Zo worden iPads in de zorg gebruikt en zo beveiligt u ze

iPads worden in de zorg gebruikt voor veilige telehealth en videoconsulten, realtime communicatie tussen medewerkers, intake en toestemmingsverklaringen van patiënten en informatiezuilen voor bezoekers. Omdat ze vaak door meerdere zorgverleners worden gedeeld en beschermde gezondheidsinformatie (PHI) bevatten, hebben iPads in de zorg HIPAA-conforme beveiliging, versleuteling, toegangscontroles en mobile device management (MDM) nodig om risico’s op het gebied van privacy, compliance en betrouwbaarheid te voorkomen. Doordat ze mobiele klinische workflows mogelijk maken, zijn iPads in de zorg onmisbaar geworden om de kwaliteit en efficiëntie van de patiëntenzorg te verbeteren. iPhones en iPads maken samenwerking en communicatie mogelijk en vergroten de betrokkenheid van medewerkers bij patiënten. De technologie achter die voordelen kan echter risico’s en compliance-problemen opleveren als ze niet goed wordt geïmplementeerd, bestuurd en onderhouden.

Deze gids legt uit hoe iPads en andere mobiele apparaten de zorg verbeteren en welke stappen u kunt zetten om ze te beveiligen, zodat u later geen problemen krijgt met privacy, compliance en betrouwbaarheid.

Veelvoorkomende use cases voor iPads in de zorg

iPads, tablets en andere mobiele apparaten verbeteren de efficiëntie van workflows en de betrokkenheid van patiënten op een aantal manieren:

• Samenwerking op afstand aan medische dossiers door medewerkers, met HIPAA-conforme gegevensbescherming
• Veilige, realtime communicatie via tekst, audio of video, zowel voor interne communicatie als voor consulten op afstand en telehealth
• Informatie voor bezoekers, zoals video’s, plattegronden en overzichten
• Voorlichting, intake en toestemmingsverklaringen van patiënten

Voor deze use cases moeten apparaten direct beschikbaar zijn en moeten de bronnen erop meteen toegankelijk zijn, zowel in handen van medewerkers als van patiënten.

Beveiligingsuitdagingen van iPads in klinische omgevingen

Het openbare karakter van klinische omgevingen en de toegankelijkheid van mobiele apparaten zoals iPads zorgen in de zorg voor forse beveiligingsuitdagingen. De gangbare aannames over kantoorapparaten (één gebruiker die verantwoordelijk is voor zijn device) gaan in de zorg niet op. Daar worden apparaten vaak gedeeld door meerdere gebruikers met verschillende rollen en verplaatsen ze zich tussen locaties of taken.

Mobiele apparaten raken ook vaker zoek of worden gestolen. Bovendien valt de data erop vaker onder strenge privacywetgeving zoals HIPAA, waardoor een onvoldoende beveiligde of gecompromitteerde iPad zowel een operationeel risico als een compliance-risico vormt.

Aanvullende HIPAA-eisen en andere wettelijke compliance-aandachtspunten

HIPAA geldt voor elke organisatie die persoonlijke gezondheidsinformatie (PHI) verwerkt, met zware juridische en reputatiegevolgen als die organisatie onvoldoende maatregelen neemt om die informatie te beschermen. HIPAA-overtredingen voorkomen is cruciaal voor de continuïteit van zorgorganisaties in de VS en andere regio’s kennen vergelijkbare regelgeving met eigen eisen op het gebied van privacy en gegevensbescherming.

U bent zelf verantwoordelijk voor een implementatie die voldoet aan de regelgeving die geldt voor uw organisatie, uw medewerkers en uw bezoekers – geen enkele gids kan alle stappen afdekken. Raadpleeg de originele tekst van de wetten en branchenormen waaraan u moet voldoen en werk samen met technische experts die kunnen zorgen dat die eisen goed worden ingevuld.

Beveiliging en compliance van iPads in balans met klinische bruikbaarheid

IT-governance stemt technische planning en implementatie af op de bedrijfsdoelen. In de zorg moet IT-governance daarnaast aansluiten op de zorguitkomsten. Beveiligingsmaatregelen en compliance-maatregelen moeten worden doorgevoerd zonder wrijving in kritieke medische workflows of inefficiëntie in administratieve taken, want dat kan doorwerken in andere gebieden of leiden tot vermijdbare fouten.

