Che cos’è la conformità SOC? Panoramica di base per le aziende

La conformità SOC (acronimo di System and Organization Controls) è un quadro di riferimento per la revisione contabile elaborato dall’American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Serve ad analizzare ed esaminare le aziende che forniscono servizi, per garantire che siano in atto controlli e processi per proteggere i dati dei clienti a cui hanno accesso. Il framework di conformità SOC aiuta le organizzazioni a sapere cosa devono fare o come possono migliorare per aumentare il livello di sicurezza dei dati in loro possesso.

Per i fornitori di servizi gestiti (MSP), le aziende SaaS e altre realtà aziendali basate sui servizi, la conformità SOC non è un requisito normativo, ma una prova di affidabilità.

Ottenere un report e una certificazione di conformità SOC fornisce ai vostri clienti la prova che avete intrapreso le azioni e rispettato i protocolli adeguati per proteggere i loro dati. Attualmente esistono 3 tipi di conformità SOC, che sono:

Tipi di conformità SOC

SOC 1

Il SOC 1 è un framework di riferimento per i controlli di sicurezza interni e la gestione dei dati finanziari, compresi gli estratti conto e i report. Un report SOC 1 attesta che un’organizzazione ha messo in atto i controlli necessari.

SOC 2

Il SOC 2 è un framework più generalizzato del SOC 1 ed è uno standard per le aziende che forniscono servizi. Riguarda i “Trust Services Criteria“, che comprendono le cinque categorie di sicurezza, disponibilità, integrità dei processi, riservatezza e privacy. Un report SOC 2 è un report ad “uso limitato”, ovvero accessibile solo per l’organizzazione e i clienti che ha in carico al momento.

SOC 3

Il SOC 3 riguarda le stesse informazioni del SOC 2, ma il report prodotto è per “uso generale”. Quando le organizzazioni sono conformi al SOC 2 e desiderano utilizzare la loro conformità per scopi di marketing, necessitano di un report SOC 3. Il SOC 3 è meno formale e fornisce meno dettagli, ma può essere accessibile a un pubblico più ampio.

Che cos’è un audit SOC?

Un audit SOC, condotto da un Certified Public Accountant (CPA), è una valutazione di un’organizzazione per determinare se essa dispone di sistemi e controlli efficaci per soddisfare i requisiti SOC.

Come prepararsi a un audit SOC

Per prepararsi a un audit SOC, è necessario avere a disposizione policy, procedure, sistemi e controlli messi in atto dall’azienda, necessari per affrontare l’audit. Identifica in quali aree i processi e delle azioni intraprese potrebbero essere problematiche e causare qualche difficoltà durante l’audit SOC, e cerca di risolvere le lacune. Una volta preparata e messa in atto una solida strategia di sicurezza, contatta una società di auditing SOC.

La preparazione inizia spesso con una valutazione dello stato di preparazione o un’analisi delle lacune. Questa fase consente di individuare i punti deboli dei tuoi controlli prima dell’inizio dell’audit ufficiale. Ad esempio, potresti scoprire che alcuni controlli di accesso non sono documentati correttamente o che le procedure di risposta agli incidenti sono obsolete. Risolvere questi aspetti in anticipo ti permette di affrontare l’audit con maggiore sicurezza.

Assicurati che le misure di sicurezza tecniche, quali i sistemi di monitoraggio, gli standard di crittografia e l’autenticazione degli utenti, funzionino in modo costante e possano essere dimostrate ai revisori.

Spiegazione dei risultati dell’audit SOC

Una volta completata la revisione, i risultati vengono presentati sotto forma di parere del revisore. I quattro possibili esiti sono:

1. Parere senza riserve

Questo è considerato il rapporto “pulito” e rappresenta il risultato migliore. Un giudizio senza riserve significa che il revisore ha riscontrato che i controlli della tua organizzazione erano sia correttamente progettati sia efficaci nel periodo oggetto della revisione. Ottenere questo parere dimostra ai clienti che i tuoi sistemi sono affidabili e degni di fiducia. È la prova più evidente della conformità e il risultato a cui mirano la maggior parte delle aziende.

2. Parere con riserva

Un giudizio con riserva significa che, sebbene la maggior parte dei controlli funzioni in modo efficace, il revisore ha rilevato alcune eccezioni o carenze. Questi problemi potrebbero non essere così gravi da causare un malfunzionamento, ma richiedono comunque un intervento correttivo. I clienti potrebbero comunque accettare un giudizio con riserva, ma ciò dimostra che c’è margine di miglioramento nelle tue attività di conformità.

