Punti chiave
- Per le organizzazioni che operano in ambienti regolamentati, la maturità della governance è un criterio di valutazione più affidabile della sola capacità di storage o degli elenchi di caratteristiche.
- Un backup orientato alla conformità deve supportare criteri di conservazione configurabili, storage immutabile dei backup e funzionalità che soddisfino i requisiti di eDiscovery nei flussi di lavoro delle applicazioni SaaS supportate.
- I requisiti di sovranità dei dati influenzano direttamente la scelta della piattaforma, perché le regioni di archiviazione dei backup, le operazioni transfrontaliere e i controlli di accesso giurisdizionali hanno conseguenze sul piano normativo.
- La governance del backup di Microsoft 365 va valutata in base alla profondità della copertura per ciascun carico di lavoro, non al numero di carichi di lavoro supportati.
- La resilienza della conformità nel lungo periodo dipende dalla visibilità continua sull’applicazione delle policy di conservazione, sulla prontezza al ripristino e sul reporting per gli audit in tutto l’ambiente.
Le organizzazioni che operano in settori regolamentati devono rispettare contemporaneamente più framework di conformità. Molte di esse, però, nella scelta di una piattaforma di backup SaaS si concentrano soprattutto sulla capacità di storage, sulle funzioni di automazione e sugli elenchi di caratteristiche dei fornitori.
Se stai cercando un backup orientato alla conformità, questa guida ti aiuterà a valutare e scegliere la soluzione giusta per i requisiti di conformità e di governance dei dati della tua organizzazione.
Cosa cercare in un backup orientato alla conformità
La scelta di una piattaforma di backup SaaS per le organizzazioni regolamentate non deve riguardare solo la possibilità di ripristino, ma anche la capacità di dimostrare il controllo durante audit di conformità e verifiche legali. Prima di scegliere una soluzione di backup, valuta se la piattaforma supporta quanto segue:
- Applicare, automatizzare e far rispettare le pianificazioni di conservazione per tutto il tempo richiesto dalle normative
- Conservare i dati rilevanti per impedirne l’eliminazione o la modifica quando emergono requisiti legali, normativi o investigativi.
- Offrire un ripristino granulare per recuperare dati specifici senza dover ripristinare tutto
- Testare regolarmente i processi di ripristino dei backup e documentarne i risultati, per dimostrare la prontezza al ripristino e soddisfare i requisiti di audit.
- Produrre report che mostrino agli auditor come i controlli sui backup, le policy di conservazione e i processi di ripristino supportano i requisiti di conformità.
- Controllare dove vengono archiviati i tuoi dati e garantire che non finiscano mai in posizioni non approvate
Nel loro insieme, queste funzionalità determinano se una piattaforma è in grado di supportare non solo gli obiettivi di ripristino, ma anche i tuoi obblighi di conformità.
Come valutare le funzionalità di conservazione e preservazione legale
Molte organizzazioni utilizzano piattaforme SaaS come Google Workspace e Microsoft 365, ciascuna delle quali può contenere dati sensibili soggetti a regole di conservazione diverse.
Quando un incidente dà il via a un’indagine, le autorità di vigilanza o i team legali cercheranno prove di ciò che è accaduto, di chi ha avuto accesso ai dati e del rispetto degli obblighi di conservazione su ogni piattaforma SaaS del tuo ambiente.
Queste sono le funzionalità da cercare per rafforzare la tua postura di conformità:
| Funzionalità | Che cosa significa | Perché è importante |
| Policy di conservazione configurabili | La piattaforma applica le regole di conservazione corrette all’applicazione SaaS collegata. | Regole di conservazione non coerenti tra le piattaforme creano una lacuna di conformità che può esporre l’intero ambiente. |
| Storage immutabile | L’immutabilità aiuta a impedire che i dati sottoposti a backup vengano modificati o eliminati durante un periodo di conservazione definito. | Preservare l’integrità dei backup aiuta a mantenere registri storici affidabili per audit, indagini e attività di ripristino. |
| Flussi di lavoro di eDiscovery | La capacità di cercare, conservare e recuperare i dati rilevanti a supporto di richieste legali, normative o investigative. | Senza questa capacità, rispondere alle richieste legali diventa lento perché devi cercare i dati manualmente in tutto l’ambiente. |
| Registri storici consultabili | I dati di backup possono essere ricercati in un repository centralizzato e ripristinati in modo granulare. | La velocità conta quando ci sono scadenze legali e di audit, e i backup non consultabili non sono affidabili quando si lavora sotto pressione. |
| Reporting pronto per gli audit | Il reporting automatizzato offre visibilità sulle operazioni di backup, sulle policy di conservazione e sulle attività di ripristino. | Questi report aiutano le organizzazioni a fornire prove a supporto di audit e verifiche di conformità senza dover raccogliere i dati manualmente. |
Negli ambienti regolamentati, queste funzionalità ti permettono di superare audit e indagini senza intoppi, invece di affrontarli in affanno.
