Zo voert u een handmatige review van de technische stapel uit zonder speciale auditsoftware

Naarmate bedrijven groeien, groeit ook hun technologieomgeving. Die omgeving loopt echter snel uit de hand wanneer nieuwe tools, diensten en oplossingen over verouderde systemen heen worden gelegd. Het gevolg: overbodige software, stijgende kosten en allerlei beveiligingsrisico’s. Speciale auditplatformen helpen bij het beheren van die omgevingen, maar veel MSP’s en kleinere organisaties beschikken niet over zulke tools.

Hoort u daarbij? Dan kunt u nog altijd een handmatige review van de technische stapel uitvoeren en zo heldere inzichten en concrete aanbevelingen leveren. Lees verder voor een praktisch kader waarmee u de technische stapel van uw klanten grondig en handmatig doorlicht.

Zo beoordeelt u de technische stapel van een klant handmatig, zonder gespecialiseerde software

Een audit van de technische stapel zonder gespecialiseerde auditsoftware kan complex zijn, maar met de juiste structuur is het goed werkbaar en zeer effectief. Uw uiteindelijke doel is om verspreide verzamelingen tools, licenties en systemen helder te categoriseren en een consistent beoordelingsproces toe te passen. Zo vindt u overlap, legt u risico’s bloot en kunt u waar nodig consolideren of verbeteren. Volg de onderstaande stappen.

📌 Vereisten:

• Exports uit bestaande RMM– of PSA-tools, inclusief rapportages over hardware, software, licenties en patch compliance
• Toegang tot leveranciersportalen voor SaaS-licentieaantallen en facturatieoverzichten
• Input van de klant over bedrijfskritische workflows en afhankelijkheden
• Een gestandaardiseerde review-template in Excel, Google Sheets of NinjaOne Docs

Stap 1: bepaal de reviewcategorieën

De eerste stap is een helder kader voor categorisering opstellen. Daarmee herkent u dubbele vermeldingen en risico’s veel sneller. Zo weet u zeker dat u de volledige technische omgeving analyseert voor uw IT-audit. Verdeel de stack van uw klant in de volgende kerncategorieën:

Categorie	Wat eronder valt
Endpoint- en device management	Pc’s Laptops Servers Mobiele apparaten RMM-agents Tools voor configuratiebeheer Beheer van mobiele apparaten (MDM) Imaging-oplossingen
Infrastructuur	Netwerkhardware (switches, routers, firewalls) Opslagoplossingen Virtualisatieplatformen Cloudinfrastructuur (AWS, Azure, Google Cloud)
Applicaties en SaaS	Samenwerkingstools (Microsoft 365, Google Workspace, Slack) Productiviteitsapps CRM-systemen ERP-systemen Line-of-business-applicaties Sectorspecifieke platformen
Beveiliging	Antivirus of EDR MFA Firewalls SIEM-oplossingen Vulnerability management Patching-tools
Back-up en herstel	Tools voor SaaS backup Back-upoplossingen voor servers en endpoints Disaster recovery (DRaaS) en platformen voor bedrijfscontinuïteit
Compliance en beleid	Bewaarbeleid Encryptietools Tools voor data loss prevention en archivering Alle sectorspecifieke compliance-eisen (HIPAA, GDPR, SOC2)

Resultaat: een gestandaardiseerde review-template met vooraf bepaalde categorieën die elk onderdeel van de technische stapel van de klant vastlegt, zodat geen enkel gebied wordt overgeslagen

Stap 2: verzamel gegevens uit bestaande bronnen

Vervolgens verzamelt u de ruwe informatie waarmee u uw inventaris vult. U combineert exports, leveranciersrapportages en inzichten van stakeholders voor een nauwkeurigere beoordeling.

