Schlüsselpunkte
- Microsoft Teams bietet keine einzelne native Lösung für Backup und Wiederherstellung aller Teams-Daten. Unternehmen benötigen daher unter Umständen zusätzliche Backup-Funktionen, um die gewünschten Teams-Daten zu schützen.
- Microsoft Teams speichert Chatverläufe, Kanalnachrichten und geteilte Dateien nicht an einem zentralen Ort, sondern verteilt über mehrere Dienste hinweg, darunter Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive for Business.
- Nach dem Shared Responsibility Model von Microsoft liegt die Verantwortung für das Backup der eigenen Microsoft-Teams-Daten bei den Unternehmen.
- IT-Teams entwickeln eine zentralisierte Backup-Strategie für Microsoft Teams, indem sie kritische Daten identifizieren, ein Backup-Tool auswählen, Backups automatisieren, die Wiederherstellung testen und den Zustand der Backups überwachen.
- Die Verschlüsselung von Backup-Daten und eine konsequente rollenbasierte Zugriffssteuerung helfen Unternehmen dabei, beim Backup von Microsoft-Teams-Daten Vorgaben wie die Datenschutz-Grundverordnung und den CCPA einzuhalten.
Microsoft Teams ist für unzählige Betriebe ein zentraler Bestandteil des Arbeitsalltags und ermöglicht Kommunikation und Zusammenarbeit im Team, unabhängig vom Standort. Dadurch sind die Daten, die über Microsoft Teams genutzt und geteilt werden, äußerst wertvoll: Chatverläufe, geteilte Dateien und Daten aus Drittanbieter-Apps, die in Teams eingebunden sind. Trotzdem bietet Microsoft Teams keine einzelne native Lösung, um alle Teams-bezogenen Daten zu sichern.
Daraus ergibt sich eine Herausforderung für IT-Abteilungen: Microsoft-Teams-Daten liegen an mehreren Orten verteilt, und ein großer Teil der geschäftskritischen Informationen, die über Teams geteilt werden, ist mit externen Diensten verknüpft (zum Beispiel Links zu anderen Produktivitätsplattformen oder Dateien, die bei anderen Cloud-Diensten liegen). In manchen Fällen ist das Backup dieser Daten nicht nur für die Geschäftskontinuität entscheidend, sondern auch für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erforderlich. Dieser Leitfaden erklärt die Vorteile der Zentralisierung von Microsoft-Teams-Backups über Standorte und Formate hinweg und zeigt, wie Sie Ihre Informationen zuverlässig absichern.
Eine visuelle Aufbereitung dieses Themas finden Sie hier: Microsoft-Teams-Backups über Standorte und Formate hinweg zentralisieren.
Das brauchen Sie, um Microsoft-Teams-Daten zu sichern (inklusive Chatverlauf und geteilter Dateien)
Wie Sie Ihre Microsoft-Teams-Daten sichern, hängt davon ab, welche Funktionen Sie nutzen und wie Sie sie einsetzen. Für manche Betriebe ist Teams eine einfache Chat-App für die Abstimmung im Team, und in diesem Fall müssen nur die Chatverläufe gesichert werden. Für andere Unternehmen ist Teams der Dreh- und Angelpunkt komplexer Zusammenarbeit mit zahlreichen Tools, die sowohl innerhalb als auch außerhalb des größeren Microsoft-365-Ökosystems liegen.
Folgende Voraussetzungen gelten für das Backup der meisten Microsoft-Teams-Umgebungen:
- Administrativer Zugriff auf Microsoft Teams mit den passenden Berechtigungen.
