Zo voert u een lichte controle uit op ongebruikte Microsoft 365-resources

In Microsoft 365-omgevingen (M365) stapelen ongebruikte resources zich na verloop van tijd op. Dat leidt tot onnodige kosten en complexiteit, zeker bij kleine en middelgrote bedrijven. Managed service providers (MSP’s) die meer willen besparen en hun omgevingen willen stroomlijnen, doen er goed aan regelmatig te controleren, ook zonder dure tools voor compliance-audits. Sinds Microsoft Office 365 heeft omgedoopt tot Microsoft 365, draagt het auditen van Office 365-onderdelen rechtstreeks bij aan de optimalisatie van het volledige M365-ecosysteem.

Lees verder en ontdek hoe u met een eenvoudig kader een Office 365-licentieaudit uitvoert op licenties, mailboxen en andere resources.

Wilt u snel een visueel overzicht? Bekijk dan onze videogids Zo voert u een lichte controle uit op ongebruikte Microsoft 365-resources

Stappen om ongebruikte M365-resources te controleren

MSP’s doen er verstandig aan een duidelijk kader te volgen wanneer ze een optimalisatietraject voor M365-licenties starten. Zo wordt elk belangrijk onderdeel beoordeeld zonder al te veel inspanning. Verdeel de controle in stappen die rechtstreeks bijdragen aan kostenbesparing, operationele efficiëntie en betere beveiliging.

📌 Vereisten:

• Toegang tot het M365-beheercentrum en PowerShell
• Licentie- en factuurgegevens van de klant
• Een eenvoudige rapporttemplate (zoals Excel, Power BI of NinjaOne Documentation)
• Inzicht in de bedrijfscontext van de klant (denk aan seizoensaccounts, gedeelde mailboxen, compliance-eisen)

Stap 1: controleer licenties en gebruikersaccounts

Het beoordelen van licentiegebruik is een van de belangrijkste fasen van het proces. Licenties behoren namelijk tot de hoogste terugkerende kosten voor klanten en ongebruikte toewijzingen lopen snel in de papieren. Vergelijk actieve gebruikers systematisch met toegewezen licenties om ongebruikte Office 365-licenties op te sporen en direct besparingskansen bloot te leggen.

(A) Controleer op inactieve of uitgeschakelde accounts die nog een licentie verbruiken

• Zoek naar accounts van vertrokken medewerkers die nog niet zijn gedeprovisioneerd.
• Bepaal of deze accounts moeten worden omgezet naar gratis gedeelde mailboxen of een betaalde licentie moeten blijven gebruiken.

(B) Vergelijk actieve gebruikers met licentietoewijzingen

• Leg de personeelslijst naast de actieve gebruikers in M365.
• Let vooral op freelancers, stagiairs of seizoenskrachten die mogelijk geen doorlopende toegang meer nodig hebben.

(C) Spoor kansen op om licenties te downgraden of opnieuw toe te wijzen

• Ga na of gebruikers een premium licentie hebben (bijvoorbeeld E3/E5) terwijl ze de geavanceerde functies niet gebruiken.
• Adviseer waar passend een goedkoper licentieniveau.

Op te leveren resultaat

Een overzicht van het licentiegebruik met:

• Totaal aantal aangekochte versus toegewezen licenties
• Aantal ongebruikte of terug te vorderen licenties
• Mogelijke besparing (bijvoorbeeld: “Het terugvorderen van 5 E3-licenties levert $900 per jaar op”)

Stap 2: controleer inactieve mailboxen en gedeelde accounts

Onbeheerde mailboxen, zoals ongebruikte persoonlijke mailboxen van oud-medewerkers en gedeelde of rolgebaseerde accounts die niet meer in gebruik zijn, verbruiken ongemerkt resources en vergroten het beveiligingsrisico. Met een lichte audit markeren MSP’s deze accounts en verwijderen ze ongebruikte licenties in M365.

(A) Controleer de laatste aanmeldactiviteit

• Gebruik PowerShell of rapporten uit het M365-beheercentrum om mailboxen te vinden zonder recente aanmeldingen (bijvoorbeeld 90 dagen of langer).
• Bevestig bij de klant of deze accounts actief moeten blijven of kunnen worden gesloten, omgezet of gearchiveerd.

(B) Beoordeel gedeelde en rolgebaseerde accounts

• Ga na of gedeelde mailboxen (bijvoorbeeld sales@, hr@) nog worden gebruikt.
• Is zo’n mailbox inactief maar verbruikt die nog een licentie? Overweeg dan een omzetting naar een gratis gedeelde mailbox.