Come valutare la sovranità dei dati nei backup orientati alla conformità
Con l’espansione globale degli ecosistemi SaaS, le sfide legate alla sovranità dei dati nel tuo ambiente si moltiplicano. Per esempio, dati generati nell’UE, elaborati negli Stati Uniti e sottoposti a backup in un’altra regione possono creare problemi ai sensi del GDPR, delle leggi locali sulla residenza dei dati e delle normative di settore, se i requisiti applicabili non vengono affrontati.
Detto questo, la piattaforma di backup SaaS che scegli può aiutarti a soddisfare i requisiti di sovranità dei dati e di governance regionale, oppure generare rischi di conformità se quei requisiti non vengono gestiti correttamente.
Regioni di archiviazione dei backup
I backup SaaS archiviano in genere i dati in data center cloud off-site ad alta sicurezza o su cloud pubblici secondari. Se la tua organizzazione è soggetta a requisiti di residenza dei dati, dovrai poter controllare in quali regioni il fornitore di servizi archivia i dati di backup.
In questo modo garantisci che i tuoi dati di backup non vengano replicati al di fuori dei confini approvati.
Operazioni di ripristino transfrontaliere
Anche se la piattaforma di backup SaaS scelta archivia i dati nella regione corretta, il flusso di lavoro di ripristino del fornitore di servizi potrebbe indirizzarli verso posizioni non approvate, esponendoti temporaneamente a obblighi legali imprevisti.
Per questo è importante capire esattamente come si spostano i dati durante un ripristino, non solo dove sono archiviati.
Allineamento alla conformità regionale
L’architettura e gli impegni contrattuali della piattaforma che scegli devono supportare i framework normativi specifici applicabili alla tua organizzazione. Una piattaforma che dichiara una conformità generica senza indicare esplicitamente i controlli previsti per ciascuna giurisdizione ti lascia all’oscuro sui dettagli della copertura.
Controlli di governance giurisdizionale
Alcuni framework impongono requisiti rigidi sull’accesso transfrontaliero ai dati, in particolare quando l’accesso avviene senza autorizzazioni o controlli adeguati. Per esempio, l’articolo 28 del GDPR stabilisce che qualsiasi terza parte che tratti i tuoi dati possa farlo solo in base a istruzioni documentate, rendendo l’accesso non autorizzato una violazione diretta.
Oltre a sapere dove sono archiviati i dati e chi può accedervi, questo ambito riguarda anche la possibilità che il team del tuo fornitore di servizi acceda ai dati al di fuori della tua giurisdizione.
Come valutare la governance del backup di Microsoft 365
Oltre 3,7 milioni di aziende nel mondo utilizzano Microsoft 365, di cui circa un milione negli Stati Uniti. Ciascuna delle applicazioni principali di Microsoft 365, come SharePoint ed Exchange Online, svolge funzioni specifiche che comportano obblighi di conformità diversi in materia di conservazione e possibilità di ripristino.
La valutazione delle funzionalità di backup di Microsoft 365 non dovrebbe basarsi sul numero di carichi di lavoro gestiti da una piattaforma, ma sulla profondità con cui ne governa ciascuno.
Conservazione in Exchange Online
Per le organizzazioni regolamentate è importante avere un controllo granulare sulla durata di conservazione delle diverse categorie di email. Inoltre, è essenziale che le regole di conservazione possano essere applicate a livelli diversi – utente, gruppo o policy – e che le eliminazioni siano documentate per rispettare gli obblighi di conformità.
