utenti e le risorse di destinazione, quindi configura il criterio in modo che richieda l’MFA.
- Per configurare gli accessi privilegiati, vai su ID Governance > Privileged Identity Management > Ruoli di Microsoft Entra > Ruoli.
- Seleziona il ruolo appropriato, assegna gli utenti come idonei e configura, se necessario, requisiti di attivazione a tempo e approvazioni.
Passaggio 3: definisci la copertura di backup per carico di lavoro
Fissa obiettivi di backup e ripristino tenendo conto dei vincoli tecnici e degli strumenti che tu e i tuoi clienti utilizzate. Definisci e documenta i seguenti elementi:
- Ambito del backup
- Frequenza del backup
- Conservazione dei dati
- Protocolli di crittografia
- Posizioni di archiviazione
- Test di ripristino pianificati per ogni carico di lavoro
- Lacune nella copertura di backup (ad esempio tipi di file non supportati, soluzioni alternative adottate e così via)
Passaggio 4: distingui conservazione, archiviazione e backup
Le funzionalità di conservazione di Microsoft 365 possono coprire gran parte delle esigenze di conservazione e di rispetto degli SLA, ma non sostituiscono il backup e potrebbero non offrire il ripristino a un momento specifico richiesto da ogni scenario di recupero. Rafforza la gestione dello storage e il backup con uno strumento di backup all-in-one dal ROI evidente.
Passaggio 5: applica il privilegio minimo con i ruoli di Microsoft Entra
Il controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC) aiuta a definire i permessi degli utenti in tutta l’azienda, rafforzando il tuo modello di responsabilità condivisa di Microsoft 365. Per applicarlo, il tuo team IT deve fare quanto segue:
Assegnare attività in base ai ruoli
- Assegna permessi di sola lettura al personale di sicurezza che deve consultare i report.
- Concedi i diritti di amministratore della conformità al team che gestisce gli SLA per i criteri di conservazione.
- Assegna ai responsabili delle email i permessi minimi necessari in Exchange per la visibilità sulle cassette postali.
- Concedi i diritti di amministratore Helpdesk per la reimpostazione delle password, non i privilegi di amministratore globale.
Rimuovere i diritti di amministratore globale inutilizzati
- Esegui audit mensili sugli utenti con diritti di amministratore globale.
- Rimuovi i diritti di Amministratore globale agli ex collaboratori esterni.
- Mantieni 2-3 account di emergenza con diritti globali.
Introdurre approvazioni e diritti a tempo
- I manager devono approvare i ruoli con privilegi elevati.
- Usa Privileged Identity Management (PIM) per gestire gli accessi utente di breve durata.
- Configura avvisi in tempo reale per le modifiche ai permessi.
- Usa l’MFA per creare flussi di lavoro di approvazione sicuri.
Verificare regolarmente le nuove assegnazioni di ruolo
- Verifica ogni settimana i cambi di responsabilità.
- Rivedi ogni mese le nuove assegnazioni di ruoli amministrativi.
- Confronta i permessi attuali con la mappa dei controlli per individuare eventuali scostamenti.
Passaggio 6: monitora, testa e fornisci le evidenze
Gli audit periodici aiutano a mantenere gli standard operativi tra un incontro importante con gli stakeholder e l’altro. Quando inserisci il modello di responsabilità condivisa di Microsoft 365 nella newsletter mensile:
- Tieni traccia dei test di backup con una piattaforma centralizzata.
- Crea scorecard sui tassi di successo dei backup.
- Coordina il monitoraggio delle licenze con i responsabili degli asset.
- Includi istantanee che dimostrino l’efficacia del tuo modello di responsabilità condivisa.
Passaggio 7: trasforma il tuo modello di responsabilità condivisa di Microsoft 365 in un servizio gestito
Le tue policy di backup per Microsoft 365 non proteggono soltanto i dati: possono anche attrarre nuovi clienti e fidelizzare quelli esistenti.
Promuovi il tuo modello di responsabilità condivisa nelle offerte più recenti per acquisire nuovi clienti, aumentarne la fidelizzazione e mantenere un vantaggio competitivo sugli MSP che non hanno reso operativo un modello di responsabilità per Microsoft 365.
L’integrazione con NinjaOne semplifica i piani di backup del modello di responsabilità condivisa di Microsoft 365
La dashboard di NinjaOne offre una visione concreta delle operazioni di backup e ripristino di Microsoft 365. Ecco come NinjaOne semplifica il processo:
Passaggio | Senza NinjaOne | Con NinjaOne |
| Creare la matrice RACI del tenant (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) e la mappa dei controlli. | Fogli di calcolo aggiornati e monitorati a mano, senza controllo delle versioni | Dati operativi e reporting centralizzati a supporto della RACI e della revisione dei controlli |
| Proteggere prima di tutto identità e accessi. | Strumenti diversi per autenticazione, accesso condizionale, gestione delle identità e così via | Backup e ripristino di oggetti e configurazioni di Microsoft Entra |
| Definire la copertura di backup per carico di lavoro. | Pianificazioni di backup separate per ogni carico di lavoro e ripristini manuali | Pianificazione automatizzata dei backup, funzioni di ripristino e report in un’unica piattaforma |
| Distinguere conservazione, archiviazione e backup. | Dipendenza dalle funzionalità native di conservazione e ripristino di Microsoft | Opzioni di ripristino granulare, funzioni di recupero integrate e conservazione dei backup configurabile |
| Monitorare, testare e fornire le evidenze | Raccolta manuale dei dati e modelli di report poco coerenti | Visualizzazione dei dati integrata, scorecard e report pensati per i clienti |
| Trasformare il modello di responsabilità condivisa di Microsoft 365 in un servizio | Informazioni limitate e difficoltà nel dimostrare il ROI | Dashboard personalizzate con il tuo marchio che mostrano l’esito dei backup e le metriche di rispetto degli SLA |
Rendi sistematico il tuo modello di responsabilità condivisa
Creare flussi di lavoro basati sui dati per proteggere le informazioni dentro e fuori dal cloud rassicura i clienti attuali e ne attira di nuovi. Per rendere operativo il tuo modello di responsabilità condivisa di Microsoft 365: definisci la matrice RACI del tenant, imponi l’MFA, crea backup per ogni carico di lavoro, esegui test regolari, archivia i risultati e pubblicali ogni mese.
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