Points clés
- Distinguez sauvegarde et archivage : les sauvegardes permettent une restauration rapide, les archives garantissent une conservation immuable à long terme pour la conformité et l’eDiscovery.
- Mettez en œuvre les prérequis essentiels : stockage chiffré, options immuables/WORM, gestion des versions, journaux d’audit et politiques de rétention automatisées, alignées sur les obligations légales.
- Appliquez les bonnes pratiques : validez régulièrement les sauvegardes, centralisez la gestion documentaire, appliquez le moindre privilège et tenez à jour une chaîne de traçabilité complète.
- Automatisez l’archivage des e-mails et des communications juridiques, avec recherche, mise en suspens juridique et formats d’export standardisés, pour appuyer les enquêtes et les litiges.
- Adoptez une solution unifiée de sauvegarde et d’archivage pour simplifier la gestion, renforcer la sécurité, réduire les risques et maintenir la conformité de toute votre documentation juridique.
L’archivage des dossiers juridiques est une mission essentielle pour les services informatiques et les fournisseurs de services gérés (MSP) qui gèrent et protègent les données des cabinets d’avocats. Les entreprises doivent conserver la documentation juridique, comme les contrats, conformément aux normes de leur secteur. Cela implique des exigences strictes en matière de rétention, de chaîne de traçabilité et d’audit.
Ce guide explique en quoi consistent la sauvegarde et l’archivage pour une documentation juridique sécurisée, et comment les appliquer à la sauvegarde des données d’entreprise dans le secteur juridique. Ces solutions intègrent des fonctions qui vous aident à répondre aux exigences courantes de conservation et d’archivage des documents juridiques : préserver l’intégrité, la sécurité et la disponibilité à long terme des données des cabinets d’avocats, par exemple.
Choisissez une solution de gestion des terminaux conforme aux réglementations sectorielles sur l’utilisation des données.
Quelle est la meilleure façon de conserver des documents juridiques ?
Les cabinets d’avocats et les entreprises qui manipulent des documents juridiques doivent parfaitement connaître les mesures légalement imposées pour protéger les données, en particulier la sauvegarde et l’archivage. Cela vaut également pour les cabinets actifs dans des secteurs très réglementés, y compris les MSP qui gèrent l’infrastructure informatique de ces cabinets.
Il faut pour cela consulter des professionnels du droit qui maîtrisent les mesures à appliquer, ainsi que des experts techniques capables de déployer les technologies nécessaires. C’est indispensable, car le non-respect de ces réglementations peut entraîner des sanctions. Aux États-Unis, par exemple, les cabinets d’avocats sont tenus responsables de la destruction de preuves.
La sauvegarde et la reprise d’activité après incident sont indispensables à la continuité des activités. Toutefois, d’autres réglementations propres au secteur juridique peuvent imposer des mesures supplémentaires :
- Rétention des données : les données juridiques doivent souvent rester accessibles et immuables pendant des années, voire des décennies
- Sauvegardes versionnées : elles peuvent être exigées à des fins de conformité ou de défense juridique, mais aussi de reprise d’activité après incident
- Stockage WORM, mise en suspens juridique et chaîne de traçabilité : le principe « write once, read many » consiste à conserver les données de façon inaltérable. Auditer intégralement les accès et les modifications de tous les fichiers (y compris les e-mails et les communications) est une exigence fréquente
- Prise en charge des formats standardisés : les archives doivent être conservées ou exportables dans un format lisible en dehors de leur environnement d’origine (le PDF, par exemple)
Sauvegarde et archivage juridiques : quelles différences ?
La sauvegarde et l’archivage sont deux notions informatiques étroitement liées, qui reposent en grande partie sur les mêmes technologies mais répondent à des objectifs distincts.
| Fonction | Sauvegarde | Archivage |
|---|---|---|
| Objectif | Résilience opérationnelle, reprise d’activité après incident et restauration rapide | Conservation à long terme, discovery et autres obligations légales et réglementaires |
| Durée de rétention | Court à moyen terme (30 à 180 jours) | Long terme (des années ou une durée indéterminée) |
| Format de stockage | Compressé ou chiffré | Indexé, immuable |
| Fonction de recherche | Limitée ou au niveau des dossiers | Granulaire (texte intégral, métadonnées) |
| Prise en charge de la mise en suspens juridique | Non | Oui |
| Pistes d’audit | Sommaires ou inexistantes | Journalisation détaillée de la chaîne de traçabilité |
Même si une solution unifiée présente des avantages, la sauvegarde et l’archivage doivent être traités séparément, afin de respecter pleinement les bonnes pratiques propres à chacun.
La sauvegarde des données dans les cabinets d’avocats
Toutes les entreprises ont besoin de solutions de sauvegarde solides, en particulier celles qui traitent des informations personnelles, conformément aux cadres de protection de la vie privée tels que le RGPD (règlement général sur la protection des données) et le CCPA. Il ne s’agit pas seulement de conformité : cela protège aussi contre la perte de données due au vol, à des appareils endommagés ou à une suppression accidentelle, ainsi que contre les menaces de cybersécurité.
