Comment réaliser un audit manuel de la stack technologique sans logiciel d’audit dédié

À mesure que les entreprises se développent, leurs environnements technologiques grandissent aussi. Mais ces environnements peuvent vite devenir incontrôlables lorsque de nouveaux outils, services et solutions viennent s’empiler sur des systèmes hérités : logiciels redondants, coûts en hausse et risques de sécurité multiples. Des plateformes d’audit dédiées permettent de gérer ces environnements, mais de nombreux MSP et petites entreprises n’en disposent pas.

Si c’est votre cas, vous pouvez tout de même mener un audit manuel de la stack technologique pour produire des conclusions claires et des recommandations concrètes. Vous trouverez ci-dessous une méthode pratique pour examiner en profondeur, et manuellement, la stack technologique de vos clients.

Examiner manuellement la stack technologique d’un client sans logiciel spécialisé

Auditer une stack technologique sans logiciel d’audit dédié peut sembler complexe, mais avec la bonne structure, l’exercice devient tout à fait réalisable et très efficace. Votre objectif : classer clairement des ensembles dispersés d’outils, de licences et de systèmes, puis appliquer un processus d’évaluation cohérent afin de repérer les redondances, mettre en évidence les risques et consolider ou améliorer ce qui doit l’être. Suivez les étapes ci-dessous.

📌 Prérequis :

• Exports des outils RMM ou PSA existants, incluant les rapports sur le matériel, les logiciels, les licences et la conformité des correctifs
• Accès aux portails des fournisseurs pour connaître le nombre de licences SaaS et consulter les relevés de facturation
• Retours du client sur les flux de travail et les dépendances critiques pour l’activité
• Un modèle d’évaluation standardisé dans Excel, Google Sheets ou NinjaOne Docs

Étape 1 : définir les catégories d’évaluation

La première étape consiste à établir un cadre de classification clair afin de repérer plus facilement les doublons et les risques. Vous pourrez ainsi analyser l’intégralité de l’environnement technologique dans le cadre de votre audit informatique. Décomposez la stack de votre client selon les grandes catégories suivantes :

Livrable : un modèle d’évaluation standardisé, avec des catégories prédéfinies, qui recense chaque élément de la stack technologique du client afin qu’aucun domaine ne soit oublié

Étape 2 : collecter les données auprès des sources existantes

Rassemblez ensuite les informations brutes qui alimenteront votre inventaire. Vous combinerez des exports, des rapports fournisseurs et les retours des parties prenantes pour obtenir une évaluation plus précise.

Voici les principales sources de données à exploiter :

• Exports RMM ou PSA
  • Exportez les inventaires matériels et logiciels, l’utilisation des licences et les données de conformité des correctifs depuis votre plateforme RMM ou PSA.
  • Relevez le nombre d’appareils, les applications installées, les versions des systèmes d’exploitation et l’état des mises à jour afin d’établir la référence de configuration de l’environnement.

• Portails fournisseurs
  • Connectez-vous aux tableaux de bord des fournisseurs SaaS (par exemple Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce ou des applications sectorielles).
  • Pour repérer les abonnements sous-utilisés et les coûts liés à des comptes inactifs, extrayez des rapports sur :
    • les licences actives par rapport aux licences attribuées ;
    • les indicateurs d’utilisation (par exemple, le nombre de collaborateurs qui utilisent réellement l’outil) ;
    • les cycles de facturation et de renouvellement.

• Factures et relevés d’abonnement
  • Récupérez les relevés de facturation du client pour les outils tiers et les services gérés.
  • Utilisez ces documents financiers pour confronter les dépenses à l’adoption et à l’usage réels : c’est particulièrement utile pour débusquer les coûts cachés des outils non suivis par les RMM.

• Entretiens avec les parties prenantes
  • Échangez avec les responsables de service, les chefs d’équipe et les utilisateurs finaux pour identifier les outils absents des systèmes officiels (informatique fantôme).
  • Demandez quels outils sont indispensables à leurs flux de travail et lesquels sont rarement utilisés.
  • Ces entretiens révèlent le contexte derrière l’adoption (par exemple : « nous payons Slack, mais la plupart des équipes utilisent Teams »).

