Belangrijkste punten
- Inventariseer de tools die op devices van klanten zijn geïnstalleerd om overlappende software, verspilde licenties en onderbenutte tools op te sporen.
- Tag devices per toolcategorie in het register en vergelijk de software tussen klanten.
- Vergelijk betaalde licenties met het werkelijke gebruik in elk leveranciersportal om ongebruikte licenties en onderbenutte seats te vinden.
- Voer scripts uit om devices te detecteren waarop meerdere tools uit dezelfde categorie draaien, zoals twee antivirusproducten.
- Vraag technici welke tools hen vertragen of hen dwingen tot omwegen.
- Leg beleid vast om op basis van werkelijk gebruik en overlap te bepalen welke tools blijven, worden samengevoegd of verdwijnen.
MSP’s werken met een brede mix aan tools in hun technische stapel, zoals RMM, PSA, back-up, antivirus, monitoring, documentatie en een ticketsysteem. Die tools worden vaak op verschillende momenten door verschillende teams binnengehaald. Na verloop van tijd kan hun functionaliteit overlappen of blijven ze grotendeels ongebruikt, wat onnodige kosten en complexiteit oplevert.
Een gestructureerde audit van de technische stapel helpt MSP’s om opgeblazen, overbodige of nauwelijks gebruikte tools op te sporen. Zo komen overlappende functionaliteit en onnodige licentiekosten aan het licht.
Regelmatige audits leggen ongebruikte functies en shelfware bloot. Ze stroomlijnen de workflows van technici en verbeteren de operationele efficiëntie.
Audits vergroten bovendien het zicht op uw tools en versterken de winstgevendheid per klant.
Verklein uw technische stapel met gestroomlijnde ITAM-software voor MSP’s.
Stappen om uw MSP-toolstack te auditen
Zorg voordat u met de audit begint dat u over de juiste toegang en tools beschikt om deze taak uit te voeren.
Vereisten:
- Beheerderstoegang tot licentie- en facturatieportals is nodig om kosten, abonnementsgegevens en licentietoewijzingen te beoordelen.
- U hebt toegang nodig tot activiteitenlogboeken van gebruikers en devices uit RMM- en SaaS-dashboards.
- Toegang tot PowerShell en CMD moet beschikbaar zijn om lokale gebruiks- en installatiegegevens te verzamelen.
- U hebt toegang tot het register nodig om te controleren of tools geïnstalleerd of actief zijn op devices van klanten.
- Vastgelegde categorieën van toolfuncties zoals back-up, antivirus en patching, om elke tool aan de juiste rol te koppelen
Optioneel: u kunt NinjaOne gebruiken om software-inventarisatie, gebruiksrapportage en het uitrollen van scripts op afstand te automatiseren, zodat audits op schaal sneller verlopen.
Bekijk hier de videoversie van Zo auditeert u uw MSP-toolstack op overlap, verspilling en onderbenutting.
Stap 1: inventariseer geïnstalleerde tools op alle devices van klanten
De eerste stap in uw audit van de technische stapel is het inventariseren van de tools die u op devices van klanten hebt geïnstalleerd. Deze stap levert de basis op die u nodig hebt om overlap, verspilling en onderbenutting te herkennen.
Toepassingen:
- Deze methode bevestigt welke tools op alle endpoints zijn uitgerold.
- Ze koppelt elke tool aan een functionele categorie, zoals back-up, eindpuntbeveiliging of patching.
Vereisten:
- PowerShell 5.1 of hoger moet beschikbaar zijn op de doeldevices om de commando’s uit te voeren.
- Beheerdersrechten zijn vereist voor toegang tot de registerpaden waar Windows informatie over geïnstalleerde software opslaat.
Voer dit commando uit om met PowerShell de software-inventaris te verzamelen:
| Get-ItemProperty HKLM:\Software\Wow6432Node\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Uninstall\*, HKLM:\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Uninstall\* | Select-Object DisplayName, Publisher, InstallDate | Export-Csv "C:\Reports\InstalledTools.csv" -NoTypeInformation |
U kunt ook de opdrachtprompt gebruiken. Voer deze code uit:
wmic product get name, vendor, version > C:\Reports\InstalledTools.txt
Normaliseer na het exporteren de toolnamen en koppel elke tool aan een functie in een spreadsheet of een Power BI-dashboard.
Let op: deze commando’s gelden voor Windows-devices. Gebruik voor macOS en Linux de software-inventaris in uw RMM-platform.
Stap 2: tag tools en endpoints in het register om ze te vergelijken
De volgende stap is aangeven welke categorieën tools op elk device staan. Door deze informatie in het register op te slaan, kunt u die later eenvoudig opvragen en tussen klanten vergelijken.