- Zugriff und Rechte für weitere relevante Microsoft-365-Umgebungen, in denen Ihre Benutzer:innen Daten ablegen (z. B. SharePoint, OneDrive)
- Zugriff (idealerweise über eine API) und Rechte für Drittanbieter-Tools, in denen Daten gespeichert sein können
- Zugriff auf Backup-Tools und -Plattformen, die auf die benötigten Daten zugreifen und sie speichern können
Außerdem müssen Sie Folgendes festlegen:
- Wie häufig Sie Microsoft-Teams-Daten sichern müssen
- Wie lange diese Daten aufbewahrt werden (Datenaufbewahrung)
- Wo diese Backups gespeichert werden
Sobald diese Punkte geklärt sind, können Sie Ihre Backup-Richtlinie für Microsoft Teams erstellen sowie die nötigen Komponenten auswählen und konfigurieren.
Wo werden Microsoft-Teams-Daten gespeichert?
Von Microsoft Teams erzeugte Daten werden an folgenden Orten gespeichert:
| Teams-Komponente | Zugrunde liegender Dienst | Speicherort |
| Einzel- und Gruppenchats | Teams-Chatdienst | Azure-basierter Chat-Speicher |
| Kanalnachrichten | Teams-Chatdienst | Azure-basierter Chat-Speicher |
| Geteilte Dateien (Kanal) | SharePoint Online | Zugehörige SharePoint-Site des Teams |
| Geteilte Dateien (Chat) | OneDrive for Business | OneDrive-Ordner der sendenden Person |
| Kalender | Exchange Online | Benutzer- oder Gruppenkalender |
| Apps, Registerkarten, Wikis | Je nach Drittanbieter-Integration unterschiedlich | Häufig extern oder in M365 gespeichert |
Weil diese Daten derart verteilt liegen, kann keine einzelne native Backup-Oberfläche alle Teams-Inhaltstypen auf einmal abdecken. Noch komplexer wird es, wenn externe Tools hinzukommen, aus denen Ihre Benutzer:innen über Teams Daten teilen.
Die Grenzen der nativen Backup-Funktionen von Microsoft
Microsoft setzt wie andere Cloud-Anbieter auf ein Shared Responsibility Model: Die Verantwortung für die in Ihrem Auftrag gehosteten Daten teilen sich Sie und der Cloud-Service-Provider. Dabei ist Microsoft für die Verfügbarkeit des Dienstes und den Schutz der Infrastruktur zuständig, während Sie für den Schutz und die Wiederherstellung Ihrer eigenen Daten verantwortlich sind.
Microsoft Teams bietet keine nativen Snapshots, die alle Teams-Dateien, Unterhaltungsverläufe und Konfigurationen in einem einzigen Backup erfassen. Je nach geltenden Aufbewahrungsrichtlinien können Teams-Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dauerhaft gelöscht werden. Zudem stellt die Wiederherstellung eines gelöschten Kanals dessen Nachrichtenverläufe möglicherweise nicht vollständig wieder her.
Microsoft stellt keinen einzelnen Mechanismus für Backup und Wiederherstellung bereit, der alle Teams-bezogenen Daten über Dienste und Plattformen hinweg abdeckt. Je nach Anforderungen benötigen Unternehmen daher zusätzliche Backup-Funktionen.
Zentralisierte Backup-Strategie: So sichern Sie Microsoft-Teams-Dateien
An diesem Rahmen können Sie sich orientieren, wenn Sie Richtlinien und Tools für das Backup von Chatverläufen, Dateien und weiteren Daten aus Microsoft Teams festlegen:
- Ermitteln Sie, welche Daten gesichert werden müssen: Finden Sie heraus, wo in Ihrer Microsoft-Teams-Toolchain und Ihren Workflows zentrale Daten entstehen, darunter Unterhaltungsverläufe, geteilte Dateien, Integrationen und Links zu Drittanbieter-Tools.
- Wählen Sie Ihr Backup-Tool: Entscheiden Sie sich für eine Backup-Lösung, die sich mit diesen Daten verbinden und sie programmgesteuert sichern kann. Dazu können Daten aus SharePoint, OneDrive oder Exchange gehören oder solche, die in Software-as-a-Service-Plattformen von Drittanbietern liegen.
