Comment faire l'inventaire, le suivi et la gestion des actifs informatiques

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Comment faire un inventaire d'actifs informatiques? Le suivi et la maintenance des actifs informatiques sont essentiels à la réussite d'une entreprise. Toutefois, selon Capterra, dans 80 % des cas les entreprises réagissent aux problèmes de maintenance au lieu de les prévenir. La gestion proactive des actifs informatiques est rendue possible par l’inventaire actualisé et précis des actifs informatiques.

Qu'est-ce qu'un inventaire des actifs informatiques ?

Un inventaire des actifs informatiques est une liste complète de tous les actifs informatiques dans l'environnement informatique d'une organisation. L'inventaire fournit un point central afin de suivre les éléments et de s'assurer qu'ils sont utilisés efficacement pour soutenir les processus commerciaux.

Types d'actifs informatiques

Il existe deux grands types d’actifs informatiques : les actifs matériels et les actifs logiciels.

Le matériel désigne tous les éléments tangibles de l'environnement informatique. Ils sont les composants physiques nécessaires dans un environnement informatique. Les différents types de matériel comprennent :

  • Ordinateurs portables et postes de travail
  • Appareils mobiles
  • Serveurs
  • Appareils SNMP (pare-feu, commutateurs, routeurs, hubs, etc.).

Les logiciels désignent l'ensemble des éléments immatériels de l'environnement informatique. Pour que le logiciel fonctionne, il faut que le matériel physique exécute les tâches demandées par le logiciel. Le logiciel comprend :

  • Programmes
  • Instructions pour l'utilisation de l'ordinateur

Comment faire un inventaire des actifs informatiques

Un inventaire des actifs informatiques peut être réalisé de plusieurs façon différentes. Chaque méthode nécessite un temps différent et présente des niveaux de précision variables.

Faites-le à la main

Il s'agit de la méthode la plus élémentaire pour créer un inventaire de vos actifs informatiques. Chaque fois que vous achetez un appareil, vous devez saisir les informations dans une feuille de calcul et l'envoyer à la personne chargée de superviser vos actifs. Avec cette méthode, faire un inventaire des actifs informatiques peut prendre beaucoup de temps et ne pas être très productif.

Utilisez un outil de gestion de l'inventaire des actifs informatiques

Les outils de gestion des actifs informatiques sont légèrement plus avancés. Avec ce type d'outil, vous saisissez les informations relatives aux actifs dans une base de données. Le numéro de série de l’actif peut fournir des informations sur la fabrication de l'appareil ou d'autres spécifications. Cependant, toute autre information concernant l'appareil doit être saisie manuellement.

Déployez une solution de gestion des terminaux

Un outil de gestion des terminaux est la meilleure solution lorsqu'il s'agit de créer et de maintenir un inventaire des actifs informatiques. Chaque fois qu'un nouvel appareil est obtenu et ajouté à l'environnement informatique de votre entreprise, installez un agent afin de pouvoir le surveiller et le gérer. Cela vous permettra de disposer d'un inventaire automatique et de le mettre à jour en permanence, ce qui vous permettra de toujours disposer d'un inventaire à jour.

Pourquoi les inventaires d’actifs informatiques sont importants

L'importance des inventaires d’actifs informatiques est difficile à sous-estimer. Le suivi des appareils au sein de l'entreprise vous permet de gérer efficacement les appareils. Cela vous permet également d'éviter d'avoir un inventaire obsolète.

Un inventaire des actifs informatiques vous aide à minimiser les coûts supplémentaires liés à la maintenance d'un environnement informatique. Les principaux coûts sont les suivants :

  • Coûts directs

Les coûts directs font référence à toutes les dépenses liées aux machines ou aux produits eux-mêmes. Sans un inventaire des actifs informatiques, vous risquez de ne pas savoir quand les produits ont atteint la fin de leur cycle de vie et doivent être remplacés. Le remplacement total des machines est un coût direct qui peut rapidement s'accumuler.

  • Frais de licence

Les applications et les programmes nécessitent une licence logicielle pour donner aux utilisateurs finaux des droits d'utilisation du logiciel. Si les employés ont des applications sur leurs appareils qui nécessitent une licence, mais qu'ils ne les utilisent pas, c'est un coût inutile. Un inventaire des actifs informatiques vous donne les informations dont vous avez besoin pour identifier et supprimer ces applications.

  • Frais de sécurité

Sans un inventaire des actifs informatiques pour surveiller et gérer vos appareils, vous ne savez pas quelles applications se trouvent sur les ordinateurs des employés. Vous ne savez pas non plus s'ils ont été mis à jour ou s'il peut s’agir de logiciels malveillants. Ces risques inconnus représentent des coûts potentiels de sécurité pour votre entreprise.

Quand faire un inventaire des actifs informatiques

Le moment et la fréquence dépendent essentiellement de la façon dont vous décidez de réaliser l'inventaire des actifs informatiques de votre entreprise. Si vous choisissez une méthode qui nécessite la saisie manuelle des informations sur les appareils, il est judicieux de mettre à jour votre inventaire chaque fois que vous obtenez un nouvel appareil, et de vérifier régulièrement vos actifs. Ce moment peut varier d'une entreprise à l'autre, mais assurez-vous de le faire assez souvent pour maintenir une liste à jour.

Lorsqu'il s'agit de solutions de gestion des terminaux, il est assez simple de procéder à un inventaire des actifs informatiques. Il suffit d’installer un agent logiciel sur tout nouvel appareil ajouté à l'entreprise, et il continuera à envoyer automatiquement des informations pour l’inventaire. Cela signifie que vous n'aurez à effectuer un inventaire qu'une seule fois pour chaque appareil, et qu'il sera automatiquement mis à jour à l'avenir.

Outils de gestion de l'inventaire des actifs informatiques

La gestion de votre inventaire d’actifs informatiques est une tâche importante qui peut exiger beaucoup de temps et de détails. Heureusement, divers outils ont été conçus pour vous aider et faciliter cette tâche. Les logiciels conçus pour la gestion des actifs informatiques sont des outils hautement spécialisés et efficaces qui peuvent vous aider dans le processus de gestion.

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