Così come la proattività è una virtù necessaria per un ottimo team IT, anche la capacità di pianificazione strategica dell’IT è essenziale. Un buon piano strategico si struttura come una roadmap IT, che indirizza chiaramente gli obiettivi e le strategie dell’IT della tua organizzazione per i prossimi anni. La pianificazione strategica deve anche allineare gli obiettivi dei servizi a quelli più ampi dell’organizzazione, per garantire la continuità operativa e un’efficace prevenzione e ripristino in caso di disastri.
Considerando che il mondo del lavoro si affida sempre più alla connettività remota e alle applicazioni basate sul cloud, diventa difficile prevedere il modo in cui cambieranno le cose. In passato le aziende potevano contare sul fatto che la maggior parte dei dipendenti lavorasse all’interno della rete dell’organizzazione, su dispositivi utilizzati esclusivamente per le attività lavorative. Tuttavia, con l’aumento del lavoro ibrido e remoto, non è più così. I fornitori di servizi IT si trovano oggi ad affrontare più sfide che mai; è necessario impegnarsi in una pianificazione strategica per affrontarle adeguatamente.
Che cos’è la pianificazione strategica IT?
La pianificazione strategica IT dovrebbe determinare delle linee guida o obiettivi generali per l’organizzazione, in particolare per l’infrastruttura tecnologica. Questo genere di piano è composto da linee guida create per soddisfare gli obiettivi generali dell’organizzazione, ed è in qualche modo diverso rispetto alle strategie IT quotidiane utilizzate per risolvere i problemi, affrontare le vulnerabilità e gestire le risorse. La pianificazione strategica ha una visione a lungo termine e fornisce obiettivi da raggiungere durante l’implementazione delle strategie IT.
Esiste una connessione tra la pianificazione strategica dell’IT e la pianificazione strategica dell’organizzazione. Nella pianificazione strategica IT, si stabiliscono obiettivi che in genere si estendono fino a cinque anni nel futuro, e tali obiettivi coinvolgono la gestione dell’infrastruttura, ma corrispondono ai piani strategici generali dell’organizzazione. Gli obiettivi IT dovrebbero integrare e sostenere quelli dell’organizzazione e, in genere, ciò che accade nel reparto IT tende a ripercuotersi sul resto dell’organizzazione, che si tratti del successo dell’implementazione della connettività remota o di un mancato contenimento di malware.
L’importanza della pianificazione strategica IT
Ottimizzare il processo decisionale
Con un quadro di riferimento ben ponderato che delinea i tuoi obiettivi, puoi semplificare e ottimizzare i processi decisionali e migliorare l’allocazione delle risorse. Invece di prendere decisioni una tantum basate solo sulle informazioni del momento,puoi tenere conto degli obiettivi dell’organizzazione e prendere decisioni più informate. Gli obiettivi esplicitamente delineati consentono di valutare le opzioni più rapidamente, mantenendo un chiaro senso di quello che stai facendo in relazione al suo scopo.
Puoi anche delegare i compiti al tuo team, sapendo che i membri potranno confrontare i loro piani d’azione con le linee guida preimpostate. Un piano chiaro aiuta il team a ridurre i rischi e ad affrontare le sfide senza perdere di vista il quadro generale.
Migliorare gli acquisti IT
Quando prendi in considerazione l’acquisto di software o hardware, la pianificazione strategica IT fornisce una guida che aiuta a determinare se l’acquisto è utile per gli obiettivi a lungo termine. Se stai cercando di stabilire le priorità dei progetti, è utile sapere dove intendi arrivare tra tre anni, in modo da poter completare prima i progetti che contribuiscono maggiormente al raggiungimento di tali obiettivi.
Anticipare le esigenze organizzative
Un altro vantaggio della pianificazione strategica e delle previsioni IT è la valutazione primaria delle esigenze dell’organizzazione nel tempo. Anticipando il modo in cui la tua infrastruttura potrebbe cambiare e ampliarsi per raggiungere gli obiettivi fissati nel tuo piano, promuoverai l’innovazione e i progressi tecnologici all’interno dell’organizzazione.