- Automatisieren Sie Backups: Automatisieren Sie Ihre Backups anhand Ihres Backup-Zeitplans und setzen Sie die Datenaufbewahrung um.
- Planen Sie die Wiederherstellung: Sie müssen Ihre Backups regelmäßig testen und validieren, damit sie zugänglich und lesbar sind und die benötigten Daten korrekt in einem wiederherstellbaren Format erfasst werden, sei es zur lokalen Nutzung oder zur Wiederherstellung in einem neuen Tenant (sofern unterstützt). Beziehen Sie Teams-Backups in Ihren übergeordneten Business Continuity Plan ein.
- Richten Sie Überwachung und Berichterstattung ein: Binden Sie Ihre Backup-Lösung für Microsoft Teams in Ihre Überwachungs- und Berichtstools ein, damit Sie über fehlgeschlagene Backups oder andere Probleme informiert werden und Aufzeichnungen für Audits vorliegen.
NinjaOne SaaS-Backup bietet automatisierte, cloudbasierte Backups für Microsoft 365, einschließlich Exchange, SharePoint, OneDrive und Teams. Für Teams lassen sich damit Teamstrukturen, Kanalnachrichten und zugehörige Dateien sichern.
Darauf sollten Sie achten
Eine Backup-Strategie kann vollständig wirken und trotzdem Lücken lassen, wenn sie auf die nativen Tools von Microsoft setzt oder nur die sichtbarsten Teile von Teams abdeckt.
| Fehler | Ursache | So vermeiden Sie ihn |
| Eine Aufbewahrungsrichtlinie in Microsoft Purview als Backup betrachten | Aufbewahrungsrichtlinien bewahren eine Compliance-Kopie für eDiscovery auf. Teams gehen deshalb davon aus, dass sich diese Kopie auch zum Wiederherstellen verlorener Daten nutzen lässt. | Nutzen Sie für Backup und Wiederherstellung ein dediziertes Backup-Tool und Aufbewahrungsrichtlinien für ihren eigentlichen Zweck: Compliance und Datenlebenszyklus. |
| Private Teams-Chats übersehen | Backup-Pläne beschränken sich oft auf Teamkanäle, weil dort die sichtbarste Zusammenarbeit stattfindet. | Prüfen Sie, ob Ihr Backup-Tool Einzel- und Kleingruppenchats separat abdeckt und nicht nur Kanalinhalte. |
| Annehmen, dass in Teams geteilte Links zu Drittanbietern mitgesichert werden | Teams speichert bei Dateien, die außerhalb von Microsoft 365 gehostet werden, nur den Link, nicht die Datei selbst. | Erfassen Sie im Schritt „Welche Daten müssen gesichert werden?“ alle aus Teams verlinkten Drittanbieter-Tools und sichern Sie diese separat. |
Best Practices für Microsoft-Teams-Backups sowie Aspekte zu Sicherheit und Compliance
Ein Daten-Backup ist entscheidend, wenn etwas schiefgeht, Sie den Zugriff auf Cloud-Daten verlieren und auf lokale Backups zurückgreifen müssen. Hinzu kommen rechtliche Aspekte: Datenschutzgesetze wie die Datenschutz-Grundverordnung und der CCPA verpflichten Unternehmen dazu, personenbezogene Daten zu schützen und auch Backup-Kopien abzusichern, sofern diese solche Daten enthalten. Betroffene von personenbezogenen Daten (PII) können zudem das Recht haben, die Löschung oder Berichtigung ihrer Daten zu verlangen. Unternehmen sollten das sowohl bei der Verwaltung aktiver Systeme als auch bei Backups berücksichtigen.
Backup-Daten müssen außerdem im Ruhezustand und bei der Übertragung verschlüsselt sein. Ergänzend sollte eine rollenbasierte Zugriffssteuerung (RBAC) dafür sorgen, dass nur autorisierte Benutzer:innen und Dienste mit sensiblen Informationen arbeiten können.
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