Toepassingen:
- Deze stap helpt u tools op functie te classificeren.
- Daardoor is overlap sneller te herkennen wanneer u meerdere endpoints vergelijkt.
Vereisten:
- Beheerdersrechten zijn vereist om registersleutels aan te maken en te bewerken.
- U hebt een RMM of een manier om scripts uit te voeren nodig om registergegevens op schaal op te vragen.
Voer dit commando uit in PowerShell om met registervermeldingen bekende toolcategorieën of overlaprisico’s aan te geven:
New-Item -Path "HKLM:\SOFTWARE\Org\ToolAudit" -ForceSet-ItemProperty -Path "HKLM:\SOFTWARE\Org\ToolAudit" -Name "AVProvider" -Value "SentinelOne"Set-ItemProperty -Path "HKLM:\SOFTWARE\Org\ToolAudit" -Name "BackupTool" -Value "Datto" |
Vervolgens kunt u deze sleutels via uw RMM of een script opvragen en zo een matrix van tools per functie over al uw klanten opbouwen.
Stap 3: controleer licentiegebruik en logins per leveranciersportal
Bekijk het beheerportal van elke leverancier en vergelijk betaalde licenties met het werkelijke gebruik. Verzamel gegevens over seats, logins en het gebruik van functies.
Bereken het benuttingspercentage om verspilling, shelfware en overlappende functionaliteit op te sporen.
Toepassingen:
- Spoor licenties en functies op die niet worden gebruikt, zodat u kosten kunt schrappen of abonnementen kunt downgraden.
- Herken tools die hetzelfde doen als andere of weinig toevoegen aan de workflows van technici.
Vereisten:
- U hebt beheerderstoegang nodig tot elk leveranciersportal, met toestemming om rapporten te exporteren.
- Een lijst met kerntools en de functies waarvoor u betaalt, plus een vastgestelde periode voor de gebruiksanalyse
Zo controleert u licenties en gebruik:
- Verzamel licentie- en gebruiksgegevens uit elk portal. U kunt bijvoorbeeld deze gegevens gebruiken:
- Betaalde seats
- Toegewezen seats
- Actieve gebruikers in de afgelopen 30-90 dagen
- Andere gegevens, zoals uitgevoerde back-ups, afgehandelde notificaties en geregistreerde tickets.
- Exporteer rapporten naar CSV voor analyse. De meeste leveranciersportals laten u licentie- en activiteitsgegevens exporteren.
- Daarna kunt u een eenvoudige tabel met toolbenutting opbouwen, zoals deze:
| Tool | Betaalde seats | Actieve gebruikers | Benutting | Overlaprisico |
| SentinelOne | 100 | 97 | 97% | Laag |
| Acronis | 120 | 45 | 38% | Gemiddeld |
| Automox | 50 | 0 | 0% | Hoog |
- Consolideer en valideer het gebruik door alle CSV-bestanden samen te voegen in Excel of Power BI, benuttingskolommen toe te voegen, te controleren welke functies daadwerkelijk zijn ingeschakeld en echte activiteit te bevestigen via SSO- of IdP-logboeken.
Stap 4: beoordeel overbodige tools met scripts en beleidscontroles
Spoor vervolgens overlappende tools op endpoints op, zodat u duplicaten kunt verwijderen, verspilling kunt beperken en conflicten kunt voorkomen.
Toepassingen:
- Herken devices waarop per endpoint meer dan één tool uit dezelfde categorie draait, zoals meerdere antivirusproducten of twee patchmanagers.
- Bevestig de werkelijke overlap voordat u licenties intrekt of samenvoegt.
Vereisten:
- Beheerdersrechten op de doel-endpoints
- PowerShell 5.1 of hoger om scripts op afstand uit te voeren
Gebruik dit PowerShell-commando om meerdere antivirusproducten te detecteren:
Get-CimInstance -ClassName AntivirusProduct -Namespace "root\SecurityCenter2" |Select-Object displayName, productState |
Voer dit uit in PowerShell om overlappende agents zoals patch- of updateservices te controleren:
Get-WmiObject Win32_Service |Where-Object { $_.DisplayName -match 'patch|update' } |Select-Object Name, DisplayName, State, StartMode |
Laat de scripts het device markeren in het register of een foutcode teruggeven wanneer ze dubbele tools vinden. Daarvoor kunt u deze code gebruiken:
$av = Get-CimInstance -ClassName AntivirusProduct -Namespace "root\SecurityCenter2"if ($av.Count -gt 1) { New-Item -Path "HKLM:\SOFTWARE\Org\ToolAudit" -Force | Out-Null Set-ItemProperty -Path "HKLM:\SOFTWARE\Org\ToolAudit" -Name "AVOverlap" -Value "Detected"exit 1 } else { exit 0 } |
Stap 5: breng het gebruik door technici en knelpunten in workflows in kaart met enquêtes
De volgende stap is praten met de mensen die de tools dagelijks gebruiken. Enquêteer technici om inefficiënties zichtbaar te maken die uit ruwe data niet blijken.
