Points clés
- Utilisez des déclencheurs d’archivage clairs : définissez des signaux simples et objectifs, comme l’inactivité ou la fin d’un projet, pour repérer les équipes prêtes à être archivées.
- Réalisez un instantané complet avant l’archivage : consignez les propriétaires, les membres, les canaux et les URL SharePoint pour établir la référence de configuration avant modification.
- Archivez en toute sécurité avec PowerShell : utilisez Set-TeamArchivedState avec les bons paramètres et, si besoin, le mode lecture seule pour des résultats maîtrisés.
- Maintenez un chemin de désarchivage fiable : conservez un processus de retour en arrière documenté pour garantir une restauration rapide et cohérente lorsque l’accès est nécessaire.
- Conservez des journaux et des approbations détaillés : enregistrez les actions, horodatages, paramètres et validations dans des dossiers de preuves mensuels destinés aux audits.
Archiver des équipes anciennes ou inactives ne se résume pas à faire le ménage dans votre espace de travail. Il s’agit de protéger les données, de garder un environnement bien rangé et de veiller à ce que votre entreprise reste conforme. Une stratégie d’archivage Microsoft Teams bien pensée permet de réduire l’encombrement, de préserver le contexte pour les audits ou l’eDiscovery et de retrouver plus facilement ce qui compte vraiment.
Microsoft met deux méthodes principales à la disposition des administrateurs pour archiver des équipes : via le centre d’administration Teams et via PowerShell. Les deux fonctionnent, mais le vrai succès repose sur des déclencheurs bien choisis, un instantané (snapshot) réalisé avant d’agir, des contrôles appliqués de manière cohérente et une documentation de chaque étape pour que le processus soit à la fois sûr et réversible.
Dans ce guide, nous détaillons les étapes de la seconde option.
⚠️ Points de vigilance
- L’archivage ne supprime ni l’équipe ni ses fichiers. Il modifie simplement l’état de collaboration : les conversations et les fichiers passent en lecture seule.
- Les canaux privés et partagés disposent de leurs propres sites SharePoint. Les oublier revient à produire des preuves incomplètes.
- Les commandes PowerShell exigent le bon GroupId et des privilèges d’administration.
- Les politiques de rétention et les mises en suspens juridiques priment toujours. N’archivez et ne supprimez jamais une équipe placée sous suspension sans un examen de conformité explicite.
- Le processus de désarchivage doit être testé régulièrement pour garantir qu’il fonctionne toujours au moment où vous en avez le plus besoin.
Comment archiver un canal Teams
Méthode 1 : définir les déclencheurs d’archivage et les responsabilités
Avant de commencer à archiver, assurez-vous que tout le monde s’accorde sur le moment où cela doit avoir lieu et sur la personne habilitée à l’approuver. Parmi les déclencheurs courants : des projets terminés, des équipes sans aucune activité depuis 90 jours, des services fusionnés ou renommés, ou encore des événements de conformité qui imposent de conserver des preuves.
Une fois vos déclencheurs définis, déterminez qui valide. En général, il s’agit du propriétaire de l’équipe et d’un responsable des données ou du service, capable d’évaluer l’impact métier. Associez à chaque déclencheur une courte check-list : réaliser un instantané (snapshot) de l’équipe, consigner les approbations, effectuer l’archivage et conserver les preuves. Les décisions restent ainsi transparentes et les revues ultérieures beaucoup plus simples.
Méthode 2 : réaliser un instantané de l’équipe avant l’archivage
Considérez l’instantané (snapshot) comme votre photo « avant ». C’est la preuve de ce qui existait avant toute modification. Exportez les informations de base : nom d’affichage de l’équipe, GroupId, date de création, propriétaires et membres. Dressez ensuite la liste de tous les canaux, en précisant s’ils sont standard, privés ou partagés, et en indiquant la date de dernière activité.
N’oubliez pas le volet SharePoint. Notez l’URL du site principal ainsi que celles des sites liés aux canaux privés. Si l’équipe utilise des applications ou des connecteurs, incluez-les également. Stockez l’ensemble dans un emplacement dédié, avec un horodatage et l’identité du demandeur. Si quelqu’un vous demande un jour à quoi ressemblait l’équipe avant son archivage, vous disposerez d’un dossier complet.
💡 À consulter : Bonnes pratiques pour des sauvegardes SharePoint sécurisées
Méthode 3 : archiver avec PowerShell et passer éventuellement en lecture seule
Lorsque vous avez besoin de contrôle, de cohérence et de journaux, PowerShell s’impose. La cmdlet Set-TeamArchivedState est l’outil officiel pour cette tâche. Elle permet de marquer une équipe comme archivée et, si vous le souhaitez, de passer le site SharePoint associé en lecture seule pour les membres.