3. Parere negativo

Un parere negativo costituisce un riscontro grave. Ciò indica che i tuoi controlli non hanno soddisfatto i requisiti SOC in modo significativo e, di conseguenza, la tua organizzazione non ha dimostrato di disporre delle misure di sicurezza necessarie per proteggere i dati dei clienti. Questo risultato può compromettere la credibilità e spesso richiede l’adozione di misure correttive immediate prima che l’azienda possa avviare nuovi rapporti con i clienti.

4. Esclusione di responsabilità in merito alle opinioni espresse

Si parla di “disclaimer” quando il revisore non è in grado di esprimere alcun giudizio, solitamente perché l’organizzazione non ha fornito documentazione o prove sufficienti a sostegno dei propri controlli. Ciò potrebbe verificarsi anche nel caso in cui l’ambito dell’audit fosse troppo limitato per giungere a una conclusione. Sebbene sia meno frequente, una clausola di esclusione di responsabilità suscita preoccupazioni nei clienti e può ritardare o impedire opportunità commerciali fino a quando le questioni non vengono risolte.

⚠️ Lista di controllo: Quali fattori possono influenzare il giudizio di un revisore SOC?

Diversi fattori possono influire sul fatto che l’audit SOC si concluda con un giudizio senza riserve, con riserve, negativo o con una dichiarazione di non responsabilità. Abbiamo elencato alcuni fattori che potrebbero influire sulla tua revisione contabile. Tieni presente, tuttavia, che non si tratta di elenchi esaustivi o completi.

• Qualità della documentazione: I criteri, le procedure e i controlli sono chiaramente documentati e disponibili per la consultazione?
• Disponibilità delle prove: L’organizzazione è in grado di fornire registri, rapporti e documenti di sistema che dimostrino il rispetto dei controlli?
• Coerenza dei processi: Le misure di sicurezza vengono applicate in modo coerente o esistono delle lacune nelle operazioni quotidiane?
• Risultato dei controlli: Sono stati inclusi nell’ambito dell’audit tutti i sistemi, i servizi e i processi di trattamento dei dati rilevanti?
• Interventi correttivi: I problemi individuati sono stati risolti in anticipo o sono rimasti irrisolti prima dell’audit?
• Formazione e sensibilizzazione dei dipendenti: Il personale comprende le procedure di conformità o non ha ben chiare le proprie responsabilità?

Preparandoti in anticipo a questi fattori, gli MSP e le aziende IT aumentano le loro possibilità di ottenere un giudizio senza riserve e di dimostrare ai clienti una solida conformità agli standard SOC?

Quando un’organizzazione ha bisogno di un audit SOC?

Le aziende devono dimostrare ai propri clienti di essere molto attente ai loro dati; questo le aiuta a essere più affidabili e credibili. I rapporti generati dagli audit SOC dimostrano ai clienti che la sicurezza dei loro dati è importante per l’azienda e viene garantita attraverso azioni appropriate.

Ecco alcune altre considerazioni: 

• Le organizzazioni ricorrono in genere a un audit SOC 2 quando i clienti aziendali, i settori soggetti a regolamentazione (come i servizi finanziari o la sanità) o i partner di canale includono il SOC 2 nei propri requisiti di approvvigionamento oppure quando effettuano una valutazione dei fornitori. 
• I fornitori di servizi che gestiscono, trattano o conservano i dati dei clienti utilizzano SOC 2 per semplificare i questionari sulla sicurezza e accelerare i cicli contrattuali. (Sono importanti anche per garantire la conformità HIPAA). 
• Anche quando non è strettamente richiesto, il SOC 2 può rappresentare un fattore di differenziazione strategico in occasione di richieste di offerta (RFP), prove di fattibilità (proof-of-concept) o valutazioni di sicurezza da parte di potenziali clienti. 
• Tra i fattori scatenanti più comuni figurano la firma del primo importante contratto aziendale, l’espansione in mercati regolamentati o la gestione di ambienti multi-tenant.

Quanto tempo occorre per ottenere la conformità SOC?

I tempi necessari per ottenere la conformità SOC variano a seconda del tipo di report che si intende ottenere, dell’attuale livello di maturità in materia di sicurezza e dell’entità degli interventi correttivi necessari (se del caso).

