Zo beheert u softwarelicentieaudits (Adobe, Microsoft) proactief

Een softwarelicentieaudit is alleen beangstigend als u niet voorbereid bent. Zonder proactief beheer van softwarelicentieaudits kunnen problemen ontstaan zoals ongedocumenteerd gebruik, onverwachte kosten of boetes wanneer u compliance niet kunt aantonen. Daarom is het cruciaal dat u het proces begrijpt en licentieauditproblemen voorkomt voordat ze ontstaan. In deze gids nemen we u mee langs de beste praktijken en strategieën voor het beheren van softwarelicentieaudits.

Wilt u snel een visueel overzicht? Bekijk dan onze videogids Softwarelicentieaudits (Adobe, Microsoft) proactief beheren

In één oogopslag

Vereisten voor het beheren van softwarelicentieaudits

Controleer voordat u met het beheer van softwarelicentieaudits begint of uw omgeving aan de volgende eisen voldoet:

• Toegang tot het Microsoft 365-beheercentrum en eventuele Volume Licensing-portals voor het beheren van Microsoft-abonnementen en -licenties.
• De Adobe Admin Console beheert de licenties voor Creative Cloud en Acrobat DC centraal.
• PowerShell 7.6 LTS (aanbevolen) of Windows PowerShell 5.1, met beheerdersrechten op uw beheerstations. (Controleer uw PowerShell-versie)
• Dekking van endpoints via RMM-tools of GPO’s om alle devices te bereiken.
• Mechanismen om software te detecteren en endpointgegevens te verzamelen, zoals registercontroles, inventarissen van geïnstalleerde software of scans van het bestandssysteem.

Taak 1: houd een centrale licentie-inventaris bij

Use case:

Een centrale licentie-inventaris versterkt uw compliance. Met deze taak houdt u elke softwaretitel, elk licentietype en elk activeringsmodel bij.

Hieronder staan de aanbevolen stappen voor het bijhouden van een centrale licentie-inventaris.

1. Houd het volgende bij:
   • Licenties per gebruiker: hieronder vallen licenties die aan een individueel gebruikersaccount zijn gekoppeld. Denk aan software als Microsoft 365, Adobe CC en meer.
   • Licenties per device: dit zijn licenties die aan specifieke hardware zijn toegewezen, waaronder volumelicenties, OEM-licenties en andere licentietypen.
   • Abonnement versus eeuwigdurend: bij deze taak onderscheidt u abonnementslicenties (periodiek betaald) van eeuwigdurende licenties (eenmalig betaald voor onbeperkt gebruik).
   • Toegewezen via de cloud versus lokaal geïnstalleerd: u volgt licenties om te bepalen welke software via een clouddienst wordt geleverd en welke fysiek op de opslag van het device staat.
2. Bewaar de inventaris met het volgende:
   • Cloudopslagplatforms: sla inventarisgegevens op in cloudopslagplatforms als OneDrive of SharePoint.
   • IT documentatiediensten: een speciaal voor MSP’s ontwikkeld platform voor IT documentatie is hier eveneens ideaal voor. Sommige uitgebreide platforms voor endpoint management, zoals NinjaOne, hebben ook geïntegreerd IT-assetmanagement, dat u kunt gebruiken om uw licentie-inventaris op te slaan en te beheren.
   • Aangepaste rapporten gegenereerd met PowerShell: specifieke scripts kunnen automatisch beschikbare licentie- en installatiegegevens van endpoints verzamelen, deze in leesbare rapporten gieten (CSV, HTML, enzovoort) en opslaan in een centrale opslagplaats, zodat u doorlopend auditklaar bent.

Taak 2: gebruik PowerShell om geïnstalleerde software en licentiegegevens te achterhalen

Use case:

Met deze taak haalt u een gefilterde lijst op van geïnstalleerde applicaties en beschikbare licentiegegevens door handmatig PowerShell-opdrachten uit te voeren.

Geautomatiseerde detectie is cruciaal om uw licentie-inventaris accuraat te houden. Eén manier is PowerShell gebruiken om geïnstalleerde software op te vragen, activeringsgegevens van Microsoft 365-abonnementsapps te controleren en de activeringsstatus van Microsoft Office op te halen. Hier volgen een paar voorbeeldstappen:

1. Open PowerShell als beheerder. Druk op de Windows-toets, typ PowerShell, klik met de rechtermuisknop op Windows PowerShell en selecteer Als administrator uitvoeren.
2. Voer de volgende opdracht uit:

• Om alle Adobe- en Microsoft Office-applicaties weer te geven die in het Windows-register onder Uninstall staan:

Get-ItemProperty HKLM:\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Uninstall\* |
Where-Object {
$_.DisplayName -like "*Adobe*" -or
$_.DisplayName -like "*Office*"
} |
Select-Object DisplayName, DisplayVersion, InstallDate

Deze opdracht haalt de Adobe- en Microsoft Office-applicaties op die in het Windows-register onder Uninstall staan en toont hun namen, versies en installatiedatums.