Dit zijn enkele belangrijke gegevensbronnen die u kunt benutten:

• Exports uit RMM of PSA
  • Exporteer inventarissen van hardware en software, licentiegebruik en gegevens over patch compliance uit uw RMM- of PSA-platform.
  • Let op aantallen devices, geïnstalleerde applicaties, OS-versies en updatestatussen om een basislijn vast te stellen van wat er in de omgeving aanwezig is.

• Leveranciersportalen
  • Open de dashboards van SaaS-providers (bijvoorbeeld Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce of branchespecifieke apps).
  • Haal rapportages op om onderbenutte abonnementen en kosten van ongebruikte accounts te herkennen:
    • Actieve versus toegewezen licenties
    • Gebruiksgegevens (zoals hoeveel medewerkers de tool actief gebruiken)
    • Facturatie- en verlengingscycli

• Facturen en abonnementsgegevens
  • Verzamel de facturatieoverzichten van de klant voor tools van derden en beheerde diensten.
  • Gebruik die financiële gegevens om uitgaven af te stemmen op het werkelijke gebruik. Dat is vooral nuttig om verborgen kosten op te sporen in tools die niet door RMM’s worden bijgehouden.

• Interviews met stakeholders
  • Spreek met afdelingshoofden, teamleiders en eindgebruikers om tools te achterhalen die niet in officiële systemen staan (shadow IT).
  • Vraag welke tools essentieel zijn voor hun workflows en welke zelden worden gebruikt.
  • Interviews laten de context achter het gebruik zien (bijvoorbeeld: “We betalen voor Slack, maar de meeste teams gebruiken Teams”).

Resultaat: een geconsolideerde dataset van de technologische assets van de klant, met exports uit RMM of PSA, leveranciersgegevens, financiële gegevens en input van stakeholders

Stap 3: normaliseer en orden de gegevens

Met de benodigde gegevens op zak brengt u structuur aan om de analyse te vereenvoudigen. Normaliseren betekent het opschonen van gegevens uit uiteenlopende bronnen met inconsistente formats, afwijkende leveranciersnamen, dubbele vermeldingen en vage notities over gebruik.

Pak daarvoor de volgende taken op:

• Standaardiseer leveranciersnamen en categorieën:
  • Harmoniseer de naamgeving tussen bronnen (“MS Office 365”, “Microsoft 365” en “O365” krijgen allemaal het label Microsoft 365).
  • Pas de in stap 1 bepaalde reviewcategorieën toe op elke tool, zodat alle vermeldingen in een consistente structuur vallen.

• Voeg dubbele of versnipperde records samen:
  • Voeg overlappende exports samen (de RMM toont bijvoorbeeld “Zoom” en de facturatie “Zoom Pro”. Behandel ze als dezelfde tool en combineer de gegevens over gebruik en licenties.)
  • Ruim dubbele vermeldingen op die ontstaan doordat meerdere gegevensbronnen hetzelfde systeem rapporteren.

• Bepaal de gebruiksstatus:
  • Markeer elke tool als:
    • Actief gebruikt: essentieel voor de bedrijfsworkflows
    • Deels gebruikt: beperkt gebruik of alleen door specifieke teams
    • Ongebruikt of inactief: wel betaald, maar niet noemenswaardig gebruikt
  • Gebruik interviews met stakeholders en portaalgegevens (zoals licentieactiviteit) om het gebruik te valideren.

• Leg de licentiemodellen vast:
  • Noteer het licentietype van elke tool: per gebruiker, per device, per maand of eeuwigdurend.
  • Noteer de verlengingscycli en of licenties gebundeld zijn met andere diensten.

• Documenteer afhankelijkheden en integraties:
  • Breng systemen in kaart die gegevens aan andere systemen leveren (bijvoorbeeld Salesforce > marketingautomatisering).
  • Markeer of het verwijderen of consolideren van een tool gevolgen heeft voor andere workflows.

