Come aiutare i clienti a individuare le condivisioni di file non sicure in Microsoft 365

La sicurezza delle condivisioni di file aiuta a eliminare la proliferazione delle autorizzazioni e a impedire che minacce esterne accedano ai file di lavoro. Questa pratica è fondamentale per la stabilità di Microsoft 365 (M365). Un framework strutturato basato sulla gestione centralizzata mantiene le autorizzazioni sui file pertinenti e aggiornate. Verifica l’accesso alle condivisioni di file per aumentare la responsabilizzazione. Questo articolo propone un framework solido che aiuta i clienti a individuare e correggere le condivisioni di file non sicure.

Controlla le autorizzazioni per ottimizzare la sicurezza delle condivisioni di file

Applicare la sicurezza delle condivisioni di file in Windows blocca le minacce esterne e migliora i criteri di sicurezza. Prima di procedere, valuta i vincoli tecnici della tua organizzazione.

📌 Prerequisiti:

• Accesso come amministratore al tenant Microsoft 365 del cliente (Amministratore globale o Amministratore di SharePoint)
• Esperienza pratica con il Centro conformità Microsoft 365, l’interfaccia di amministrazione di SharePoint e PowerShell
• Requisiti di conformità del cliente già definiti (ad esempio ISO 27001, GDPR, HIPAA, NIS2)
• Una piattaforma di documentazione in cui archiviare i risultati delle revisioni (come NinjaOne Documentation, IT Glue, SharePoint)

Passaggio 1: rivedi le impostazioni di condivisione a livello di tenant

Per prima cosa, assicurati che le impostazioni di condivisione siano allineate ai tuoi criteri di sicurezza e conformità. In questo modo eviti condivisioni eccessive e poni le basi della sicurezza delle condivisioni di file nell’ambiente Microsoft 365.

📌 Casi d’uso: utile per definire standard di condivisione dei file in tutta la suite M365.

📌 Prerequisiti: credenziali di amministratore (Amministratore globale o Amministratore di SharePoint), PowerShell 5.1+ (Windows) o PowerShell 7.4+ (Windows/macOS/Linux), Microsoft 365.

1. Accedi a admin.microsoft.com.
2. Seleziona SharePoint dall’elenco degli interfacce di amministrazione nel riquadro a sinistra.
3. Vai a Criteri > Condivisione.
4. Modifica i seguenti elementi per rispettare i criteri del cliente:
   1. Impostazioni predefinite dei link (ad esempio, “Chiunque abbia il link” rispetto a “Persone specifiche”).
   2. Autorizzazioni di condivisione esterna per SharePoint e OneDrive.
   3. Restrizioni di dominio.
5. Documenta le modifiche per creare una traccia di controllo.

Passaggio 2: verifica le condivisioni di OneDrive e SharePoint

Successivamente, controlla se file o cartelle sono stati condivisi con utenti guest. Questo controllo aiuta te e il tuo cliente a individuare le condivisioni rischiose che violano la sicurezza delle condivisioni di file.

📌 Casi d’uso: utile per vedere quali file sono disponibili all’esterno.

📌 Prerequisiti: credenziali di amministratore (Amministratore globale o Amministratore di SharePoint), sistema operativo Windows 10/11, Microsoft 365.

Sharepoint

1. Apri il sito SharePoint specifico che vuoi verificare.
2. Vai a Impostazioni > Utilizzo del sito.
3. In Condiviso con utenti esterni, fai clic su Esegui report.
4. Scegli una posizione in cui esportare il report CSV, poi fai clic su Salva.

OneDrive

1. Accedi a admin.microsoft.com.
2. Apri l’icona di avvio delle app di Microsoft 365 e fai clic sul riquadro OneDrive .
3. Vai a Impostazioni > Impostazioni di OneDrive > Altre impostazioni.
4. Seleziona Esegui report di condivisione.
5. Scegli una posizione in cui esportare il report CSV, poi fai clic su Salva.

Una volta ottenuti i file CSV, gli amministratori dovrebbero:

• Identificare gli utenti esterni: cerca domini email non aziendali e indirizzi IP diversi.
• Rivedere le autorizzazioni degli utenti: segnala i file con accesso completo in lettura e scrittura.
• Valutare la sensibilità dei dati: verifica se all’esterno vengono condivisi file critici per il business.
• Controllare il metodo di condivisione: analizza i link anonimi e rafforza la sicurezza.
• Individuare schemi anomali: cerca casi di condivisione massiva o molto frequente.

Per maggiori informazioni sulla formattazione dei report, leggi la documentazione ufficiale di Microsoft.

Passaggio 3: esegui script PowerShell per ottenere informazioni dettagliate

Sfrutta cmdlet potenti per raccogliere ulteriori dettagli sulle condivisioni in tutti i siti Microsoft 365.

📌 Casi d’uso: utile per scoprire account guest scaduti, accessi tramite link e utenti nascosti.

📌 Prerequisiti: privilegi di amministratore, credenziali di amministratore (Amministratore globale o Amministratore di SharePoint), sistema operativo Windows 10/11, abbonamento a Microsoft 365, SharePoint.