Let op: deze opdracht geldt alleen voor het device waarop u hem uitvoert. Heeft u honderden computers, dan zou u hem op elke computer apart moeten uitvoeren. Voor opschaling zetten organisaties vaak RMM-tools als NinjaOne in om deze detectie te automatiseren door scripts massaal naar alle beheerde endpoints te sturen.

• Om de lokaal geïnstalleerde Click-to-Run-productconfiguratie van Microsoft 365 te bekijken, voert u dit uit:

Get-ItemProperty HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration |
Select-Object ProductReleaseIds
Let op: deze opdracht toont uitsluitend informatie over lokaal geïnstalleerde Click-to-Run-producten. Gebruik het Microsoft 365-beheercentrum of Microsoft Graph om toegewezen Microsoft 365-licenties of de abonnementsstatus te controleren.

• Om de activeringsstatus op te halen kunt u dit doen:

cscript “C:\Program Files\Microsoft Office\Office16\ospp.vbs” /dstatus
Let op: het script ospp.vbs is mogelijk niet in alle Microsoft 365-installaties beschikbaar. De locatie en beschikbaarheid hangen af van de geïnstalleerde Office-editie en het installatietype.

Taak 3: Adobe-installaties detecteren met PowerShell

Use case:

Met deze taak brengt u de geïnstalleerde Adobe-applicaties op een endpoint in kaart en vergelijkt u ze met de licentietoewijzingen per gebruiker in de Adobe Admin Console om ongeautoriseerde installaties of verlopen licenties op te sporen.

1. Open PowerShell als beheerder. Druk op de Windows-toets, typ PowerShell, klik met de rechtermuisknop op Windows PowerShell en selecteer Als administrator uitvoeren.
2. Voer de volgende opdracht uit:

Get-ItemProperty HKLM:\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Uninstall\* |
Where-Object {
$_.DisplayName -like "*Adobe*" -or
$_.DisplayName -like "*Office*"
} |
Select-Object DisplayName, DisplayVersion, InstallDate

Deze opdracht haalt de Adobe- en Microsoft Office-applicaties op die in het Windows-register onder Uninstall staan en toont hun namen, versies en installatiedatums. U kunt de resultaten tijdens compliancecontroles vergelijken met de licentietoewijzingen in de Adobe Admin Console.

Taak 4: gebruik een GPO om applicatiebeheer af te dwingen en softwarecompliance te ondersteunen

Use case:

Met deze taak voorkomt u dat ongeautoriseerde software op beheerde endpoints draait door restricties via Groepsbeleid toe te passen en te bepalen welke applicaties binnen het netwerk mogen draaien.

Groepsbeleid biedt een krachtig mechanisme voor applicatiebeheer door te beperken welke applicaties op beheerde endpoints mogen draaien. Hier volgt een overzicht:

• Open de Editor voor lokaal groepsbeleid.
  • Druk op een losstaande computer op Win + R, typ gpedit.msc en druk op Enter.
  • Open in een domeinomgeving Groepsbeleidsbeheer (gpmc.msc), bewerk de juiste GPO en navigeer naar het volgende pad.
• Onder Gebruikersconfiguratie > Beheersjablonen > Systeem:
  • Schakel Alleen opgegeven Windows-toepassingen uitvoeren in om software-installaties dicht te zetten.
  • Of gebruik Opgegeven Windows-toepassingen niet uitvoeren om bekende apps zonder licentie of illegale apps te blokkeren.
• Gebruik voor geavanceerder beheer Beleid voor softwarebeperking of AppLocker om te voorkomen dat ongeautoriseerde Adobe- of Microsoft Office-applicaties worden uitgevoerd.
  • Navigeer naar:
    • Computerconfiguratie > Windows-instellingen > Beveiligingsinstellingen > Beleid voor softwarebeperking
    • Computerconfiguratie > Windows-instellingen > Beveiligingsinstellingen > Beleid voor toepassingsbeheer > AppLocker
  • Of maak bijvoorbeeld padregels om installatieprogramma’s als setup.exe van illegale software te blokkeren of hashregels voor bekende gekraakte versies.

Taak 5: valideren via CMD en de licentietools van Windows

Use case:

Deze taak is bedoeld om de activeringsstatus van Windows en Microsoft Office te bevestigen, zodat u verstoringen voorkomt en devices aan de licentievereisten voldoen.

1. Open de opdrachtprompt als beheerder. Druk op de Windows-toets, typ cmd, klik met de rechtermuisknop op Opdrachtprompt in de zoekresultaten en selecteer Als administrator uitvoeren.
2. Voer het volgende uit om de licentie- en activeringsgegevens van Windows te bekijken:

slmgr.vbs /dli of slmgr.vbs /xpr

Deze opdrachten tonen de activeringsstatus van Windows, het licentietype en of het systeem permanent is geactiveerd.