(C) Spoor mailboxen van uitgeschakelde gebruikers op

• Aan sommige uitgeschakelde accounts hangt nog een gelicentieerde mailbox.
• Zorg dat het bewaar- of compliancebeleid wordt gevolgd en herclassificeer deze mailboxen waar nodig.

Op te leveren resultaat

Een rapport over mailboxactiviteit met daarin:

• Inactieve mailboxen en hun laatste aanmelddatum
• Gedeelde of rolgebaseerde accounts die niet meer worden gebruikt
• Aanbevolen acties (sluiten, omzetten naar gedeeld of bewaren voor compliance)
• Mogelijke kostenbesparing door overbodige mailboxlicenties

Stap 3: controleer het gebruik van Teams en SharePoint

Inactieve Teams of verlaten SharePoint-sites zorgen voor rommel en leveren uitdagingen op het vlak van governance en beveiliging op. Een audit helpt u te zien wanneer samenwerkingstools hun doel voorbijschieten en wanneer u verouderde resources beter opruimt of archiveert.

(A) Exporteer gebruiksrapporten uit het M365-beheercentrum

Genereer rapporten over de activiteit in Teams en SharePoint van de afgelopen 90 dagen en zoek naar sites of kanalen met weinig tot geen gebruikersinteractie.

(B) Spoor inactieve teams op

Markeer Teams zonder chatactiviteit, geüploade bestanden of vergaderingen en bespreek vervolgens met de stakeholders of deze gearchiveerd, samengevoegd of verwijderd moeten worden.

(C) Beoordeel SharePoint- en OneDrive-sites

Controleer op sites zonder recente bestandsactiviteit of samenwerking en op verlaten content die mogelijk nog gevoelige informatie bevat.

(D) Denk aan governancebeleid

Ga na of de klant beleid heeft voor het aanmaken, beoordelen en archiveren van Teams- of SharePoint-sites. Zo niet, adviseer dan lichte governancemaatregelen (bijvoorbeeld een jaarlijkse controle) om terugkerende wildgroei te voorkomen.

Op te leveren resultaat

Een inventarisatie van het samenwerkingsgebruik met:

• Een lijst van inactieve Teams met aanbevolen acties (archiveren, samenvoegen, verwijderen)
• SharePoint- of OneDrive-sites zonder activiteit gedurende 90 dagen of langer
• Notities over governance- of compliance-overwegingen

Stap 4: leg bevindingen vast in bedrijfstaal

Nu u de technische rapporten hebt, moet u ze vertalen naar heldere bedrijfstaal die aanslaat bij de leiding van de organisatie. Maak daarbij duidelijk waarom de controle ertoe doet door de nadruk te leggen op kosten, productiviteit en bedrijfsresultaten. Zo begrijpen klanten de uitkomsten en zien ze de directe waarde van uw werk als MSP.

(A) Vertaal technische cijfers naar financiële impact

• Som niet simpelweg ongebruikte licenties op, maar schrijf: “3 ongebruikte E3-licenties ter waarde van $540 per jaar kunnen worden teruggevorderd.”
• Benadruk de kansen om kosten te verlagen door te laten zien waar het terugbrengen van resources toekomstige overbesteding voorkomt.

(B) Laat de operationele voordelen zien

• Presenteer inactieve Teams of SharePoint-sites als verbeteringen in governance: “Het archiveren van twee inactieve Teams vereenvoudigt de samenwerking en voorkomt verwarring bij medewerkers.”
• Benadruk minder administratieve overhead en snellere besluitvorming als voordelen van de opruimactie.

(C) Benoem beveiliging en risico

• Beschrijf inactieve accounts als beveiligingsrisico: “Twee ongebruikte accounts met mailboxtoegang stellen de groep bloot aan kwetsbaarheden en moeten worden verwijderd.”
• Zo positioneert u de opruimactie als proactief risicobeheer.

(D) Werk met klantvriendelijke deliverables

• Vat de bevindingen samen in een rapport van één pagina of een korte presentatie.
• Neem een onderdeel op over besparingskansen en efficiëntiewinst, met opsommingen of visuals.

Op te leveren resultaat

Een rapport van de lichte controle voor de klant met:

• Samenvattingen van de knelpunten in gewone taal (bijvoorbeeld ongebruikte licenties, inactieve accounts, verouderde samenwerkingssites)
• Zakelijke impact in termen van kostenbesparing, efficiëntie en risicovermindering
• Heldere, concrete aanbevelingen waar de klant mee akkoord kan gaan

Stap 5: neem de resultaten mee in QBR’s of verlengingsgesprekken

Deel uw bevindingen tijdens Quarterly Business Reviews (QBR’s) of verlengingsgesprekken. Zo presenteert u kostenbesparingen, risicovermindering en efficiëntiewinst in een zakelijke context en profileert u zich tegelijk als een proactieve partner die investeert in het succes van de klant.

