Punti chiave
- I modelli QBR standardizzati e scalabili consentono agli MSP di fornire revisioni aziendali trimestrali coerenti e incentrate sui risultati che comunicano chiaramente le prestazioni IT, i rischi e il valore aziendale per tutti i clienti.
- I flussi di lavoro QBR e i ruoli interni definiti riducono gli errori, migliorano l’efficienza e rendono la consegna di QBR ripetibile indipendentemente dalle dimensioni del team o dal volume del cliente.
- La raccolta automatica dei dati tramite PowerShell, GPO, query di registro e script assicura metriche precise e aggiornate per il patching, la conformità alla sicurezza, l’integrità dei dispositivi e l’applicazione dei criteri.
- L’esportazione centralizzata dei dati (CSV/JSON) e i timestamp impediscono la creazione di report obsoleti e gli errori manuali, garantendo che i dati QBR rimangano affidabili e verificabili.
- Strutture di presentazione QBR chiare e visive, tra cui riepiloghi esecutivi, metriche di integrità e roadmap, aiutano i clienti a comprendere rapidamente le intuizioni e a guidare le discussioni strategiche.
Se standardizzi e automatizzi,i QBR (Quarterly Business Review) diventano strumenti strategici per comunicare le prestazioni IT, identificare i rischi e supportare la pianificazione della crescita. In questo articolo si parlerà di come realizzare un modello di QBR scalabile per i fornitori di servizi gestiti (MSP) che standardizza la struttura dei contenuti e la generazione dei report di backend.
Creazione di un sistema di QBR scalabile per gli MSP
La costruzione di un sistema di QBR scalabilE comporta tre parti principali: la creazione di un sistema e di un flusso di lavoro, l’automazione e la raccolta dei dati, la fornitura di informazioni. Ogni parte è composta da due sezioni.
📌 Strategie di implementazione consigliate:
Creare un sistema e un flusso di lavoro – Metodo 1: Sistema di modelli QBR
Questa fase serve a determinare un sistema di modelli coerente e flessibile, in modo che i QBR siano facili da produrre, fruire e adattare.
📌 Caso d’uso: MSP che desiderano creare un sistema di QBR scalabile
- Definire un modello QBR principale: Crea una struttura standard della presentazione che tutti i QBR dovranno seguire per garantire la coerenza con il cliente. Un modello facilita la preparazione dei QBR, mantenendo le presentazioni focalizzate sui risultati.
- Standardizza il design, il linguaggio e le immagini delle slide: Tutte le presentazioni QBR dovrebbero avere un aspetto coerente, in modo che i clienti riconoscano rapidamente il formato e le informazioni siano fruibili. Un design professionale rafforza inoltre la credibilità dell’MSP.
- Crea la documentazione interna per la creazione di procedure operative standard (SOP) per il QBR: Sviluppa una SOP passo-passo per la creazione dei QBR, per garantire che chiunque possa prepararli. La documentazione interna consente inoltre di mantenere il processo scalabile e ripetibile.
Crea un sistema e un flusso di lavoro – Metodo 2: Quadro di processo interno per l’esecuzione del QBR
Questa fase rende la preparazione del QBR un processo ripetibile e privo di errori.
📌 Caso d’uso: MSP che vogliono semplificare la preparazione del QBR definendo i ruoli e utilizzando una lista di controllo
Compito n.1: Assegnare ruoli interni al QBR
La definizione dei ruoli semplifica la preparazione del QBR, eliminando la confusione e garantendo la responsabilità. Alcuni esempi di ruoli sono i seguenti:
- Responsabile dell’account: È responsabile del processo QBR e garantisce il rispetto delle scadenze.
- Raccoglitore di dati: Esegue gli script, estrae i report e compila i dati.
- Presentatore: Prepara i punti di discussione e conduce la riunione del QBR.
Compito n.2: Utilizzare una lista di controllo pre-QBR
Una lista di controllo garantisce che ogni QBR si concentri su informazioni utili. Un esempio di lista di controllo dovrebbe avere le seguenti caratteristiche:
- Tendenze dei ticket
- Backup
- Conformità delle patch
- Integrità dispositivo
Compito n. 3: Programmare una revisione interna prima della presentazione al cliente
Le revisioni interne garantiscono l’identificazione e la correzione degli errori da parte degli MSP. Il processo di revisione varia da un team all’altro, ma in genere prevede un passaggio interno al team e un controllo di coerenza.
Automatizzazione e raccolta dei dati 1: Raccolta dati guidata da PowerShell
Questa fase automatizza la raccolta dei dati utilizzando PowerShell per garantire che i QBR siano accurati, ripetibili e scalabili.