Interne IT-teams en managed service providers (MSP’s) die mobiele apparaten zoals iPads en iPhones in de zorg beheren moeten zorgen voor tools en configuraties die:

• Vertraging bij inloggen en opnieuw authenticeren beperken (bijvoorbeeld door sessies te hervatten)
• Ongeautoriseerde toegang tot beschermde gegevens voorkomen
• Snelle overdracht van devices tussen gebruikers en voor verschillende taken mogelijk maken
• Offline gebruik ondersteunen of op zijn minst overweg kunnen met wisselende connectiviteit

Veel hiervan beperkt zich niet tot de configuratie van de mobiele apparaten zelf, maar hangt samen met uw totale IT-infrastructuur. Denk aan de dekking en betrouwbaarheid van het wifinetwerk en aan adaptieve multifactorauthenticatie (MFA) en conditional access, die hier grote invloed op hebben.

Neem ook het gedrag van eindgebruikers mee in uw governance- en beveiligingsmaatregelen. Onhandige of te strenge maatregelen leiden tot vertraging en kunnen er ook toe leiden dat gebruikers veilige werkwijzen links laten liggen of, erger nog, omwegen zoeken zoals het delen van inloggegevens.

Remote management is een must voor gedeelde iPads en kioskapparaten

Gedeelde apparaten moeten op afstand in de gaten worden gehouden om misbruik te voorkomen, hun locatie te volgen en beveiligingsbeleid zoals versleuteling en toegangscontroles af te dwingen. Het moet ook mogelijk zijn om zoekgeraakte apparaten op afstand te vergrendelen tot ze terecht zijn of om ze te wissen en permanent uit te schakelen als ze gestolen zijn. HIPAA-conform mobile device management (MDM) is hier ideaal voor en kan ook worden ingezet voor aanvullende beheertaken op afstand, zoals het uitrollen van apps.

Apparaten die bedoeld zijn voor publiek gebruik (dus door patiënten en bezoekers) moeten aan extra beperkingen voldoen. “Kioskmodus” is de gangbare term voor het vastzetten van een device op één app (of een beperkte set apps) en het blokkeren van toegang tot systeemfuncties zoals de instellingen. Op iPads heet deze functie Begeleide toegang (vergrendeling op één app voor één sessie) of Single App Mode (permanente vergrendeling, afgedwongen via MDM). Deze beperkte modi zijn ook handig om ervoor te zorgen dat medewerkers apparaten in taakspecifieke opstellingen alleen voor het beoogde doel gebruiken.

Belangrijke iPadOS-functies die IT-teams in de zorg moeten inschakelen

Naast MDM-enrollment en beleidshandhaving zijn verschillende ingebouwde iPadOS-mogelijkheden bij uitstek geschikt voor het gedeelde karakter en het hoge verloop van zorgomgevingen:

• Gedeelde iPad voor bedrijven

De modus Gedeelde iPad laat meerdere medewerkers dezelfde fysieke iPad gebruiken, terwijl de apps, gegevens en instellingen van iedere persoon gescheiden blijven via individuele beheerde Apple ID’s. Een verpleegkundige kan aan het begin van een dienst inloggen en aan het eind uitloggen, zonder dat de sessie, berichten of appgegevens van een andere gebruiker meegaan. Daarmee is het probleem opgelost waar standaard consumenten-iPads niet op gebouwd zijn: de aanname van één gebruiker.

• Managed Open In

Apple Managed Open In beperkt welke apps bestanden uit beheerde bronnen mogen openen. Zo voorkomt u dat PHI wordt geopend of gedeeld via niet-goedgekeurde persoonlijke apps (zoals een privé-e-mail- of berichtenapp) op hetzelfde device.

• Automatische apparaatregistratie

Apparaten die via Apple Business Manager zijn aangeschaft kunnen zo worden ingesteld dat ze zich automatisch aanmelden bij MDM en beveiligingsprofielen toepassen zodra ze voor het eerst verbinding maken met wifi, dankzij Apple’s Automated Device Enrollment, zonder dat een IT-beheerder het device fysiek moet configureren voordat het bij een klinische afdeling aankomt.

• Contentfiltering en netwerkbeperkingen

Voor iPads die patiënten en bezoekers gebruiken kunnen IT-teams via het blokkeren van websites in iPadOS de toegang tot niet-goedgekeurde websites blokkeren. Met per-app-VPN of netwerkbeperkingen stuurt u alleen specifieke klinische apps via het beveiligde ziekenhuisnetwerk in plaats van het hele device bloot te stellen.

Door deze native beveiligingsfuncties van de iPad naast MDM-software in te schakelen, krijgen IT-teams in de zorg twee beschermingslagen.