Les cabinets juridiques sont une cible privilégiée des pirates et des ransomwares. D’où l’importance de disposer d’une stratégie de sauvegarde efficace. Les cabinets d’avocats ont des besoins de sauvegarde supplémentaires, pour des raisons opérationnelles et de conformité :
- Sauvegardes quotidiennes planifiées des données de dossiers juridiques, basées sur des instantanés (snapshots)
- Intégration des données issues des systèmes documentaires (iManage, NetDocuments) et d’autres logiciels spécialisés
- Chiffrement des données en transit et au repos
- Sauvegardes redondantes stockées sur plusieurs sites externes et dans le cloud
Les sauvegardes basées sur des instantanés (snapshots) permettent d’atteindre les objectifs de conformité, en garantissant que toutes les versions antérieures des fichiers restent disponibles pendant leur durée de conservation (généralement 30 à 90 jours au minimum). Les sauvegardes doivent être régulièrement validées : restaurez-les dans un environnement de test et vérifiez qu’elles sont lisibles et exploitables.
La sauvegarde dans le cloud pour les cabinets d’avocats
La sauvegarde dans le cloud contribue à garantir l’intégrité et la pérennité des sauvegardes et des archives des cabinets d’avocats. Vous devez toutefois conserver vos propres copies des fichiers et vous assurer que les fournisseurs cloud retenus respectent pleinement les mêmes réglementations que celles qui s’appliquent à votre entreprise.
L’archivage des dossiers juridiques
Plusieurs processus clés vous permettent de respecter les exigences d’archivage juridique :
- Vérifiez que les formats d’archivage imposés sont pris en charge, par exemple PDF/A, PST et MSG, et que les métadonnées sont conservées
- Indexez le texte intégral et les métadonnées des documents archivés pour faciliter la recherche et la discovery
- Capturez et stockez les documents et les e-mails dans des formats inaltérables (WORM)
- Empêchez la suppression ou l’altération des communications pertinentes pendant un litige grâce aux mises en suspens juridiques
Les données juridiques archivées doivent rester bien organisées. Vous pouvez par exemple les classer par client, par dossier ou par affaire, afin de les retrouver facilement et de les protéger ou les mettre à jour si nécessaire. Toutes les données personnelles et les informations sensibles doivent être sécurisées par un accès basé sur les rôles. Celui-ci doit respecter le principe de moindre privilège, faire l’objet d’un audit complet et s’appuyer sur des calendriers de conservation alignés sur vos politiques internes.
Des solutions de sauvegarde automatisées et conformes permettent de faire appliquer ces obligations légales.
Archivage des e-mails pour les cabinets d’avocats : eDiscovery et mise en suspens juridique
Les mises en suspens juridiques (ou legal holds) sont une fonction présente dans la plupart des plateformes de messagerie destinées aux grandes entreprises, comme Microsoft 365 et Google Workspace. Lorsqu’une mise en suspens juridique est active, toutes les communications concernées sont conservées et ne peuvent être ni supprimées ni altérées.
L’eDiscovery est une autre fonction courante des outils de communication des grandes entreprises, par exemple dans Purview, qui fait partie de Microsoft 365. Elle existe aussi sous forme de solution tierce. Elle rend les communications consultables, avec des options de balisage et d’export à des fins juridiques ou réglementaires. Pour les entreprises du secteur juridique, il est essentiel de choisir des plateformes qui prennent en charge nativement ces fonctions liées aux litiges. Cela réduit le travail nécessaire à leur déploiement et garantit la conformité.
L’archivage automatisé des e-mails doit être déployé pour éviter que l’accès aux enregistrements des communications ne soit interrompu par des pannes de service ou d’autres incidents techniques.
Exploitez la puissance des outils NinjaOne pour vos activités juridiques et de conformité.
La meilleure solution de sauvegarde des données d’entreprise est celle qui répond à toutes vos exigences de sécurité et de conformité
Chaque entreprise a défini ses propres processus et évolue dans un contexte juridique qui lui est propre. Des normes sectorielles comme SOC 2, ISO 27001 et la règle 1.6 des ABA Model Rules sur la confidentialité doivent être appliquées, sans pour autant freiner les activités quotidiennes des cabinets d’avocats. Des pistes d’audit détaillées doivent être conservées pour toutes les activités d’accès et de restauration. De même, les sauvegardes et les archives doivent être réparties entre des emplacements sur site et dans le cloud pour assurer la redondance. Dans certains cas, la souveraineté des données et d’autres obligations légales peuvent s’ajouter.
Suivre le nombre croissant d’exigences liées à la sécurisation de la documentation juridique représente une charge considérable pour les équipes informatiques, quelle que soit leur taille. C’est particulièrement vrai pour les MSP qui servent plusieurs clients. En plus de répondre aux obligations permanentes en matière d’infrastructure et d’exploitation, les administrateurs informatiques doivent tenir les parties prenantes informées. De plus, les données doivent être examinées et purgées en continu, selon des calendriers définis.
Opter pour une solution d’UEM (gestion unifiée des terminaux) et de gestion informatique comme NinjaOne vous offre une flexibilité totale. Cela facilite l’implémentation de la sauvegarde et de l’archivage en entreprise, l’automatisation des processus et le maintien d’un contrôle et d’une visibilité complets. Vous pouvez ainsi appliquer une stratégie de sauvegarde et d’archivage à deux niveaux, qui répond pleinement aux obligations de chacun : idéale pour la reprise d’activité après incident tout en satisfaisant aux exigences de discovery juridique.