Agilità e adattabilità IT
Infine, la pianificazione strategica consente agilità e adattabilità in un panorama IT dinamico. Ti aiuta ad adattarti in modo efficiente ai cambiamenti dell’ambiente e a reagire in modo appropriato ai problemi imprevisti. Invece di rimanere bloccati in una sorta di paralisi decisionale, tu ed il tuo team avrete la possibilità di concentrarvi sulle soluzioni che funzionano con il piano strategico e di implementare le soluzioni sviluppate in modo proattivo.
5 aspetti fondamentali in una pianificazione strategica dell’IT
Una pianificazione strategica dell’IT efficace comprende diversi aspetti importanti che garantiscono la validità, l’utilità e la completezza del piano. Quando crei il tuo piano, assicurati di:
- Allineare i progetti IT agli obiettivi aziendali: Quando crei il tuo piano strategico IT, esso deve essere influenzato dalla pianificazione strategica generale dell’azienda. Se hai in mente determinati obiettivi finanziari o di crescita, il tuo piano deve riflettere e sostenere questi sforzi. Quando pianifichi i progetti, dai la priorità a quelli che contribuiscono in modo maggiore agli obiettivi dell’azienda.
- Creare una roadmap IT per l’adozione e gli aggiornamenti tecnologici futuri: Come per i progetti, qualsiasi aggiornamento o acquisto deve essere organizzato in modo che la prima priorità sia quella che meglio supporta gli obiettivi a lungo termine. Per esempio, se la tua organizzazione intende raddoppiare il fatturato in cinque anni, prima vorrai rendere il sito web più user-friendly e solo dopo ti occuperai di fare un upgrade di tutte le workstation aziendali.
- Creare criteri e procedure IT per la cybersecurity e la protezione dei dati:Parte della pianificazione strategica comporta la necessità di essere proattivi nella prevenzione delle emergenze. Un attacco malware può far perdere denaro e tempo di attività alla tua organizzazione, mentre una fuga di dati può danneggiare rapidamente la reputazione dell’azienda. Gli effetti dei disastri come questi possono essere ridotti (o potenzialmente evitati) attraverso una preparazione efficace e proattiva. Quando si tratta di sicurezza, non vuoi essere colto di sorpresa. Crea criteri e controlli di accesso che limitino l’accesso ai dati e all’infrastruttura.
- Standardizzare i servizi IT:Stabilire una modalità standard di fornitura dei servizi consente ai tecnici di concentrarsi e di ridurre il tempo dedicato a un singolo problema. Questo facilita anche l’ingresso e l’uscita dei tecnici dai progetti o dalle attività di supporto; la persona che subentra sarà più pronta a lavorare se ha già delle conoscenze sull’esatto processo di una determinata attività. Dovresti anche stabilire nuovi servizi e best practice necessari per mantenere il corretto funzionamento in futuro.
- Stabilire obiettivi, metriche di prestazione e indicatori chiave di prestazione (KPI): Le linee guida essenziali sono utili, ma valutare le proprie prestazioni senza misurazioni è difficile. Quando crei i tuoi obiettivi, questi devono essere sia concettuali che quantitativi. Per tornare all’esempio precedente, se l’azienda vuole raddoppiare il fatturato in cinque anni, deve avere dei parametri di riferimento annuali ed il piano deve prevedere obiettivi di prestazione che contribuiscano a tali parametri. È inoltre essenziale valutare se la tua tecnologia supporta ancora in modo efficace tali obiettivi o se sono necessari aggiornamenti per migliorare le prestazioni.
Il processo di pianificazione strategica dell’IT
Ora che sei a conoscenza di ciò che dovrebbe comportare la pianificazione strategica dell’IT, il passo successivo consiste nel comprendere gli elementi importanti per la creazione del piano strategico.
Valutazione
La raccolta e l’analisi dei dati sull’infrastruttura e sulle capacità informatiche attuali sono necessarie per creare una base di riferimento. Per avere un quadro preciso di ciò che puoi ragionevolmente ottenere, è importante anche fare un inventario delle tue risorse. Esegui una pianificazione della capacità IT per garantire che l’hardware, le soluzioni di archiviazione dei dati e le risorse attuali siano sufficienti per scalare insieme all’organizzazione.