Behandel iPads in de zorg als kritieke infrastructuur

Zorgmedewerkers vertrouwen steeds meer op mobiele apparaten, waaronder iPads en iPhones, om hun bedrijfskritische taken uit te voeren. Slechte prestaties, gebrekkige beveiliging of uitval van die apparaten leidt niet alleen tot slechte bedrijfsresultaten zoals bij de meeste organisaties: in zorgsituaties kan de gezondheid of het comfort van echte mensen eronder lijden. Apparaten kunnen ook gekoppeld of verbonden zijn met gespecialiseerde medische apparatuur die erop vertrouwt om te kunnen functioneren.

Mobiele apparaten in de zorg moeten daarom worden behandeld als kritieke infrastructuur, om snelle en betrouwbare resultaten te garanderen. Dat staat of valt met hun continue beschikbaarheid, beveiliging en geschiktheid voor het doel.

IT-teams moeten daarom tools kiezen waarmee ze veelvoorkomende onderhouds- en beveiligingstaken kunnen automatiseren, apparaten op afstand kunnen monitoren op problemen om proactief in te grijpen en laagdrempelige helpdeskkanalen kunnen bieden waar medewerkers problemen melden. Regelmatige Patching (een beveiligingsnoodzaak) vraagt om zorgvuldigheid, zodat de tools geen compatibiliteitsproblemen veroorzaken en de installatie niet plaatsvindt terwijl apparaten in gebruik zijn.

Goede governance en duidelijk eigenaarschap per device bij de medewerkers op de werkvloer zijn bepalend voor het succes van deze processen: apparaten moeten voorspelbaar te vinden zijn zodat ze niet kwijtraken, binnen een mum van tijd beschikbaar zijn en in werkende staat verkeren met verbinding.

Operationele en lifecycle-overwegingen voor gedeelde mobiele apparaten

Verouderde apparaten vormen een beveiligingsrisico omdat ze geen patches meer krijgen voor bekende kwetsbaarheden. Ze ondersteunen vaak ook geen nieuwe standaarden, waardoor u de nieuwste zorg- of productiviteitssoftware niet kunt draaien.

Lifecycle-planning is essentieel om te zorgen dat verouderde apparaten uit gebruik worden genomen en veilig worden afgevoerd. Zet bij de uitrol technologieën in zoals zero-touch implementatie en MDM, zodat elk device correct is geconfigureerd met consistente, veilige standaardinstellingen. Met tools voor assetbeheer houdt u alle apparaten binnen uw organisatie bij.

Houd de apparaatgezondheid van iPads in de gaten en moedig medewerkers aan om problemen en kapotte apparaten te melden. Wordt een device uit gebruik genomen, wis het dan veilig zodat de data later niet door onbevoegden kan worden gelezen. Met zero-touch bevoorrading waarbij apparaten zich aanmelden bij MDM zijn nieuwe en vervangende devices binnen enkele minuten na het uitpakken klaar voor gebruik.

Zo voorkomt u dat oude apparaten door de mazen glippen en risico’s opstapelen.

Eén oplossing om iPads en mobiele apparaten te beveiligen en compliance-doelen op schaal te halen

De snelle en brede opmars van iPads in de zorg biedt kansen om workflows te optimaliseren en de patiëntenzorg te verbeteren en maakt zelfs nieuwe manieren mogelijk om patiënten te helpen en te behandelen. Tegelijk brengen ze nieuwe risico’s met zich mee als ze niet goed worden bestuurd en beveiligd en zorgen ze voor extra compliance-werk.

Centraal beheer met MDM helpt al een heel eind bij die risico’s en zorgen. Techteams en MSP’s hebben echter meer nodig dan alleen device management.

Met NinjaOne iPad Management registreren, beveiligen en ondersteunen IT-teams klinische iPads vanuit één portaal, op een HIPAA-conforme basis die MDM, monitoring en beheer op afstand (RMM), backup, remote access, helpdesk en documentatie samenbrengt met automatisering. Dankzij zero-touch enrollment via Apple Business Manager zijn nieuwe of vervangende apparaten klaar zodra ze verbinding maken, zonder handmatige installatie. Versleuteling, toegangscontroles en vergrendelen of wissen op afstand (inclusief Lost Mode) ondersteunen HIPAA-gerelateerde beveiligingsworkflows als een iPad kwijtraakt of wordt gestolen. Toegangscodebeleid en netwerkbeleid, appbeheer voor de hele vloot via Apple Apps and Books en realtime monitoring van de apparaatgezondheid houden elk device compliant en klaar voor gebruik. Ga aan de slag met een gratis trial van NinjaOne.