📌 Caso d’uso: MSP che vogliono evitare l’estrazione manuale dei dati
- Premi Win, digita PowerShell, quindi fai clic su Esegui come amministratore.
- Copia e incolla i seguenti script nel prompt, quindi premi Invio:
a. Controllo della frequenza delle patch:
Get-HotFix | Sort-Object InstalledOn -Descending | Select-Object -First 1
b. Report sull’utilizzo del disco:
Get-PSDrive -PSProvider FileSystem | Select Name, Used, Free
Compito n.1: Automatizzare le metriche di base
Crea parametri di riferimento coerenti per ogni QBR raccogliendo automaticamente:
- Stato delle patch
- Utilizzo del disco
- Stato dell’antivirus
- Età dell’endpoint
Compito n.2: Utilizzare script esportabili che producono CSV o JSON per l’inserimento di diapositive QBR
Salva i risultati dello script in formato CSV o JSON per evitare errori di copia-incolla e garantire che i dati siano pronti. Quindi, importa gli script in Excel o direttamente nei modelli QBR.
Compito n. 3: Registra quando i dati sono stati estratti per l’ultima volta, per evitare che i report siano obsoleti
A tal fine, includi un timestamp negli output dello script. Un esempio di script PowerShell è il seguente:
Get-Date | Out-File “C:\QBR\LastDataPull.txt”
⚠️ Attenzione: Assicurati di copiare lo script corretto. I codici errati causano guasti o dati imprecisi. (Per ulteriori informazioni, consulta: Cose da tenere d’occhio)
Automatizzare e raccogliere dati 2: GPO e segnalazione dei criteri basata sul registro
Questa fase combina i report GPO e i controlli del registro.
📌 Caso d’uso: Gli MSP vogliono avere una visione chiara della posizione di conformità dei clienti
Estrai i risultati dal GPO locale per includerli nelle diapositive di conformità
- Premi Win, digita cmd, quindi fai clic su Esegui come amministratore.
- Copia e incolla il seguente script nel prompt, quindi premi Invio:
gpresult /scope:computer /v > “C:\QBR\GPOReport.txt”
Questo genera un report di tutti i criteri applicati a quel dispositivo.
Utilizza le query del registro per convalidare BitLocker, i criteri delle password, il blocco dello schermo e così via.
- Premi Win, digita PowerShell, quindi fai clic su Esegui come amministratore.
- Copia e incolla i seguenti script nel prompt, quindi premi Invio:
a. Controllo della crittografia BitLocker
Get-BitLockerVolume | Select MountPoint, ProtectionStatus
b. Criteri sulle password
reg query HKLM\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Netlogon\Parameters /v MinimumPasswordLength
c. Timeout del blocco schermo
reg query “HKCU\Control Panel\Desktop” /v ScreenSaveTimeOut
⚠️ Attenzione: Assicurati di copiare lo script corretto. I codici errati causano guasti o dati imprecisi. (Per ulteriori informazioni, consulta: Cose da tenere d’occhio)
Fornire approfondimenti 1: Consegna visiva
Questa fase garantisce che ogni QBR sia coerente, chiaro e di valore strategico
📌 Caso d’uso: Gli MSP che desiderano una presentazione QBR ben strutturata, chiara e dettagliata
La struttura delle slide deve essere coerente in ogni QBR. Per esempio:
- Slide 1: Sintesi con indicatori verdi, gialli e rossi.
- Slide 2-5: Metriche, sicurezza, integrità delle risorse e una roadmap.
- Slide 6: Feedback, prossime iniziative e data del prossimo QBR.
💡 Consigli:
- Limite di 3 approfondimenti per slide
- Includi le “storie vincenti” del trimestre (ad esempio, minacce bloccate, tempi di inattività evitati)
- Esporta un PDF + foglio di lavoro opzionale con un appendice dettagliata sulle metriche
⚠️ Attenzione: Evita di sovraccaricare le slide con troppi dati per mantenere l’attenzione del cliente. (Per ulteriori informazioni, consulta: Cose da tenere d’occhio)
Fornire approfondimenti 2: best practice e uso strategico
Questa fase trasforma il QBR in uno strumento di coinvolgimento strategico, garantendo la partecipazione delle persone giuste, l’acquisizione dei follow-up corretti e la creazione di valore continuo da parte dell’MSP.
📌 Caso d’uso: MSP che preparano un QBR per un cliente
Inviare la presentazione del QBR con 48 ore di anticipo
Invia la presentazione e l’appendice dettagliata per dare al cliente il tempo di esaminare e preparare le domande.
Conferma la disponibilità degli stakeholder del cliente
Assicurati che coloro che prendono decisioni in ambito tecnico e aziendale siano presenti nella stanza. Questo include il responsabile IT e i dirigenti, che approveranno budget e progetti.
