Poiché il mondo dell’informatica continua a crescere in dimensioni e complessità, una quantità crescente di informazioni è necessaria sia per il funzionamento che per la sicurezza dei dispositivi IT. È quasi impossibile per gli MSP e i professionisti IT ricordare tutto senza scriverlo da qualche parte, ma quel “da qualche parte” deve essere un posto sicuro e facilmente accessibile a cui fare riferimento in caso di necessità. Fortunatamente, i software di documentazione IT e le best practice associate sono stati creati per risolvere questo problema.
Che cos’è la documentazione IT?
La documentazione IT comporta la registrazione di descrizioni dettagliate di compiti, metodi, procedure e qualsiasi conoscenza essenziale per il funzionamento di un ambiente IT. Può anche includere la documentazione di qualsiasi credenziale o configurazione necessaria per gestire correttamente i dispositivi. Un software di documentazione IT fornisce un unico luogo di archiviazione affidabile per tutte le informazioni importanti.
Perché la documentazione IT è utile per la tua azienda
Abbiamo messo insieme alcune best practice legate alla documentazione IT, ma perché la documentazione è utile per le operazioni aziendali? In definitiva, si tratta di quello che viene chiamato gestione della conoscenza. La gestione della conoscenza è la conservazione della conoscenza e delle informazioni dell’organizzazione in modo che possano essere usate dai dipendenti presenti e futuri.
Un software di documentazione IT è usato come strumento di gestione della conoscenza per i professionisti IT. Ci sono molteplici modi in cui può aiutare la tua azienda, tra cui:
Onboarding più veloce
Ogni azienda è a conoscenza delle sfide che comporta insegnare ai nuovi dipendenti quali siano i loro ruoli e come svolgere le funzioni chiave del loro lavoro. Fortunatamente con la documentazione IT, il processo di onboarding può essere completato molto più velocemente perché tutte le informazioni necessarie sono disponibili in un luogo organizzato e facilmente accessibile. Questo è particolarmente utile quando i tecnici devono imparare delle procedure o avere accesso alle informazioni sugli ambienti IT dei singoli clienti.
Maggiore efficienza
La documentazione IT è un modo efficace per centralizzare e standardizzare le conoscenze a livello di azienda. Quando le informazioni come le credenziali, i processi e le configurazioni sono registrate, allora i tecnici hanno un luogo dove sanno di poter accedere facilmente alle informazioni di cui hanno bisogno. Questo aiuta a evitare perdite di tempo nella ricerca in altri luoghi di informazioni specifiche per ogni ambiente IT. Una base di conoscenza centralizzata rende anche facile assicurarsi che sia aggiornata.
Rischio ridotto al minimo
Può essere difficile assicurare la continuità quando un tecnico lascia l’organizzazione e porta con sé le conoscenze istituzionali. Con una documentazione IT adeguata e coerente, questo è un rischio che può essere facilmente evitato. Attraverso l’uso della documentazione IT, le conoscenze aziendali più importanti possono essere registrate su documenti per l’uso attuale e futuro. La documentazione IT può anche fornire tutte le informazioni di cui i tecnici hanno bisogno per correggere i frequenti problemi IT che possono incontrare, come per esempio cosa fare se un backup non riesce o cosa fare se sospettano che un malware si sia insinuato nei sistemi IT. Avere a disposizione una documentazione che elenca cosa fare in caso di emergenza aiuterà le organizzazioni a superare queste sfide più velocemente e a limitare qualsiasi danno potenziale.
Sicurezza migliorata
Mantenere le credenziali e altre informazioni di autorizzazione sicure è uno dei tanti mal di testa che i professionisti IT e gli MSP devono affrontare. La documentazione IT può aiutare a memorizzare e condividere le credenziali in modo sicuro, in modo che solo coloro che hanno bisogno delle informazioni vi abbiano accesso. Questa misura aggiuntiva di sicurezza ti permetterà di lavorare con tranquillità mentre continui a offrire i tuoi servizi IT a clienti e partner.
5 best practice per la documentazione IT
La documentazione IT non è un compito da poco Richiede un grande impegno di tempo, oltre al rispetto di alcuni principi chiave. Quando è ben organizzata, funge da risorsa vitale per le aziende e i team IT. Ecco 5 best practice di documentazione IT da seguire per essere sicuro di capitalizzare questa risorsa inestimabile:
1) Crea un piano
Poiché documentare il know-how tecnico della tua azienda è essenziale, è saggio fare un piano d’azione per creare un processo di documentazione. Prima di iniziare il processo, dovrai decidere quali informazioni dovranno essere registrate, e come e in che modo vuoi organizzare i dettagli. Se inizi avendo già un piano, sarà più facile documentare in modo efficiente.
2) Scrivi con chiarezza
Dato che si tratta di risorse a cui verrà fatto riferimento molto spesso, scrivi in modo chiaro per facilitare la comprensione delle informazioni. Sii diretto e conciso. Non c’è bisogno di entrare troppo nei dettagli; basta scrivere le credenziali o indicare le procedure in modo semplice. Inoltre, assicurati che le informazioni che scrivi siano accurate. Una documentazione chiara aiuterà anche i nuovi dipendenti a orientarsi nei loro ruoli e a memorizzare le informazioni.
3) Organizza i dati e usa la multimedialità
Organizzare le informazioni fin dall’inizio renderà molto più facile cercarle e trovarle. L’aggiunta di elementi multimediali come colori, tabelle e grafici per visualizzare chiaramente i punti chiave dei dati renderà la documentazione più attraente dal punto di vista visivo e più facile da comprendere. Con una ricca documentazione IT, i tecnici ed il personale di supporto possono passare più tempo a risolvere davvero i problemi e meno a cercare il modo per farlo.
4) Standardizza la documentazione
Imposta un processo di registrazione delle informazioni in modo che siano tutte registrate allo stesso modo. Alcuni software di documentazione IT offriranno vari modelli da utilizzare che possono rendere più facile e aiutare a semplificare il processo di standardizzazione. Standardizzare la tua documentazione IT renderà più facile sia la registrazione delle informazioni sia la possibilità di trovarle quando necessario.
5) Rendi la documentazione un’attività comune e regolare
La documentazione IT dovrebbe essere un documento sempre in movimento, con aggiornamenti coerenti come parte del tuo flusso di lavoro quotidiano. Poiché la documentazione è necessaria sia per la sicurezza che per rendere più semplici le operazioni aziendali, è importante renderla una pratica quotidiana. Il mantenimento di una documentazione IT dovrebbe anche essere uno sforzo di collaborazione tra diversi dipartimenti all’interno dell’organizzazione per assicurare che la documentazione prodotta sia usata in modo adeguato.
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Conclusioni
Una documentazione IT efficace è sia vantaggiosa che necessaria per qualsiasi ambiente IT, e vale la pena dedicare del tempo alla registrazione di tutte le informazioni IT importanti. Inoltre, è anche essenziale per una gestione di successo delle operazioni IT. Avere una documentazione adeguata si traduce in operazioni fluide e in una sensazione di sicurezza data dal fatto di sapere che tutte le informazioni per i propri ambienti IT sono al sicuro.
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