(A) Benoem kostenbesparingen duidelijk

• Neem teruggevorderde of gedowngrade licenties op als aparte post: “$1.200 per jaar aan mogelijke besparing door het terugvorderen van ongebruikte E3-licenties.”
• Presenteer deze bevindingen als directe budgetoptimalisaties.

(B) Laat efficiëntieverbeteringen zien

• Benadruk governancevoordelen zoals minder wildgroei in Teams of een eenvoudigere navigatie in SharePoint.
• Laat zien hoe het opruimen leidt tot eenvoudiger beheer en een betere UX.

(C) Ondersteun strategische beslissingen

• Gebruik de bevindingen als basis voor right-sizingprojecten, aanpassingen van licentieniveaus of migratieplanning.
• Presenteer aanbevelingen als kansen om opnieuw te investeren in groei-initiatieven (bijvoorbeeld beveiligingsupgrades of samenwerkingstools).

(D) Verwerk het in uw QBR-materiaal

• Voeg een slide toe met de resultaten van de lichte controle, met onderdelen voor besparingen, risicovermindering en efficiëntiewinst.
• Gebruik eenvoudige visuals (bijvoorbeeld voor-en-na-grafieken of kostenvergelijkingstabellen) om de bevindingen verteerbaar te maken voor niet-technische stakeholders.

Op te leveren resultaat

Een klaar-voor-de-klant-samenvatting met:

• Vastgestelde kostenbesparingen met concrete bedragen
• Operationele en beveiligingsverbeteringen
• Concrete aanbevelingen voor vervolgstappen (bijvoorbeeld licenties opnieuw toewijzen, Teams archiveren, inactieve mailboxen verwijderen)

Overzichtstabel met beste praktijken

Hier volgt een korte samenvatting van het proces, met per onderdeel het doel en de waarde.

Onderdeel	Doel	Waarde voor de klant
Licentiecontrole	Ongebruikte of verkeerd afgestemde licenties opsporen	Verspilling terugdringen en budgetten optimaliseren
Mailboxaudit	Inactieve of overbodige mailboxen markeren	Minder rommel, lagere kosten en minder risico
Controle van Teams of SharePoint	Inactieve samenwerkingssites beoordelen	Governance verbeteren en samenwerking stroomlijnen
Vertaling naar bedrijfstaal	Technische resultaten omzetten naar zakelijke termen	Bevindingen helder en bruikbaar maken voor SMB-leiders
Integratie in QBR’s	Bevindingen presenteren in kwartaalreviews of verlengingen	Vertrouwen opbouwen, doorlopende waarde tonen en strategische beslissingen ondersteunen

Waarom een lichte controle van ongebruikte M365-resources belangrijk is

M365-resources raken vervuild naarmate organisaties groeien, dus moeten MSP’s ze goed beheren om problemen te voorkomen. Wie geen dure volledige compliance-audit wil uitvoeren, haalt met een eenvoudig controleproces al diverse voordelen binnen:

• Kostenoptimalisatie: Ongebruikte licenties terugvorderen of opnieuw toewijzen of licentieniveaus downgraden wanneer geavanceerde functies toch niet worden gebruikt.
• Beter beheersbaar: Overbodige en verlaten resources verwijderen om gebruikersaccounts, Teams en sites te stroomlijnen en het beheer te vereenvoudigen.
• Minder risico: De blootstelling verkleinen door vergeten accounts, inactieve mailboxen en ongereguleerde samenwerkingssites aan te pakken.
• Aantoonbare waarde voor de klant: Bevindingen in zakelijke termen presenteren en vertrouwen opbouwen door resources en budget van de klant proactief te beheren.

Voorbeeld van een automatiseringsmoment

Automatisering helpt MSP’s om handmatig werk te beperken en consistentie te waarborgen tijdens een lichte controle. Zelfs een eenvoudig PowerShell-script is een goed startpunt om ongebruikte resources te vinden, die u vervolgens valideert en vertaalt naar zakelijke aanbevelingen.

Nu de MSOnline-module is afgeschaft, gebruikt het onderstaande bijgewerkte script de Microsoft Graph PowerShell SDK, de door Microsoft ondersteunde vervanger voor beheer- en rapportagetaken in M365. Dit script spoort inactieve gebruikersaccounts op, waardoor MSP’s snel licenties kunnen markeren om terug te vorderen of opnieuw toe te wijzen.