Livrable : un jeu de données consolidé des actifs technologiques du client, combinant les exports RMM ou PSA, les données fournisseurs, les documents financiers et les retours des parties prenantes

Étape 3 : normaliser et organiser les données

Une fois les données nécessaires réunies, structurez l’information pour en faciliter l’analyse. La normalisation consiste à nettoyer des données issues de sources différentes, avec des formats hétérogènes, des noms de fournisseurs discordants, des doublons et des notes d’utilisation imprécises.

Pour cela, effectuez les tâches suivantes :

• Uniformiser les noms de fournisseurs et les catégories :
  • harmonisez les conventions de nommage entre les sources (« MS Office 365 », « Microsoft 365 » et « O365 » doivent tous être identifiés comme Microsoft 365) ;
  • appliquez à chaque outil les catégories définies à l’étape 1 afin que toutes les entrées s’inscrivent dans une structure cohérente.

• Consolider les enregistrements en double ou fragmentés :
  • fusionnez les exports qui se recoupent (par exemple, le RMM affiche « Zoom » et la facturation « Zoom Pro » : traitez-les comme un seul outil en combinant les informations d’usage et de licence) ;
  • supprimez les doublons créés par plusieurs sources de données rapportant le même système.

• Définir le statut d’utilisation :
  • classez chaque outil comme :
    • activement utilisé : essentiel aux flux de travail de l’entreprise
    • partiellement utilisé : adoption limitée ou réservée à certaines équipes
    • inutilisé ou inactif : payé mais sans usage réel
  • appuyez-vous sur les entretiens avec les parties prenantes et sur les données des portails (activité des licences, par exemple) pour valider l’usage.

• Recenser les modèles de licence :
  • notez le type de licence de chaque outil : par utilisateur, par appareil, mensuelle ou perpétuelle ;
  • indiquez les cycles de renouvellement et précisez si les licences sont incluses dans d’autres offres.

• Documenter les dépendances et les intégrations :
  • identifiez les systèmes qui en alimentent d’autres (par exemple, Salesforce > automatisation marketing) ;
  • signalez les cas où la suppression ou la consolidation d’un outil aurait un impact sur d’autres flux de travail.

Livrable : un tableur maître normalisé de la stack technologique, dans lequel tous les systèmes du client sont catégorisés, standardisés et assortis d’un statut d’utilisation

Étape 4 : évaluer la redondance, le risque et la valeur

Vous pouvez désormais évaluer chaque outil selon sa nécessité, ses recoupements et les risques associés. Vous déterminerez quels systèmes apportent une valeur réelle, lesquels font doublon et lesquels exposent le client à des coûts ou à des vulnérabilités inutiles.

• Identifier les redondances :
  • repérez les outils qui remplissent la même fonction (par exemple Slack, Teams et Zoom tous utilisés pour la messagerie ou les appels) ;
  • mettez en évidence les possibilités de consolider les plateformes pour réduire la complexité et les coûts ;
  • accordez une attention particulière aux outils partiellement utilisés, achetés mais jamais réellement adoptés.

• Évaluer les risques :
  • systèmes hérités ou non pris en charge : notez les outils en fin de vie, sans support du fournisseur ou qui ne reçoivent plus de mises à jour ;
  • informatique fantôme : signalez les applications adoptées sans supervision informatique, car elles manquent souvent de contrôles de sécurité ou de conformité adéquats ;
  • points de défaillance uniques : identifiez les outils critiques pour les flux de travail qui ne disposent d’aucune solution de sauvegarde.

• Mesurer la valeur métier :
  • reliez chaque outil aux flux de travail critiques identifiés lors des entretiens avec les parties prenantes ;
  • déterminez si l’outil génère un ROI (retour sur investissement) mesurable (gains de productivité, conformité, économies) ou s’il représente une charge superflue ;
  • classez les outils par priorité (critique, important ou facultatif).