Ciononostante, ecco alcune tempistiche generali da tenere a mente:

• Il SOC 2 Tipo I prevede in genere una valutazione dello stato di preparazione o delle lacune e le relative azioni correttive (che spesso richiedono dalle 4 alle 10 settimane a seconda dell’ambito di applicazione), seguite dalla raccolta delle prove e dall’audit vero e proprio (che spesso richiede dalle 2 alle 4 settimane). In pratica, i team ben preparati possono portare a termine un progetto di Tipo I in circa 1–3 mesi dal via.
• La certificazione SOC 2 Tipo II richiede più tempo poiché verifica se i controlli funzionano in modo efficace nel corso di un determinato periodo di tempo. Una volta completate le fasi di preparazione e correzione (di solito 4–12 settimane), sarà necessario un periodo di osservazione — la maggior parte delle organizzazioni opta per 6–12 mesi — durante il quale dovrete applicare e documentare costantemente i tuoi controlli. Al termine del periodo, i revisori effettuano i controlli e completano la relazione (spesso in 2–6 settimane). Considerando l’intero processo, molti team prevedono un periodo compreso tra 6 e 12 mesi per il Tipo II, che può arrivare fino a 12–18 mesi qualora siano necessari interventi correttivi significativi.
• Le tempistiche del SOC 1 sono simili a quelle del SOC 2: una fase di preparazione mirata, seguita da una relazione di tipo I (su un momento specifico) o da una relazione di tipo II (su un periodo di tempo).
• Se hai intenzione di utilizzare l’attestazione SOC 3  a fini di marketing pubblico, questa deriva solitamente dai risultati della tua valutazione SOC 2, pertanto la tempistica dipende in genere dal calendario della tua valutazione SOC 2, senza comportare un aumento significativo dei tempi.

3 vantaggi della conformità SOC

1. Creare e implementare controlli efficaci

Aderendo al quadro normativo SOC e ottenendo la certificazione, potrai implementare nella tua organizzazione controlli e processi in grado di proteggere efficacemente i dati dei clienti. I requisiti del SOC sono piuttosto rigidi, standardizzati e ben consolidati, e aiuteranno la tua azienda a definire le modalità in cui dati dei clienti vengono gestiti. Quando decidi di lavorare per rispettare i criteri di conformità SOC, o se la tua azienda risulta già conforme ai criteri SOC, puoi essere sicuro che le misure che stai adottando o che hai adottato siano necessarie.

2. Valutare e migliorare il livellodi sicurezza dei dati

Un altro vantaggio della conformità SOC è la possibilità di valutare il modo in cui la tua azienda gestisce i dati e di trovare così delle strade per migliorarlo. L’obiettivo della conformità SOC è quello di proteggere i dati dei clienti garantendo la privacy e prevenendo le violazioni dei dati. Il processo di audit di conformità SOC e la successiva certificazione consentono di valutare le procedure attualmente in uso, verificare se siano sicure e conformi al quadro normativo SOC e apportare le modifiche necessarie.

3. Acquisire e mantenere i clienti

Una certificazione di conformità SOC dimostra alle altre aziende e ai potenziali clienti che la tua azienda ha implementato le misure necessarie per rispettare il framework SOC. Si tratta di una convalida esterna dei controlli della tua organizzazione e ti permetterà di trovare più aziende disposte a lavorare con te. I clienti attuali saranno anche più propensi a continuare a fare affari con te se sapranno che sono state prese misure adeguate per proteggere le loro informazioni.

3 sfide della conformità SOC

1. Comprenderne i requisiti

I requisiti della conformità SOC possono essere molti e difficili da comprendere. Ad esempio, la conformità SOC 2 prevede cinque diverse categorie per le quali le organizzazioni di servizi devono soddisfare i requisiti, e può risultare difficile capire quali siano le aspettative per ciascuna categoria e se la propria azienda le soddisfi.

2. Difficile da ottenere

La conformità SOC non è qualcosa che le aziende possono ottenere facilmente. Rispettare i requisiti la conformità SOC e poi ottenere la convalida della conformità SOC è un processo difficile e lungo. Probabilmente avrai bisogno dell’assistenza di esperti esterni per assicurarti di aver messo in atto i controlli giusti per risultare conforme.

3. Costosa

Secondo Secureframe, “il preventivo medio per un audit SOC 2 si aggira tra i 5.000 e i 60.000 dollari” Questa cifra non include altri costi di preparazione, formazione e altre spese varie ed eventuali. Poiché la certificazione di conformità non è gratuita né facile da ottenere, la conformità SOC rappresenta un investimento per la tua organizzazione.

Scopri cos’è la conformità SOC e approfondisci gli aspetti fondamentali dei quadri normativi in materia di protezione dei dati.

Utilizza NinjaOne per ottenere la conformità SOC

La conformità SOC è impegnativa da raggiungere, ma ne vale la pena in termini di risultato. Se hai un’organizzazione di servizi che gestisce i dati dei clienti, cerca di capire se devi diventare conforme al SOC, di quale framework SOC hai bisogno e stabilisci quali azioni intraprendere per fare in modo che la tua azienda ottenga la certificata. Inoltre, dai un’occhiata alla nostra guida sulla protezione dei dati dei clienti.

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