1. Installa SharePoint Online Management Shell, lo strumento ufficiale di Microsoft.
   • Questo modulo ti permette di gestire tramite PowerShell le funzionalità di sicurezza delle condivisioni di file di SharePoint.
2. Premi Win + R, digita PowerShell e premi Ctrl + Maiusc + Invio.
3. Installa il modulo richiesto:

Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -Scope AllUsers

Import-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

4. Per connetterti al tuo tenant, esegui questo comando:

Connect-SPOService -Url https://<yourTenant>-admin.SharePoint.com

Sostituisci <yourTenant> con il nome effettivo del tuo tenant Microsoft 365.

⚠️ Avviso: non si tratta di un cmdlet PowerShell standard e funzionerà solo dopo aver completato il passaggio 3.

5. Per elencare tutti gli utenti guest che hanno accettato gli inviti alla condivisione, esegui questo comando:

Get-SPOExternalUser | Select DisplayName, Email, AcceptedAs

• • Elenca gli utenti esterni filtrando i risultati con IsExternal = True.

6. Per esportare i risultati relativi alla sicurezza delle condivisioni di file, esegui questo comando:

Get-SPOExternalUser | Select DisplayName, Email, AcceptedAs | Export-Csv -Path "ExternalUsers.csv" -NoTypeInformation

7. Per i report sito per sito, esegui questo comando:

Get-SPOUser -Site https://yourtenant.SharePoint.com/sites/sitename | Where-Object {$_.IsExternal -eq $true} | Export-Csv -Path "SiteExternalUsers.csv" -NoTypeInformation

8. Evidenzia i principali indicatori di rischio nei report CSV.

Passaggio 4: coinvolgi i responsabili dei reparti nelle revisioni

Collabora con i responsabili dei reparti per dare contesto ai risultati tecnici. Evita attriti e aiuta a validare le esigenze di business:

• condividendo i report sulla sicurezza delle condivisioni di file con gli altri responsabili;
• confermando se le autorizzazioni esterne sono ancora necessarie;
• usando piattaforme RMM leggere per automatizzare le comunicazioni.

Passaggio 5: documenta i risultati in un registro delle revisioni delle condivisioni

Mantieni un database condiviso con tutte le condivisioni non sicure e le azioni correttive adottate. In questo modo puoi tracciare e gestire le autorizzazioni esterne e migliorare la verificabilità.

Una buona documentazione migliora la sicurezza delle condivisioni di file e supporta le business review trimestrali, oltre alle strutture di conformità e governance continua dei file Microsoft 365. Integrare soluzioni di gestione degli endpoint può semplificare notevolmente questo processo (soprattutto se includono una knowledge base dedicata).

Passaggio 6: integra correzione e monitoraggio nella governance continua

Infine, predisponi sistemi per intercettare tempestivamente i rischi legati alla sicurezza delle condivisioni di file. Applica la sicurezza delle condivisioni anche negli altri flussi di lavoro importanti e usa strumenti come Microsoft Purview Insider Risk Management per ridurre il rischio interno.

Per un monitoraggio proattivo, configura avvisi per:

• condivisioni esterne anomale
• eliminazioni massive
• accessi a file sensibili

Riepilogo delle best practice per la sicurezza delle condivisioni di file in Windows

Segui queste indicazioni per un framework di verifica delle condivisioni sostenibile e semplice da gestire per i clienti.

Esempio di punto di contatto per l’automazione

Programma i controlli di sicurezza sulle condivisioni di file in Microsoft 365 con questo processo:

1. Crea uno script PowerShell che generi report sulle condivisioni esterne.
2. Pianifica l’esecuzione dello script ogni 30 giorni con l’Utilità di pianificazione di Windows, usando un account amministratore.
3. Esporta i report CSV in una cartella specifica (ad esempio C:\Reports\ExternalShares.csv).
4. Usa una knowledge base dedicata (ad esempio NinjaOne Documentation) per organizzare i risultati per cliente, sito o reparto.
5. Imposta avvisi in tempo reale per segnalare le righe con livelli di rischio elevati e tipi di link impostati su “Chiunque”.
6. Crea automaticamente un ticket PSA e assegnalo al tecnico IT o al reparto di competenza.
7. Avvisa le parti interessate e monitora le attività di correzione della sicurezza delle condivisioni.
8. Prepara le business review trimestrali per discutere i rischi operativi ed evidenziare i miglioramenti.

Come NinjaOne aiuta a gestire le condivisioni di file non sicure

Aiutare i clienti a rilevare, gestire e documentare i rischi per la sicurezza delle condivisioni di file su diversi strumenti di lavoro può mettere sotto pressione le risorse IT. Gli strumenti RMM di NinjaOne semplificano il processo:

• pianificando script per rilevare utenti esterni, link anonimi e contenuti condivisi in eccesso
• offrendo un repository per la documentazione importante grazie all’integrazione con NinjaOne Documentation;
• automatizzando gli avvisi sugli endpoint e il reporting pianificato, per tenere i responsabili di business informati sullo stato dei sistemi e sui problemi di sicurezza
• semplificando la preparazione delle business review trimestrali con strumenti di log di controllo e reporting.

Metti fine alla proliferazione delle autorizzazioni con strumenti endpoint moderni

Aiutare i clienti a verificare l’accesso alle condivisioni di file rafforza la sicurezza, migliora la protezione dei dati e crea fiducia. Presta attenzione ai tipi di autorizzazione che i tuoi utenti possono condividere e automatizza le parti più complesse delle verifiche con strumenti centralizzati dal ROI chiaro, per flussi di lavoro più rapidi.

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