Comment mener une revue trimestrielle des automatisations pour éviter la prolifération et les échecs silencieux

La prolifération des automatisations se fait en silence. Sans revue des automatisations régulière, les scripts et les tâches planifiées s’accumulent. Ils deviennent obsolètes ou échouent discrètement, sans que personne ne s’en aperçoive. Résultat : des efforts dupliqués, des résultats incohérents et des heures d’ingénierie gaspillées.

Réaliser une revue des automatisations de vos flux de travail chaque trimestre permet d’éviter cette dérive. Les différentes équipes de votre entreprise gagnent ainsi en visibilité et en contrôle. La direction et l’équipe informatique disposent également d’une occasion d’examiner les pratiques d’automatisation en place et de les aligner sur les objectifs et les exigences globales de l’entreprise.

Comment remédier à la prolifération des automatisations

Plusieurs actions permettent de reprendre la main sur une prolifération des automatisations. Commencez par mener une revue afin de mesurer la valeur et l’utilité de chaque automatisation de flux de travail. Pour cela, vous devez définir des critères standardisés à appliquer à chacune d’entre elles.

À l’issue de la revue, classez chaque automatisation dans des catégories d’action qui détermineront son sort. Supprimez les redondances et retirez les automatisations que vous n’utilisez plus. Veillez aussi à maintenir la documentation de ces flux de travail à jour, afin de faciliter l’onboarding des nouveaux collaborateurs.

Réaliser un inventaire des automatisations et un audit d’utilisation

Vous devez d’abord répertorier l’ensemble des flux de travail automatisés sur tous vos systèmes. Voici quelques exemples d’éléments à recenser :

• les différents scripts planifiés déployés sur vos appareils gérés via un RMM, PowerShell ou le planificateur de tâches
• les flux de travail déclenchés par le PSA
• les actions planifiées au niveau des terminaux
• les remédiations conditionnelles ou basées sur des politiques

Pour chaque élément de votre inventaire, indiquez les informations suivantes :

• le responsable
• la date de dernière exécution
• la fréquence
• le taux de réussite/d’échec
• les dépendances ou conditions associées

Évaluer selon des critères standardisés

Classer les automatisations par catégories d’action

Une fois les différents flux de travail automatisés passés en revue, vous devez déterminer la suite à donner. Créez des catégories d’action à appliquer en fonction des conclusions de la revue.

Voici quelques catégories possibles :

• Retirer
  • L’automatisation est obsolète et/ou redondante : elle peut être supprimée sans incidence notable sur les flux de travail automatisés.
• Retravailler
  • L’automatisation présente quelques problèmes à corriger.
  • Les scripts et les flux de travail doivent être modifiés et/ou regroupés.
• Conserver
  • L’automatisation reste fiable, utile et apporte de la valeur.
  • Aucune action n’est nécessaire.

Ces catégories clarifient la situation et donnent aux collaborateurs des étapes précises à suivre après la revue.

Éliminer les redondances et regrouper les flux de travail similaires

Il est important d’identifier :

• les scripts dont la logique et/ou les objectifs se recoupent
• les flux de travail distincts qui effectuent des remédiations similaires
• les actions au niveau des terminaux et les actions centralisées qui font la même chose

Regroupez vos constats dans des composants modulaires et partagés afin de réduire la charge de maintenance.

Vérifier que la documentation et les responsabilités sont à jour

Lors de votre revue, assurez-vous que chaque flux de travail automatisé dispose des éléments suivants :

• un responsable ou un mainteneur clairement désigné
• un énoncé d’objectif ou une description interne
• des notes sur son lieu d’exécution et ses dépendances
• des étiquettes ou des métadonnées de regroupement pour faciliter le tri ou l’export ultérieurs

Ces éléments facilitent l’intégration des nouveaux arrivants, la réalisation d’audits et le triage rapide en cas d’incident.