Toepassingen:
- Zo achterhaalt u welke tools workflows vertragen of extra handmatige stappen opleveren.
- Het helpt u software te vinden waarvoor licenties zijn betaald maar die ongebruikt blijft omdat technici liever een omweg nemen
Vragen die u technici kunt stellen om het gebruik van tools te beoordelen:
- Op welke tools logt u dagelijks in?
- Welke tools hebben een verwarrende of overbodige interface?
- Zijn er tools die u moet gebruiken maar vermijdt vanwege handmatige omwegen?
- Worden ontbrekende functies opgevangen met scripts of spreadsheets?
Komen uw werkelijke login- en gebruiksgegevens overeen met uw dagelijkse ervaring?
Tip: u kunt Google Forms gebruiken om feedback te verzamelen. Leg de enquête bovendien naast de werkelijke gebruiksgegevens. Zo weet u zeker dat u op basis van echte data handelt.
Stap 6: leg beleid vast voor rationalisatie en vervanging
Zodra u de overlappende en nauwelijks gebruikte tools in beeld hebt, kunt u formeel beleid en aanbevelingen vastleggen om te bepalen wat blijft, wat verdwijnt en wat wordt samengevoegd.
Toepassingen:
- Zo standaardiseert u hoe uw MSP omgaat met tools die onderbenut of overbodig zijn.
- Daarmee beperkt u verspilde uitgaven aan abonnementen en ongebruikte tools terwijl u consistentie over klanten heen behoudt.
Vereisten:
- Hiervoor moeten de eerdere stappen zijn afgerond, die benuttingspercentages en overlaprisico’s laten zien.
- Beheerderstoegang tot uw GPO of RMM om verwijdering en installatie af te dwingen.
Stel op basis van uw auditresultaten een beslissingsmodel op:
| Voorwaarde | Actie |
| Benutting onder 50% gedurende 3 maanden of langer | Beoordelen voor verwijdering |
| Overlapt met een andere actieve tool | Licenties samenvoegen |
| Leverancier verhoogt de prijsstelling zonder meer gebruik | Onderhandelen of vervangen |
| Slechts deels uitgerold bij klanten | Uitfaseren of standaardiseren |
Waar u op moet letten
| Risico’s | Mogelijke gevolgen | Correcties |
| Een tool te vroeg verwijderen | Dat kan de workflows van technici en de bedrijfsvoering van klanten verstoren, zeker als de tool nog wordt gebruikt. | Test verwijderingen eerst met een kleine groep, verzamel informatie over het gebruik en bied alternatieve tools aan voordat u uitfaseert. |
| Contractvoorwaarden over het hoofd zien | Er kunnen kosten voor vroegtijdige opzegging of complianceproblemen ontstaan. | Bekijk de contracten met leveranciers voordat u tools verwijdert of vervangt. |
| Klantspecifieke behoeften negeren | Een tool kan over de hele linie overbodig zijn maar toch nodig voor één klant. | Stem dit af met de betrokkenen bij de klant voordat u licenties samenvoegt. |
| Installaties te breed blokkeren | Dit kan legitieme tools of updates blokkeren. | Leg duidelijke toelatings- en blokkeerlijsten vast in GPO of RMM. |
Aanvullende aandachtspunten bij de audit van uw MSP-technische stapel
Beveiligingsrisico
Ongebruikte agents of conflicterende antivirusproducten kunnen kwetsbaarheden opleveren die aanvallers misbruiken. Houd daarom regelmatig een controle en verwijder onnodige software.
Contractvoorwaarden
Leg de contracten met leveranciers vast en bekijk ze zorgvuldig, want minimale looptijden of clausules over vroegtijdige opzegging kunnen het lastig maken om tools te verwijderen. Beoordeel de voorwaarden van elk contract en houd rekening met de verplichtingen zodat onverwachte kosten uitblijven.
Facturatie aan klanten
Koppel het gebruik van tools aan de winstgevendheid per klant en zorg dat facturen de werkelijke waarde weerspiegelen. Zo kunt u uitgaven onderbouwen richting klanten en tools herkennen die geen omzet opleveren.