Resultaat: een genormaliseerd, centraal spreadsheet van de technische stapel waarin alle systemen van de klant zijn gecategoriseerd, gestandaardiseerd en voorzien van een gebruiksstatus

Stap 4: beoordeel overlap, risico en waarde

Nu kunt u elke tool beoordelen op noodzaak, overlap en mogelijk risico. U bepaalt welke systemen echte waarde leveren, welke dezelfde functionaliteit dubbel uitvoeren en welke de klant blootstellen aan onnodige kosten of kwetsbaarheden.

• Breng overlap in kaart:
  • Zoek naar tools met hetzelfde doel (bijvoorbeeld Slack, Teams en Zoom die alle drie voor berichten of gesprekken worden gebruikt).
  • Benoem kansen om platformen te consolideren en zo complexiteit en kosten terug te dringen.
  • Let vooral op deels gebruikte tools die wel zijn aangeschaft, maar nooit volledig zijn ingevoerd.

• Beoordeel het risico:
  • Verouderde of niet-ondersteunde systemen: noteer tools die end-of-life zijn, buiten de leverancierssupport vallen of geen updates meer krijgen.
  • Shadow IT: markeer applicaties die zonder toezicht van IT in gebruik zijn genomen, want die missen vaak de juiste beveiligings- of compliancemaatregelen.
  • Single points of failure: identificeer tools die cruciaal zijn voor workflows en geen back-upoplossing hebben.

• Beoordeel de bedrijfswaarde:
  • Koppel elke tool aan de bedrijfskritische workflows die u tijdens de interviews hebt achterhaald.
  • Bepaal of de tool meetbare ROI oplevert (productiviteitswinst, compliance, kostenbesparing) of dat het overbodige overhead is.
  • Deel tools in op prioriteit (cruciaal, belangrijk of optioneel).

• Financiële afstemming:
  • Vergelijk de licentie-uitgaven met het werkelijke gebruik.
  • Spoor ongebruikte licenties op die opgezegd kunnen worden.
  • Laat zien waar het samenvoegen van meerdere tools abonnements- of supportkosten kan drukken.

Resultaat: een gestructureerde analyse van risico en overlap die overlappende tools, risico’s van verouderde systemen, inefficiënte kosten en hiaten in de dekking blootlegt, geprioriteerd op bedrijfsimpact

Stap 5: stel een reviewrapport voor de klant op

Tot slot zet u de technische bevindingen om in een helder rapport dat klanten begrijpen. Deze stap is cruciaal voor echte bedrijfsimpact: beslissers kunnen eindelijk handelen naar zorgwekkende inzichten en direct beginnen met optimaliseren.

Zorg dat u het volgende doet:

• Vat de belangrijkste bevindingen samen in bedrijfstaal. Gebruik eenvoudige taal die draait om kosten, productiviteit en compliance. Bijvoorbeeld:
  • “$X per maand verspild aan ongebruikte licenties.”
  • “Drie samenwerkingstools die dezelfde functie vervullen.”
  • “Twee niet-ondersteunde systemen die een beveiligingsrisico vormen.”

• Geef aanbevelingen voor herstel. Voeg bij elk gevonden probleem een aanbevolen actie toe:
  • Consolidatie: schaf overbodige tools af ten gunste van één platform.
  • Upgrades of migraties: vervang niet-ondersteunde of verouderde systemen.
  • Nieuwe tools: vul de geconstateerde hiaten op (bijvoorbeeld MFA, SaaS backup, handhaving van compliance).
• Visualiseer de bevindingen. Gebruik grafieken, overzichtstabellen of scorecards om risico’s en kosten makkelijk verteerbaar te maken.
• Verwerk het rapport in uw klantgesprekken. Presenteer het tijdens Quarterly Business Reviews (QBR’s) of strategische planningssessies als leidraad voor budgettering, roadmap-planning en contractverlengingen.

Resultaat: een verzorgd reviewrapport van de technische stapel voor de klant, met een overzicht van overlap, risico’s en kosten plus concrete aanbevelingen

Samenvatting van de stappen

Hier volgt een kort overzicht van alle stappen met hun doel en waarde.

