So liefern MSPs IT-Performance-Berichte ohne PSA

Ein Professional Service Automation (PSA)-System kann Kund:innen Verfügbarkeit, Ticketlösung, Patch-Compliance und Sicherheitsvorfälle anzeigen. Allerdings verfügt nicht jeder MSP über ein solches System. Da MSPs zunehmend unter Druck stehen, ihren operativen Mehrwert und die Systemleistung in 2026 nachzuweisen, können sie RMM-Daten nutzen, um regelmäßig einen IT-Performance-Bericht zu erstellen und ihre Kund:innen auf dem Laufenden zu halten.

Mit diesen Berichten können MSPs belegen, welchen Beitrag sie im Unternehmen ihrer Kund:innen leisten und ob sie die relevanten KPIs erreicht haben. Die Daten bereichern QBR-Gespräche, weil allen Beteiligten klare und messbare Zahlen vorliegen. Zudem handelt es sich um einen skalierbaren und wiederholbaren Prozess, der günstiger sein kann als ein vollständiges PSA-Dashboard.

Sehen Sie sich unser Video-Tutorial „So liefern MSPs IT-Performance-Berichte ohne PSA“ an, um einen visuellen Überblick über das Thema zu erhalten.

Anleitung zur Erstellung von Berichten über IT-Performance-Kennzahlen

📌 Voraussetzungen:

• Sie benötigen Zugriff auf die Daten der RMM-Überwachung für diese Kund:innen.
• Sie und Ihre Kund:innen müssen sich auf grundlegende KPIs und Kennzahlen einigen.
• Sie benötigen eine Tabelle oder ein Berichts-Template, um Ihre Ergebnisse zu standardisieren.
• Sie brauchen einen zentralen Ort wie Ninja Docs, um die Berichte zur Ansicht und Archivierung zu speichern.

💡 Hinweis: Optional sind grundlegende Kenntnisse in Windows PowerShell oder im Skripting hilfreich, um Daten zu extrahieren.

Kennzahlen mit hohem Mehrwert identifizieren

Konzentrieren Sie sich auf Kennzahlen mit hohem Mehrwert, die Ihren Kund:innen klare und messbare Daten zur IT-Performance liefern. Auf diese Faktoren sollten Sie besonders achten:

• Verfügbarkeit (Uptime)
• Verfügbarkeit in Prozent
• Ticketbearbeitung:
  • Wie viele Tickets geschlossen wurden
  • Durchschnittliche Lösungszeit
  • SLA-Compliance
• Patch-Compliance und Zustand der Endpunkte
• Sicherheitsalarmierungen:
  • erkannte Vorfälle
  • behobene Vorfälle
• Zusammenfassungen von Projekt- oder Wartungsaktivitäten

Ein einfaches Berichts-Template aufbauen

Erstellen Sie Ihre Berichte in einem einheitlichen und wiederholbaren Format, das spart Zeit. Generieren Sie diese Berichte in regelmäßigen Abständen, damit Ihre Kund:innen stets über die IT-Performance informiert sind. Hier ein Beispiel-Template, das Sie verwenden können:

IT-Performance-Bericht – [Name der Kundin/des Kunden], [Monat/Jahr]
Kennzahl	Wert	Anmerkungen
System-Verfügbarkeit	99,8 %	Während der Einspielung von Updates kam es zu geringfügigen Ausfallzeiten.
Geschlossene Tickets	25	Die durchschnittliche Lösungszeit beträgt 4 Stunden.
Patch-Compliance	95 %	Zum Zeitpunkt der Berichterstellung stehen bei fünf Endpunkten Updates aus.
Sicherheitsalarmierungen	2	Alle Sicherheitsalarmierungen wurden ohne Auswirkungen behoben.

Passen Sie die Tabelle an Ihre Anforderungen und an die Informationen an, die Sie Ihren Kund:innen vermitteln möchten.

Ergänzen Sie den Bericht am Ende um eine kurze Management-Zusammenfassung. Dort können Sie zentrale Erfolge, Risiken und weitere Empfehlungen hervorheben.

Datenerfassung automatisieren

Reduzieren Sie manuellen Aufwand, wo immer es möglich ist. So senken Sie das Risiko menschlicher Fehler und stellen sicher, dass Berichte einheitlich und regelmäßig erstellt werden.

Folgende Schritte helfen Ihnen bei der Automatisierung:

• Exportieren Sie die Kennzahlen zu Verfügbarkeit und Agent-Zustand aus Ihrem RMM-Dashboard.
• Lesen Sie Ticket-Zusammenfassungen aus den PSA-E-Mail-Berichten aus.
• Führen Sie einfache Skripte für Systemprüfungen aus (z. B. Ping-Tests, Patch-Status).
• Automatisieren Sie die CSV-Erstellung für wiederkehrende Kennzahlen.

