Quando scegli di lavorare con un’altra organizzazione, per il bene della tua reputazione e della tua sicurezza, devi esaminare attentamente ogni organizzazione prima di prendere una decisione definitiva. La scelta di un fornitore con cui fare affari si basa su una valutazione del rischio relativo al fornitore stesso, che diventa positiva quando quest’ultimo mette in atto solide misure di sicurezza, assicura la conformità alle normative locali e implementa criteri e procedure efficaci per garantire che le operazioni quotidiane si svolgano senza problemi. Quando un fornitore possiede tutte queste qualità e ottiene un punteggio elevato nella valutazione del rischio del fornitore, è più probabile che la sicurezza e le operazioni della tua azienda siano protette da attacchi o disastri. Se il fornitore non possiede queste qualità, lavorare con lui potrebbe diventare rapidamente un problema per l’organizzazione, quindi è importante valutare accuratamente ogni potenziale fornitore prima di stipulare qualsiasi accordo.
Che cos’è una valutazione del rischio del fornitore (VRA)?
In una valutazione del rischio del fornitore, le organizzazioni analizzano attentamente le pratiche di sicurezza, i criteri sulla privacy, la disponibilità del supporto e altri fattori prima di impegnarsi a lavorare con un particolare fornitore. Poi un’organizzazione stabilisce la priorità di questi fattori, determinando quali sono i più importanti per lei. Per esempio, la sicurezza dei dati è spesso uno dei fattori più importanti, a causa dei possibili rischi e delle conseguenze collegati a un’eventuale una fuga di notizie. Se affidi i tuoi dati a un’altra persona, devi avere la certezza che li gestisca in modo corretto e che adotti le misure necessarie per ridurre i rischi. Una volta che un’organizzazione sa quali sono i valori più importanti che un fornitore dovrà condividere con i suoi, può assegnare un punteggio ai fornitori che sta valutando per prendere una decisione finale. Utilizzando le soluzioni di vendor scoring, le organizzazioni possono confrontare i punteggi dei fornitori con cui stanno pensando di lavorare per determinare il loro livello di qualità.
Perché è importante la valutazione del rischio del fornitore?
Sebbene si possa essere tentati di optare per il fornitore che offre i costi più bassi o il maggior numero di prodotti o servizi, è importante condurre una valutazione dei rischi su tutti i potenziali fornitori e scegliere quello più in linea con le proprie priorità. Poiché i fornitori con cui lavori avranno accesso ai dati dei clienti, la privacy e la sicurezza sono priorità e valori estremamente importanti da condividere. La fornitura di servizi e assistenza IT richiede la fiducia dei clienti e il rapporto con loro è molto importante per il tuo successo. Quando stai prendendo in considerazione la possibilità di collaborare con un fornitore, se la valutazione del rischio suggerisce che quest’ultimo non tiene conto dei rischi critici e non adotta misure di protezione adeguate, evita di iniziare un rapporto di lavoro con lui. Qualsiasi incidente o disastro causato da negligenza o incuria di un fornitore si rifletterà su di te e sul tuo rapporto con i clienti. Questo potrebbe danneggiare la tua reputazione e interrompere le normali funzioni aziendali, soprattutto se il fornitore è fondamentale per le tue operazioni quotidiane.
Diversi tipi di rischi legati ai fornitori
Per stabilire le priorità e valutare i rischi in modo efficace, è utile suddividere in diverse categorie i rischi legati ai fornitori che potrebbero colpire la vostra azienda.
- Rischi operativi: Valuta la struttura aziendale dei potenziali fornitori e se i loro team sembrano comunicare bene. Anche processi funzionali ed efficienti sono importanti. L’assenza di questi elementi indica che il fornitore non è un’organizzazione particolarmente forte o in salute, il che lo espone a un rischio maggiore di incidenti o disastri nel tempo. Per la tua organizzazione, ciò significa che alcuni fornitori comporteranno rischi che potrebbero avere un impatto negativo sulle tue attività quotidiane.
- Rischi di reputazione: Ogni volta che lavori a stretto contatto con un fornitore esterno, ricordati che le sue decisioni e azioni possono influenzare la tua organizzazione. Scarse misure di sicurezza che portano il fornitore a subire incidenti o disastri possono non essere una tua diretta responsabilità, ma la tua reputazione con i clienti sarà comunque a rischio.
- Rischi di conformità: Quando lavori con un fornitore, è probabile che tra tu e lui ci sia un passaggio di dati dei clienti. Con l’inasprirsi delle normative sulla privacy dei dati, in particolare in Europa e negli Stati Uniti, dovrai necessariamente vigilare sulla conformità per evitare di pagare multe salate. Tuttavia, condividere i dati con i fornitori significa anche che dovrai conoscere bene le loro misure di sicurezza in merito ai dati, per essere sicuro che tutti i dati dei clienti siano protetti e riservati.