Utilizzare i QBR per promuovere progetti, upselling e rinnovi
In questo modo il QBR passa dal riferire le prestazioni passate al proporre progetti futuri.
Registra il feedback del cliente e le fasi successive approvate nel PSA per il follow-up
La registrazione dei feedback documenta gli impegni e le azioni per evitare di perdere opportunità. Puoi farlo creando ticket per le azioni di follow-up.
⚠️ Cose da tenere in considerazione
Rischi | Potenziali conseguenze | Possibilità di tornare alla configurazione precedente |
| Gli script falliscono o non vengono mantenuti | Dati incompleti o imprecisi nei QBR | Controllo della versione degli script, test prima dell’uso, assegnazione della proprietà degli script |
| Le query per le GPO o per il registro restituiscono dati incompleti | Le slide di conformità al QBR diventano fuorvianti | Convalida incrociata dei risultati utilizzando più fonti. |
| Troppe slide con troppi dati | I clienti perdono la concentrazione e perdono le informazioni più importanti | Limita le slide a 3 approfondimenti, sposta i dettagli in appendice. |
Servizi NinjaOne che aiutano a costruire sistemi di consegna QBR scalabili
NinjaOne può supportare la preparazione del QBR automatizzando la raccolta dei dati, i controlli di conformità e la reportistica. Con NinjaOne, gli MSP possono concentrare le riunioni QBR sulla strategia e sui risultati dei clienti.
Script e pianificazione di patch e controlli sull’utilizzo del disco
Puoi utilizzare il motore di scripting di NinjaOne per eseguire script PowerShell in base a una pianificazione. In questo modo si raccolgono automaticamente metriche aggiornate senza alcuno sforzo manuale. Puoi anche salvare i risultati in formato CSV o JSON e importarli nelle slide del QBR.
Automatizza le esportazioni dei trend dei ticket basati sui tag per cliente
Con NinjaOne puoi etichettare i ticket in base al cliente, al tipo di problema o alla priorità e utilizzare i risultati per mostrare i problemi ricorrenti. Questa funzionalità aiuta ad inquadrare nei QBR le tendenze del volume dei ticket e a identificare le aree di aumento della produttività o le aree che richiedono miglioramenti.
Attivazione di controlli di conformità basati sul registro per BitLocker o i criteri per le password
NinjaOne esegue script di conformità sui dispositivi per controllare le chiavi di registro o utilizzare i moduli integrati. Questo fornisce prove di conformità alla sicurezza per il cliente e identifica gli endpoint a rischio.
Utilizza le dashboard di reporting per creare immagini QBR direttamente dai dati in tempo reale
Le dashboard di reporting di NinjaOne aggregano i dati in tempo reale e consentono di esportare i report in formato PDF e CSV o di inserirli nelle dashboard personalizzate per eliminare la creazione manuale di slide.
Quick-Start Guide
NinjaOne offre diverse funzionalità che possono supportare la creazione di un sistema di QBR scalabile per gli MSP:
1. Capacità di reporting:
– NinjaOne dispone di una solida funzionalità di reporting con diversi tipi di report– Puoi creare report programmati da distribuire giornalmente, settimanalmente o mensilmente– I report possono essere condivisi a livello globale o con ruoli tecnici specifici– I report possono essere scaricati in formato PDF ed esportati in CSV
2. Strumento PSA (Professional Services Automation):
– NinjaOne ha recentemente introdotto uno strumento PSA integrato con QuickBooks– Consente la fatturazione automatica e la generazione di fatture– Supporta la creazione di contratti di servizio e il monitoraggio delle ore di lavoro– Può generare automaticamente le fatture in base a un programma ricorrente
3. Dashboard e approfondimenti:
Fornisce dashboard complete con widget per:
– Integrità del dispositivo – Stato dell’organizzazione – Copertura della patch – Protezione antivirus – Tipi di dispositivi e distribuzione del sistema operativo
4. Opzioni di personalizzazione:
– I modelli di report possono essere personalizzati– Puoi aggiungere o rimuovere sezioni del report– Supporta l’aggiunta del logo ai report– Consente di impostare le autorizzazioni per la condivisione dei report
Trasformare i QBR in un’offerta di servizi gestiti costruendo un sistema di fornitura scalabile
La standardizzazione dei modelli, l’automazione della raccolta dei dati e la formalizzazione del processo di consegna consentono agli MSP di trasformare i QBR in servizi scalabili e ad alto impatto per la loro base di clienti. Questo approccio elimina anche la creazione manuale del QBR, creando al contempo parametri di riferimento per la rendicontazione tra i clienti.
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