Preservazione in SharePoint
I documenti archiviati in SharePoint fungono spesso da registri formali ai sensi dei framework normativi. Questo significa che la preservazione deve essere continua e tenere conto delle versioni, nel rispetto di policy di conservazione che riflettano la sensibilità dei contenuti.
Ripristino di Teams
I dati di Teams, comprese conversazioni, canali, file e registrazioni delle riunioni, sono distribuiti su più servizi. Una piattaforma di backup deve dimostrare di poter ripristinare i dati di Teams in modo granulare e completo, preservandone contesto e struttura.
Preservazione in OneDrive
OneDrive contiene spesso contenuti critici per il business e generati dagli utenti, che possono essere soggetti a requisiti di conservazione, legali e normativi. I backup devono supportare il ripristino granulare, la conservazione delle versioni e l’applicazione delle policy di conservazione, mantenendo al tempo stesso visibilità sui dati di proprietà degli utenti e supportando gli obblighi di conformità.
Orchestrazione del ripristino
Negli ambienti regolamentati, le organizzazioni devono documentare, testare ed eseguire i flussi di lavoro di ripristino secondo quanto previsto dai framework di conformità applicabili. Una piattaforma in grado di ripristinare i dati ma non di dimostrarlo attraverso test e report strutturati può rendere più difficile dimostrare la conformità.
Aspetti a cui prestare attenzione
Molte organizzazioni che operano in ambienti fortemente regolamentati non si accorgono dei limiti della loro piattaforma di backup SaaS finché non emergono come rilievi di audit. Le insidie che seguono sono comuni ed evitabili, ma scoprirle quando il backup SaaS è già in produzione costa caro.
| Rischi | Possibili conseguenze | Azioni consigliate |
| Dare priorità alla capacità di storage rispetto alla visibilità sulla governance | Con molto spazio di archiviazione ma controlli di governance deboli, dimostrare la conformità può diventare difficile. | Sposta i criteri di valutazione dalla copertura delle funzionalità alla maturità della governance su conservazione, accessi, preservazione e controlli operativi. |
| Ignorare i requisiti di sovranità dei dati | Dati di backup archiviati o consultati in giurisdizioni non approvate possono generare esposizione normativa. | Mappa gli obblighi giurisdizionali prima di scegliere il fornitore e richiedi garanzie esplicite sulla residenza dei dati. |
| Trascurare i requisiti di preservazione legale | Senza funzionalità strutturate di legal hold (blocco legale), rispondere alle indagini diventa un processo manuale e soggetto a errori. | Valuta se le funzionalità di legal hold (blocco legale) ed eDiscovery sono supportate in modo adeguato. |
| Considerare la ridondanza del provider come una governance di conformità completa | La ridondanza non garantisce una corretta conservazione dei dati, l’immutabilità e una governance di conformità adeguata. | Definisci disponibilità e responsabilità come criteri di valutazione distinti, perché devi verificare la capacità del fornitore di garantire entrambe. |
| Non verificare la prontezza all’eDiscovery | Una piattaforma che non consente di cercare dati specifici può costringerti a un recupero manuale costoso e dispendioso in termini di tempo. | Testa le funzionalità di eDiscovery durante la valutazione del fornitore e richiedi una dimostrazione dal vivo su più carichi di lavoro prima di decidere. |
Valuta le capacità di governance dei backup orientati alla conformità
Basare la scelta del backup SaaS solo sugli elenchi di caratteristiche o sulle capacità di storage può portarti a una piattaforma che funziona bene nelle demo ma non supporta adeguatamente i requisiti di audit e conformità. Includere nei criteri di valutazione le capacità di governance, la visibilità sulla conservazione, il legal hold (blocco legale) e la sovranità dei dati ti aiuta a migliorare la prontezza agli audit e la continuità operativa.
NinjaOne SaaS Backup è progettato per ambienti regolamentati con esigenze rigorose di governance dei dati e sicurezza. Aiuta a proteggere i dati con crittografia AES a 256 bit, MFA e controllo degli accessi basato sui ruoli, offrendo al tempo stesso funzionalità come archiviazione, policy di conservazione, legal hold (blocco legale), eDiscovery e audit trail a supporto dei requisiti di conformità e governance.
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