3. Om de activeringsinformatie van Microsoft Office te bekijken, moet u het script ospp.vbs uitvoeren. Microsoft installeert dit ingebouwde script bij elke Office-installatie met volumelicentie om uw licentie- en activeringsgegevens te rapporteren. U hoeft het niet te downloaden; het staat al op uw systeem.

Om het uit te voeren, moet u het eerst lokaliseren. Het script ospp.vbs staat meestal in de installatiemap van Office:

• C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16 (voor 64-bits Office op 64-bits Windows)
• C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16 (voor 32-bits Office op 64-bits Windows)

U moet naar de map navigeren waarin het script ospp.vbs staat. Gebruik een van de volgende opdrachten, afhankelijk van uw Office-versie en systeemarchitectuur:

• Voer dit uit voor 64-bits Office op een 64-bits OS:

cd "C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16"

• Voor 32-bits Office op een 64-bits OS:

cd "C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16"v
LET OP: de map “Office16” hoort bij Office 2016 en 2019. Dit nummer verandert per versie (bijvoorbeeld “Office15” voor Office 2013 en “Office14” voor Office 2010).

Open de Opdrachtprompt (geopend als beheerder). Voer het volgende script uit met de opdracht cscript:

cscript ospp.vbs /dstatus

Dit script toont de activeringsstatus, het licentietype en de resterende respijtperiode, indien van toepassing.

4. Open Windows PowerShell als beheerder om de Creative Cloud-desktopapplicatie van Adobe te controleren en voer vervolgens de volgende opdrachten uit:

Get-Process "Creative Cloud"

5. Om een volledige lijst van geïnstalleerde producten op te halen voor aanvullende controle:

Get-ItemProperty HKLM:\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Uninstall\* |
Select-Object DisplayName, DisplayVersion, Publisher, InstallDate

Taak 6: notificaties bij non-compliance en opschoning automatiseren

Use case:

Met deze taak detecteert, meldt en verwijdert u automatisch software zonder licentie of verboden software. Zo blijft u compliant zonder uitsluitend op handmatige controles te leunen.

Automatisering helpt bij het opschalen van compliancecontroles. Hier volgen enkele aanbevelingen:

• Plan scripts in die ongeautoriseerde software opsporen door lijsten met geïnstalleerde software te vergelijken met uw gelicentieerde inventaris.
• Gebruik ondersteunde implementatietools, zoals Microsoft Intune, de Office Deployment Tool (ODT) of uw RMM-platform, om ongeautoriseerde of verouderde software automatisch van beheerde devices te verwijderen.
• Leg alle handelingen vast, zoals het verwijderen van software, notificaties en automatiseringsactiviteiten. Zo beschikt u over bewijsmateriaal voor softwarelicentieaudits.

Waar u op moet letten

Aanvullende overwegingen bij het beheren van softwarelicentieaudits

• BYOD en apparaten op afstand: volg softwaregebruik en licentietoewijzingen via de beheerportals van Microsoft 365 en Adobe.
• Inactieve accounts: deactiveer licenties van inactieve gebruikers of wijs ze opnieuw toe volgens het beleid van uw organisatie.
• Bewaarbeleid: bewaar inkoop- en licentiegegevens volgens het bewaarbeleid van uw organisatie en de geldende compliancevereisten.
• Auditverzoeken: zorg dat u op verzoek rapporten kunt leveren met licentieaantallen, toewijzingen, gebruiksgeschiedenis en aankooplogboeken.

Zo ondersteunt NinjaOne het beheer van softwarelicentieaudits

NinjaOne en de bijbehorende tools helpen MSP’s hun licentiebeheer continu op orde te houden en met vertrouwen auditklare rapporten te genereren.

Softwarelicentieaudits proactief beheren

Het beheren van softwarelicenties lijkt misschien een vervelend klusje. Toch kunnen deze aanbevelingen u behoeden voor onverwachte en vaak verstorende problemen door een verkeerd verlopen softwarelicentieaudit. Samengevat behandelden we:

• Hoe u Microsoft- en Adobe-software-installaties opspoort en volgt
• Methoden met PowerShell, CMD, het register en GPO’s om softwarelicentiecompliance te ondersteunen
• Strategieën voor centrale documentatie en automatisering
• Hoe NinjaOne organisaties helpt zich voor te bereiden op softwarelicentieaudits.

Met al deze strategieën bereidt u zich proactief en met vertrouwen voor op een softwarelicentieaudit.

Gerelateerde onderwerpen:

• De software-inventaris bekijken
• Rapporten over de software-inventaris
• IT-compliance: definitie, normen en risico’s
• Zo voert u een lichte controle van Microsoft 365-resources uit
• Zo voert u een lichte controle van Microsoft 365-resources uit (videogids)