Vorhandene Tools für die Zustellung nutzen

Neben Power Automate können MSPs diese Berichte auch ohne eigene Dashboards verteilen. Diese Methoden bieten Kund:innen verschiedene Wege, IT-Performance-Berichte ganz nach Bedarf einzusehen.

So können MSPs diese Berichte an ihre Kund:innen senden:

• Planen Sie NinjaOne- oder RMM-Berichte so, dass sie in festgelegten Abständen oder bei wichtigen, zeitkritischen Ereignissen direkt per E-Mail an die Beteiligten gehen.
• Hängen Sie Excel-/CSV-Zusammenfassungen an Ihre E-Mails zum Status-Check an.
• Nehmen Sie die wichtigsten Ergebnisse in QBR-Präsentationen für die Geschäftsleitung auf.

Der regelmäßige Versand über verschiedene Kanäle fördert Transparenz und sorgt dafür, dass Ihre Kund:innen jederzeit über den Status ihres IT-Betriebs Bescheid wissen.

Ein Berichtsregister führen

Legen Sie einen Tracker an, in dem Sie und Ihre Kund:innen die zugesagten Berichtslieferungen einsehen können. Hier ein Beispiel-Tracker:

Kund:in	Thema des Berichts	Häufigkeit	Zuletzt gesendet	Nächster Termin
Acme Co.	Verfügbarkeit und Tickets	Monatlich	2025-08-01	2025-09-01
Beta Inc.	Patch-Compliance	Vierteljährlich	2025-07-15	2025-10-15

Dieser Tracker sorgt dafür, dass alle die Fristen kennen, und verhindert vergessene Berichte. Er schafft Transparenz und stärkt die Verbindlichkeit in Ihrem Team.

Den Berichtsprozess durch Kundenbesprechungen verfeinern

Sie können Ihre Berichterstattung an die Bedürfnisse und Anforderungen jeder Kundin und jedes Kunden anpassen. Gehen Sie bei jeder QBR so vor:

• Fragen Sie nach, welche Kennzahlen für den Betrieb Ihrer Kund:innen am wertvollsten sind.
• Streichen Sie ungenutzte Kennzahlen und ergänzen Sie neue (z. B. MFA-Nutzung, Verwendung von Cloud-Apps).
• Passen Sie die Darstellungsformate an (z. B. Diagramme statt Tabellen, E-Mail statt Präsentation).

So bleiben alle Beteiligten auf einer Linie und Sie optimieren gleichzeitig Ihren Berichtsprozess entsprechend den Anforderungen Ihrer Kund:innen.

Übersichtstabelle der Best Practices für die Erstellung eines MSP-Berichts

Komponente	Zweck und Nutzen
Gezielte Auswahl der Kennzahlen	Hält die Berichte relevant und aussagekräftig Liefert Kund:innen klare und messbare Daten zur MSP-Leistung
Wiederverwendbares Template	Sorgt für Einheitlichkeit aller Berichte Kund:innen wissen, welche Daten sie erwarten können. MSP-Anbieter erkennen leichter, welche Daten in jeden Bericht gehören.
Automatisierung der Daten	Spart Zeit Stellt sicher, dass die Berichte immer pünktlich erstellt werden Verringert das Risiko manueller Fehler
Schlanke Zustellwege	Funktioniert auch ohne eigene PSA-Dashboards Wenn die Berichte auf verschiedenen Wegen verfügbar sind, wird es für Ihre Kund:innen bequemer.
Berichtsregister	Bündelt Berichtszusagen und deren Steuerung an einer Stelle Schafft Transparenz und sorgt dafür, dass alle Beteiligten wissen, was sie bei der Berichterstellung erwartet
Vierteljährliche Besprechungen	Hält die Berichterstattung im Einklang mit den Bedürfnissen und Erwartungen der Kund:innen Gibt MSPs die Möglichkeit, ihren Berichtsprozess an Kundenwünsche anzupassen

Beispiel für einen Automatisierungs-Touchpoint

Hier ein Beispiel-Workflow für die Erstellung eines IT-Performance-Berichts:

1. Exportieren Sie Verfügbarkeits-, Sicherheits- und Patch-Daten sowie weitere relevante Informationen aus Ihrem RMM-Tool.
2. Führen Sie über Ihr Tool für Endpunkt-Management ein einfaches Skript für Ping- und Agent-Zustandsprüfungen aus.
3. Übertragen Sie die Informationen in Ihr Excel- oder CSV-Template.
4. Richten Sie eine geplante E-Mail ein, die den Bericht zum festgelegten Zeitpunkt automatisiert an alle Beteiligten sendet.
5. Protokollieren Sie die Zustellung des Berichts in Ihrem Tracker.
6. Besprechen Sie die Ergebnisse in der QBR und passen Sie Kennzahlen sowie Berichtsdetails bei Bedarf an.