- Rischi per la sicurezza informatica: A causa dei flussi di informazioni tra te e i tuoi fornitori, il rischio di problemi di sicurezza informatica aumenta. Avere più punti di accesso o più persone che accedono ai tuoi database, server o alla tua rete significa avere più vulnerabilità e potenziali vettori di attacco. Pertanto, quando valuti i tuoi potenziali fornitori, verifica che seguano le best practice per la gestione delle credenziali e delle autorizzazioni di accesso ai dati.
- Rischi finanziari: Durante la collaborazione con un fornitore possono verificarsi diversi scenari che potrebbero portare a una perdita di denaro per la tua azienda. Le situazioni di rischio che possono causare problemi finanziari sono, per esempio, un cliente insoddisfatto che fa causa, il fornitore che viola le leggi sulla conformità o un danno alla reputazione che rallenta l’attività.
Fasi del processo di valutazione del rischio del fornitore
Quando inizi a cercare i fornitori, è utile avere un processo già strutturato per la valutazione del rischio. Ecco alcuni passaggi essenziali:
- Inizia il processo di valutazione del rischio identificando e classificando i livelli di rischio potenziale. Per esempio, un’azienda che fornisce computer e altro hardware rappresenta un rischio molto più basso di un’azienda che ospita i tuoi backup in cloud o il tuo sito web.
- Raccogli le informazioni e la documentazione del fornitore per comprendere le sue policy e le procedure interne. Questo è particolarmente importante se parliamo di un fornitore che dovrà gestire le tue informazioni riservate o i dati dei clienti.
- Valuta i rischi dei fornitori in base a criteri predefiniti. Prima di iniziare la ricerca dei fornitori, dovresti avere ben presenti i tuoi valori più importanti e le tue priorità. Evita di fare eccezioni a questi criteri.
- Assegna i punteggi di rischio in base ai tipi di rischio, alla funzione che il fornitore dovrà svolgere e ai tuoi criteri. Una volta ottenuto il punteggio di tutte le opzioni, elimina i fornitori che non soddisfano i tuoi criteri e continua a valutare quelli che hanno ricevuto un punteggio sufficiente per un ulteriore grado di analisi.
Elenco di controllo per la gestione del rischio dei fornitori
Nel proseguire la valutazione, assicurati di esaminare le misure adottate per la protezione dei dati e i record di conformità. Esamina le procedure di archiviazione dei dati e lo storico degli incidenti e dei ripristini dell’azienda. Infine, valuta i piani di continuità aziendale e la stabilità finanziaria del fornitore, per assicurarti che ci sia la possibilità di una partnership lunga e vantaggiosa. Una volta scelto il fornitore, dovresti comunque continuare a monitorarlo e a valutare la situazione nel tempo. La gestione del rischio non si ferma quando il fornitore inizia a lavorare con la tua organizzazione, ma continua per tutta la durata della collaborazione. La gestione continua del rischio comprende:
- Criteri e procedure: Stabilire criteri e procedure di gestione del rischio dei fornitori che vengano applicate regolarmente è importante per limitare costantemente i rischi e diminuire la probabilità di incidenti di sicurezza o legati a disastri.
- Monitoraggio: Un regolare monitoraggio delle prestazioni dei fornitori ti aiuterà a garantire che questi ultimi continuino a seguire i criteri e le procedure stabiliti, soprattutto per quanto riguarda le informazioni sensibili e le operazioni aziendali fondamentali.
- Protezione delle informazioni: L’implementazione di restrizioni sull’IP dei fornitori e di misure che mettano in sicurezza le proprietà intellettuali può aiutare a proteggere l’organizzazione da attacchi informatici e violazioni della conformità.
Valutazione dei fornitori e gestione remota
Seguendo i passi indicati nella lista di controllo per la gestione del rischio dei fornitori e valutando attentamente i rischi di ogni potenziale fornitore, puoi ridurre al minimo il rischio di subire un incidente di sicurezza o di pagare una multa per violazioni di conformità. Una gestione efficace del rischio dei fornitori ti aiuta anche a preservare in modo proattivo la tua sicurezza, la tua reputazione e le tue capacità in materia di recupero d’emergenza. In qualità di MSP o di professionista IT, un modo efficace per gestire i fornitori è determinare come le loro offerte possano integrarsi con la tua soluzione di monitoraggio e gestione remota (RMM). L’RMM consente, tra le tante altre cose, una gestione accurata delle risorse, il monitoraggio automatizzato della rete e dei dispositivi, l’implementazione e l’aggiornamento efficiente del software e il supporto remoto. Alcuni software RMM dispongono di soluzioni specifiche per la gestione dei fornitori, mentre altre consentono di creare e distribuire un piano di gestione dei fornitori attraverso le loro piattaforme. In ultima analisi, tuttavia, la parte più importante della gestione dei fornitori è la capacità di garantire che i loro piani di sicurezza, conformità, continuità operativa e disaster recovery siano compatibili con i tuoi. Per avere un rapporto ottimale con i tuoi fornitori e mantenere la massima sicurezza per la tua organizzazione, tu e i fornitori dovrete avere approcci e soluzioni di riduzione del rischio simili. Senza questa compatibilità, il tuo fornitore potrebbe diventare rapidamente un peso.