Valoriser les réussites et entretenir les automatisations à forte valeur

Il est important de mettre en avant les automatisations qui apportent toujours de la valeur et qui fonctionnent bien dans votre entreprise.

Mettez en évidence les flux de travail qui :

• empêchent l’apparition d’alertes et de problèmes
• résolvent les incidents sans création de ticket
• font gagner du temps manuel lors de l’onboarding des utilisateurs ou du nettoyage après application des correctifs
• améliorent le respect des SLA (contrat de niveau de service) ou la précision du reporting

Documentez la valeur qu’ils apportent et évoquez-les lors des rapports trimestriels d’activité pour montrer à vos clients leur retour sur investissement continu.

Qu’est-ce qu’une revue des flux de travail ?

Chaque entreprise dispose de nombreuses automatisations de flux de travail. Elles améliorent l’efficacité et écartent le risque d’erreur humaine. Avec le temps, ces automatisations s’accumulent, car différentes équipes et différents collaborateurs en créent pour accomplir leurs tâches. Vous pouvez ainsi vous retrouver avec un trop grand nombre d’automatisations qui exécutent des tâches redondantes ou obsolètes.

Pour remédier à cette prolifération, vous devez mener une revue des flux de travail. Vous y examinerez toutes les automatisations mises en place par chaque équipe, analyserez leur valeur pour l’entreprise et déterminerez si elles sont toujours nécessaires. Cette revue vous permettra de décider ce qui doit être retiré, optimisé ou conservé afin de mieux servir les objectifs de votre entreprise.

Idées d’intégration NinjaOne pour une revue des outils d’automatisation des flux de travail

L’outil RMM de NinjaOne prend en charge de nombreuses automatisations pour votre entreprise. Il propose également des outils flexibles pour vos revues trimestrielles des automatisations.

Voici quelques outils qui vous aideront à atteindre vos objectifs :

• Journaux des tâches d’automatisation
  • Exportez les données d’historique d’exécution par tâche ou lancez un script pour consulter les échecs, la fréquence d’utilisation et les flux de travail vieillissants.
• Gestion de la bibliothèque de scripts
  • Passez en revue tous les scripts par catégorie, étiquette, responsable ou autre information pertinente.
  • Supprimez ceux qui ne sont plus utilisés ou regroupez les scripts similaires en vue d’une consolidation.
• Flux de travail rattachés à une politique
  • Repérez les automatisations liées à des politiques de surveillance ou d’alerte.
  • Vérifiez que les déclencheurs sont toujours valides et non redondants.
• Filtrage des tâches planifiées
  • Filtrez les automatisations planifiées par dernière exécution ou par statut afin de repérer les tâches inactives ou les séquences à fort taux d’échec.
  • Vérifiez s’il existe des redondances ou des tâches devenues inutiles.
• Reporting + modèles de rapport trimestriel d’activité
  • Intégrez des statistiques d’automatisation à vos rapports trimestriels d’activité pour illustrer le travail d’entretien et de nettoyage réalisé, par exemple : « 8 scripts hérités retirés ce trimestre ».

Cette vidéo de présentation explique comment mener une revue trimestrielle des automatisations pour éviter la prolifération et les échecs silencieux.

Limiter la prolifération des automatisations grâce à une revue trimestrielle des flux de travail

Malgré tout le confort qu’elle apporte, l’automatisation ne se configure pas une fois pour toutes. Vous devez tout réexaminer régulièrement pour vous assurer que les automatisations en service restent utiles, bien documentées et alignées sur les processus de votre équipe, qui évoluent en permanence.

Pour votre revue, dressez l’inventaire de toutes vos automatisations, évaluez-les à l’aide d’une grille standardisée, puis classez-les par catégories selon le traitement que vous souhaitez leur appliquer.

Supprimez les automatisations redondantes et veillez à ce que les flux de travail conservés soient bien documentés. Vous protégerez ainsi votre disponibilité et garantirez une utilisation efficace du temps de votre ingénieur en automatisation.

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