Voici le commentaire PowerShell :
Set-TeamArchivedState -GroupId <GroupId> -Archived $true
Avant de l’exécuter, vérifiez que l’équipe existe et qu’elle n’est pas déjà archivée. Lancez ensuite la commande avec le GroupId relevé précédemment. Veillez à consigner l’auteur de l’action, la date et l’heure, ainsi que les paramètres utilisés. Si vous souhaitez également passer le site SharePoint associé en lecture seule pour les membres, ajoutez le paramètre -SetSiteReadOnlyForMembers, comme dans ce commentaire :
Set-TeamArchivedState -GroupId <GroupId> -Archived $true -SetSiteReadOnlyForMembers $true
En cas d’erreur, notez ce qui s’est passé et comment vous l’avez corrigé. Avec PowerShell, vous pouvez automatiser, répéter et auditer votre processus d’archivage sur plusieurs équipes en toute confiance.
Voici un exemple d’archivage d’une équipe avec PowerShell. Cet exemple archive une équipe à partir de son GroupID et place les sites SharePoint associés en mode lecture seule pour les membres.
$GroupId = "example" [Pensez à remplacer cette valeur par le GroupID réel] Set-TeamArchivedState `-GroupId $GroupId `-Archived $true `-SetSiteReadOnlyForMembers $true
Méthode 4 : le chemin via le portail et les questions de rétention
Si PowerShell vous semble disproportionné pour une seule équipe, vous pouvez l’archiver directement depuis le centre d’administration Teams. Sélectionnez l’équipe, choisissez « Archiver », puis confirmez que l’état de lecture seule correspond bien à ce que vous attendez.
Vérifiez ensuite la conformité. Si votre entreprise utilise des étiquettes de rétention Microsoft Purview ou des mises en suspens juridiques, assurez-vous que ces politiques s’appliquent toujours. L’archivage ne les supprime pas, mais mieux vaut toujours vérifier et documenter le résultat.
Dans les environnements de grande taille, prévoyez d’archiver par lots pour éviter la limitation du débit ou la confusion. Chaque lot doit disposer de son propre récapitulatif : ce qui a été archivé, qui l’a approuvé et où les preuves sont conservées.
Méthode 5 : désarchiver et rétablir le service rapidement
Il arrive qu’une équipe archivée doive revenir. Un audit exige l’accès à des fichiers, ou un ancien projet redémarre. Le désarchivage est simple : c’est le même principe, à l’envers.
Utilisez PowerShell pour repasser l’état archivé en état actif et, si vous aviez mis le site SharePoint en lecture seule, rétablissez les autorisations normales. Faites un test rapide en envoyant un message ou en chargeant un fichier pour confirmer que tout fonctionne. Enfin, consignez le motif du désarchivage, la personne qui l’a approuvé et la date de la prochaine revue. Un chemin de désarchivage clair garde vos données accessibles sans perte de contrôle.
Méthode 6 : passer à l’échelle avec des tâches planifiées
L’archivage doit être traité comme une tâche de maintenance régulière, et non comme un nettoyage ponctuel. Le plus simple pour rester cohérent, c’est de l’automatiser. Une tâche planifiée peut analyser les données d’activité, repérer les équipes qui correspondent à vos déclencheurs d’archivage, exporter les instantanés (snapshots), réaliser l’archivage et tout consigner automatiquement.
Pour gérer les approbations à grande échelle, la tâche planifiée doit également identifier les responsables et l’état d’approbation dans le cadre de son analyse. Cela passe généralement par une interrogation du groupe Microsoft 365 associé à chaque équipe afin de relever les propriétaires actuels, puis par l’enregistrement de cette information dans l’instantané (snapshot) pré-archivage. Ces propriétaires deviennent les contacts d’approbation par défaut et sont consignés avec le déclencheur d’archivage qui a été atteint.
Les approbations peuvent ensuite être traitées de deux manières courantes :
- Dans les environnements régis par des politiques, les équipes qui répondent à des critères prédéfinis (inactivité prolongée, absence de rétention ou de mise en suspens juridique, par exemple) peuvent être pré-approuvées pour l’archivage, les propriétaires étant informés après l’action.
- Dans les environnements plus encadrés, la tâche peut générer une demande d’approbation par e-mail auprès des propriétaires, publier une entrée dans un système de gestion des tickets ou de workflow, ou consulter un registre d’approbation existant avant de poursuivre. Dans les deux cas, le résultat de l’approbation, l’identité de l’approbateur et l’horodatage doivent être consignés pour que l’action d’archivage soit entièrement traçable.
À la fin de chaque mois, produisez un dossier de gouvernance indiquant quelles équipes ont été archivées, pour quel motif, avec des liens vers les preuves conservées. Une fois par trimestre, désarchivez quelques équipes au hasard pour vérifier que le processus fonctionne toujours et que vos journaux sont complets. Ces contrôles de validation font de votre workflow d’archivage un élément vivant de votre programme de conformité.
