La redondance des abonnements SaaS est un problème que rencontrent de nombreuses entreprises. Beaucoup perdent le fil de leurs abonnements et paient sans le savoir des outils dont elles n’ont plus vraiment besoin. En examinant et en gérant ces outils de façon proactive, vous pouvez optimiser les flux de travail, réduire les coûts et renforcer la sécurité comme la conformité en limitant la prolifération.
Comment tirer un meilleur parti de vos abonnements SaaS
Pour exploiter pleinement vos abonnements SaaS, vous devez passer vos applications en revue en permanence. Constituez un inventaire de toutes les applications utilisées et classez-les par catégories. Repérez les doublons et travaillez avec les autres responsables de services pour déterminer quelles applications conserver, retirer ou renégocier auprès des fournisseurs.
📌 Prérequis :
- Vous devez avoir accès aux journaux d’utilisation SaaS des fournisseurs d’identité (par exemple Microsoft Entra ID, Okta).
- Vous devez disposer des rapports de dépenses ou des rapports financiers du client concernant le coût des abonnements, prêts à être analysés.
- Vous avez besoin d’une plateforme pouvant servir d’inventaire SaaS centralisé (feuille de calcul ou plateforme low-code).
- Vous avez besoin d’outils de reporting ou de visualisation de base (Excel, Power BI ou tableaux de bord PSA).
📌 Stratégies de déploiement recommandées :
| Cliquez pour choisir une étape | 💻 Idéal pour les utilisateurs individuels |
💻💻💻 Idéal pour les grandes entreprises |
| Étape 1 : constituer un inventaire SaaS complet | ✓ | |
| Étape 2 : classer les applications par fonction | ✓ | |
| Étape 3 : comparer l’utilisation et les coûts | ✓ | |
| Étape 4 : impliquer les parties prenantes pour obtenir du contexte | ✓ | |
| Étape 5 : proposer des options de consolidation | ✓ | |
| Étape 6 : instaurer des cycles de revue réguliers | ✓ |
Étape 1 : constituer un inventaire SaaS complet
Commencez par recueillir les données sur les applications SaaS dans chaque entité de votre entreprise. Ces informations peuvent provenir des fournisseurs d’identité, des systèmes financiers et des journaux réseau. Regroupez ensuite l’ensemble des informations dans un inventaire centralisé et un fichier CSV.
Vérifiez que chaque entrée comporte les éléments suivants :
- le nom de l’application
- le service qui l’utilise
- le propriétaire
- le coût de l’application
- le nombre d’utilisateurs actifs
Étape 2 : classer les applications par fonction
Une fois l’inventaire de toutes vos applications SaaS réalisé, il est temps de les répartir en catégories utiles. Vous verrez ainsi plus facilement quelles applications remplissent la même fonction et sont devenues redondantes. Voici quelques exemples de catégories possibles :
- communication (Slack, Teams, Zoom)
- gestion de projet (Asana, Trello, Monday.com)
- partage de fichiers (Dropbox, Google Drive, OneDrive)
Ajoutez ou supprimez des catégories selon vos besoins.
Étape 3 : comparer l’utilisation et les coûts
Passez en revue chaque catégorie et les applications qu’elle contient. Comparez le nombre de personnes qui utilisent réellement l’application au nombre de licences que vous détenez. Quel est le coût par utilisateur et quel montant total consacrez-vous à l’abonnement ?
Analysez également dans quelle mesure l’application s’est intégrée à vos flux de travail au fil du temps. Cette approche fondée sur les données vous permettra de repérer plus facilement les applications SaaS de votre inventaire qui apportent peu de valeur ou font doublon.
Étape 4 : impliquer les parties prenantes pour obtenir du contexte
Une fois l’analyse des données terminée, il est temps d’échanger avec les autres parties prenantes. Partagez vos conclusions avec les responsables des autres services et posez-leur les questions suivantes :
- La redondance est-elle volontaire (préférence pour un outil, par exemple) ?
- L’usage peut-il être regroupé sur un seul outil ?
- Les doublons répondent-ils à un besoin temporaire ?
Avant de retirer certaines applications, vous devez être sûr que cela ne perturbera pas les flux de travail ni n’empêchera les collaborateurs de faire leur travail. Vous obtiendrez ainsi davantage de contexte et une vision claire de la façon dont ces applications sont utilisées.
Étape 5 : proposer des options de consolidation
Transmettez vos recommandations aux responsables de services. Vous pouvez leur proposer de :
- conserver l’outil le plus rentable ou le plus largement adopté ;
- retirer ou regrouper les outils sous-utilisés ou coûteux ;
- renégocier les licences auprès des fournisseurs sur la base d’un nombre réduit d’utilisateurs.
Discutez avec les responsables de services et recueillez leur point de vue. Assurez-vous que, même si certaines applications sont retirées, ils disposent toujours de tous les outils nécessaires pour atteindre leurs objectifs.