Hier ziet u bijvoorbeeld een PowerShell-script dat met de Microsoft Graph PowerShell SDK inactieve M365-gebruikersaccounts opspoort:

Install-Module Microsoft.Graph -Scope CurrentUser -Force Import-Module Microsoft.Graph.UsersConnect-MgGraph -Scopes "User.Read.All","AuditLog.Read.All"$cutoff = (Get-Date).AddDays(-90) $users = Get-MgUser -All -Property "DisplayName","UserPrincipalName","SignInActivity"$inactive = $users | Where-Object { (-not $_.SignInActivity) -or ($_.SignInActivity.LastSignInDateTime -lt $cutoff) } | Select-Object DisplayName, UserPrincipalName, @{Name="LastSignInDateTime";Expression={$_.SignInActivity.LastSignInDateTime}}$inactive$inactive | Export-Csv -Path ".\Inactive-M365-Users.csv" -NoTypeInformation

⚠️ Belangrijk: om dit script succesvol uit te voeren moet de Microsoft Graph PowerShell-module zijn geïnstalleerd en moet u zich aanmelden met een account dat beschikt over de machtigingen User.Read.All en AuditLog.Read.All (doorgaans een globale beheerder of gebruikersbeheerder). De eigenschap SignInActivity is mogelijk alleen in bepaalde tenants beschikbaar of vereist het bètaprofiel (Select-MgProfile -Name "beta") als die niet standaard wordt teruggegeven.

Dit script maakt via beveiligde gedelegeerde machtigingen verbinding met Microsoft Graph om gegevens over gebruikersactiviteit te verzamelen. Het haalt alle M365-gebruikers op, controleert hun meest recente aanmelddatum, filtert op gebruikers die 90 dagen of langer inactief zijn (of zich nooit hebben aangemeld) en exporteert de resultaten naar een CSV-bestand voor eenvoudige controle en rapportage.

Voer dit uit tijdens stap 1 om gebruikers met ongebruikte licenties te vinden en exporteer de resultaten naar CSV of Excel. Vervolgens bevestigt u bij de klant of de gemarkeerde accounts echt inactief zijn, want sommige accounts – zoals die van seizoensmedewerkers – moeten misschien toch blijven bestaan. U kunt het script ook per kwartaal laten draaien als onderdeel van uw terugkerende workflow voor lichte M365-controles.

Integratie met NinjaOne

NinjaOne vormt een goede aanvulling op lichte M365-controles door een centraal platform te bieden voor documentatie, automatisering en klantcommunicatie. Deze mogelijkheden werken samen binnen het NinjaOne-platform, zodat documentatie, ticketsysteem en endpointgegevens met elkaar verbonden blijven in plaats van verspreid te raken over losse tools.

Zo ondersteunt NinjaOne elke fase van het proces:

Integratiepunt	Hoe NinjaOne helpt	Waarde voor MSP’s en klanten
Device- of gebruikersgegevens exporteren	NinjaOne-gegevens vergelijken met M365-rapporten	Gebruik dubbel valideren en inconsistenties opsporen
Documentatietemplates	Templates voor lichte controlerapporten bewaren in NinjaOne Documentation	Consistentie en professionaliteit bij alle klanten waarborgen
Geautomatiseerde herinneringen	Kwartaaltaken voor M365-controles inplannen	Herhaalbare, proactieve controleworkflows opbouwen
Taken volgen	Herstelacties vastleggen (bijvoorbeeld licentie terugvorderen, mailbox omzetten)	Inzicht en verantwoording bieden bij de opvolging
QBR-dashboards	Bevindingen en kostenbesparingen opnemen in QBR-weergaven	Doorlopende waarde tonen en klantrelaties versterken

Van controle naar echte waarde

Met een lichte M365-controle sporen MSP’s ongebruikte resources op die budgetten uithollen, de complexiteit vergroten en beveiligingsrisico’s met zich meebrengen. Zo’n rapport over het M365-licentiegebruik levert pas echt waarde op wanneer u de bevindingen vertaalt naar bedrijfsresultaten, met de nadruk op lagere kosten en efficiëntiewinst. Presenteert u het als onderdeel van doorlopende QBR’s, dan wordt het een herhaalbare dienst met veel impact die vertrouwen wekt en strategische waarde aantoont.

Gerelateerde onderwerpen:

• Zo voorkomt u verspilling van Microsoft 365-licenties met gebruiksanalytics en automatisering
• Zo beheert u softwarelicentieaudits (Adobe, Microsoft) proactief
• Zo bereidt u zich voor op een Microsoft 365-beveiligingsaudit over meerdere tenants
• Zo maakt u een back-up van Microsoft 365 Teams
• Google Workspace versus Microsoft 365: welke past het best bij bedrijven?