Dovresti tenere in considerazione anche la gestione del ciclo di vita delle risorse IT per un utilizzo e una dismissione efficiente delle risorse. Molte organizzazioni si accorgono che diversi reparti non monitorano le risorse o le monitorano in modo ridondante, rendendo l’inventario dei dispositivi inefficiente e spesso inesatto. Per avere un’idea precisa delle risorse disponibili, centralizza la gestione delle risorse IT. Una volta che conosci la tua situazione di partenza, puoi individuare la direzione da prendere.
Obiettivi a lungo termine
Osserva le tecnologie emergenti e le tendenze del settore e valuta come potrebbero aiutarti a raggiungere gli obiettivi della tua organizzazione. Per esempio, il lavoro da remoto è diventato sempre più comune, e stare al passo con i tempi per quanto riguarda la protezione dei dispositivi remoti e il miglioramento della connettività e della comunicazione può essere un’area di attenzione importante per la tua pianificazione.
Crea una missione IT che si allinei con la missione generale dell’organizzazione, in modo che i tuoi sforzi vadano a beneficio dell’intera azienda per diversi anni. Il tuo piano deve essere lungimirante e permettere di guardare oltre le crisi immediate, oltree che abbastanza flessibile da consentire di essere modificato quando necessario.
Considera anche l’aspetto finanziario. L’IT può occupare solo una piccola parte del budget, poiché è solo una parte di un’organizzazione più ampia. Assicurati di considerare le previsioni finanziarie dell’organizzazione e la spesa potenziale per l’infrastruttura IT nei prossimi tre-cinque anni e assicurati che le due proiezioni siano compatibili. Se così non fosse, dovresti valutare come tagliare i costi, allocare meglio le risorse e aumentare l’efficienza per essere in linea con il budget aziendale.
Azioni a breve termine
Tuttavia, è necessario anche sviluppare strategie e piani d’azione specifici per il breve termine. Durante la stesura del piano, crea una roadmap IT con attività o azioni che puoi realizzare nel prossimo futuro.
Per esempio, supponiamo che l’obiettivo della tua organizzazione sia quello di aumentare l’efficienza. In questo caso, una delle azioni da intraprendere potrebbe essere l’implementazione di una soluzione di manutenzione e monitoraggio da remoto, per ridurre il tempo che i tecnici IT dedicano agli spostamenti e al completamento delle attività di base. Inoltre, potresti prendere in considerazione un software diIT asset management (ITAM)per monitorare e ottimizzare le risorse IT.
Valutazioni
Infine, dovresti implementare, monitorare e rivalutare periodicamente il piano strategico IT. Potrebbero essere necessarie alcune settimane o mesi per risolvere tutti i bug del tuo piano, quindi assicurati di verificare regolarmente che la tua roadmap IT sia stata una guida efficace per le tue attività e che i progetti in corso siano pienamente allineati ai tuoi obiettivi.
Ricorda che un piano strategico non viene necessariamente completato ogni cinque anni. Devi rivedere periodicamente i tuoi obiettivi e le tue priorità per adeguarti a eventuali cambiamenti nella disponibilità delle risorse, nelle previsioni finanziarie o nei riallineamenti organizzativi.
Pianificazione del successo IT e organizzativo
Le sfide che i professionisti IT si trovano ad affrontare sono senza precedenti, ma pianificando strategicamente il tuo approccio IT, puoi diventare versatile senza perdere di vista gli obiettivi della tua organizzazione. Implementando un piano che tenga conto della missione e del successo aziendale dell’organizzazione, il team può migliorare la definizione delle priorità dei progetti, il processo decisionale indipendente e l’accuratezza delle scelte finanziarie.
Una strategia IT efficace prevede obiettivi a lungo e a breve termine, valutazioni accurate delle risorse attuali e future e rivalutazioni periodiche. Questo processo richiederà tempo e risorse, ma una volta messo a punto il piano, il tuo team sarà più efficace ed efficiente, portando a un maggiore successo del team IT e a un successo generale dell’organizzazione.
Scopri come prende vita la pianificazione strategica IT. Guarda questa breve guida video: “Comprendere la pianificazione strategica IT: Panoramica con esempi”.