Onderdeel	Doel en waarde
Vastgestelde categorieën	Zorgen dat geen enkel onderdeel van de stack over het hoofd wordt gezien en creëren een herhaalbare reviewstructuur
Gegevensverzameling	Benut bestaande exports uit RMM of PSA, leveranciersportalen en interviews om wildgroei aan tools te voorkomen
Normalisatie	Standaardiseert naamgeving en formats zodat bevindingen helder, vergelijkbaar en bruikbaar zijn
Analyse van risico en overlap	Legt overlappende tools, inefficiënte kosten en beveiligings- of compliancerisico’s bloot
Rapport voor de klant	Vertaalt technische bevindingen naar zakelijke inzichten die vertrouwen opbouwen en beslissingen sturen

Voorbeeld van een automatiseringsmoment

Zelfs bij een handmatige review kunt u kleine onderdelen van het proces automatiseren met eenvoudige scripts of commando’s. Dat bespaart tijd en beperkt menselijke fouten. Hieronder staat een voorbeeld van een PowerShell-script dat het exporteren van geïnstalleerde applicaties op een Windows-device automatiseert:

Get-Package |

Select-Object Name, Version, ProviderName |

Export-Csv "InstalledApps.csv" -NoTypeInformation

⚠️ Belangrijk: dit script draait op Windows-systemen met PowerShell. Beheerdersrechten zijn niet vereist, maar met verhoogde rechten krijgt u mogelijk een vollediger overzicht van de geïnstalleerde software.

Het commando haalt informatie op over geïnstalleerde packages via de package management-providers van PowerShell en exporteert de belangrijkste details (zoals packagenaam, versie en provider) naar een CSV-bestand met de naam “InstalledApps.csv”. U kunt dat bestand openen in Excel of importeren in andere tools om een basisinventaris van de geïnstalleerde software op te bouwen. Dit script is handig tijdens de fase van gegevensverzameling: het geeft snel een basisoverzicht van de geïnstalleerde applicaties op een systeem, zonder dat u gespecialiseerde auditsoftware nodig hebt.

Integratie met NinjaOne

NinjaOne past uitstekend in een handmatig IT-reviewproces, met functies die helpen bij het verzamelen, ordenen en presenteren van gegevens.

NinjaOne-functie	Hoe die de review ondersteunt
Inventarisexports	Exporteer hardware- en softwaregegevens rechtstreeks uit NinjaOne als startpunt voor uw reviewproces
Integratie met Docs	Bewaar centrale inventarissen van de technische stapel, review-templates en klantrapporten in NinjaOne Docs voor eenvoudige toegang
Geautomatiseerde herinneringen	Stel kwartaal- of jaarherinneringen in zodat het proces consistent en herhaalbaar blijft
Applicaties taggen	Tag overbodige of niet-standaard applicaties in alle klantomgevingen om overlap snel te herkennen
Koppeling met QBR-dashboard	Verwerk de bevindingen in de QBR-dashboards voor klanten en stem technische inzichten af op zakelijke gesprekken

Technische stapels optimaliseren zonder extra tools

Een handmatige review van de technische stapel is misschien niet zo snel en efficiënt als speciale auditsoftware, maar levert net zo waardevolle resultaten op als u de aanpak goed structureert. Met de genoemde stappen leggen MSP’s verborgen inefficiënties bloot en voeren ze de nodige wijzigingen door om IT-middelen af te stemmen op hun bedrijfsdoelen.

Gerelateerde onderwerpen:

• De juiste MSP-softwarestack bouwen: 3 belangrijke beoordelingscriteria zodat u niet met de verkeerde tools eindigt
• Wat is full stack observability en waarom is het belangrijk?
• Zo controleert u uw MSP-toolstack op overlap, verspilling en onderbenutting
• Stapsgewijze gids voor het opzetten van een AI-stack voor IT-operations