• Alignement financier :
  • comparez les dépenses de licence à l’usage réel ;
  • identifiez les licences inutilisées qui peuvent être résiliées ;
  • mettez en avant les cas où la consolidation de plusieurs outils permettrait de réduire les coûts d’abonnement ou de support.

Livrable : une analyse structurée des risques et des redondances, qui met en évidence les outils qui se recoupent, les risques liés aux systèmes hérités, les inefficacités budgétaires et les lacunes de couverture, le tout hiérarchisé selon l’impact sur l’activité

Étape 5 : rédiger un rapport d’évaluation destiné au client

Enfin, transformez vos constats techniques en un rapport clair et compréhensible pour le client. Cette étape est déterminante pour créer un véritable impact sur l’activité : les décideurs peuvent enfin agir sur les points préoccupants et lancer immédiatement les optimisations.

Veillez à :

• Résumer les principales conclusions en termes métier. Employez un langage simple centré sur les coûts, la productivité et la conformité. Par exemple :
  • « X $ gaspillés chaque mois en licences inutilisées. »
  • « Trois outils collaboratifs remplissant la même fonction. »
  • « Deux systèmes non pris en charge représentant un risque de sécurité. »

• Proposer des mesures correctives. Pour chaque problème identifié, indiquez une action recommandée :
  • consolidation : supprimer les outils redondants au profit d’une plateforme unique ;
  • mises à niveau ou migrations : remplacer les systèmes hérités ou non pris en charge ;
  • nouveaux outils : combler les lacunes identifiées (par exemple MFA (authentification forte), sauvegarde SaaS, application des règles de conformité).
• Visualiser les résultats. Utilisez des graphiques, des tableaux de synthèse ou des tableaux de notation pour rendre les risques et les coûts faciles à appréhender.
• Intégrer le rapport aux échanges avec le client. Présentez-le lors des rapports trimestriels d’activité (QBR) ou des sessions de planification stratégique afin d’orienter les budgets, la feuille de route produit et les renouvellements de contrats.

Livrable : un rapport d’évaluation de la stack technologique soigné et destiné au client, qui synthétise les redondances, les risques et les coûts tout en proposant des recommandations concrètes

Récapitulatif des étapes

Voici un aperçu rapide de toutes les étapes, avec leur objectif et leur valeur.

Exemple de point d’automatisation

Même lorsque l’évaluation est manuelle, vous pouvez automatiser certaines portions du processus pour gagner du temps et limiter les erreurs humaines, à l’aide de scripts ou de commandes simples. Voici un exemple de script PowerShell qui automatise l’export des applications installées sur un appareil Windows :

Get-Package |

Select-Object Name, Version, ProviderName |

Export-Csv "InstalledApps.csv" -NoTypeInformation

⚠️ Important : ce script s’exécute sur les systèmes Windows via PowerShell. Il ne nécessite pas de privilèges d’administrateur, mais des autorisations élevées peuvent renvoyer une liste plus complète des logiciels installés.

La commande récupère les informations sur les packages installés via les fournisseurs de gestion de packages de PowerShell et exporte les détails clés (nom du package, version, fournisseur, etc.) vers un fichier CSV nommé « InstalledApps.csv ». Le fichier obtenu peut être ouvert dans Excel ou importé dans d’autres outils pour constituer un inventaire de référence des logiciels installés. Ce script est utile pendant la phase de collecte de données : il fournit rapidement une référence de configuration des applications installées sur un système, sans logiciel d’audit spécialisé.

Intégration avec NinjaOne

NinjaOne s’intègre naturellement à un processus d’audit informatique manuel, avec des fonctionnalités qui facilitent la collecte, l’organisation et la présentation des données.

Optimiser les stacks technologiques sans outils supplémentaires

Un audit manuel de la stack technologique n’est peut-être pas aussi rapide et efficace qu’un logiciel d’audit dédié, mais il peut donner des résultats tout aussi précieux s’il est bien structuré. En suivant les étapes présentées, les MSP peuvent mettre au jour des inefficacités cachées et apporter les changements nécessaires pour aligner les ressources informatiques sur les objectifs de l’entreprise.

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