Récapitulatif des bonnes pratiques
Pratique | En quoi cela consiste | Pourquoi c’est important | Bénéfice apporté |
| Instantané (snapshot) avant archivage | Consigner un relevé complet de l’équipe avant l’archivage : propriétaires, membres, canaux et toutes les URL SharePoint associées. | Sert de preuve de ce qui existait avant la modification. Facilite la restauration ou la reconstitution d’une équipe si nécessaire. Vous protège lors des audits ou des litiges. | Des audits plus rapides, une gestion du changement plus sûre et une référence de configuration fiable pour revenir en arrière. |
| Garde-fous PowerShell | Intégrer des vérifications à votre workflow : confirmer que l’équipe existe, s’assurer qu’elle n’est pas déjà archivée et consigner l’auteur de l’action. | Évite les archivages accidentels, les actions en double et les journaux manquants. Rend le processus prévisible quel que soit l’administrateur. | Des journaux plus clairs, moins d’erreurs et un workflow reproductible qui résiste à l’examen. |
| Bascule SharePoint en lecture seule | Lors de l’archivage, passer le site SharePoint associé en lecture seule pour les membres tout en conservant l’accès des propriétaires et des administrateurs. | Protège les fichiers des modifications ou suppressions accidentelles tout en préservant l’accès. Garantit l’intégrité des données à conserver. | Une meilleure préservation du contenu et un risque réduit de modifications par les utilisateurs après l’archivage de l’équipe. |
| Approbations tracées | Consigner qui a demandé l’archivage et qui l’a approuvé. Il s’agit généralement du propriétaire de l’équipe et d’un responsable des données ou du service. | Crée une piste de décision claire. Garantit que l’archivage répond à des besoins métier ou de conformité, et pas seulement à un nettoyage technique. | Responsabilisation, transparence et justification claire pour chaque équipe archivée. |
| Tests de validation planifiés | Désarchiver régulièrement un petit ensemble d’équipes, vérifier leur bon fonctionnement, puis les réarchiver. Valider les journaux, les autorisations et les preuves. | Garantit que votre processus reste opérationnel dans la durée. Détecte les dérives dans les autorisations, les scripts ou la documentation avant qu’elles ne posent problème. | De la confiance en cas d’incident ou d’audit, et une capacité de restauration vérifiée au moment où elle compte le plus. |
Exemple de point d’intégration avec l’automatisation
Le workflow ci-dessous n’est qu’un exemple. Chaque entreprise a ses propres règles de gouvernance, circuits d’approbation, seuils d’activité et outils : votre automatisation réelle sera donc différente. L’objectif ici est de montrer à quoi pourrait ressembler un processus structuré de bout en bout.
Exemple de workflow d’automatisation :
- Identifier les équipes candidates : une tâche planifiée analyse les rapports d’activité et signale les équipes qui correspondent à votre déclencheur d’inactivité ou à d’autres critères.
- Vérifier que chaque équipe est éligible : la tâche contrôle si l’équipe est déjà archivée, si elle fait l’objet d’une rétention ou d’une mise en suspens juridique, et si des exceptions s’appliquent.
- Réaliser un instantané (snapshot) avant archivage : la tâche exporte les métadonnées, les listes de canaux et les URL SharePoint, puis les enregistre avec un horodatage à titre de preuve.
- Demander ou valider les approbations : selon votre configuration, l’automatisation peut avertir les propriétaires pour approbation ou consulter une liste d’approbation existante.
💡 Selon les exigences de gouvernance, la tâche vérifie l’équipe par rapport à un registre d’approbation maintenu de façon centralisée, ou envoie une demande d’approbation aux propriétaires identifiés par e-mail, via la gestion des tickets ou via un outil de workflow.
- Effectuer l’archivage : la tâche exécute l’action d’archivage via PowerShell avec les paramètres et les garde-fous appropriés.
- Conserver les journaux et les preuves : toutes les actions, paramètres, horodatages et résultats sont écrits dans un référentiel de journaux à des fins de gouvernance.
- Gérer les erreurs : en cas d’échec, l’automatisation génère une alerte ou un ticket contenant le texte de l’erreur et les prochaines étapes recommandées.
Ce type de workflow instaure un rythme prévisible pour l’archivage, simplifie les revues et fournit des preuves documentées pour les audits ou la gouvernance interne.
Pourquoi il est important de savoir archiver des équipes Teams avec PowerShell
Un processus d’archivage Microsoft Teams cohérent garde votre environnement ordonné, conforme et facile à administrer. En définissant des déclencheurs clairs, en réalisant des instantanés (snapshots) et en utilisant PowerShell avec une journalisation correcte, vous créez un cadre à la fois fiable et auditable. Ajoutez-y un processus de désarchivage simple et des revues de preuves régulières, et votre environnement Teams restera léger, sécurisé et prêt pour n’importe quel contrôle de conformité ou investigation.
Sujets connexes :