Étape 6 : instaurer des cycles de revue réguliers
L’examen des abonnements SaaS de votre entreprise ne doit pas être un exercice ponctuel. Proposez une revue trimestrielle ou semestrielle afin de garder en permanence la maîtrise de votre parc applicatif. Vous pouvez aussi vous coordonner avec les autres services lors des rapports trimestriels d’activité (QBR) pour maintenir une gouvernance applicative cohérente.
Vous vous assurez ainsi que les applications SaaS auxquelles vous êtes abonné restent utiles et pertinentes. Cela évite les doublons et le gaspillage de vos ressources.
Tableau récapitulatif des bonnes pratiques pour évaluer la redondance applicative
| Composante | Objectif et intérêt |
| Inventaire exhaustif | C’est le socle de votre revue. Vous avez besoin d’une liste complète de tous vos abonnements SaaS pour identifier ceux qui se recoupent et font doublon. |
| Classement des applications | Répartir vos applications par catégories fonctionnelles permet de voir plus facilement où les fonctions se recoupent et lesquelles sont redondantes. |
| Comparaison utilisation/coûts | Comparez le coût de chaque application à son niveau d’utilisation. Vos recommandations s’appuieront ainsi sur des données concrètes. |
| Collaboration avec les parties prenantes | Échangez avec les autres parties prenantes pour mieux comprendre comment les applications SaaS sont utilisées. Vous éviterez ainsi de perturber les flux de travail en retirant une application. |
| Plan de consolidation | Indiquez quelles applications conserver, retirer ou renégocier auprès des fournisseurs. Cela simplifie les stacks SaaS et réduit les coûts. |
| Revues régulières | Réalisez une revue trimestrielle ou semestrielle. Cela empêche les doublons de s’installer peu à peu. |
Extrait d’automatisation facultatif
Voici un exemple de script Windows PowerShell qui vous aidera à automatiser la détection et la suppression des abonnements SaaS redondants :
# Identify overlapping SaaS apps by category
$inventory = Import-Csv saas_inventory.csv
$inventory | Group-Object Category | Where-Object { $_.Group.Count -gt 1 } |
Select Name, @{Name="AppCount";Expression={$_.Group.Count}}
Ce script importe le fichier CSV de votre inventaire SaaS. Il écarte les catégories qui ne contiennent qu’une seule application, puisqu’elles ne présentent aucun risque de doublon. Il génère ensuite un tableau des applications appartenant aux catégories comptant plusieurs entrées. Il devient ainsi plus simple de repérer les applications qui se recoupent ou font doublon.
Intégration NinjaOne pour maîtriser la prolifération des applications SaaS
- Vous pouvez utiliser l’inventaire des terminaux NinjaOne comme référence de configuration, puis l’enrichir avec les données d’abonnement et d’utilisation SaaS.
- Vous pouvez documenter les doublons dans les notes de NinjaOne ou dans des tickets liés au PSA.
- Présentez les constats sur les doublons dans les rapports trimestriels d’activité, aux côtés des données sur les terminaux, grâce aux rapports générés par les outils NinjaOne.
Guide de démarrage rapide
Points clés :
- La gestion du SaaS par NinjaOne : NinjaOne propose des outils spécifiquement conçus pour la gestion du SaaS, notamment le suivi d’inventaire et l’optimisation des abonnements.
- Détection et suppression des doublons : les résultats de recherche indiquent que NinjaOne dispose de fonctionnalités permettant de :
- Identifier les abonnements redondants : suivre les services SaaS utilisés sur l’ensemble des appareils et des utilisateurs d’une entreprise.
- Analyser l’utilisation : comprendre à quel point chaque abonnement est réellement utilisé.
- Recommander une consolidation : repérer les abonnements redondants ou inutilisés pouvant être supprimés.
- Économies et efficacité : le principal bénéfice mis en avant est la réduction des dépenses SaaS inutiles et la simplification du stack technologique par l’élimination des doublons.
- Intégration et automatisation : NinjaOne intègre probablement ces capacités à sa plateforme RMM, ce qui permet aux MSP de gérer efficacement les environnements SaaS de leurs clients.
Réduisez vos coûts en gérant correctement vos abonnements SaaS
Supprimer les applications SaaS inutiles est un moyen simple, pour les MSP et leurs clients, de réduire les coûts. Et le processus n’a rien de compliqué. Il suffit de constituer un inventaire SaaS complet, de classer les outils par fonction, de comparer l’utilisation et les coûts, de collaborer avec les parties prenantes et d’intégrer ces revues à la gouvernance client. Vous réduirez ainsi le gaspillage lié au SaaS, simplifierez les stacks technologiques, renforcerez la gouvernance et la conformité, et démontrerez un ROI mesurable lors des rapports trimestriels d’activité.
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