Communiceer wijzigingen
Kondig veranderingen in tools vooraf aan bij uw technici en klanten. Voer pilots uit in kleine groepen voordat u breder uitrolt, om te zien of ze goed werken voor uw team.
Problemen oplossen bij de audit van uw MSP-technische stapel
Inventarisatiescripts missen tools
Lijkt uw inventaris onvolledig? Controleer dan zowel de 32-bits als de 64-bits registersleutels om alle geïnstalleerde software mee te nemen.
Tools staan niet in de lijst
Sommige cloud-only tools installeren geen agent en verschijnen daarom niet in lokale inventarissen. Gebruik loginlogboeken of rapporten uit het leveranciersportal om hun gebruik in beeld te brengen.
Registertags ontbreken
Verschijnen de registervermeldingen niet? Controleer dan of het script met beheerdersrechten wordt uitgevoerd.
Over het hoofd geziene SaaS-overlap
Soms overlappen SaaS-tools in functionaliteit zonder sporen achter te laten op endpoints. Gebruik hiervoor discovery-tools om gebruik en duplicatie op te sporen.
NinjaOne-diensten voor het auditen van MSP-tools
| Wat kan NinjaOne doen? | Wat het is | Hoe helpt het bij het auditen van uw MSP-toolstack? |
| Levert IT-rapporten met de software-inventaris van endpoints | Biedt gedetailleerd inzicht in geïnstalleerde applicaties op alle devices | Zo beschikt u over een volledige en nauwkeurige lijst van de gebruikte tools |
| Devices taggen | Tagt endpoints op basis van geïnstalleerde tools of overlaprisico | Daardoor groepeert u devices eenvoudig op functie en spot u overbodige tools |
| Scripts uitrollen | Rol PowerShell-scripts uit om de aanwezigheid van tools en registerwaarden te verzamelen | Automatiseert het verzamelen van gegevens en beperkt handmatig bewerken |
| Gebruiksrapportage | Rapporteert het gebruik van tools bij alle klanten en volgt het licentieverbruik | Helpt licenties op maat te brengen en onderbenutte seats te schrappen. |
| Notificaties over dubbele tools | Markeert devices waarop dubbele of niet-standaard tools draaien | Stelt technici in staat verspilde of conflicterende software te herkennen en te verwijderen |
Met NinjaOne kunnen MSP’s hun toolstack in beeld brengen, gebruikspatronen volgen en verspilling wegnemen zonder grip te verliezen op functionaliteit of compliance.
Krijg volledige grip op uw assetinventaris, van aanschaf tot afvoer.
Meer winstgevendheid en efficiëntie dankzij audits van de MSP-technische stapel
Regelmatige audits van de technische stapel houden de kosten in de hand, verbeteren de workflows van technici en voorkomen verwarring bij klanten. Ze zorgen dat tools efficiënt werken en aansluiten op de behoeften van het bedrijf.
Beoordeel geïnstalleerde tools, gebruikspatronen en functionele overlap. Neem verspilling weg en beperk onnodige uitgaven. Zorg dat elke tool meetbare waarde levert.
Gerelateerde onderwerpen:
- Wat is een IT-audit? Een praktische handleiding
- De oplossing voor te veel tools & wildgroei aan leveranciers
- Alles wat u moet weten over IT-assetmanagement
- IT-activa-inventaris: definitie, beheer & beste praktijken
- Wat is een compliance-audit? Definitie & belang
Quick-start guide
NinjaOne biedt verschillende functies die helpen om overlap, verspilling en onderbenutting op te sporen:
- Beheer van kwetsbaarheden en assets:
- Het platform biedt gedetailleerde scans en rapportage van kwetsbaarheden
- U kunt CVE-gegevens (Common Vulnerabilities and Exposures) inzien
- Dashboards met de gezondheidsstatus laten zien welke devices kwetsbaarheden hebben
- Helpt de benutting van assets en mogelijke overlap te volgen
- Patchbeheer en rapportage:
- Hiermee scant u uw inventaris op kwetsbaarheden
- Levert uitgebreide gegevens over patchkwetsbaarheden
- Helpt onbeheerde devices en mogelijke beveiligingsrisico’s op te sporen
- Vergelijking van integraties:
- NinjaOne biedt een vergelijking per functie van PSA-tools (Professional Services Automation)
- Daarmee kunnen MSP’s overlappende functionaliteit in hun toolstack herkennen
Daarnaast geven de rapportage- en dashboardfuncties van het platform u inzicht in het gebruik van uw tools, zodat u onderbouwde beslissingen kunt nemen over de efficiëntie van uw technische stapel.