Ideen für NinjaOne-Integrationen zur Erfassung von IT-Support-Kennzahlen

• Vorgefertigte Berichte – Mit den NinjaOne-Berichten zu Endpunkt-Zustand, Patching und Ticket-Statistiken erhalten Sie zentrale, kontextreiche Kennzahlen.
• PSA-Integrationen – Synchronisieren Sie die Berichtszustellung mit ConnectWise, Autotask oder Syncro, wenn Ihre Kund:innen diese Systeme nutzen.
• Benutzerdefinierte Felder – Hinterlegen Sie Kundenpräferenzen (Häufigkeit, Format, Zielgruppe) in NinjaOne Docs.
• Automatisierungsrichtlinien – Führen Sie Skripte für Prüfungen von Verfügbarkeit und Agent-Zustand aus und füllen Sie Protokolle mit einem Tool für Remote-Skripting.
• QBR-Unterstützung – Kombinieren Sie NinjaOne-Berichte mit Tracker-Daten zu Berichtspaketen, die Sie direkt an Kund:innen weitergeben können.

Wenn Sie mehr über den Aufbau stimmiger IT-Berichte erfahren möchten, besuchen Sie die NinjaOne FAQ zur IT-Dokumentation.

Diese Anzeichen sprechen für den Wechsel zu einer PSA

IT-Performance-Berichte lassen sich zwar auch ohne PSA liefern, doch Ihr Team verbringt dabei womöglich Stunden damit, Daten zu exportieren, SLAs manuell zu verfolgen oder Tickets mit Verträgen und Abrechnungen abzugleichen. Mit einer PSA-Software kann sich Ihr IT-Team wieder auf andere wichtige Projekte und Aufgaben konzentrieren.

Wenn einer der folgenden Punkte auf Sie zutrifft, sollten Sie sich PSA-Tools ansehen:

• Manuelle Datenverfolgung

Daten manuell zu exportieren, Reaktionszeiten zu überwachen und Compliance sicherzustellen, erhöht zudem das Risiko falscher Daten oder übersehener Probleme durch menschliche Fehler. PSA-Ticketing-Systeme und Automatisierungstools verringern den Bedarf an manuellen Eingriffen und uneinheitlichen Daten deutlich.

• Abweichungen in den Daten

Rechnungen, Verträge und Tickets müssen ständig gegengeprüft werden. PSA-Software gibt IT-Administrator:innen mehr Überblick über Abrechnungsdaten, Rechnungsstellung, nicht übereinstimmende Ticket-Status, Patch-Compliance, uneinheitliche Kundendatensätze und widersprüchliche Leistungskennzahlen in verschiedenen Berichten. Durch Echtzeitdaten und individuell erstellte IT-Performance-Berichte sinken Datenabweichungen und die Genauigkeit der Berichterstattung steigt.

• Herausforderungen bei der Skalierung

Für MSPs kann die Einarbeitung immer neuer Kund:innen dazu führen, dass die Datenmengen für manuelle Berichts- und Ticketprozesse kaum noch zu bewältigen sind. Was bei fünf Kund:innen funktioniert, ist bei hundert nicht mehr tragfähig. Ein PSA-System löst diese Probleme, indem es Ticketing, IT-Asset-Management, Abrechnung, Dokumentation und Berichterstattung in einer einzigen Plattform bündelt. Auch die Automatisierungstools von PSA-Lösungen erleichtern MSPs die Skalierung, weil weniger manuelle Eingriffe nötig sind.

Mit einer PSA-Software gewinnen Sie mehr Überblick über die IT-Performance, bündeln Ihren Betrieb, automatisieren Workflows und verbessern die Service-Erbringung in der IT. Eine PSA ermöglicht es internen IT-Abteilungen und MSPs, weniger Zeit für manuelle Aufgaben aufzuwenden und sich stattdessen auf höherwertige Projekte zu konzentrieren.

Holen Sie das Maximum aus Ihren IT-Performance-Berichten heraus

MSPs können ihren Kund:innen klare und einheitliche Einblicke in die IT-Performance bieten, indem sie regelmäßig einen detaillierten Bericht erstellen. Dafür müssen sie relevante Kennzahlen auswählen, ein einfaches Template nutzen, die Datenerfassung automatisieren und das Feedback ihrer Kund:innen berücksichtigen, damit diese genau die Informationen erhalten, die sie brauchen.

NinjaOne PSA vereint die oben beschriebenen Funktionen für Berichterstattung und Dashboards in einer nativen Plattform, zusammen mit Abrechnung, Dokumentation und Asset-Management. So bleibt alles synchron, ohne dass ein unnötiger Tool-Wildwuchs entsteht. Testen Sie NinjaOne PSA 14 Tage lang kostenlos.

Ähnliche Artikel:

• Mehr als Fehlerbehebung: Best Practices für IT-Berichte
• Die 10 besten IT-Berichterstattungstools für IT-Teams
• So wählen Sie die richtigen IT-KPIs und Leistungskennzahlen aus
• So erstellen Sie einen schlanken MSP-Servicebericht ohne PSA-Tool (Video)
• So erstellen Sie einen schlanken MSP-Servicebericht ohne PSA-Tool